Virtuelle Agoda-Karte: Kartendaten einsehen und Zahlungen einziehen

Mit einer virtuellen Agoda-Karte kann Ihr Hotel Zahlungen für berechtigte Buchungen über seine Kartenabwicklung einziehen. Damit der Einzug gelingt, benötigen Sie die richtige Karte, das korrekte Zeitfenster für die Belastung und den aktuell an Ihre Unterkunft auszuzahlenden Betrag.

Beginnen Sie im Agoda-Partnerportal, ehemals YCS. Prüfen Sie, ob Ihre Unterkunft eine UPC für eine einzelne Buchung oder UPC on ePass für eine Auszahlung verwendet, die mehrere Buchungen umfasst. Befolgen Sie anschließend den passenden Ablauf zum Einsehen der Kartendaten und zur Belastung.

Was ist eine virtuelle Agoda-Karte?

Agoda bezeichnet seine virtuelle Zahlungskarte als Unique Payment Card, kurz UPC. Agoda stellt damit Kartendaten bereit, mit denen das Hotel die Zahlung für eine Buchung abwickeln kann. Dies unterscheidet sich vom Einzug einer separat zu zahlenden Gebühr über die persönliche Karte des Gastes.

Virtuelle Agoda-Karte und e-Card: Was ist der Unterschied?

Eine Standard-UPC ist einer einzelnen Buchung zugeordnet. UPC on ePass bündelt Zahlungen für berechtigte Buchungen in einer Auszahlung über eine virtuelle Einmalkarte. Bewahren Sie beim ersten Verfahren die Buchungsreferenz und beim zweiten die Aufschlüsselung der in der Auszahlung enthaltenen Buchungen auf.

Die Agoda e-Card ist eine physische Karte für berechtigte Auszahlungen. Ihre Verfahren zur Aktivierung, Aufladung und Teilbelastung dürfen nicht anstelle der UPC-Anweisungen verwendet werden. Die folgenden Schritte beziehen sich auf den Zahlungseinzug über virtuelle Karten.

Wo Sie die Daten Ihrer virtuellen Agoda-Karte finden

Die Menübezeichnungen können je nach Unterkunft und Kontokonfiguration variieren. Wählen Sie die richtige Unterkunft aus, bevor Sie auf Finanzinformationen zugreifen.

Für die UPC einer einzelnen Buchung

Rufen Sie die Karte über die Reservierung auf:

1. Öffnen Sie im Partnerportal Buchungen > Reservierungen.
2. Suchen Sie die Buchung anhand ihrer Agoda-Buchungs-ID.
3. Prüfen Sie Gast, Unterkunft und Aufenthaltsdaten und wählen Sie anschließend Auszahlung erhalten (UPC).
4. Gleichen Sie die angezeigten Zahlungsinformationen vor der Abwicklung mit der neuesten Buchungsbestätigung ab.

Falls die Daten nicht verfügbar sind, prüfen Sie, ob das berechtigte Guthaben bereits aufgeladen wurde. Lassen Sie außerdem den Administrator Ihrer Unterkunft bestätigen, dass Sie die Berechtigung zum Einsehen der Kartendaten besitzen. Der Zugriff auf Reservierungen bedeutet nicht automatisch, dass Sie sämtliche Zahlungsdaten einsehen können.

Für UPC on ePass

Öffnen Sie Finanzen > Auszahlungen. Prüfen Sie die berechtigten Buchungen und Anpassungen, wählen Sie die gewünschten Buchungen aus und klicken Sie auf Auszahlung erhalten. Prüfen Sie die Auszahlungsdetails und wählen Sie anschließend Kartennummer erhalten. Bewahren Sie die Auszahlungs-ID und die Liste der enthaltenen Buchungen mit Ihren Abstimmungsunterlagen auf.

Gleichen Sie den Gesamtbetrag mit dem Limit Ihres Terminals für einzelne Transaktionen ab, bevor Sie die Auszahlung erstellen. Wählen Sie Buchungen aus, deren Gesamtbetrag innerhalb dieses Limits liegt, statt den Betrag einer Einmalkarte auf mehrere Belastungen aufzuteilen. Gehen Sie nach dem Absenden einer Auszahlung nicht davon aus, dass sie storniert und neu erstellt werden kann.

Verwenden Sie ein autorisiertes Konto mit der Berechtigung zur Anzeige von Karteninformationen. Verarbeiten Sie Kartennummern und Sicherheitscodes ausschließlich im freigegebenen Zahlungsprozess; für gewöhnliche Notizen genügen Buchungs- oder Auszahlungsreferenzen und maskierte Kennungen.

