1. Confirma la reserva en la propiedad correcta del Agoda Partner Portal.
2. Organiza la estancia del huésped con los datos de la reserva confirmada.
3. Protege la habitación una sola vez si el PMS hotel todavía la muestra como disponible.
4. Comprueba el tipo de habitación y el plan de tarifas previstos, y cualquier advertencia visible de conexión.
5. Pide al proveedor responsable que recupere la reserva original una sola vez.
Cuando una reserva de Agoda no recibida por el PMS hotel requiere atención, empieza por el huésped y la habitación, antes de revisar la conexión técnica. Si el Agoda Partner Portal muestra la reserva como confirmada, trátala como una estancia activa mientras tu equipo revisa el PMS hotel.
No pidas al huésped que vuelva a reservar, no canceles la reserva de Agoda ni permitas que varias personas creen registros de sustitución. Sigue en orden las cinco comprobaciones para hoteles que se indican a continuación.
1. Confirma la reserva en Agoda Partner Portal
Inicia sesión en Agoda Partner Portal, selecciona la propiedad correcta en Listings (Listados), y abre Bookings > Reservations (Reservas). Busca por el ID de Reserva de Agoda. Si es necesario, amplía el intervalo de fechas y busca también por nombre del huésped, fecha de entrada, fecha de salida y fecha de reserva.
Abre la reserva y confirma:
- Propiedad, ID de Reserva de Agoda y estado actual
- Fechas de entrada y salida, tipo de habitación, plan de tarifas y ocupación
- Precio final, instrucciones de pago, política de cancelación y régimen de comidas
- Última modificación y cualquier solicitud importante del huésped
Comprueba también el correo electrónico de reservas registrado de la propiedad para localizar el comprobante de reserva. Los nombres de los menús pueden cambiar, así que utiliza la búsqueda de reservas visible en tu cuenta si tu pantalla es ligeramente distinta.
Si no encuentras la reserva, vuelve a comprobar la propiedad y las fechas. No crees una reserva basándote únicamente en una captura de pantalla del huésped. Si el Partner Portal la confirma, registra los datos y continúa.
2. Organiza la estancia del huésped
Una reserva confirmada necesita un plan operativo aunque falte el registro en el PMS hotel. Comprueba si la llegada es hoy, si se trata de la última habitación disponible y si el equipo de Servicios de Habitación o Recepción necesita instrucciones inmediatas.
Utiliza los datos confirmados del Partner Portal para preparar la habitación correcta y respetar la ocupación, el régimen de comidas, las condiciones de cancelación y el método de pago de la reserva. No pidas al huésped que pague de nuevo si la reserva indica que Agoda ya ha cobrado. Guarda la información de pago en el sistema seguro aprobado, no en notas o mensajes ordinarios.
Busca en todo el PMS hotel antes de crear cualquier registro. Utiliza el ID de Reserva de Agoda, el apellido del huésped, las fechas de llegada y salida y la fecha de reserva. Incluye registros confirmados, pendientes, sin asignar, modificados, cancelados, archivados y duplicados. Si gestionas varias propiedades, verifica que la reserva no se haya registrado en otro hotel.
Si un registro incompleto ya contiene el mismo ID de Reserva de Agoda, consérvalo y contacta con soporte. Un segundo registro podría reducir el inventario dos veces o enviar mensajes contradictorios al huésped.
3. Protege la habitación una sola vez
Si la reserva está confirmada pero el PMS hotel todavía muestra la habitación a la venta, protege el inventario antes de continuar, especialmente si la llegada es el mismo día o la fecha está casi completa.
Utiliza un único método aprobado: aplica un bloqueo temporal documentado a la habitación correcta o crea una única reserva manual claramente identificada en el PMS hotel si la política del hotel lo exige. Copia exactamente las fechas de estancia, la habitación, el plan de tarifas, la ocupación, el precio, las instrucciones de pago y las condiciones de cancelación. Añade el ID de Reserva de Agoda y marca el registro para su conciliación.
No bloquees la misma habitación por separado en Agoda, el gestor de canales y el PMS hotel. Asigna a un miembro del personal la tarea de retirar o fusionar el control temporal cuando aparezca la reserva conectada.
Un channel manager hotel ayuda a mantener las reservas entrantes de Agoda y la disponibilidad de habitaciones en el mismo flujo de trabajo operativo.
