1. Confirmez la réservation dans le bon établissement du portail partenaire Agoda.
2. Organisez le séjour du client à partir des détails de la réservation confirmée.
3. Protégez la chambre une seule fois si le PMS l'affiche toujours comme disponible.
4. Vérifiez le type de chambre prévu, le plan tarifaire et tout avertissement de connexion visible.
5. Demandez au fournisseur responsable de récupérer la réservation d'origine une seule fois.
Lorsqu'une réservation Agoda n'est pas reçue par votre PMS, commencez par le client et la chambre, puis examinez la connexion technique. Si le Portail partenaire Agoda affiche la réservation comme confirmée, considérez le séjour comme actif pendant que votre équipe vérifie le PMS.
Ne demandez pas au client de réserver à nouveau, n'annulez pas la réservation Agoda et ne laissez pas plusieurs personnes créer des enregistrements de remplacement. Suivez dans l'ordre les cinq vérifications hôtelières ci-dessous.
1. Confirmez la réservation dans le portail partenaire Agoda
Connectez-vous au Portail partenaire Agoda, sélectionnez le bon établissement dans Annonces, et ouvrez Réservations > Réservations. Effectuez une recherche avec l'ID de réservation Agoda. Si nécessaire, élargissez la plage de dates et recherchez également par nom du client, date d'arrivée, date de départ et date de réservation.
Ouvrez la réservation et confirmez :
- L'établissement, l'ID de réservation Agoda et le statut actuel
- Les dates d'arrivée et de départ, le type de chambre, le plan tarifaire et l'occupation
- Le prix final, les instructions de paiement, les conditions d'annulation et l'option de repas
- La dernière modification et toute demande importante du client
Vérifiez également l'e-mail de réservation enregistré de l'établissement pour retrouver le bon de réservation. Les intitulés des menus peuvent changer ; utilisez donc la recherche de réservations visible dans votre compte si votre écran diffère légèrement.
Si vous ne trouvez pas la réservation, revérifiez l'établissement et les dates. Ne créez pas de réservation à partir d'une simple capture d'écran du client. Si le portail partenaire la confirme, consignez les détails et poursuivez.
2. Organisez le séjour du client
Une réservation confirmée nécessite un plan opérationnel même si l'enregistrement PMS est absent. Vérifiez si l'arrivée est prévue aujourd'hui, s'il s'agit de la dernière chambre disponible et si les services d'étage ou la réception ont besoin d'instructions immédiates.
Utilisez les détails confirmés dans le portail partenaire pour préparer la bonne chambre et respecter l'occupation réservée, l'option de repas, les conditions d'annulation et le mode de paiement. Ne demandez pas au client de payer à nouveau si la réservation indique qu'Agoda a déjà encaissé le paiement. Conservez les informations de paiement dans le système sécurisé approuvé, et non dans des notes ou messages ordinaires.
Recherchez dans l'ensemble du PMS avant de créer quoi que ce soit. Utilisez l'ID de réservation Agoda, le nom de famille du client, les dates d'arrivée et de départ et la date de réservation. Incluez les enregistrements confirmés, en attente, non assignés, modifiés, annulés, archivés et en double. Si vous gérez plusieurs établissements, vérifiez que la réservation n'a pas été enregistrée sous un autre hôtel.
Si un enregistrement incomplet contient déjà le même ID de réservation Agoda, conservez-le et contactez le support. Un deuxième enregistrement pourrait réduire l'inventaire deux fois ou envoyer des messages contradictoires au client.
3. Protégez la chambre une seule fois
Si la réservation est confirmée mais que le PMS affiche toujours la chambre à la vente, protégez l'inventaire avant de poursuivre, surtout pour une arrivée le jour même ou une date presque complète.
Utilisez une seule méthode approuvée : placez un blocage temporaire documenté sur la bonne chambre, ou créez une seule réservation manuelle clairement identifiée dans le PMS si la politique de l'hôtel l'exige. Copiez exactement les dates de séjour, la chambre, le plan tarifaire, l'occupation, le prix, les instructions de paiement et les conditions d'annulation. Ajoutez l'ID de réservation Agoda et marquez l'enregistrement pour réconciliation.
Ne bloquez pas la même chambre séparément dans Agoda, le gestionnaire de canaux et le PMS. Désignez un membre du personnel pour supprimer ou fusionner le contrôle temporaire lorsque la réservation connectée apparaît.
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4. Vérifiez la connexion de la chambre et du plan tarifaire
Une réservation Agoda connectée passe normalement par la connexion de canal de l'établissement pour arriver dans le PMS. Le personnel de l'hôtel n'a pas besoin de déterminer comment les systèmes échangent le message.