Wann können Sie eine virtuelle Agoda-Karte belasten?

Standard-UPC: Zahlungsbedingungen der Buchung beachten

Prüfen Sie das zulässige Belastungsdatum in der Buchung und in der Vereinbarung Ihrer Unterkunft. Die Zahlungsbedingungen einer Standard-UPC können einen Einzug am Abreisetag oder einen Tag nach dem Check-in vorsehen. Verwenden Sie das Buchungsdatum des Gastes nicht als Aktivierungsdatum.

Falls Angaben und Termine widersprüchlich sind, lassen Sie sich vor der Belastung von Agoda bestätigen, dass der Einzug zulässig ist. Erfassen Sie das angezeigte Ablaufdatum der Karte und die Frist zur Geltendmachung des Zahlungsanspruchs für die Buchung. Prüfen Sie beides getrennt; die eine Frist lässt sich nicht aus der anderen ableiten.

UPC on ePass: Innerhalb von 24 Stunden nach Ausstellung belasten

Ziehen Sie nach der Ausstellung den gesamten Auszahlungsbetrag innerhalb von 24 Stunden in einer einzigen Transaktion ein. Bereiten Sie Ihr Terminal und Ihr Team vor, bevor Sie die Karte anfordern. Wird eine Karte kurz vor einem Schichtwechsel erstellt, muss eine konkrete Person für den Einzug verantwortlich sein.

Prüfen Sie bei einer abgelaufenen, noch nicht belasteten Karte die Option zur erneuten Ausstellung in der Auszahlung. Laut Agodas Zahlungshinweisen ist eine erneute Ausstellung erst nach einer Wartezeit von 72 Stunden ab Ablauf möglich. Bei einer bereits teilweise belasteten Karte ist das Supportverfahren für Teilzahlungen erforderlich; versuchen Sie nicht automatisch, die Karte neu ausstellen zu lassen.

Frist für Zahlungsansprüche separat erfassen

Agoda nennt eine Frist von 150 Tagen nach dem Check-out, um Zahlungsansprüche geltend zu machen. Dadurch verlängert sich die Gültigkeit einer UPC on ePass von 24 Stunden nicht. Nehmen Sie ungeklärte Buchungen deutlich vor Ablauf der jeweils geltenden Frist in eine Nachverfolgungsliste auf und klären Sie kontospezifische Ausnahmen mit Agoda.

Legen Sie für jeden unbezahlten Aufenthalt eine verantwortliche Person und einen Einzugstermin fest. Eskalieren Sie fehlende Zahlungsdaten rechtzeitig vor Fristablauf.

So belasten Sie eine virtuelle Agoda-Karte

Verwenden Sie die freigegebene Kreditkartenabwicklung Ihres Hotels. Eine virtuelle Karte wird anhand der bereitgestellten Kartendaten verarbeitet; der Gast muss für diese Auszahlung keine physische Karte vorlegen. Klären Sie mit Ihrem Zahlungsdienstleister, welches Transaktionsverfahren unterstützt wird.

Führen Sie für jede Buchung oder Auszahlung die folgenden Schritte aus:

1. Zahlungsmethode bestimmen. Stellen Sie fest, ob es sich um eine Standard-UPC oder eine UPC on ePass zur einmaligen Nutzung handelt, und gleichen Sie die Buchungs- oder Auszahlungsreferenz ab.
2. Zulässigkeit prüfen. Prüfen Sie das Zeitfenster für die Belastung, das Ablaufdatum und den Kartenstatus und stellen Sie sicher, dass keine erfolgreiche oder ausstehende doppelte Zahlung vorliegt.
3. Betrag und Währung überprüfen. Verwenden Sie die aktuellen Zahlungsdaten der Buchung oder den freigegebenen Gesamtauszahlungsbetrag einschließlich relevanter Änderungen und Anpassungen.
4. Zahlung abwickeln. Geben Sie die aktuellen Kartendaten im unterstützten Terminalprozess ein. Ziehen Sie bei UPC on ePass den gesamten freigegebenen Betrag einmalig ein.
5. Ergebnis bestätigen. Prüfen Sie den Datensatz der abgeschlossenen Transaktion beim Zahlungsabwickler; ein Timeout, eine Autorisierung oder der Portalstatus allein belegen keinen Zahlungseinzug.
6. Nachweise erfassen. Bewahren Sie Transaktionsreferenz, Betrag, Währung, Datum und die Zuordnung zur Buchung oder Auszahlung in den Zahlungsunterlagen des Hotels auf.

