¿La reserva de Traveloka no aparece en su PMS? Lista de verificación para hoteles

Si una reserva de Traveloka no aparece en su PMS, no pida al huésped que vuelva a reservar ni cancele la reserva de Traveloka. Primero, confirme si la reserva está activa en TERA. Si lo está, trátela como una reserva real mientras su equipo revisa el PMS y protege la habitación.

El orden más seguro es sencillo: confirme la reserva, busque en el PMS, proteja el inventario, compruebe la conexión de la habitación y envíe una única solicitud de recuperación.

1. Confirmar la reserva en Traveloka TERA

Inicie sesión en TERA y asegúrese de estar consultando la propiedad correcta. Busque la reserva y verifique:

• ID de reserva de Traveloka
• Nombre del huésped
• Fechas de entrada y salida
• Estado de la reserva
• Tipo de habitación y ocupación
• Plan de tarifas y precio total
• Instrucciones de pago
• Estado de la última modificación o cancelación

TERA es el sistema para socios de Traveloka que permite supervisar reservas, entradas, solicitudes de huéspedes, estados de pago, tarifas y disponibilidad. Su página de inicio actual también muestra un Resumen de Reservas, aunque los nombres exactos de los menús pueden variar según la cuenta o la región.

Si la reserva no está en TERA, vuelva a comprobar la propiedad y el ID de reserva antes de contactar con el soporte para socios de Traveloka. No cree una reserva de hotel basándose únicamente en una captura de pantalla del huésped.

Si TERA muestra la reserva como confirmada, registre los detalles y continúe con los siguientes pasos.

2. Buscar en todo el PMS

Una reserva puede existir en el PMS sin aparecer en la lista de llegadas de hoy. Utilice la búsqueda global de reservas y pruebe más de un campo:

• ID de reserva de Traveloka
• Apellido del huésped
• Fechas de llegada y salida
• Fecha de creación de la reserva
• Correo electrónico o número de teléfono del huésped, si están disponibles

Amplíe el intervalo de fechas e incluya todos los estados. Revise las reservas confirmadas, pendientes, sin asignar, modificadas, canceladas, archivadas y duplicadas. Si su grupo gestiona varias propiedades, confirme que está buscando en la propiedad correcta.

Compruebe también si cambiaron las fechas de estancia. Una reserva modificada puede haber quedado fuera del intervalo de llegada original.

Si encuentra un registro existente, no cree otro. Compárelo con TERA y corrija los detalles operativos mediante el procedimiento habitual de su hotel.

3. Proteger la habitación una vez

Si TERA confirma la reserva, pero el PMS todavía no tiene ningún registro, proteja al huésped frente a una sobreventa, especialmente si llega el mismo día o queda una sola habitación disponible.

El channel manager hotel de Smart Order ayuda a mantener las reservas de los canales y la disponibilidad de las habitaciones en un único flujo de trabajo operativo.

Utilice un único método aprobado. Aplique una retención temporal al inventario de la habitación correcta o cree una reserva manual claramente etiquetada si el procedimiento de su hotel lo requiere.

Añada el ID de reserva de Traveloka y una nota como «registro temporal: pendiente de recuperación del canal». Copie cuidadosamente la habitación, las fechas, la ocupación, la tarifa y las instrucciones de pago. Evite almacenar datos de pago fuera de su proceso aprobado.

No bloquee por separado la misma habitación en varios sistemas. No envíe al huésped una segunda confirmación ni otra solicitud de pago. Asigne a un miembro del personal la tarea de eliminar o conciliar el registro temporal cuando aparezca la reserva conectada.

4. Comprobar la conexión de la habitación de Traveloka

Compare el tipo de habitación que aparece en TERA con el tipo de habitación del PMS que debería recibir la reserva. Compruebe si la habitación de Traveloka está conectada al inventario físico correcto y si se ha renombrado, sustituido, copiado o desactivado recientemente. Revise también cualquier cambio reciente en la conexión, las advertencias visibles y la última reserva de Traveloka recibida correctamente para esta habitación.

