1. Confirmez la réservation dans le bon établissement Trip.com eBooking.
2. Recherchez dans l'ensemble du Système de Gestion Hôtelière par numéro de réservation, nom du client et dates de séjour.
3. Protégez la chambre une seule fois si la réservation est confirmée et que l'inventaire est menacé.
4. Vérifiez les avertissements visibles concernant la connexion des chambres sans modifier les mappages actifs.
5. Demandez à l'équipe d'assistance responsable de récupérer la réservation une seule fois.
Lorsqu'une réservation Trip.com n'apparaît pas dans votre Système de Gestion Hôtelière, concentrez-vous d'abord sur le client et la chambre. Si Trip.com eBooking indique que la réservation est confirmée, considérez-la comme active pendant que votre équipe vérifie le Système de Gestion Hôtelière.
Ne demandez pas au client de réserver à nouveau, n'annulez pas la commande Trip.com et ne demandez pas à plusieurs équipes de la récupérer simultanément. La procédure la plus sûre consiste à confirmer la réservation, à effectuer une recherche dans le Système de Gestion Hôtelière, à protéger l'inventaire, à vérifier la connexion de la chambre et à envoyer une seule demande d'assistance complète.
1. Confirmez la réservation dans Trip.com eBooking
Connectez-vous à eBooking et vérifiez que vous avez sélectionné le bon établissement. Recherchez dans la zone des réservations ou des commandes à l'aide du numéro de réservation Trip.com. Si nécessaire, recherchez également par nom du client, date de réservation et dates de séjour.
Ouvrez la réservation et confirmez :
- Statut actuel de la réservation
- Dates d'arrivée et de départ
- Type de chambre, plan tarifaire et occupation
- Prix total et instructions de paiement
- Dernier statut de modification ou d'annulation
- Demandes spéciales ayant une incidence sur le séjour
Trip.com présente eBooking comme le système destiné aux partenaires d'hébergement pour gérer les réservations à venir, les tarifs, la disponibilité et les informations sur l'établissement. Les noms des menus peuvent varier selon le compte ou le marché ; utilisez donc la zone de gestion des réservations affichée dans le compte de votre établissement.
Si la réservation ne figure pas dans eBooking, revérifiez l'établissement et le numéro de réservation. Ne créez pas de réservation dans le Système de Gestion Hôtelière en vous fondant uniquement sur une capture d'écran du client ou un e-mail transféré. Si elle est confirmée dans eBooking, consignez les informations et poursuivez.
2. Recherchez dans l'ensemble du Système de Gestion Hôtelière
Ne vous fiez pas uniquement à l'écran des arrivées du jour. Utilisez la recherche globale des réservations du Système de Gestion Hôtelière avec le numéro de réservation Trip.com, le nom de famille du client, les dates d'arrivée et de départ ainsi que la date de réservation.
Élargissez la plage de dates et incluez tous les statuts. Vérifiez les enregistrements confirmés, en attente, non attribués, modifiés, annulés, archivés et en double. Si votre compte gère plusieurs établissements, recherchez dans le bon établissement, puis vérifiez si la réservation a été placée par erreur sous un autre établissement.
Examinez également les filtres de source, de chambre, de statut et d'autorisation utilisateur. Un séjour modifié peut être sorti de la fenêtre d'arrivée initiale, tandis qu'une réservation annulée peut ne subsister que dans l'historique des réservations.
Si vous trouvez le numéro Trip.com sur un enregistrement incomplet du Système de Gestion Hôtelière, conservez cet enregistrement. Ne créez pas une deuxième réservation pendant que l'assistance vérifie celle qui existe déjà.
3. Protégez une seule fois la chambre et le client
Si eBooking confirme la réservation, mais que le Système de Gestion Hôtelière ne contient aucun enregistrement, vérifiez si la chambre réservée est toujours disponible. Agissez immédiatement en cas d'arrivée le jour même, de dernière chambre disponible ou de date presque complète.
Lorsqu'une réservation OTA confirmée est manquante, le risque opérationnel est que le Système de Gestion Hôtelière indique toujours la chambre comme disponible à la vente. Un channel manager hôtel peut regrouper les réservations connectées et la disponibilité des chambres dans le même flux de travail hôtelier.
Regroupez les réservations des canaux et la disponibilité
Gérez les réservations connectées et l'inventaire des chambres depuis un seul flux de travail Smart Order, avec une formule gratuite pour commencer.
Utilisez une seule méthode de protection approuvée :
- Placez une seule retenue temporaire documentée sur l'inventaire de la bonne chambre ; ou
- Créez une seule réservation manuelle clairement identifiée dans le Système de Gestion Hôtelière si la procédure de votre hôtel l'exige.
Ajoutez le numéro de réservation Trip.com et une note telle que « enregistrement temporaire — en attente de récupération depuis le canal ». Recopiez soigneusement les dates, la chambre, l'occupation, le prix, les instructions de paiement et les conditions d'annulation. Ne copiez pas les coordonnées complètes de la carte, les codes de sécurité, les mots de passe ou les codes de vérification dans des notes ordinaires.
Ne réduisez pas séparément le même inventaire dans eBooking, le Gestionnaire de canaux et le Système de Gestion Hôtelière. Chargez un membre du personnel de supprimer ou de rapprocher l'enregistrement temporaire après la récupération.
