Tarjeta virtual de Agoda: cómo consultar los datos y cobrar los pagos

Una tarjeta virtual de Agoda permite a tu hotel cobrar los pagos de las reservas que cumplan los requisitos a través de su sistema de procesamiento de tarjetas. Para cobrar correctamente, necesitas la tarjeta adecuada, el plazo de cobro correcto y el importe actualizado que se debe al alojamiento.

Empieza en el Portal de colaboradores de Agoda, anteriormente YCS. Comprueba si tu alojamiento utiliza una UPC para una reserva individual o UPC on ePass para una liquidación que agrupa varias reservas. Después, sigue el proceso correspondiente para consultar los datos y realizar el cargo que se explica a continuación.

¿Qué es una tarjeta virtual de Agoda?

Agoda denomina a su tarjeta de pago virtual Unique Payment Card, o UPC. Proporciona los datos de la tarjeta para que el hotel procese el pago de una reserva. Este proceso es distinto del cobro de un cargo que el huésped deba abonar por separado con su tarjeta personal.

Tarjeta virtual de Agoda y e-Card: ¿en qué se diferencian?

Una UPC estándar está vinculada a una reserva individual. UPC on ePass agrupa los pagos de las reservas que cumplen los requisitos en una liquidación con una tarjeta virtual de un solo uso. Conserva la referencia de la reserva para el primer método y el desglose de las reservas incluidas en la liquidación para el segundo.

Agoda e-Card es una tarjeta física que se utiliza para las liquidaciones que cumplen los requisitos. Sus procedimientos de activación, carga de fondos y cobro parcial no deben sustituir las instrucciones de UPC. Los pasos de esta guía se centran en el cobro con tarjetas virtuales.

Dónde encontrar los datos de tu tarjeta virtual de Agoda

Los nombres de los menús pueden variar según el alojamiento y la configuración de la cuenta. Selecciona el alojamiento correcto antes de acceder a la información financiera.

Para la UPC de una reserva individual

Accede desde la reserva:

1. Abre Reservas > Lista de reservas en el Portal de colaboradores.
2. Busca la reserva con su ID de reserva de Agoda.
3. Confirma el huésped, el alojamiento y las fechas de la estancia y, después, selecciona Obtener pago (UPC).
4. Compara la información de pago que aparece con la confirmación más reciente de la reserva antes de procesar el pago.

Si los datos no están disponibles, comprueba si se han cargado los fondos correspondientes. Pide también al administrador del alojamiento que confirme tu permiso para consultar los datos de las tarjetas. Tener acceso a las reservas no implica automáticamente tener acceso a todos los datos de pago.

Para UPC on ePass

Abre Finanzas > Liquidaciones. Revisa las reservas que cumplen los requisitos y los ajustes, selecciona las reservas correspondientes y elige Obtener pago. Tras revisar los detalles de la liquidación, selecciona Obtener número de tarjeta. Guarda el ID de la liquidación y la lista de reservas incluidas junto con tus registros de conciliación.

Comprueba que el total no supere el límite por operación del terminal antes de crear la liquidación. Selecciona un conjunto de reservas que puedas cobrar en una sola operación, en lugar de planear dividir el cobro de una tarjeta de un solo uso en varios cargos. Una vez enviada una liquidación, no des por hecho que podrás cancelarla y volver a crearla.

Utiliza una cuenta autorizada con permiso para consultar la información de las tarjetas. Mantén los números de tarjeta y los códigos de seguridad dentro del proceso de pago autorizado; las notas habituales solo necesitan referencias de reservas o liquidaciones e identificadores enmascarados.

¿Cuándo puedes realizar un cargo en una tarjeta virtual de Agoda?

UPC estándar: sigue las condiciones de pago de la reserva

Comprueba la fecha permitida para el cargo en la reserva y en el acuerdo de tu alojamiento. Las condiciones de pago de la UPC estándar pueden permitir el cobro en la Salida o un día después de la Entrada. No utilices la fecha en la que el huésped hizo la reserva como fecha de activación.

Si los datos y las fechas no coinciden, pide a Agoda que confirme si se puede realizar el cobro antes de efectuarlo. Registra la fecha de caducidad que aparece en la tarjeta y el plazo límite para reclamar el pago de la reserva. Son comprobaciones independientes; una no debe deducirse de la otra.

