Traveloka-Reservierung wird nicht in Ihrem Hotel-Managementsystem angezeigt? Eine Checkliste für Hotels

Wenn eine Traveloka-Reservierung nicht in Ihrem Hotel-Managementsystem angezeigt wird, bitten Sie den Gast nicht, erneut zu buchen, und stornieren Sie die Traveloka-Reservierung nicht. Bestätigen Sie zunächst, ob die Buchung in TERA aktiv ist. Falls ja, behandeln Sie sie als echte Reservierung, während Ihr Team das Hotel-Managementsystem prüft und das Zimmer schützt.

Die sicherste Reihenfolge ist einfach: Bestätigen Sie die Buchung, durchsuchen Sie das Hotel-Managementsystem, schützen Sie das Inventar, prüfen Sie die Zimmerverbindung und stellen Sie eine einzige Wiederherstellungsanfrage.

1. Bestätigen Sie die Reservierung in Traveloka TERA

Melden Sie sich bei TERA an und stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Unterkunft anzeigen. Suchen Sie nach der Reservierung und überprüfen Sie:

• Traveloka-Buchungs-ID
• Gastname
• Check-in- und Check-out-Daten
• Buchungsstatus
• Zimmertyp und Belegung
• Ratenplan und Gesamtpreis
• Zahlungsanweisungen
• Status der letzten Änderung oder Stornierung

TERA ist das Partnersystem von Traveloka zur Überwachung von Buchungen, Check-ins, Gastanfragen, Zahlungsstatus, Preisen und Verfügbarkeit. Die aktuelle Startseite zeigt außerdem eine Buchungsübersicht, wobei die genauen Menübezeichnungen je nach Konto oder Region variieren können.

Wenn die Reservierung nicht in TERA vorhanden ist, überprüfen Sie die Unterkunft und die Buchungs-ID erneut, bevor Sie den Traveloka-Partnersupport kontaktieren. Erstellen Sie keine Hotelreservierung allein auf Grundlage eines Screenshots des Gastes.

Wenn TERA die Buchung als bestätigt anzeigt, notieren Sie die Angaben und fahren Sie mit den nächsten Schritten fort.

2. Durchsuchen Sie das gesamte Hotel-Managementsystem

Eine Reservierung kann im Hotel-Managementsystem vorhanden sein, ohne in der heutigen Ankunftsliste zu erscheinen. Verwenden Sie die globale Reservierungssuche und probieren Sie mehrere Felder aus:

• Traveloka-Buchungs-ID
• Nachname des Gastes
• Ankunfts- und Abreisedaten
• Erstellungsdatum der Buchung
• E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des Gastes, falls verfügbar

Erweitern Sie den Datumsbereich und schließen Sie alle Status ein. Prüfen Sie bestätigte, ausstehende, nicht zugewiesene, geänderte, stornierte, archivierte und doppelte Reservierungen. Wenn Ihre Gruppe mehrere Unterkünfte verwaltet, stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Unterkunft durchsuchen.

Prüfen Sie außerdem, ob sich die Aufenthaltsdaten geändert haben. Eine geänderte Buchung könnte außerhalb des ursprünglichen Ankunftszeitraums liegen.

Wenn Sie einen vorhandenen Datensatz finden, erstellen Sie keinen weiteren. Vergleichen Sie ihn mit TERA und korrigieren Sie die betrieblichen Angaben gemäß dem üblichen Verfahren Ihres Hotels.

3. Schützen Sie das Zimmer einmalig

Wenn TERA die Reservierung bestätigt, im Hotel-Managementsystem jedoch weiterhin kein Datensatz vorhanden ist, schützen Sie den Gast vor einer Überbuchung – insbesondere bei einer Ankunft am selben Tag oder beim letzten verfügbaren Zimmer.

Der Channel Manager Hotel von Smart Order hilft dabei, Kanalreservierungen und Zimmerverfügbarkeit in einem gemeinsamen Betriebsablauf zu verwalten.

Verwenden Sie eine einzige genehmigte Methode. Sperren Sie das richtige Zimmerinventar vorübergehend oder erstellen Sie eine eindeutig gekennzeichnete manuelle Reservierung, falls das Verfahren Ihres Hotels dies vorsieht.

Fügen Sie die Traveloka-Buchungs-ID und einen Hinweis wie „temporärer Datensatz – Kanalwiederherstellung ausstehend“ hinzu. Übertragen Sie Zimmer, Daten, Belegung, Preis und Zahlungsanweisungen sorgfältig. Speichern Sie keine Zahlungsdaten außerhalb Ihres genehmigten Verfahrens.

Blockieren Sie dasselbe Zimmer nicht separat in mehreren Systemen. Senden Sie dem Gast keine zweite Bestätigung oder Zahlungsaufforderung. Beauftragen Sie einen Mitarbeiter damit, den temporären Datensatz zu entfernen oder abzugleichen, nachdem die angebundene Buchung erscheint.

4. Prüfen Sie die Traveloka-Zimmerverbindung

Vergleichen Sie den in TERA angezeigten Zimmertyp mit dem PMS-Zimmertyp, der die Buchung empfangen sollte. Prüfen Sie, ob das Traveloka-Zimmer mit dem richtigen physischen Inventar verbunden ist und ob es kürzlich umbenannt, ersetzt, kopiert oder deaktiviert wurde. Überprüfen Sie außerdem alle kürzlich vorgenommenen Verbindungsänderungen, sichtbaren Warnungen und die letzte Traveloka-Reservierung, die für dieses Zimmer korrekt eingegangen ist.

