1. Un relevé commercial, une compensation de commission et une facture fournisseur à valeur fiscale ne constituent pas automatiquement un seul et même document.
2. Rattachez la rémunération d'Agoda à la réservation et au contrat correspondants avant de vérifier le total de la période.
3. Un remboursement au client ne prouve pas, à lui seul, que la commission d'Agoda ou le montant de taxe associé a été annulé.
L'audit d'une facture de commission Agoda doit commencer avant que le service comptable ne comptabilise une facture ou ne programme un paiement. Quel document l'hôtel a-t-il réellement reçu, quelle période couvre-t-il et les frais ont-ils déjà été déduits ailleurs ?
L'expression « facture de commission » est souvent employée au sens large, mais l'audit exige de connaître l'intitulé exact du document. Agoda peut fournir un relevé commercial ou des relevés de rémunération par réservation. Ces pièces étayent l'audit, mais ne doivent pas être requalifiées en factures fournisseur à valeur fiscale sans vérification.
Identifiez le document, l'entité et la période
Consignez l'établissement, l'entité juridique concernée, l'intitulé ou la référence du document, la devise, la date d'émission, les dates de couverture et le critère retenu pour inclure les réservations. Vérifiez s'il s'agit d'un relevé, d'une facture, d'un ajustement ou d'un document fiscal.
Pour les relevés commerciaux Agoda, les réservations incluses sont sélectionnées selon leur date d'arrivée, qui ne correspond pas nécessairement au mois de comptabilisation du chiffre d'affaires de l'hôtel ni au mois du versement bancaire. Respectez la période indiquée pour sélectionner la liste de comparaison. Les corrections ultérieures liées aux annulations ou aux non-présentations peuvent apparaître lors d'un cycle suivant.
Les relevés commerciaux sont envoyés aux contacts de l'établissement et ne sont pas conservés dans le portail partenaires. Conservez l'e-mail d'origine destiné à la comptabilité et sa pièce jointe ; si le document manque, demandez un duplicata par le canal d'assistance Agoda approuvé. Ne téléchargez pas une facture marketing sans rapport pour combler ce manque.
Vérifiez si le montant a déjà été compensé
Dans le modèle de compensation Property Collect d'Agoda, le client paie l'hôtel et la rémunération d'Agoda est déduite des sommes dues à l'établissement au titre des réservations prépayées. Il ne s'agit pas d'un processus classique de règlement séparé d'une facture.
Un relevé commercial ne constitue donc pas, à lui seul, une instruction de verser à nouveau la commission indiquée. Retrouvez la déduction déjà effectuée ou l'instruction de règlement approuvée avant de programmer tout paiement.
Distinguez cet audit de l'analyse d'un versement bancaire. Il s'agit ici de vérifier que les pièces justifiant la commission sont complètes et exactes, et non d'expliquer pourquoi un versement diffère du montant total payé par le client.
Lorsque la liste du service comptable et l'historique des réservations divergent, utilisez les outils de business intelligence hôtel et d'export pour identifier la source de la réservation, le séjour et les montants enregistrés. Smart Order intègre ces données opérationnelles à la vérification afin que les équipes puissent retrouver le séjour correspondant à chaque ligne de commission. Le contrat Agoda et le document source restent toutefois les références pour établir les frais réels du canal.
Retrouvez le séjour correspondant à chaque ligne de commission
Vérifiez la source de la réservation et les montants enregistrés avant de comptabiliser des frais de distribution, de contester un écart ou de payer un montant déjà réglé par compensation.
Vérifiez la commission Agoda pour chaque réservation
Partez du contrat effectivement conclu par l'établissement, et non d'un taux repris d'un autre hôtel. La rémunération peut correspondre à un pourcentage d'un montant de vente de référence ou à une majoration du tarif renseigné. Ces deux méthodes de calcul ne sont pas interchangeables.
Dans le portail partenaires Agoda, accédez à Finances, puis à Rémunération contractuelle pour consulter les détails du contrat. Pour Agoda Collect, ouvrez Réservations, puis la liste des réservations, sélectionnez la réservation et accédez à Paiement et tarification, puis à Détail du prix. Pour Property Collect, utilisez Finances, puis Toutes les transactions et rapprochez la référence de l'identifiant de réservation. Les intitulés des menus peuvent varier selon le compte.
Suivez cette procédure d'audit sans modifier les documents originaux :
- Vérifiez l'identité de la réservation. Contrôlez l'établissement, la référence de réservation Agoda, les dates, la devise et le modèle d'encaissement. Le seul nom de famille du client ne suffit pas.
- Confirmez le contrat applicable. Vérifiez la méthode de rémunération et tout programme approuvé ayant une incidence sur la réservation. Ne supposez pas que le pourcentage standard actuel explique une transaction plus ancienne.
- Contrôlez la base de calcul. Identifiez le montant auquel s'applique le pourcentage ou la majoration, ainsi que le traitement contractuel des taxes et des frais.
- Examinez l'issue de la réservation. Comparez le séjour effectué, la modification, l'annulation, la non-présentation ou l'exonération de frais avec la rémunération correspondante justifiée par les pièces disponibles.