UPC on ePass: realiza el cargo dentro de las 24 horas posteriores a su emisión

Una vez emitida la tarjeta, cobra la liquidación completa en una sola operación dentro de las 24 horas siguientes. Prepara el terminal y al personal antes de solicitar la tarjeta. Si se genera cerca de un cambio de turno, asigna a una persona concreta la responsabilidad de realizar el cobro.

Si la tarjeta ha caducado y no se ha cobrado, comprueba la opción de reemisión de la liquidación. Las indicaciones de pago de Agoda especifican una espera de 72 horas tras la caducidad antes de que la reemisión esté disponible. Si se ha realizado un cobro parcial, debes seguir el proceso de asistencia para pagos parciales, en lugar de intentar una reemisión automática.

Controla por separado el plazo para reclamar los ingresos

Agoda establece un plazo de 150 días después de la Salida para reclamar los ingresos. Este plazo no amplía la validez de 24 horas de una tarjeta UPC on ePass. Incluye las reservas pendientes de resolución en una lista de seguimiento con suficiente antelación a cualquiera de los plazos aplicables y confirma con Agoda las excepciones específicas de tu cuenta.

Asigna un responsable y una fecha de cobro a cada estancia pendiente de pago. Escala los casos en los que falten datos de pago antes de que venza el plazo.

Cómo realizar un cargo en una tarjeta virtual de Agoda

Utiliza el sistema de procesamiento de tarjetas de crédito autorizado por tu hotel. Una tarjeta virtual se procesa con los datos proporcionados; el huésped no necesita presentar una tarjeta física para esa liquidación. Confirma con tu proveedor de pagos el procedimiento de transacción admitido.

Completa la siguiente secuencia para cada reserva o liquidación:

1. Identifica el método. Determina si se trata de una UPC estándar o de una UPC on ePass de un solo uso y comprueba su referencia de reserva o liquidación.
2. Comprueba que se pueda realizar el cobro. Confirma el plazo de cobro, la caducidad, el estado de la tarjeta y que no exista un pago duplicado completado o pendiente.
3. Verifica el importe y la moneda. Utiliza los datos de pago actualizados de la reserva o el total aprobado de la liquidación, incluidas las modificaciones y los ajustes pertinentes.
4. Procesa el pago. Introduce los datos vigentes de la tarjeta en el proceso admitido por el terminal. Para UPC on ePass, cobra todo el importe aprobado en una sola operación.
5. Confirma el resultado. Comprueba el registro de la transacción completada del procesador; un tiempo de espera agotado, una autorización o el estado del Portal por sí solos no acreditan el cobro.
6. Guarda los justificantes. Conserva la referencia de la transacción, el importe, la moneda, la fecha y la asignación a la reserva o liquidación en los registros de pago del hotel.

Por ejemplo, unos ingresos por reservas de 180 EUR y 220 EUR, menos un ajuste de 25 EUR, dejan un importe pendiente de cobro de 375 EUR. Conserva la documentación que justifica el ajuste.

No añadas al importe aprobado cargos de minibar, aparcamiento, depósitos ni recargos del terminal. Determina qué cargos cubre Agoda y cuáles debe abonar el huésped por separado. Aumentar el importe indebidamente puede provocar un rechazo o un cobro excesivo.

Antes de repetir un intento cuyo resultado no esté claro, consulta el historial del procesador. Si otro turno ya realizó el cobro, actualiza el registro del hotel. Si hay una autorización pendiente, resuélvela siguiendo las instrucciones del proveedor antes de iniciar una segunda transacción.

¿Se ha rechazado la tarjeta virtual de Agoda? Qué comprobar

El importe o los datos de la tarjeta no coinciden

Compara el importe del intento de cobro con el último importe aprobado y, después, comprueba el número de tarjeta, la caducidad, el código de seguridad y la moneda dentro del proceso de pago seguro. Una reserva acortada o cancelada puede tener instrucciones de pago diferentes de las de su confirmación original.

Corrige la discrepancia detectada antes de volver a intentarlo. No sigas reduciendo el importe hasta que se acepte un pago. Si se agota el tiempo de espera o el resultado no está claro, comprueba primero la transacción real en el procesador.

La tarjeta no está disponible, ha caducado o está bloqueada

Vuelve a comprobar la fecha permitida para el cargo y la validez de la tarjeta. Si la UPC estándar muestra Infracción de seguridad tras varios intentos fallidos, detente; Agoda especifica que debes esperar una hora antes de volver a intentarlo. Aprovecha ese intervalo para identificar el error.