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4. Comprueba la conexión de la habitación y el plan de tarifas
Una reserva conectada de Agoda normalmente pasa por la conexión de canales de la propiedad hasta el PMS hotel. El personal del hotel no necesita determinar cómo intercambian el mensaje los sistemas.
En su lugar, compara el tipo de habitación reservado en Agoda con la habitación del PMS hotel que debería recibir la reserva. Después, compara el plan de tarifas utilizando los campos que afectan a la estancia: régimen de comidas, política de cancelación, ocupación, método de pago y precio final.
Revisa los cambios operativos recientes. Es posible que una habitación o un plan de tarifas se haya renombrado, copiado, reemplazado, desactivado o conectado a un producto distinto del PMS hotel. Que los nombres sean similares no demuestra que los productos correctos estén vinculados.
Comprueba cualquier advertencia visible en el PMS hotel o el gestor de canales. No cambies varias conexiones para forzar el paso de una reserva; un cambio general puede afectar a futuras reservas y al inventario.
5. Solicita una única recuperación
Abre un único caso de soporte con el equipo responsable del paso que falta. Si la reserva no aparece en Agoda Partner Portal después de confirmar la propiedad y los datos de búsqueda, utiliza Need Help (Necesito Ayuda) en el Partner Portal. Si Agoda confirma la reserva pero no aparece en el PMS hotel, contacta primero con el proveedor del gestor de canales o del PMS hotel.
Proporciona un caso completo:
- Nombre de la propiedad, ID de Reserva de Agoda, nombre del huésped y fechas de estancia
- Estado en el Partner Portal y hora de la última actualización de la reserva, incluida la zona horaria
- Nombres de la habitación y del plan de tarifas de Agoda y los productos del PMS hotel a los que deberían corresponder
- Capturas de pantalla de la reserva confirmada, las búsquedas en el PMS hotel y cualquier advertencia visible
- Cualquier bloqueo temporal de habitación o registro manual ya creado
Pregunta si la reserva original puede recuperarse de forma segura o si el hotel debe conservar el registro manual temporal. Deja que un único proveedor realice una sola acción de recuperación. No pidas a varios equipos que reenvíen o vuelvan a crear la reserva al mismo tiempo.
6. Verifica la solución antes de cerrar el caso
Cuando aparezca la reserva, compárala con Agoda Partner Portal. Confirma que solo exista una reserva utilizable en el PMS hotel y que el ID de Reserva de Agoda, el huésped, las fechas, la habitación, el plan de tarifas, la ocupación, el precio, las instrucciones de pago y el estado sean correctos.
Comprueba que la disponibilidad haya disminuido una sola vez. Concilia el bloqueo temporal o el registro manual sin perder las asignaciones de habitaciones, los depósitos, las notas ni las tareas de recepción. El incidente solo se cierra cuando una modificación o cancelación posterior puede actualizar la misma reserva del PMS hotel.
¿Debe recepción crear una reserva manual de Agoda inmediatamente?
No. Primero confirma la reserva, busca en todo el PMS hotel y protege el inventario. Crea un registro manual solo cuando la estancia esté confirmada, el huésped o la habitación estén en riesgo inmediato y la política del hotel lo permita.
¿Puede una reserva faltante de Agoda causar una sobreventa?
Sí. Agoda puede mostrar la habitación como vendida mientras el PMS hotel y otros canales conectados todavía muestran disponibilidad. Utiliza un único método de protección temporal y concílialo después de la recuperación.
¿Por qué podría faltar la reserva únicamente en la lista de llegadas?
Puede estar bajo otra fecha, propiedad, estado, asignación de habitación, filtro de origen o ámbito de permisos. Busca en todo el PMS hotel antes de abrir otro caso.
¿Qué demuestra que el problema está resuelto?
Una única reserva del PMS hotel coincide con el Partner Portal, la disponibilidad ha cambiado una sola vez, los controles temporales están conciliados y los cambios futuros siguen vinculados a la misma reserva.
Información para soporte técnico
Es posible que soporte técnico deba comprobar la Request API (API de Solicitud) o la cobertura de recuperación, el ID del mensaje y la respuesta de entrega, y cualquier registro rechazado o en la cola de cuarentena. El personal del hotel solo necesita proporcionar el ID de Reserva de Agoda, las horas de reserva y estancia con la zona horaria, los nombres de la habitación y del plan de tarifas, capturas de pantalla y el error visible exacto; el proveedor debe interpretar los registros de integración y elegir el método de recuperación.
