Agoda-Buchung nicht in Ihrem Hotel-Managementsystem sichtbar? Eine Checkliste für Hotels

Wenn eine Agoda-Buchung nicht in Ihrem Hotel-Managementsystem eingeht, kümmern Sie sich zuerst um den Gast und das Zimmer – anschließend um die technische Verbindung. Wenn das Agoda Partner Portal die Reservierung als bestätigt anzeigt, behandeln Sie sie als aktiven Aufenthalt, während Ihr Team das Hotel-Managementsystem überprüft.

Bitten Sie den Gast nicht, erneut zu buchen, stornieren Sie die Agoda-Reservierung nicht und lassen Sie nicht mehrere Personen Ersatzeinträge erstellen. Führen Sie die folgenden fünf Prüfungen für Hotels der Reihe nach durch.

1. Bestätigen Sie die Buchung im Agoda Partner Portal

Melden Sie sich im Agoda Partner Portal an, wählen Sie die korrekte Unterkunft unter Einträge aus und öffnen Sie Buchungen > Reservierungen. Suchen Sie mit der Agoda-Buchungs-ID. Erweitern Sie bei Bedarf den Datumsbereich und suchen Sie zusätzlich nach Gastname, Anreisedatum, Abreisedatum und Buchungsdatum.

Öffnen Sie die Reservierung und bestätigen Sie:

• Unterkunft, Agoda-Buchungs-ID und aktuellen Status
• Anreise- und Abreisedatum, Zimmertyp, Ratenplan und Belegung
• Endpreis, Zahlungsanweisungen, Stornierungsbedingungen und Verpflegungsoption
• Letzte Änderung und alle wichtigen Gästewünsche

Prüfen Sie auch das registrierte Reservierungs-E-Mail-Postfach der Unterkunft auf den Buchungsvoucher. Menübezeichnungen können sich ändern. Nutzen Sie daher die in Ihrem Konto sichtbare Reservierungssuche, wenn Ihre Ansicht leicht abweicht.

Wenn Sie die Reservierung nicht finden können, überprüfen Sie erneut Unterkunft und Daten. Erstellen Sie keine Buchung allein anhand eines Gäste-Screenshots. Wenn das Partner Portal sie bestätigt, erfassen Sie die Details und fahren Sie fort.

2. Organisieren Sie den Aufenthalt des Gastes

Für eine bestätigte Reservierung ist ein operativer Plan erforderlich, auch wenn der Eintrag im Hotel-Managementsystem fehlt. Prüfen Sie, ob die Anreise heute erfolgt, ob es sich um das letzte verfügbare Zimmer handelt und ob Housekeeping oder Empfang sofortige Anweisungen benötigen.

Nutzen Sie die bestätigten Angaben im Partner Portal, um das richtige Zimmer vorzubereiten und die gebuchte Belegung, Verpflegungsoption, Stornierungsbedingungen und Zahlungsart einzuhalten. Bitten Sie den Gast nicht um eine erneute Zahlung, wenn laut Reservierung Agoda die Zahlung bereits eingezogen hat. Bewahren Sie Zahlungsinformationen im genehmigten sicheren System auf, nicht in gewöhnlichen Notizen oder Nachrichten.

Durchsuchen Sie das gesamte Hotel-Managementsystem, bevor Sie etwas erstellen. Verwenden Sie die Agoda-Buchungs-ID, den Nachnamen des Gastes, Anreise- und Abreisedatum sowie das Buchungsdatum. Beziehen Sie bestätigte, ausstehende, nicht zugewiesene, geänderte, stornierte, archivierte und doppelte Datensätze ein. Wenn Sie mehrere Unterkünfte verwalten, prüfen Sie, ob die Buchung unter einem anderen Hotel erfasst wurde.

Wenn ein unvollständiger Datensatz bereits dieselbe Agoda-Buchungs-ID enthält, behalten Sie ihn bei und kontaktieren Sie den Support. Ein zweiter Datensatz könnte den Bestand zweimal reduzieren oder widersprüchliche Nachrichten an den Gast auslösen.