Si una UPC on ePass ha caducado, comprueba que siga sin cobrarse y que cumpla los requisitos de reemisión. Si la tarjeta está bloqueada o faltan los datos de la liquidación, contacta con Agoda e indica el ID de la reserva o liquidación, el importe del intento de cobro, la hora y el error exacto. No apliques los plazos de carga de fondos de una e-Card física a un problema con una tarjeta virtual.

El terminal rechaza la transacción

Pide al proveedor de pagos que confirme la aceptación de la tarjeta, la configuración del hotel como comercio de alojamiento y el procedimiento de procesamiento admitido. El proceso de cobro con tarjetas de Agoda no admite transacciones con 3-D Secure. Solicita al proveedor que resuelva cualquier problema de compatibilidad sin desactivar las protecciones de toda la cuenta.

Informa al proveedor de cualquier cambio de terminal o de cuenta de comercio. Comparte la referencia del rechazo y nunca inventes datos de autenticación para forzar la aprobación.

Solo se ha cobrado parte del importe

Identifica el método de pago antes de actuar. La UPC estándar y UPC on ePass tienen procedimientos distintos para recuperar importes pendientes, por lo que "cobrar el resto" no es una instrucción válida para todos los casos.

Para UPC on ePass, un cobro parcial requiere seguir el proceso de recarga de Agoda. Comprueba el estado de la transacción y de la liquidación y, después, utiliza el canal de consultas sobre pagos con el ID de la liquidación. No des por hecho que puedes volver a realizar un cargo en la misma tarjeta de un solo uso ni que anular una autorización restablece los fondos de inmediato.

Cómo conciliar los pagos con tarjetas virtuales de Agoda

Vincula cada transacción completada con una UPC estándar al ID de su reserva. Para UPC on ePass, vincula la transacción al ID de la liquidación y, después, distribuye el importe según las reservas y los ajustes incluidos. Un justificante del lote no sustituye ese desglose.

Compara el importe que debe abonar Agoda, el cobro completado y el abono bancario. Registra las comisiones del procesador y las diferencias de fechas por separado de los ingresos por habitaciones.

Contrasta cualquier reserva modificada o cancelada con su confirmación más reciente y su situación de pago. Si el importe ya se había cobrado antes del cambio, conserva tanto la transacción original como la corrección confirmada. No elimines el pago anterior ni reembolses al huésped dos veces por vías distintas.

Utiliza Informes y Análisis del hotel para revisar las cifras de reservas e ingresos registradas por el hotel junto con los justificantes de pago. Mantén asignados los casos pendientes de cobro e indica la siguiente acción, especialmente cuando se acerque una fecha de caducidad o el plazo para reclamar el pago.

El seguimiento de los cobros se complica cuando Recepción dispone de la reserva y Finanzas tiene una referencia de liquidación sin vincular. Smart Order incorpora las reservas de Agoda al espacio de gestión de reservas de Recepción y vincula los registros de pago del hotel con la estancia. El personal puede guardar las referencias de transacciones externas y consultar el saldo verificado sin considerar que la aprobación de una liquidación en el Portal demuestra su recepción en el banco.

Preguntas frecuentes

¿Hay comisiones por realizar cargos en una tarjeta virtual de Agoda?

El alojamiento asume las comisiones de transacción del cobro con UPC estándar. Confirma los cargos con tu proveedor de pagos y consulta tu acuerdo; no des por hecho que existe un porcentaje universal ni añadas comisiones al importe aprobado de la tarjeta.

¿Puedo realizar un cargo parcial?

Comprueba primero el método. La UPC estándar dispone de un procedimiento de cobro parcial, mientras que UPC on ePass exige un único cargo por el importe íntegro y una solicitud de recarga si se ha realizado un cobro parcial. Confirma los resultados de las transacciones existentes antes de realizar otro cobro.

¿Qué debo hacer con una tarjeta virtual caducada?

Si una UPC on ePass no se ha cobrado, revisa si cumple los requisitos de reemisión una vez transcurrido el periodo de espera. Para otros problemas de tarjetas caducadas o de plazos para reclamar ingresos, contacta cuanto antes con Agoda e indica la referencia de la reserva o liquidación.

¿Cómo deben gestionarse las cancelaciones y los reembolsos?

Utiliza el último importe confirmado que deba abonarse y el proceso de corrección autorizado para ese método de pago. Conserva las referencias del cobro original y del reembolso o ajuste. No apliques los procedimientos de la e-Card física ni envíes un reembolso independiente al huésped sin comprobar quién realizó el cobro.