1. Eine kaufmännische Abrechnung, eine Provisionsverrechnung und eine steuerlich relevante Lieferantenrechnung sind nicht automatisch dasselbe Dokument.
2. Ordnen Sie die Agoda-Vergütung der richtigen Buchung und Vereinbarung zu, bevor Sie die Gesamtsumme des Abrechnungszeitraums prüfen.
3. Eine Erstattung an den Gast belegt für sich allein nicht, dass die Agoda-Provision oder ein zugehöriger Steuerbetrag rückgängig gemacht wurde.
Die Prüfung einer Agoda-Provisionsrechnung sollte beginnen, bevor die Finanzbuchhaltung eine Rechnung verbucht oder eine Zahlung einplant. Welches Dokument hat das Hotel tatsächlich erhalten, welchen Zeitraum deckt es ab und wurde der Betrag bereits an anderer Stelle abgezogen?
Der Begriff „Provisionsrechnung“ wird häufig weit gefasst verwendet. Für die Prüfung ist jedoch die tatsächliche Dokumentbezeichnung maßgeblich. Agoda kann eine kaufmännische Abrechnung (Commercial Statement) oder Vergütungsnachweise auf Buchungsebene bereitstellen. Diese Unterlagen unterstützen die Prüfung, sollten aber ohne Verifizierung nicht als steuerlich relevante Lieferantenrechnungen umbenannt werden.
Dokument, Rechtsträger und Zeitraum bestimmen
Erfassen Sie die Unterkunft, den zuständigen Rechtsträger, die Dokumentbezeichnung oder Referenz, die Währung, das Ausstellungsdatum, den abgedeckten Zeitraum und die Kriterien für die Aufnahme von Buchungen. Prüfen Sie, ob es sich um eine Abrechnung, Rechnung, Korrektur oder einen Steuerbeleg handelt.
Bei den kaufmännischen Abrechnungen von Agoda richtet sich die Auswahl der Buchungen nach dem Check-in-Datum und nicht automatisch nach dem Umsatzmonat des Hotels oder dem Monat der Bankauszahlung. Behalten Sie bei der Auswahl der Vergleichsliste den angegebenen Abrechnungszeitraum bei. Spätere Korrekturen aufgrund von Stornierungen oder Nichtanreisen können in einem späteren Abrechnungszyklus erscheinen.
Kaufmännische Abrechnungen werden an die Kontaktpersonen der Unterkunft gesendet und nicht im Partnerportal gespeichert. Bewahren Sie die ursprüngliche E-Mail an die Finanzbuchhaltung samt Anhang auf. Falls diese fehlt, fordern Sie über den vorgesehenen Agoda-Supportkanal eine Ersatzkopie an. Laden Sie keine sachfremde Marketingrechnung herunter, um die Lücke zu schließen.
Prüfen, ob der Betrag bereits verrechnet wurde
Beim Verrechnungsmodell Property Collect von Agoda zahlt der Gast an das Hotel. Die Agoda-Vergütung wird von den Beträgen aus vorausbezahlten Buchungen abgezogen, die der Unterkunft zustehen. Dies entspricht keinem üblichen Verfahren mit separater Rechnungszahlung.
Eine kaufmännische Abrechnung ist daher für sich allein keine Aufforderung, die ausgewiesene Provision erneut zu überweisen. Prüfen Sie den bereits erfolgten Abzug oder die freigegebene Zahlungsanweisung, bevor Sie eine Zahlung einplanen.
Trennen Sie diese Prüfung von der Abstimmung einer Bankauszahlung. Hier geht es darum, ob der Provisionsnachweis vollständig und korrekt ist, nicht darum, warum ein einzelner Zahlungseingang vom Gesamtbetrag des Gastes abweicht.
Wenn die Liste der Finanzbuchhaltung und die Reservierungshistorie voneinander abweichen, nutzen Sie Hotel Business Intelligence und Datenexporte, um Buchungsquelle, Aufenthalt und erfasste Beträge zu ermitteln. Smart Order stellt diese Betriebsdaten für die Prüfung bereit, damit Mitarbeitende den Aufenthalt hinter einer Provisionsposition schnell finden können. Maßgeblich für die tatsächliche Kanalgebühr bleiben die Vereinbarung mit Agoda und der Originalbeleg.
Provisionspositionen dem zugehörigen Aufenthalt zuordnen
Prüfen Sie die Reservierungsquelle und die erfassten Beträge, bevor Sie Vertriebskosten verbuchen, eine Differenz beanstanden oder einen bereits verrechneten Betrag bezahlen.