- Retrouvez les corrections associées. Rattachez chaque ajustement à sa ligne d'origine et à la période dans laquelle il apparaît. Distinguez les corrections confirmées de celles qui sont attendues.
- Vérifiez l'exhaustivité dans les deux sens. Rapprochez chaque ligne du document d'une réservation, puis contrôlez les réservations concernées pour repérer d'éventuels frais ou corrections omis.
Additionnez ensuite seulement les lignes justifiées, devise par devise. Un total peut sembler correct alors qu'une réservation manque et qu'une autre apparaît deux fois.
Distinguez le remboursement au client de la correction de commission
Prenons une réservation fictive dont la base soumise à commission convenue est de 400 USD, avec une rémunération de 15 %, soit 60 USD. Ces chiffres illustrent un contrat prévoyant une rémunération en pourcentage ; ils ne représentent pas le taux général d'Agoda.
Supposons que la réservation soit ensuite corrigée et qu'Agoda confirme une base soumise à commission révisée à 300 USD, au même pourcentage. La rémunération justifiée devient alors de 45 USD. Si les 60 USD initiaux ont déjà été enregistrés, une réduction confirmée de 15 USD explique l'écart.
Un remboursement de 100 USD au client ne suffit pas à établir ce résultat. Vérifiez d'abord que le remboursement a modifié le montant soumis à commission selon le contrat et que la correction a été acceptée. Un remboursement à titre commercial, une annulation partielle et une exonération de frais peuvent avoir des conséquences différentes.
Si la correction de 15 USD est attendue mais n'apparaît pas encore, consignez un ajustement en attente clairement identifié plutôt que de créer un avoir sans justificatif. Lorsqu'elle figure dans un document ou un relevé comptable ultérieur, rapprochez-la de la réservation d'origine et soldez une seule fois l'élément en attente.
Consultez l'historique des réservations de la Réception pour vérifier l'accord effectivement conclu avec le client, et le relevé des paiements de l'hôtel pour tout remboursement effectué par l'hôtel. Le remboursement au client, l'ajustement de la rémunération d'Agoda et le règlement bancaire restent des opérations distinctes, même lorsqu'ils concernent le même séjour.
Vérifiez les justificatifs fiscaux sans considérer le relevé comme une réponse suffisante
La fiscalité du fournisseur nécessite un contrôle distinct
Vérifiez si une taxe du fournisseur est mentionnée, qui a émis le document, les coordonnées du destinataire, les informations d'immatriculation pertinentes, le montant imposable, la devise et, le cas échéant, la référence du justificatif de correction.
Ne déduisez pas de l'absence de ligne de taxe sur un relevé qu'aucune taxe n'est due, qu'une exonération s'applique ou qu'un crédit est récupérable. Demandez au comptable de l'hôtel de déterminer le traitement et les justificatifs requis pour l'entité et le lieu concernés, y compris toute taxe que l'hôtel doit calculer lui-même ou retenir puis reverser.
Si le document ne constitue pas un justificatif valable pour l'écriture fiscale envisagée, signalez la pièce manquante et demandez les précisions appropriées. Ne modifiez pas la pièce jointe d'Agoda et ne créez pas de facture fournisseur en son nom.
La facture d'hébergement du client constitue un autre document
La facture du client de l'hôtel concerne l'hébergement ; le relevé de rémunération d'Agoda concerne les services de distribution. Un versement net après commission ne correspond pas automatiquement à la valeur de l'hébergement facturé au client.
Utilisez le montant de vente applicable au client et suivez la procédure documentaire exigée localement. Ne remettez pas au client le dossier confidentiel des coûts fournisseurs de l'hôtel en remplacement de sa facture d'hébergement.
Un ajustement peut nécessiter son propre examen fiscal
Une correction de commission ne régularise pas automatiquement toutes les écritures fiscales associées. Reliez le document d'origine à la correction acceptée, puis laissez le service comptable appliquer la période et le traitement appropriés.
Conservez les justificatifs antérieurs et expliquez la modification ultérieure. N'antidatez pas un document fournisseur pour forcer le rapprochement d'une période déjà clôturée.
Validez un montant justifié et une liste explicite des anomalies
Approuvez l'ensemble des réservations rapprochées et les montants correspondants, tout en répertoriant séparément les documents manquants, les réservations incorrectes, les bases de calcul inexpliquées, les ajustements en attente et les justificatifs fiscaux restant à clarifier.
Pour un écart relevant d'Agoda, fournissez les identifiants de l'établissement et de la réservation, la référence et la période du document, la base contractuelle, les montants attendus et enregistrés, la devise ainsi que les justificatifs de modification ou d'ajustement. Expliquez précisément la ligne contestée plutôt que de demander à l'assistance d'interpréter l'ensemble du grand livre de l'hôtel.
Avant de payer ou de solder un compte, vérifiez ce qui a déjà été compensé ou réglé. Avant d'appliquer un traitement fiscal, vérifiez le document et les exigences locales. L'audit est terminé lorsque chaque montant est rattaché à une source et que chaque anomalie restante a un responsable désigné, et non lorsque tous les fichiers ont été renommés « facture ».