Ein ähnlicher Zimmername beweist nicht, dass die Verbindung korrekt ist. Beispielsweise können „Deluxe King“ und „Deluxe Room“ in den beiden Systemen unterschiedliches Inventar darstellen.

Verbinden Sie nicht alle Zimmer neu und ändern Sie nicht mehrere Zimmerzuweisungen, nur um eine Reservierung zu erzwingen. Eine umfassende Änderung kann zukünftige Buchungen dem falschen Zimmertyp zuordnen. Wenn die richtige Verbindung unklar ist, erstellen Sie Screenshots und bitten Sie Ihren PMS- oder Kanalmanager-Anbieter um Überprüfung.

5. Fordern Sie eine einmalige Wiederherstellung an

Wenn die Reservierung in TERA bestätigt ist, im gesamten Hotel-Managementsystem fehlt und die Zimmerverbindung korrekt zu sein scheint, wenden Sie sich an den Anbieter, der für die Übertragung von Traveloka-Reservierungen in Ihr Hotel-Managementsystem verantwortlich ist. Je nach Konfiguration kann dies Ihr PMS-Unternehmen oder Ihr Kanalmanager-Anbieter sein.

Senden Sie eine einzige vollständige Anfrage mit folgenden Angaben:

• Name und ID der Unterkunft
• Traveloka-Buchungs-ID
• Gastname und Aufenthaltsdaten
• Buchungsstatus und Zeitpunkt der letzten Aktualisierung in TERA
• Namen des Traveloka-Zimmers und des Ratenplans
• Erwarteter PMS-Zimmertyp
• Screenshots aus TERA und der PMS-Suche
• Alle sichtbaren Verbindungswarnungen
• Die bereits vorgenommene vorübergehende Inventarmaßnahme

Beschreiben Sie das betriebliche Problem eindeutig: „Diese bestätigte Traveloka-Reservierung ist in TERA sichtbar, kann jedoch in unserem Hotel-Managementsystem nicht gefunden werden. Bitte stellen Sie sie einmalig wieder her und bestätigen Sie, wann wir die vorübergehende Sperre abgleichen sollen.“

Stellen Sie nicht mehrere Wiederherstellungsanfragen und bitten Sie nicht wiederholt verschiedene Teams, dieselbe Buchung wiederherzustellen. Mehrere Versuche erhöhen das Risiko doppelter Reservierungen und doppelter Inventarreduzierungen.

Nachdem der Support die Wiederherstellung abgeschlossen hat, prüfen Sie, ob nur eine angebundene PMS-Reservierung vorhanden ist, deren Angaben mit TERA übereinstimmen und die Verfügbarkeit nur einmal reduziert wurde. Gleichen Sie die vorübergehende Sperre oder den manuellen Datensatz ab und bestätigen Sie anschließend, dass spätere Änderungen oder Stornierungen dieselbe PMS-Reservierung erreichen.

6. Wann Sie sofort eskalieren sollten

Behandeln Sie das Problem als dringend, wenn der Gast heute anreist, nur noch ein Zimmer verfügbar ist, die Zahlungsanweisungen unklar sind, mehrere Traveloka-Reservierungen fehlen oder weitere fehlende Buchungen auftreten.

Der Empfang oder das Reservierungsteam sollte den Gast und das Inventar weiterhin schützen. Lassen Sie das Supportteam des PMS- oder Kanalmanager-Anbieters die Verbindung untersuchen. So bleibt das Hotel betriebsfähig, während riskante technische Änderungen während eines laufenden Buchungsvorfalls vermieden werden.

Sollte das Hotel eine manuelle Reservierung erstellen?

Nur wenn die bestätigte Buchung sofort geschützt werden muss und Ihr Hotel über ein genehmigtes Verfahren verfügt. Kennzeichnen Sie den Datensatz eindeutig und beauftragen Sie jemanden damit, ihn nach der Wiederherstellung abzugleichen.

Sollte der Gast gebeten werden, erneut zu buchen?

Nein. Wenn TERA eine bestätigte Reservierung anzeigt, kann die Aufforderung zur erneuten Buchung zu einer zweiten Belastung oder einem doppelten Aufenthalt führen.

An wen sollte sich das Hotel wenden?

Wenn die Buchung in TERA vorhanden ist, jedoch nicht im angebundenen Hotel-Managementsystem, wenden Sie sich an den PMS- oder Kanalmanager-Anbieter, der für die Reservierungsübertragung verantwortlich ist. Wenn sie nicht in TERA vorhanden ist, kontaktieren Sie den Traveloka-Partnersupport.

Woran erkennen Sie, dass das Problem behoben ist?

Das Hotel-Managementsystem enthält eine angebundene Reservierung, die mit TERA übereinstimmt, das Inventar wurde einmalig geändert, alle vorübergehenden Sperren wurden abgeglichen und spätere Buchungsänderungen erreichen denselben Datensatz.

Eine fehlende Traveloka-Reservierung ist nicht dadurch behoben, dass eine technische Erklärung gefunden wurde. Sie ist behoben, wenn der bestätigte Gast geschützt ist, das Zimmer kontrolliert wird und eine einzige korrekte Reservierung im Hotel-Managementsystem verbleibt.