Beispielsweise ergeben Buchungserlöse von 180 EUR und 220 EUR abzüglich einer Anpassung von 25 EUR einen einzuziehenden Betrag von 375 EUR. Bewahren Sie den Beleg für die Anpassung auf.

Schlagen Sie dem freigegebenen Betrag keine Kosten für Minibar, Parken, Kaution oder Terminalgebühren auf. Klären Sie, welche Kosten Agoda abdeckt und welche der Gast separat schuldet. Ein unzulässig erhöhter Betrag kann zu einer Ablehnung oder einem überhöhten Einzug führen.

Prüfen Sie vor der Wiederholung eines Versuchs mit unklarem Ergebnis den Transaktionsverlauf beim Zahlungsabwickler. Falls eine andere Schicht die Zahlung bereits eingezogen hat, aktualisieren Sie den Hotel-Datensatz. Ist eine Autorisierung noch ausstehend, klären Sie diese gemäß den Anweisungen des Dienstleisters, bevor Sie eine zweite Transaktion starten.

Virtuelle Agoda-Karte abgelehnt? Das sollten Sie prüfen

Betrag oder Kartendaten stimmen nicht überein

Vergleichen Sie den versuchten Einzugsbetrag mit dem zuletzt freigegebenen Betrag und prüfen Sie anschließend Kartennummer, Ablaufdatum, Sicherheitscode und Währung im sicheren Zahlungsprozess. Bei einer verkürzten oder stornierten Buchung können andere Zahlungsanweisungen gelten als in der ursprünglichen Bestätigung.

Korrigieren Sie die festgestellte Abweichung vor einem erneuten Versuch. Senken Sie den Betrag nicht schrittweise, bis eine Zahlung erfolgreich ist. Prüfen Sie bei einem Timeout oder unklaren Ergebnis zuerst die tatsächliche Transaktion beim Zahlungsabwickler.

Die Karte ist nicht verfügbar, abgelaufen oder gesperrt

Prüfen Sie erneut das zulässige Belastungsdatum und die Gültigkeit der Karte. Zeigt die Standard-UPC nach wiederholten Fehlversuchen eine Sicherheitsverletzung an, brechen Sie weitere Versuche ab; Agoda schreibt eine Wartezeit von einer Stunde vor dem nächsten Versuch vor. Nutzen Sie diese Zeit, um den Fehler zu ermitteln.

Prüfen Sie bei einer abgelaufenen UPC on ePass, ob sie noch unbelastet ist und erneut ausgestellt werden kann. Wenden Sie sich bei einer gesperrten Karte oder fehlenden Auszahlungsdaten an Agoda und nennen Sie Buchungs- oder Auszahlungs-ID, versuchten Betrag, Zeitpunkt und genaue Fehlermeldung. Übertragen Sie die bei einer physischen e-Card mögliche Verzögerung der Aufladung nicht auf ein Problem mit einer virtuellen Karte.

Das Terminal lehnt die Transaktion ab

Lassen Sie Ihren Zahlungsdienstleister die Kartenakzeptanz, die Einrichtung Ihres Händlerkontos für Beherbergungsbetriebe und das unterstützte Abwicklungsverfahren bestätigen. Agodas Verfahren zum Karteneinzug unterstützt keine 3-D-Secure-Transaktionen. Lassen Sie den Dienstleister ein Kompatibilitätsproblem beheben, ohne Schutzmaßnahmen für das gesamte Konto zu deaktivieren.

Informieren Sie den Dienstleister über Änderungen am Terminal oder Händlerkonto. Teilen Sie die Ablehnungsreferenz mit und erfinden Sie niemals Authentifizierungsangaben, um eine Genehmigung zu erzwingen.

Es wurde nur ein Teil des Betrags eingezogen

Bestimmen Sie die Zahlungsmethode, bevor Sie handeln. Für Standard-UPC und UPC on ePass gelten unterschiedliche Verfahren zur Behebung des Problems. Daher ist „den Restbetrag belasten“ keine allgemeingültige Anweisung.