3. Sichern Sie das Zimmer einmalig

Wenn die Buchung bestätigt ist, das Hotel-Managementsystem das Zimmer aber weiterhin zum Verkauf anzeigt, sichern Sie den Bestand, bevor Sie fortfahren – insbesondere bei einer Anreise am selben Tag oder einem nahezu ausgebuchten Datum.

Verwenden Sie eine genehmigte Methode: Richten Sie eine dokumentierte vorübergehende Sperre für das richtige Zimmer ein oder erstellen Sie eine eindeutig gekennzeichnete manuelle Reservierung im Hotel-Managementsystem, wenn die Hotelrichtlinien dies verlangen. Kopieren Sie Aufenthaltsdaten, Zimmer, Ratenplan, Belegung, Preis, Zahlungsanweisungen und Stornierungsbedingungen exakt. Fügen Sie die Agoda-Buchungs-ID hinzu und markieren Sie den Datensatz für den Abgleich.

Sperren Sie dasselbe Zimmer nicht separat in Agoda, im Kanalmanager und im Hotel-Managementsystem. Beauftragen Sie einen Mitarbeiter damit, die vorübergehende Maßnahme aufzuheben oder mit der über die Verbindung eingegangenen Reservierung zusammenzuführen, sobald diese erscheint.

Ein Channel Manager Hotel hilft dabei, eingehende Agoda-Reservierungen und die Zimmerverfügbarkeit im selben operativen Workflow zu verwalten.

4. Prüfen Sie die Verbindung von Zimmer und Ratenplan

Eine angebundene Agoda-Buchung gelangt normalerweise über die Kanalverbindung der Unterkunft in das Hotel-Managementsystem. Hotelmitarbeiter müssen nicht ermitteln, wie die Systeme die Nachricht austauschen.

Vergleichen Sie stattdessen den gebuchten Agoda-Zimmertyp mit dem Zimmer im Hotel-Managementsystem, dem die Buchung zugeordnet werden soll. Vergleichen Sie anschließend den Ratenplan anhand der Felder, die den Aufenthalt betreffen: Verpflegungsoption, Stornierungsbedingungen, Belegung, Zahlungsart und Endpreis.

Prüfen Sie kürzlich vorgenommene betriebliche Änderungen. Ein Zimmer oder Ratenplan wurde möglicherweise umbenannt, kopiert, ersetzt, deaktiviert oder mit einem anderen Produkt im Hotel-Managementsystem verbunden. Ähnliche Namen beweisen nicht, dass die richtigen Produkte verknüpft sind.

Prüfen Sie alle sichtbaren Warnungen im Hotel-Managementsystem oder Kanalmanager. Ändern Sie nicht mehrere Verbindungen, um eine einzelne Reservierung durchzusetzen; eine umfassende Änderung kann zukünftige Buchungen und den Bestand beeinflussen.

5. Fordern Sie eine einmalige Wiederherstellung an

Eröffnen Sie einen Supportfall bei dem Team, das für den fehlenden Schritt zuständig ist. Wenn die Buchung im Agoda Partner Portal fehlt, nachdem Sie die Unterkunft und die Suchangaben überprüft haben, nutzen Sie Hilfe benötigt im Partner Portal. Wenn Agoda die Buchung bestätigt, sie aber im Hotel-Managementsystem fehlt, kontaktieren Sie zuerst den Kanalmanager- oder Hotel-Managementsystem-Anbieter.