Que los nombres de las habitaciones sean similares no demuestra que la conexión sea correcta. Por ejemplo, «Deluxe King» y «Deluxe Room» pueden representar inventarios diferentes en ambos sistemas.

No vuelva a conectar todas las habitaciones ni cambie varias asignaciones de habitaciones solo para forzar el envío de una reserva. Un cambio generalizado puede enviar futuras reservas al tipo de habitación equivocado. Si no está clara la conexión correcta, tome capturas de pantalla y pida a su proveedor de PMS o channel manager que la verifique.

5. Solicitar una única recuperación

Si la reserva está confirmada en TERA, no aparece en ninguna parte del PMS y la conexión de la habitación parece correcta, contacte con el proveedor responsable de enviar las reservas de Traveloka a su PMS. Según su configuración, puede tratarse de la empresa de su PMS o del proveedor del channel manager.

Envíe una única solicitud completa que incluya:

• Nombre e ID de la propiedad
• ID de reserva de Traveloka
• Nombre del huésped y fechas de estancia
• Estado de la reserva y hora de la última actualización en TERA
• Nombres de la habitación y del plan de tarifas en Traveloka
• Tipo de habitación esperado en el PMS
• Capturas de pantalla de TERA y de la búsqueda en el PMS
• Cualquier advertencia visible sobre la conexión
• La medida temporal ya aplicada al inventario

Describa claramente el problema operativo: «Esta reserva confirmada de Traveloka aparece en TERA, pero no se encuentra en nuestro PMS. Recupérela una sola vez y confirme cuándo debemos conciliar la retención temporal».

No envíe varias solicitudes de recuperación ni pida repetidamente a distintos equipos que restauren la misma reserva. Varios intentos aumentan el riesgo de crear reservas duplicadas y reducir dos veces el inventario.

Cuando el soporte complete la recuperación, compruebe que solo exista una reserva conectada en el PMS, que sus datos coincidan con TERA y que la disponibilidad se haya reducido una sola vez. Concilie la retención temporal o el registro manual y, después, confirme que las modificaciones o cancelaciones posteriores lleguen a la misma reserva del PMS.

6. Cuándo escalar el problema inmediatamente

Trate el problema como urgente cuando el huésped llegue hoy, quede una sola habitación, las instrucciones de pago no estén claras, falten varias reservas de Traveloka o sigan apareciendo más reservas ausentes.

La recepción o el equipo de reservas debe seguir protegiendo al huésped y el inventario. Deje que el equipo de soporte del PMS o del channel manager investigue la conexión. Así, el hotel puede seguir funcionando y evitar cambios técnicos arriesgados durante una incidencia con una reserva activa.

¿Debe el hotel crear una reserva manual?

Solo si es necesario proteger inmediatamente la reserva confirmada y su hotel dispone de un procedimiento aprobado. Etiquete claramente el registro y asigne a alguien la tarea de conciliarlo después de la recuperación.

¿Debe pedirse al huésped que vuelva a reservar?

No. Si TERA muestra una reserva confirmada, pedir al huésped que vuelva a reservar puede generar un segundo cargo o una estancia duplicada.

¿Con quién debe contactar el hotel?

Si la reserva existe en TERA, pero no en el PMS conectado, contacte con el proveedor del PMS o del channel manager responsable de entregar las reservas. Si no existe en TERA, contacte con el soporte para socios de Traveloka.

¿Cómo se sabe que el problema está resuelto?

El PMS contiene una única reserva conectada que coincide con TERA, el inventario ha cambiado una sola vez, cualquier retención temporal está conciliada y los cambios posteriores de la reserva llegan al mismo registro.

Una reserva de Traveloka ausente no queda resuelta al encontrar una explicación técnica. Se resuelve cuando el huésped confirmado está protegido, la habitación está controlada y queda una única reserva correcta en el PMS.