Trip.com-Buchung nicht in Ihrer Hotelsoftware? Eine Checkliste für den Empfang

Wenn eine Trip.com-Buchung nicht in Ihrer Hotelsoftware angezeigt wird, konzentrieren Sie sich zunächst auf den Gast und das Zimmer. Wenn Trip.com eBooking die Reservierung als bestätigt anzeigt, behandeln Sie sie als aktive Buchung, während Ihr Team die Hotelsoftware überprüft.

Bitten Sie den Gast nicht, erneut zu buchen, stornieren Sie die Trip.com-Bestellung nicht und beauftragen Sie nicht mehrere Teams gleichzeitig mit der Wiederherstellung. Am sichersten ist es, zunächst die Buchung zu bestätigen, die Hotelsoftware zu durchsuchen, das Inventar zu schützen, die Zimmerverbindung zu prüfen und eine einzige vollständige Supportanfrage einzureichen.

1. Bestätigen Sie die Buchung in Trip.com eBooking

Melden Sie sich bei eBooking an und vergewissern Sie sich, dass Sie die richtige Unterkunft ausgewählt haben. Durchsuchen Sie den Buchungs- oder Bestellbereich anhand der Trip.com-Buchungsnummer. Suchen Sie bei Bedarf auch nach Gastname, Buchungsdatum und Aufenthaltsdaten.

Öffnen Sie die Buchung und überprüfen Sie:

• Aktueller Reservierungsstatus
• Check-in- und Check-out-Daten
• Zimmertyp, Zimmerpreisplan und Belegung
• Gesamtpreis und Zahlungsanweisungen
• Neuester Änderungs- oder Stornierungsstatus
• Sonderwünsche, die den Aufenthalt betreffen

Trip.com beschreibt eBooking als System für Unterkunftspartner zur Verwaltung bevorstehender Reservierungen, Zimmerpreise, Verfügbarkeiten und Unterkunftsinformationen. Die Menübezeichnungen können je nach Konto oder Markt variieren. Verwenden Sie daher den Buchungsverwaltungsbereich, der in Ihrem Unterkunftskonto angezeigt wird.

Wenn die Reservierung nicht in eBooking vorhanden ist, überprüfen Sie die Unterkunft und die Buchungsnummer erneut. Erstellen Sie keine Reservierung in der Hotelsoftware allein auf Grundlage eines Screenshots des Gastes oder einer weitergeleiteten E-Mail. Wenn sie in eBooking bestätigt ist, notieren Sie die Angaben und fahren Sie fort.

2. Durchsuchen Sie die gesamte Hotelsoftware

Verlassen Sie sich nicht nur auf die Ansicht der heutigen Ankünfte. Nutzen Sie die globale Reservierungssuche der Hotelsoftware mit der Trip.com-Buchungsnummer, dem Nachnamen des Gastes, den An- und Abreisedaten sowie dem Buchungsdatum.

Erweitern Sie den Datumsbereich und schließen Sie alle Status ein. Prüfen Sie bestätigte, ausstehende, nicht zugewiesene, geänderte, stornierte, archivierte und doppelte Datensätze. Wenn Ihr Konto mehrere Unterkünfte verwaltet, durchsuchen Sie die richtige Unterkunft und prüfen Sie anschließend, ob die Reservierung versehentlich einer anderen Unterkunft zugeordnet wurde.

Überprüfen Sie außerdem die Filter für Quelle, Zimmer, Status und Benutzerberechtigungen. Ein geänderter Aufenthalt kann außerhalb des ursprünglichen Ankunftszeitraums liegen, während eine stornierte Buchung möglicherweise nur noch im Reservierungsverlauf vorhanden ist.

Wenn Sie die Trip.com-Nummer in einem unvollständigen Datensatz der Hotelsoftware finden, bewahren Sie diesen Datensatz auf. Erstellen Sie keine zweite Buchung, während der Support den vorhandenen Datensatz prüft.

3. Schützen Sie Zimmer und Gast einmalig

Wenn eBooking die Reservierung bestätigt, in der Hotelsoftware jedoch kein Datensatz vorhanden ist, prüfen Sie, ob das gebuchte Zimmer noch verfügbar ist. Handeln Sie sofort, wenn die Anreise am selben Tag erfolgt, es sich um das letzte verfügbare Zimmer handelt oder das Datum nahezu ausgebucht ist.

