Zimmerzuordnung bei Trip.com: Eine neue Zimmerkategorie ohne doppelte Produkte verbinden

Eine neue Zimmerkategorie in Ihrem Hotelsystem erfordert nicht immer ein neues Produkt im Trip.com-Extranet. Eine entsprechende Kategorie kann bereits unter einem anderen Namen vorhanden sein. Wenn Sie sie erneut anlegen, können zwei Angebote dieselben Zimmer verkaufen, obwohl das Hotel diese nur einmal im Bestand erfasst hat.

Bei der Zimmerzuordnung legen Sie fest, welche Zimmerkategorie bei Trip.com einer Kategorie in Ihrem Hotel-Managementsystem entspricht. Dieser Leitfaden erläutert, wie Sie bei einer bereits angebundenen Unterkunft eine Zimmerkategorie hinzufügen oder neu organisieren. Im Mittelpunkt steht dabei, doppelte Produkte und eine zu hoch ausgewiesene Verfügbarkeit zu vermeiden.

Prüfen, ob die Zimmerkategorie bereits vorhanden ist

Öffnen Sie die richtige Unterkunft in Trip.com eBooking, dem Partner-Extranet, und prüfen Sie deren Zimmerkategorien. Vergleichen Sie Betten, Grundriss, maximale Gästezahl, Badezimmer, Aussicht und weitere zugesicherte Ausstattungsmerkmale. Beziehen Sie auch geschlossene oder inaktive Kategorien ein, sofern Ihr Konto deren Anzeige ermöglicht.

Ordnen Sie Kategorien nicht allein anhand eines möglichst ähnlichen Namens zu. Ihr Hotel-Managementsystem bezeichnet ein Zimmer möglicherweise als "Premium-Doppelzimmer", während es bei Trip.com "Deluxe-Zimmer mit Queensize-Bett" heißt. Stimmen das tatsächliche Zimmer und die zugesicherten Leistungen überein, kann dies die passende bestehende Zielkategorie sein. Unterscheiden sich die Grundrisse, machen ähnliche Namen die Kategorien nicht austauschbar.

Prüfen Sie auch die Darstellung für Gäste. Mehrere Angebote mit unterschiedlichen Verpflegungs- oder Stornierungsbedingungen innerhalb einer Zimmerkategorie sind nicht zwangsläufig doppelte Zimmerkategorien. Problematisch ist eine zusätzliche Zimmerkategorie oder Verknüpfung, die denselben Bestand unbeabsichtigt als zusätzliche Zimmer verkauft.

Ordnen Sie die Änderung ein, bevor Sie fortfahren. Neu gebaute Zimmer, eine umbenannte Kategorie, renovierte Zimmer und zwischen Kategorien verschobene Zimmer erfordern unterschiedliche Entscheidungen zum Bestand. Wenn Mitarbeitende lediglich einen Vermarktungsnamen ändern, prüfen Sie zuerst die bestehende Verknüpfung, bevor Sie etwas Neues anlegen.

Dokumentieren Sie zusammen mit der Entscheidung die Zimmerkennungen aus dem Hotel-Managementsystem und von Trip.com. Damit lassen sich die Datensätze auch nach späteren Namensänderungen eindeutig identifizieren. Wenn zwei vorhandene Kategorien auf dem Vertriebskanal gleichwertig erscheinen, lassen Sie Ihren Anbindungsanbieter oder Ihre Kontaktperson bei Trip.com klären, über welche Kategorie derzeit Buchungen eingehen, bevor Sie eine davon wiederverwenden.

Einen eindeutigen, korrekten Bestand der tatsächlich vorhandenen Zimmer festlegen

Halten Sie fest, welche tatsächlichen Zimmer zur Kategorie gehören und wie viele davon an jedem betroffenen Datum verkauft werden können. Ein Angebot mit Frühstück und ein Angebot ohne Verpflegung können dasselbe Zimmer verkaufen; dadurch entsteht keine zusätzliche physische Einheit.