Bei UPC on ePass erfordert ein Teileinzug Agodas Verfahren zur Nachaufladung. Prüfen Sie den Transaktions- und Auszahlungsstatus und stellen Sie anschließend unter Angabe der Auszahlungs-ID eine Zahlungsanfrage. Gehen Sie nicht davon aus, dass dieselbe Einmalkarte einfach erneut belastet werden kann oder dass die Aufhebung einer Autorisierung das Guthaben sofort wieder verfügbar macht.

So stimmen Sie Zahlungen mit virtuellen Agoda-Karten ab

Ordnen Sie jede erfolgreiche Standard-UPC-Transaktion ihrer Buchungs-ID zu. Ordnen Sie bei UPC on ePass die Transaktion der Auszahlungs-ID zu und teilen Sie die Auszahlung anschließend anhand der enthaltenen Buchungen und Anpassungen auf. Ein Sammelbeleg ersetzt diese Aufschlüsselung nicht.

Vergleichen Sie den von Agoda geschuldeten Betrag, den erfolgreich eingezogenen Betrag und die Bankgutschrift. Erfassen Sie Gebühren des Zahlungsabwicklers und zeitliche Abweichungen getrennt vom Zimmerumsatz.

Gleichen Sie eine geänderte oder stornierte Buchung mit ihrer neuesten Bestätigung und dem aktuellen Zahlungsstand ab. Wurde vor der Änderung bereits Geld eingezogen, bewahren Sie sowohl die ursprüngliche Transaktion als auch die bestätigte Korrektur auf. Löschen Sie die frühere Zahlung nicht und erstatten Sie dem Gast den Betrag nicht doppelt über verschiedene Wege.

Nutzen Sie Berichte und Analysen für Hotels, um die Reservierungs- und Umsatzzahlen Ihres Hotels zusammen mit den Zahlungsnachweisen zu prüfen. Weisen Sie offenen Zahlungsfällen weiterhin eine verantwortliche Person und einen nächsten Schritt zu, insbesondere wenn ein Ablaufdatum oder eine Anspruchsfrist bevorsteht.

Der Zahlungseinzug lässt sich schwerer nachverfolgen, wenn der Empfang die Buchung verwaltet und der Buchhaltung nur eine nicht zugeordnete Auszahlungsreferenz vorliegt. Smart Order übernimmt Agoda-Reservierungen in den Reservierungsbereich am Empfang und verknüpft Zahlungsaufzeichnungen des Hotels mit dem jeweiligen Aufenthalt. Mitarbeitende können externe Transaktionsreferenzen hinterlegen und den geprüften Saldo einfach einsehen, ohne eine Auszahlungsfreigabe im Portal als Nachweis für einen Bankeingang zu werten.

Häufig gestellte Fragen

Fallen Gebühren für die Belastung einer virtuellen Agoda-Karte an?

Die Unterkunft trägt die Transaktionsgebühren für den Einzug über eine Standard-UPC. Prüfen Sie die Gebühren bei Ihrem Zahlungsdienstleister und anhand Ihrer Vereinbarung; gehen Sie nicht von einem allgemeingültigen Prozentsatz aus und schlagen Sie keine Gebühren auf den freigegebenen Kartenbetrag auf.

Kann ich einen Teilbetrag einziehen?

Prüfen Sie zuerst die Zahlungsmethode. Für die Standard-UPC gibt es ein Verfahren zum Teileinzug. Bei UPC on ePass muss der gesamte Betrag einmalig eingezogen werden; nach einem Teileinzug ist eine Anfrage zur Nachaufladung erforderlich. Prüfen Sie die Ergebnisse vorhandener Transaktionen, bevor Sie weitere Zahlungen einziehen.

Was sollte ich bei einer abgelaufenen virtuellen Karte tun?

Prüfen Sie bei einer noch nicht belasteten UPC on ePass nach Ablauf der Wartezeit, ob eine erneute Ausstellung möglich ist. Wenden Sie sich bei anderen Problemen mit abgelaufenen Karten oder Fristen für Zahlungsansprüche umgehend an Agoda und geben Sie die Buchungs- oder Auszahlungsreferenz an.

Wie sollten Stornierungen und Erstattungen abgewickelt werden?

Verwenden Sie den zuletzt bestätigten auszuzahlenden Betrag und das für die jeweilige Zahlungsmethode freigegebene Korrekturverfahren. Bewahren Sie die Referenzen des ursprünglichen Einzugs sowie der Erstattung oder Anpassung auf. Übernehmen Sie keine Verfahren für physische e-Cards und veranlassen Sie keine separate Erstattung an den Gast, ohne zu prüfen, wer die Zahlung eingezogen hat.