Comparez plutôt le type de chambre Agoda réservé avec la chambre du PMS qui doit le recevoir. Comparez ensuite le plan tarifaire à l'aide des champs qui influencent le séjour : option de repas, conditions d'annulation, occupation, mode de paiement et prix final.
Recherchez les changements opérationnels récents. Une chambre ou un plan tarifaire peut avoir été renommé, copié, remplacé, désactivé ou connecté à un autre produit du PMS. Des noms similaires ne prouvent pas que les bons produits sont liés.
Vérifiez tout avertissement visible dans le PMS ou le gestionnaire de canaux. Ne modifiez pas plusieurs connexions pour forcer le passage d'une réservation ; un changement global peut affecter les futures réservations et l'inventaire.
5. Demandez une seule récupération
Ouvrez un seul dossier auprès de l'équipe responsable de l'étape manquante. Si la réservation est absente du portail partenaire Agoda après vérification de l'établissement et des critères de recherche, utilisez Besoin d'aide dans le portail partenaire. Si Agoda confirme la réservation mais qu'elle est absente du PMS, contactez d'abord le fournisseur du gestionnaire de canaux ou du PMS.
Fournissez un dossier complet unique :
- Nom de l'établissement, ID de réservation Agoda, nom du client et dates de séjour
- Statut dans le portail partenaire et heure de la dernière mise à jour de la réservation, avec le fuseau horaire
- Noms de la chambre et du plan tarifaire Agoda et produits du PMS auxquels ils doivent correspondre
- Captures d'écran de la réservation confirmée, des recherches dans le PMS et de tout avertissement visible
- Tout blocage temporaire de chambre ou enregistrement manuel déjà créé
Demandez si la réservation d'origine peut être récupérée en toute sécurité ou si l'hôtel doit conserver l'enregistrement manuel temporaire. Laissez un seul fournisseur effectuer une seule action de récupération. Ne demandez pas à plusieurs équipes de renvoyer ou de recréer la réservation en même temps.
6. Vérifiez la résolution avant de clore le dossier
Lorsque la réservation apparaît, comparez-la avec le portail partenaire Agoda. Confirmez qu'il n'existe qu'une seule réservation PMS utilisable et que l'ID de réservation Agoda, le client, les dates, la chambre, le plan tarifaire, l'occupation, le prix, les instructions de paiement et le statut sont corrects.
Vérifiez que la disponibilité a diminué une seule fois. Réconciliez le blocage temporaire ou l'enregistrement manuel sans perdre les attributions de chambre, les acomptes, les notes ou les tâches de réception. L'incident n'est clos que lorsqu'une modification ou une annulation ultérieure peut mettre à jour la même réservation PMS.
La réception doit-elle créer immédiatement une réservation Agoda manuelle ?
Non. Confirmez la réservation, recherchez dans l'ensemble du PMS et protégez d'abord l'inventaire. Créez un enregistrement manuel uniquement lorsque le séjour est confirmé, que le client ou la chambre est exposé à un risque immédiat et que la politique de l'hôtel le permet.
Une réservation Agoda manquante peut-elle causer une suroccupation ?
Oui. Agoda peut afficher la chambre comme vendue alors que le PMS et les autres canaux connectés affichent toujours une disponibilité. Utilisez une seule méthode de protection temporaire et réconciliez-la après la récupération.
Pourquoi la réservation peut-elle être absente uniquement de la liste des arrivées ?
Elle peut se trouver sous une autre date, un autre établissement, un autre statut, une autre attribution de chambre, un autre filtre de source ou un autre périmètre d'autorisation. Recherchez dans l'ensemble du PMS avant d'ouvrir un autre dossier.
Qu'est-ce qui prouve que le problème est résolu ?
Une seule réservation PMS correspond au portail partenaire, la disponibilité a changé une seule fois, les contrôles temporaires sont réconciliés et les futures modifications restent rattachées à la même réservation.
Informations pour le support technique
Le support technique peut avoir besoin de vérifier l'API de requête ou la couverture de récupération, l'ID du message et la réponse de livraison, ainsi que tout enregistrement rejeté ou placé dans une file de quarantaine. Le personnel de l'hôtel doit uniquement fournir l'ID de réservation Agoda, les heures de réservation et de séjour avec le fuseau horaire, les noms de la chambre et du plan tarifaire, des captures d'écran et le texte exact de l'erreur visible ; le fournisseur doit interpréter les enregistrements d'intégration et choisir la méthode de récupération.