Ein Beispiel: Ein Hotel verfügt über zehn Doppelzimmer und ordnet zwei renovierte Zimmer einer neuen Premium-Kategorie zu. Ab dem vereinbarten Umstellungsdatum beträgt der vorgesehene Bestand acht Standard-Doppelzimmer und zwei Premium-Doppelzimmer. Wenn weiterhin zehn Standard-Doppelzimmer freigegeben bleiben und zwei Premium-Doppelzimmer hinzukommen, werden zwölf Zimmer angeboten, obwohl nur zehn vorhanden sind.

Prüfen Sie zukünftige Reservierungen, bevor Sie Zimmer neu zuordnen. Bereits gebuchte Gäste benötigen weiterhin eine gültige Zimmerzuweisung und die gebuchten Ausstattungsmerkmale. Wählen Sie ein Umstellungsdatum, das das Team nachvollziehbar erklären kann, und dokumentieren Sie jede genehmigte Neuzuweisung, statt diese der Schicht am Anreisetag zu überlassen.

Legen Sie fest, wo Mitarbeitende die Zimmerverfügbarkeit üblicherweise ändern. Nutzen Sie bei angebundenen Zimmern den vereinbarten Ablauf im Hotel-Managementsystem oder Kanalmanager und prüfen Sie das Ergebnis auf dem Vertriebskanal. Behandeln Sie die verfügbare Zimmeranzahl getrennt von Zimmerbeschreibungen und kontospezifischen Einstellungen, die in eBooking gepflegt werden.

Unstimmigkeiten bei der Zimmeranzahl sind schwerer zu erkennen, wenn mehrere Angebote beteiligt sind. Smart Order verknüpft den Zimmerbestand im Hotel-Managementsystem mit der Verfügbarkeit auf OTA-Kanälen und eingehenden Reservierungen. So können Verantwortliche den Ausgangsbestand mit dem Bestandsabzug durch Buchungen vergleichen, bevor sie den Verkauf ausweiten.

Das freigegebene Zimmerprodukt bei Trip.com verbinden

Die verfügbaren Einstellungen für die Anbindung unterscheiden sich je nach Anbieter und Unterkunftskonto. Nutzen Sie den verfügbaren Zuordnungsablauf oder stimmen Sie die Änderung mit Ihrem Anbieter und Ihrer Kontaktperson für das Trip.com-Konto ab. Gehen Sie nicht davon aus, dass das Anlegen einer Kategorie in einem System automatisch die richtige Kategorie im anderen System erstellt.

Gehen Sie bei der neuen Verknüpfung in dieser Reihenfolge vor:

1. Bestätigen Sie die Unterkunft auf beiden Seiten anhand ihrer dokumentierten Kennungen.
2. Wählen Sie die Kategorie im Hotel-Managementsystem und das Zimmerprodukt bei Trip.com aus, dessen tatsächliche Ausstattung und Kapazität damit übereinstimmen.
3. Verwenden Sie gegebenenfalls die geprüfte, bereits vorhandene Kategorie bei Trip.com. Erstellen Sie nur dann eine neue Kategorie, wenn das Hotel tatsächlich eine separate Kategorie benötigt.
4. Bestätigen Sie die vorgesehenen Zuordnungen zwischen Zimmern und Ratenplänen. Achten Sie darauf, dass Angebote mit unterschiedlichen Verpflegungs- und Stornierungsbedingungen dem richtigen Zimmerbestand zugeordnet bleiben.
5. Halten Sie das neue Produkt über die üblichen Verkaufssteuerungen geschlossen oder setzen Sie seine Verfügbarkeit auf null, bis alles für die Prüfung bereit ist.
6. Speichern Sie die Verknüpfung und dokumentieren Sie die ausgewählten Kennungen, das Umstellungsdatum, die anfängliche Verfügbarkeit und die Person, die den Verkaufsstart freigibt.

Wenn eine neue Kategorie bei Trip.com erforderlich ist, vervollständigen Sie deren Zimmerinhalte und prüfen Sie vor der Freigabe alle erforderlichen Genehmigungsschritte für Ihr Konto. Korrekte Angaben zu Betten, Belegung, Fotos und Ausstattung sind ebenso wichtig wie die Verknüpfung. Auch eine technisch angebundene Kategorie kann Gästen das falsche Zimmer versprechen.