Wenn eine bestätigte OTA-Buchung fehlt, besteht das operative Risiko darin, dass die Hotelsoftware das Zimmer weiterhin als verkäuflich anzeigt. Ein Channel Manager Hotel kann verbundene Reservierungen und Zimmerverfügbarkeiten in demselben Hotel-Workflow zusammenführen.

Verwenden Sie eine einzige genehmigte Schutzmaßnahme:

1. Sperren Sie das richtige Zimmerinventar einmalig und dokumentiert vorübergehend; oder
2. Erstellen Sie eine eindeutig gekennzeichnete manuelle Reservierung in der Hotelsoftware, wenn das Verfahren Ihres Hotels dies vorschreibt.

Fügen Sie die Trip.com-Buchungsnummer und eine Notiz wie „Temporärer Datensatz – Kanalwiederherstellung ausstehend“ hinzu. Übertragen Sie Daten, Zimmer, Belegung, Preis, Zahlungsanweisungen und Stornierungsbedingungen sorgfältig. Kopieren Sie keine vollständigen Kartendaten, Sicherheitscodes, Passwörter oder Verifizierungscodes in gewöhnliche Notizen.

Reduzieren Sie dasselbe Inventar nicht separat in eBooking, im Kanalmanager und in der Hotelsoftware. Beauftragen Sie einen Mitarbeiter damit, den temporären Datensatz nach der Wiederherstellung zu entfernen oder abzugleichen.

4. Prüfen Sie die sichtbaren Warnungen zur Zimmerverbindung

Eine bestätigte Reservierung wird normalerweise von Trip.com über die Kanalverbindung des Hotels an die Hotelsoftware übertragen. Das Empfangspersonal muss nicht jede technische Übergabe diagnostizieren.

Öffnen Sie den Trip.com-Verbindungsbereich in Ihrer Hotelsoftware oder im Kanalmanager. Suchen Sie nach Informationen, die für das Hotelpersonal sichtbar sind, beispielsweise nach einer inaktiven Verbindung, einer Autorisierungswarnung, einem nicht verbundenen Zimmer oder Zimmerpreisplan oder einem aktuellen Reservierungsfehler.

Vergleichen Sie das in eBooking angezeigte Zimmer mit dem Zimmertyp der Hotelsoftware, der die Buchung empfangen sollte. Prüfen Sie, ob das Zimmer oder der Zimmerpreisplan kürzlich umbenannt, kopiert, ersetzt, deaktiviert oder neu verbunden wurde. Ähnliche Namen beweisen nicht, dass zwei Zimmertypen dasselbe Inventar verwenden.

Erstellen Sie einen Screenshot und notieren Sie Uhrzeit und Zeitzone. Verbinden Sie nicht alle Zimmer neu und ändern Sie keine aktive Zimmerzuordnung, nur um eine einzelne Buchung zu erzwingen. Eine umfassende Änderung kann zukünftige Buchungen und Verfügbarkeiten beeinträchtigen.

5. Kontaktieren Sie das richtige Supportteam und stellen Sie die Buchung einmalig wieder her

Orientieren Sie sich bei der Wahl des nächsten Ansprechpartners an der letzten Stelle, an der die Buchung sichtbar ist. Wenn die Buchung nach Überprüfung der Unterkunft und Nummer nicht in eBooking vorhanden ist, kontaktieren Sie den Trip.com-Hotelsupport über eBooking. Wenn sie in eBooking bestätigt ist, aber in der verbundenen Hotelsoftware oder im Kanalmanager fehlt, kontaktieren Sie den jeweiligen Softwareanbieter. Wenn der Kanalmanager die Buchung sehen kann, die Hotelsoftware jedoch nicht, kontaktieren Sie den Anbieter der Hotelsoftware.

Eröffnen Sie einen einzigen Supportfall und weisen Sie ihn einem Verantwortlichen zu. Bitten Sie den Anbieter, die sichere Wiederherstellungsmaßnahme für Ihre Verbindung zu bestätigen und sie einmalig durchzuführen. Bitten Sie nicht Trip.com, den Kanalmanager, den Anbieter der Hotelsoftware und das Empfangspersonal, dieselbe Buchung unabhängig voneinander wiederherzustellen.