Stellen Sie einen vollständigen Fall mit folgenden Angaben zusammen:

• Name der Unterkunft, Agoda-Buchungs-ID, Gastname und Aufenthaltsdaten
• Status im Partner Portal und Zeitpunkt der letzten Buchungsaktualisierung einschließlich Zeitzone
• Agoda-Zimmer- und Ratenplannamen sowie die vorgesehenen Produkte im Hotel-Managementsystem
• Screenshots der bestätigten Reservierung, der Suchen im Hotel-Managementsystem und aller sichtbaren Warnungen
• Alle bereits eingerichteten vorübergehenden Zimmersperren oder manuell erstellten Datensätze

Fragen Sie, ob die ursprüngliche Reservierung sicher wiederhergestellt werden kann oder ob das Hotel den vorübergehenden manuellen Datensatz behalten soll. Lassen Sie einen Anbieter eine einzige Wiederherstellungsmaßnahme durchführen. Bitten Sie nicht mehrere Teams gleichzeitig, die Buchung erneut zu senden oder neu zu erstellen.

6. Prüfen Sie die Behebung, bevor Sie den Fall schließen

Wenn die Reservierung erscheint, vergleichen Sie sie mit dem Agoda Partner Portal. Bestätigen Sie, dass nur eine nutzbare Reservierung im Hotel-Managementsystem vorhanden ist und dass Agoda-Buchungs-ID, Gast, Daten, Zimmer, Ratenplan, Belegung, Preis, Zahlungsanweisungen und Status korrekt sind.

Prüfen Sie, dass die Verfügbarkeit einmalig reduziert wurde. Gleichen Sie die vorübergehende Sperre oder den manuellen Datensatz ab, ohne Zimmerzuweisungen, Anzahlungen, Notizen oder Aufgaben für den Empfang zu verlieren. Der Vorfall ist erst abgeschlossen, wenn eine spätere Änderung oder Stornierung dieselbe Reservierung im Hotel-Managementsystem aktualisieren kann.

Sollte der Empfang sofort eine manuelle Agoda-Reservierung erstellen?

Nein. Bestätigen Sie die Buchung, durchsuchen Sie das gesamte Hotel-Managementsystem und sichern Sie zuerst den Bestand. Erstellen Sie einen manuellen Datensatz nur, wenn der Aufenthalt bestätigt ist, für den Gast oder das Zimmer ein unmittelbares Risiko besteht und die Hotelrichtlinien dies erlauben.

Kann eine fehlende Agoda-Buchung eine Überbuchung verursachen?

Ja. Agoda zeigt das Zimmer möglicherweise als verkauft an, während das Hotel-Managementsystem und andere verbundene Kanäle weiterhin Verfügbarkeit anzeigen. Verwenden Sie eine vorübergehende Schutzmaßnahme und gleichen Sie diese nach der Wiederherstellung ab.

Warum fehlt die Buchung möglicherweise nur in der Anreiseliste?

Sie kann unter einem anderen Datum, einer anderen Unterkunft, einem anderen Status, einer anderen Zimmerzuweisung, einem anderen Quellenfilter oder einem anderen Berechtigungsbereich erfasst sein. Durchsuchen Sie das gesamte Hotel-Managementsystem, bevor Sie einen weiteren Fall eröffnen.

Was belegt, dass das Problem behoben ist?

Eine Reservierung im Hotel-Managementsystem stimmt mit dem Partner Portal überein, die Verfügbarkeit wurde einmalig geändert, vorübergehende Maßnahmen sind abgeglichen und zukünftige Änderungen bleiben mit derselben Buchung verknüpft.

Informationen für den technischen Support

Der technische Support muss möglicherweise die Abdeckung der Request API oder des Abrufs, die Nachrichten-ID und die Zustellungsantwort sowie abgelehnte Datensätze oder Einträge in der Quarantäne-Warteschlange prüfen. Hotelmitarbeiter müssen lediglich die Agoda-Buchungs-ID, Buchungs- und Aufenthaltszeiten mit Zeitzone, Zimmer- und Ratenplannamen, Screenshots und den genauen sichtbaren Fehler bereitstellen; der Anbieter sollte die Integrationsprotokolle auswerten und die Wiederherstellungsmethode auswählen.