Wenn die neue Zielkategorie in der Zuordnungsansicht fehlt, aktualisieren Sie die Liste der verfügbaren Zimmer über den üblichen Ablauf Ihres Anbieters oder wenden Sie sich an den Support. Wiederholt weitere Zimmerprodukte anzulegen, ist keine zuverlässige Methode, um das erste sichtbar zu machen.

Das Zimmerprodukt prüfen, bevor Sie den Verkauf ausweiten

Wählen Sie zukünftige Termine mit geringer Nachfrage, freien Kapazitäten und einem freigegebenen Verkaufspreis. Senden Sie für die neue Kategorie eine kontrollierte Aktualisierung der Verfügbarkeit oder des Zimmerpreises. Prüfen Sie, ob sich das vorgesehene Zimmerprodukt bei Trip.com ändert und eine nicht betroffene Kategorie unverändert bleibt.

Verwenden Sie bei der Prüfung des öffentlich buchbaren Angebots dieselben Reisedaten, dieselbe Gästezahl und dieselbe Währung. Prüfen Sie die Zimmerdetails und nicht nur das günstigste Ergebnis auf der Unterkunftsseite. Eine Aktion kann den Preis verändern, ohne dass sich das tatsächlich angebotene Zimmer ändert.

Führen Sie auch eine Suche mit Kriterien durch, bei denen das Zimmer ausgeschlossen sein sollte. Eine Gästezahl oberhalb der zulässigen Zimmerkapazität darf dieses Zimmer nicht als gültiges Angebot liefern. Prüfen Sie einen bewusst geschlossenen Termin, um sicherzustellen, dass das neue Produkt außerhalb des freigegebenen Verkaufszeitraums nicht verfügbar bleibt.

Nehmen Sie anschließend eine genehmigte Testbuchung zu den vereinbarten Stornierungs- und Zahlungsbedingungen vor. Suchen Sie die Trip.com-Bestätigung im Reservierungsdatensatz am Empfang. Bestätigen Sie Zimmerkategorie, Reisedaten, Gästezahl, Preis, Buchungsquelle und gegebenenfalls enthaltene Leistungen.

Prüfen Sie den Bestand separat: Für jede Nacht muss eine gebuchte Einheit genau einmal vom richtigen Bestand abgezogen werden. Wenn sich auch die ursprüngliche Standard-Zimmerkategorie unerwartet ändert, prüfen Sie die Verknüpfung oder die Konfiguration des gemeinsam genutzten Bestands, bevor Sie weitere Termine freigeben.

Führen Sie die genehmigte Stornierung der Testbuchung durch und prüfen Sie, ob dieselbe Buchung aktualisiert und die Einheit genau einmal wieder freigegeben wird. Legen Sie während des Wartens auf die Übermittlung keine weitere Reservierung manuell an. Andernfalls lässt sich schwerer erkennen, ob die Anbindung funktioniert hat.

Doppelte Produkte bereinigen, ohne Buchungen zu verlieren

Zwei ähnliche Zimmerkategorien werden verkauft

Vergleichen Sie die dokumentierten Zimmerkennungen, Ausstattungsmerkmale, Zimmerpreise und die Kategorien, denen eingehende Reservierungen zugeordnet werden. Klären Sie, ob es sich um beabsichtigte Angebote mit kontrolliert gemeinsam genutztem Bestand oder um ein versehentliches Duplikat handelt. Ähnliche Namen allein reichen für diese Entscheidung nicht aus.

Wenn eines der Produkte unbeabsichtigt zusätzlich angelegt wurde, schließen Sie ausschließlich dieses Produkt über die entsprechende Verkaufssteuerung und prüfen Sie das Ergebnis. Lassen Sie die gültige Kategorie verfügbar. Bestätigen Sie, dass durch die Schließung keinem anderen berechtigten Angebot Bestand entzogen wurde.