Agoda-Provision auf Buchungsebene prüfen
Gehen Sie von der tatsächlichen Vereinbarung der Unterkunft aus und nicht von einem Provisionssatz, der von einem anderen Hotel übernommen wurde. Die Vergütung kann auf einem Prozentsatz eines Referenzverkaufspreises oder einem Aufschlag auf einen hinterlegten Preis beruhen. Diese Berechnungsarten sind nicht austauschbar.
Im Agoda-Partnerportal finden Sie die Vertragsdetails unter Finanzen und anschließend Vertraglich vereinbarte Vergütung. Öffnen Sie bei Agoda Collect zunächst Buchungen, dann Reservierungen, die betreffende Buchung und anschließend Zahlung und Preise sowie Preisaufschlüsselung. Nutzen Sie bei Property Collect den Bereich Finanzen und anschließend Alle Transaktionen und gleichen Sie die Referenz mit der Buchungs-ID ab. Die Menübezeichnungen können je nach Konto variieren.
Gehen Sie bei der Prüfung wie folgt vor, ohne die Originaldokumente zu verändern:
- Buchung eindeutig zuordnen. Prüfen Sie Unterkunftsreferenz und Agoda-Buchungsreferenz, Datumsangaben, Währung und Zahlungsmodell. Der Nachname des Gastes allein reicht nicht aus.
- Geltende Vereinbarung bestätigen. Prüfen Sie die Vergütungsmethode und alle genehmigten Programme, die sich auf die Buchung auswirken. Gehen Sie nicht davon aus, dass der heutige Standardprozentsatz eine ältere Transaktion erklärt.
- Berechnungsgrundlage prüfen. Ermitteln Sie den Betrag, auf den der Prozentsatz oder Aufschlag angewendet wird, einschließlich der vertraglich vereinbarten Behandlung von Steuern und Gebühren.
- Ergebnis der Buchung prüfen. Gleichen Sie den abgeschlossenen Aufenthalt, die Änderung, Stornierung, Nichtanreise oder den Gebührenverzicht mit der jeweils belegten Auswirkung auf die Vergütung ab.
- Zugehörige Korrekturen ermitteln. Ordnen Sie jede Korrektur ihrer ursprünglichen Position und dem Zeitraum zu, in dem sie erscheint. Unterscheiden Sie bestätigte Korrekturen von lediglich erwarteten.
- Vollständigkeit in beide Richtungen prüfen. Ordnen Sie jede Dokumentposition einer Reservierung zu. Prüfen Sie anschließend die relevanten Reservierungen auf fehlende Gebühren oder Korrekturen.
Summieren Sie erst danach die belegten Positionen je Währung. Eine Gesamtsumme kann korrekt erscheinen, obwohl eine Buchung fehlt und eine andere doppelt enthalten ist.
Erstattung an den Gast und Provisionskorrektur getrennt betrachten
Betrachten wir eine hypothetische Buchung mit einer vereinbarten provisionspflichtigen Bemessungsgrundlage von 400 USD und einer Vergütung von 15 %, also 60 USD. Diese Zahlen veranschaulichen eine prozentuale Vergütungsvereinbarung und stellen nicht den allgemeinen Provisionssatz von Agoda dar.
Angenommen, die Reservierung wird später korrigiert und Agoda bestätigt bei unverändertem Prozentsatz eine angepasste provisionspflichtige Bemessungsgrundlage von 300 USD. Die belegte Vergütung beträgt dann 45 USD. Wurden die ursprünglichen 60 USD bereits erfasst, erklärt eine bestätigte Minderung um 15 USD die Differenz.
Eine Erstattung von 100 USD an den Gast allein belegt dieses Ergebnis nicht. Prüfen Sie zunächst, ob die Erstattung den provisionspflichtigen Betrag gemäß der Vereinbarung verändert hat und ob die Korrektur akzeptiert wurde. Eine Kulanzrückerstattung, eine Teilstornierung und ein Gebührenverzicht können unterschiedliche Folgen haben.
Wird die Korrektur von 15 USD erwartet, liegt aber noch nicht vor, führen Sie diese als eindeutig gekennzeichnete ausstehende Korrektur, anstatt einen Gutschriftbeleg zu erfinden. Sobald sie in einem späteren Dokument oder Finanzdatensatz erscheint, ordnen Sie sie der ursprünglichen Buchung zu und gleichen Sie den offenen Posten einmalig aus.