Behalten Sie den temporären Schutz des Zimmers bei, bis die wiederhergestellte Reservierung sichtbar und überprüft ist. Wenn weitere Trip.com-Buchungen fehlen, melden Sie dieses Muster sofort, anstatt für jede Reservierung einen manuellen Datensatz anzulegen.

6. Überprüfen Sie die Buchung, bevor Sie den Fall schließen

Wenn die Reservierung erscheint, vergleichen Sie sie mit eBooking. Vergewissern Sie sich, dass nur eine operative Reservierung in der Hotelsoftware vorhanden ist und Buchungsnummer, Gast, Daten, Zimmer, Zimmerpreisplan, Belegung, Preis, Zahlungsanweisungen und Status korrekt sind.

Prüfen Sie, dass die Verfügbarkeit nur einmal reduziert wurde. Gleichen Sie die temporäre Sperre oder den manuellen Datensatz ab, ohne Notizen, Anzahlungen, Zimmerzuweisungen oder Aufgaben des Empfangs zu verlieren. Stellen Sie sicher, dass der Gast keine doppelten Bestätigungen, Zahlungsaufforderungen oder Zugangsanweisungen erhalten hat.

Das Problem ist erst behoben, wenn spätere Änderungen oder Stornierungen von Trip.com dieselbe Reservierung in der Hotelsoftware aktualisieren können.

Sollte der Empfang eine manuelle Buchung erstellen?

Nur wenn die Trip.com-Reservierung bestätigt ist, für den Gast oder das Zimmer ein unmittelbares Risiko besteht und das genehmigte Verfahren Ihres Hotels einen temporären Datensatz vorschreibt. Kennzeichnen Sie ihn für den Abgleich und weisen Sie einen Verantwortlichen zu.

Sollte der Gast gebeten werden, erneut zu buchen?

Nein. Wenn der Gast erneut bucht, kann dies zu einer zweiten Belastung oder einem doppelten Aufenthalt führen, während die ursprüngliche Reservierung weiterhin aktiv ist.

Können Zimmerpreise aktualisiert werden, während eine Reservierung fehlt?

Ja. Eine aktuelle Aktualisierung von Zimmerpreis oder Verfügbarkeit beweist nicht, dass diese Reservierung die Hotelsoftware erreicht hat. Prüfen Sie die Buchung selbst.

Woran erkennen Sie, dass das Problem behoben ist?

Eine Reservierung in der Hotelsoftware stimmt mit eBooking überein, das Inventar wurde einmal geändert, temporäre Kontrollen wurden abgeglichen und spätere Änderungen bleiben mit diesem Datensatz verknüpft.

Informationen für den technischen Support

Das Hotelpersonal muss technische Datensätze nicht interpretieren. Sammeln Sie die Buchungsdaten und bitten Sie den Anbieter, sie zu untersuchen.

Supportinformationen: Name und ID der Unterkunft; Trip.com-Buchungsnummer; Gastname und Aufenthaltsdaten; Erstellungs- oder Änderungszeit der Buchung mit Zeitzone; Screenshot des eBooking-Status; Screenshot der Suche in der Hotelsoftware; sichtbare Verbindungswarnung oder Fehlercode; alle vom System angezeigten Nachrichten oder Referenznummern; die letzte normale Trip.com-Buchung; die erstellte temporäre Sperre oder der manuelle Datensatz; und alle bereits unternommenen Wiederherstellungsversuche. Bitten Sie den Support, den letzten erfolgreichen Schritt zu ermitteln, die Reaktion des Anbieters zu erklären und die genehmigte Methode zum erneuten Senden oder Abrufen für diese Verbindung auszuwählen. Fordern Sie nur eine Wiederherstellung an und prüfen Sie anschließend, dass eine Reservierung in der Hotelsoftware und eine einzige Reduzierung des Inventars verbleiben.

Geben Sie im Supportfall keine vollständigen Zahlungskartendaten, Sicherheitscodes, Kontopasswörter oder einmaligen Verifizierungscodes an.