Eine Buchung geht in der alten Kategorie ein

Ordnen Sie die Trip.com-Bestätigung dem konkret verkauften Zimmerprodukt zu. Vergleichen Sie dessen Kennung mit der aktuellen Verknüpfung. Korrigieren Sie die Zuordnung für zukünftige Buchungen und prüfen Sie die bestehende Reservierung nach dem freigegebenen Korrekturverfahren des Hotels.

Stufen Sie den Gast nicht stillschweigend auf eine niedrigere Kategorie herab, nur damit die Reservierung zur Bezeichnung im Hotel-Managementsystem passt. Halten Sie die zugesicherte Zimmerleistung ein und stellen Sie sicher, dass spätere Änderungen oder Stornierungen derselben Reservierungskennung zugeordnet bleiben.

Die Verfügbarkeit scheint höher als die tatsächliche Zimmeranzahl zu sein

Prüfen Sie erneut die aus der alten Kategorie verschobenen Zimmer, manuell eingetragene Bestandsmengen auf dem Vertriebskanal und weiterhin freigegebene doppelte Produkte. Bestätigen Sie den vorgesehenen Gesamtbestand, bevor Sie die Verfügbarkeit reduzieren. Ein vollständig ausgebuchter Termin und ein gewöhnlicher Termin mit geringer Nachfrage können unterschiedliche Korrekturen erfordern.

Löschen Sie kein Zimmerprodukt, solange noch Reservierungen darauf verweisen. Dokumentieren Sie den Stand der zukünftigen Buchungen, korrigieren oder deaktivieren Sie das Duplikat nach dem vereinbarten Verfahren und bewahren Sie den Verlauf auf. Halten Sie die endgültige Entscheidung zur Zimmerzuordnung in Ihren Unterlagen zur Hotelverwaltung fest, damit das gleiche Problem bei der nächsten Umbenennung oder Renovierung nicht erneut entsteht.

Geben Sie weitere Termine frei, sobald die kontrollierten Prüfungen erfolgreich abgeschlossen sind. Prüfen Sie die erste reguläre Buchung in dieser Kategorie und wiederholen Sie die Bestandsprüfung nach der nächsten betrieblichen Änderung.

Häufig gestellte Fragen

Benötigt jede neue Zimmerkategorie im Hotel-Managementsystem ein neues Produkt bei Trip.com?

Nein. Prüfen Sie, ob auf dem Vertriebskanal bereits eine entsprechende Kategorie vorhanden ist. Bei einer Umbenennung oder internen Neuorganisation kann es ausreichen, die Verknüpfung zu prüfen, statt ein weiteres öffentlich buchbares Zimmerprodukt anzulegen.

Sind Angebote ohne Verpflegung und mit Frühstück doppelte Zimmerkategorien?

Nicht unbedingt. Es kann sich um unterschiedliche Ratenpläne handeln, die denselben tatsächlichen Zimmerbestand verkaufen. Prüfen Sie die Zimmerkategorie und die gemeinsam genutzte Verfügbarkeit getrennt voneinander.

Können wir eine Premium-Kategorie hinzufügen, ohne die Hotelkapazität zu erhöhen?

Ja. Wenn Zimmer aus einer bestehenden Kategorie übernommen werden, reduzieren Sie deren Bestand ab dem vereinbarten Datum, damit die Gesamtanzahl korrekt bleibt.

Sollte ein ungenutztes Duplikat sofort gelöscht werden?

Prüfen Sie zuerst laufende und zukünftige Reservierungen. Schließen Sie das unbeabsichtigte Angebot, bewahren Sie dessen Verlauf auf und nehmen Sie es nach dem freigegebenen Verfahren außer Betrieb, sobald alle Abhängigkeiten geklärt sind.

Woran lässt sich erkennen, dass die Zuordnung korrekt ist?

Das vorgesehene öffentlich buchbare Zimmerprodukt wird aktualisiert, eine Buchung geht in der richtigen Kategorie des Hotel-Managementsystems ein, der Bestand wird genau einmal angepasst und die genehmigte Teststornierung aktualisiert denselben Datensatz.