Prüfen Sie in der Reservierungshistorie am Empfang die tatsächliche Vereinbarung mit dem Gast und im Zahlungsnachweis des Hotels alle vom Hotel veranlassten Rückzahlungen. Die Erstattung an den Gast, die Anpassung der Agoda-Vergütung und die Bankabrechnung bleiben getrennte Vorgänge, auch wenn sie denselben Aufenthalt betreffen.
Steuerbelege eigenständig prüfen
Steuern auf Lieferantenseite gesondert prüfen
Prüfen Sie, ob Steuern auf Lieferantenseite ausgewiesen sind, wer das Dokument ausgestellt hat, die Empfängerangaben, relevante steuerliche Registrierungsangaben, den steuerpflichtigen Betrag, die Währung und gegebenenfalls die Referenz des zugehörigen Korrekturbelegs.
Leiten Sie aus einer Abrechnung ohne Steuerposition weder eine Steuerschuld von null noch eine Steuerbefreiung oder einen erstattungsfähigen Steuerbetrag ab. Lassen Sie die Buchhaltung oder Steuerberatung des Hotels die Behandlung und die erforderlichen Nachweise für den jeweiligen Rechtsträger und Standort bestimmen. Dazu gehören auch Steuern, die das Hotel selbst berechnen oder einbehalten und abführen muss.
Wenn das Dokument keinen gültigen Nachweis für die vorgesehene Steuerbuchung darstellt, kennzeichnen Sie den fehlenden Nachweis und fordern Sie eine entsprechende Klärung an. Verändern Sie weder den Agoda-Anhang noch erstellen Sie eine Lieferantenrechnung im Namen von Agoda.
Die Beherbergungsrechnung des Gastes ist ein separates Dokument
Die Hotelrechnung des Gastes betrifft die Beherbergung, der Agoda-Vergütungsnachweis dagegen die Vertriebsleistungen. Eine Nettoauszahlung nach Abzug der Provision entspricht nicht automatisch dem Wert der Beherbergungsleistung für den Gast.
Verwenden Sie den für den Gast geltenden Verkaufspreis und das vor Ort vorgeschriebene Dokumentationsverfahren. Geben Sie dem Gast die vertraulichen Unterlagen zu den Lieferantenkosten des Hotels nicht als Ersatz für seine Beherbergungsrechnung.
Eine Korrektur kann eine eigene steuerliche Prüfung erfordern
Eine Provisionskorrektur klärt nicht automatisch alle damit verbundenen Steuerbuchungen. Verknüpfen Sie das Originaldokument mit der akzeptierten Korrektur und lassen Sie anschließend die Finanzbuchhaltung den richtigen Zeitraum und die korrekte Behandlung festlegen.
Bewahren Sie die bisherigen Nachweise auf und erläutern Sie die spätere Änderung. Datieren Sie ein Lieferantendokument nicht zurück, um die Abstimmung eines bereits abgeschlossenen Zeitraums zu erzwingen.
Belegte Beträge freigeben und offene Abweichungen ausdrücklich dokumentieren
Geben Sie die abgeglichene Buchungsmenge und die zugehörigen Beträge frei. Führen Sie fehlende Dokumente, falsch zugeordnete Buchungen, ungeklärte Berechnungsgrundlagen, ausstehende Korrekturen und ungeklärte Steuerbelege jeweils separat auf.
Geben Sie bei einer Abweichung auf Agoda-Seite die Unterkunfts- und Buchungs-IDs, Dokumentreferenz und Zeitraum, Vertragsgrundlage, erwarteten und erfassten Betrag, Währung sowie die Nachweise zur Änderung oder Korrektur an. Erläutern Sie die konkret beanstandete Position, anstatt den Support um die Auswertung der gesamten Buchhaltung des Hotels zu bitten.
Prüfen Sie vor einer Zahlung oder einem Kontenausgleich, welche Beträge bereits verrechnet oder beglichen wurden. Prüfen Sie vor der Anwendung einer steuerlichen Behandlung das Dokument und die örtlichen Anforderungen. Die Prüfung ist abgeschlossen, wenn jeder Betrag auf eine Quelle zurückgeführt werden kann und für jede verbleibende Abweichung eine zuständige Person benannt ist – nicht erst, wenn jede Datei in „Rechnung“ umbenannt wurde.