4. Vérifiez les avertissements visibles concernant la connexion des chambres
Une réservation confirmée passe normalement de Trip.com au Système de Gestion Hôtelière par l'intermédiaire de la connexion de canal de l'hôtel ; le personnel de la réception n'a pas besoin de diagnostiquer chaque transfert technique.
Ouvrez la zone de connexion Trip.com dans votre Système de Gestion Hôtelière ou votre Gestionnaire de canaux. Recherchez les informations visibles par le personnel de l'hôtel, telles qu'une connexion inactive, un avertissement d'autorisation, une chambre ou un plan tarifaire non connecté, ou une erreur de réservation récente.
Comparez la chambre affichée dans eBooking avec le type de chambre du Système de Gestion Hôtelière qui devrait la recevoir. Vérifiez si la chambre ou le plan tarifaire a récemment été renommé, copié, remplacé, désactivé ou reconnecté. Des noms similaires ne prouvent pas que deux types de chambres partagent le même inventaire.
Prenez une capture d'écran et notez l'heure ainsi que le fuseau horaire. Ne reconnectez pas toutes les chambres et ne modifiez pas une attribution de chambre active uniquement pour forcer le transfert d'une réservation. Une modification générale peut affecter les réservations futures et la disponibilité.
5. Contactez la bonne équipe d'assistance et récupérez la réservation une seule fois
Utilisez le dernier endroit où la réservation est visible pour choisir le prochain interlocuteur. Si la réservation est absente d'eBooking après vérification de l'établissement et du numéro, contactez l'assistance hôtelière de Trip.com via eBooking. Si elle est confirmée dans eBooking, mais absente du Système de Gestion Hôtelière ou du Gestionnaire de canaux connecté, contactez le fournisseur de ce logiciel. Si le Gestionnaire de canaux peut la voir, mais pas le Système de Gestion Hôtelière, contactez le fournisseur du Système de Gestion Hôtelière.
Ouvrez un seul dossier d'assistance et confiez-le à un seul responsable. Demandez au fournisseur de confirmer l'action de récupération sûre pour votre connexion et de l'exécuter une seule fois. Ne demandez pas à Trip.com, au Gestionnaire de canaux, au fournisseur du Système de Gestion Hôtelière et au personnel de la réception de restaurer indépendamment la même réservation.
Maintenez la protection temporaire de la chambre jusqu'à ce que la réservation récupérée soit visible et vérifiée. Si d'autres réservations Trip.com sont manquantes, signalez immédiatement cette récurrence au lieu de créer un enregistrement manuel pour chaque réservation.
6. Vérifiez la réservation avant de fermer le dossier
Lorsque la réservation apparaît, comparez-la avec eBooking. Confirmez qu'il n'existe qu'une seule réservation opérationnelle dans le Système de Gestion Hôtelière et que le numéro de réservation, le client, les dates, la chambre, le plan tarifaire, l'occupation, le prix, les instructions de paiement et le statut sont corrects.
Vérifiez que la disponibilité n'a diminué qu'une seule fois. Rapprochez la retenue temporaire ou l'enregistrement manuel sans perdre les notes, les acomptes, les attributions de chambres ou les tâches de la réception. Assurez-vous que le client n'a pas reçu de confirmations, de demandes de paiement ou d'instructions d'accès en double.
Le problème n'est résolu que lorsque les modifications ou annulations Trip.com ultérieures peuvent mettre à jour la même réservation dans le Système de Gestion Hôtelière.
La réception doit-elle créer une réservation manuelle ?
Uniquement lorsque la réservation Trip.com est confirmée, que le client ou la chambre court un risque immédiat et que la procédure approuvée de votre hôtel exige un enregistrement temporaire. Identifiez-le pour le rapprochement et désignez un seul responsable.
Faut-il demander au client de réserver à nouveau ?
Non. Demander au client de réserver à nouveau peut entraîner un second prélèvement ou un séjour en double alors que la réservation d'origine reste active.
Les tarifs peuvent-ils être mis à jour lorsqu'une réservation est manquante ?
Oui. Une mise à jour récente des tarifs ou de la disponibilité ne prouve pas que cette réservation a atteint le Système de Gestion Hôtelière. Vérifiez la réservation elle-même.
Qu'est-ce qui prouve que le problème est résolu ?
Une seule réservation dans le Système de Gestion Hôtelière correspond à eBooking, l'inventaire a changé une seule fois, les contrôles temporaires ont été rapprochés et les modifications ultérieures restent liées à cet enregistrement.
Informations à fournir à l'assistance technique
Le personnel de l'hôtel n'a pas besoin d'interpréter les enregistrements techniques. Recueillez les informations sur la réservation et demandez au fournisseur de les examiner.
Encadré pour l'assistance : nom et identifiant de l'établissement ; numéro de réservation Trip.com ; nom du client et dates de séjour ; heure de création ou de modification de la réservation avec le fuseau horaire ; capture d'écran du statut eBooking ; capture d'écran de la recherche dans le Système de Gestion Hôtelière ; avertissement de connexion ou code d'erreur visible ; tout message ou numéro de référence affiché par le système ; dernière réservation Trip.com reçue normalement ; retenue temporaire ou enregistrement manuel créé ; et toutes les tentatives de récupération déjà effectuées. Demandez à l'assistance d'identifier la dernière étape réussie, d'expliquer la réponse du fournisseur et de choisir la méthode de renvoi ou de récupération approuvée pour cette connexion. Ne demandez qu'une seule récupération, puis vérifiez qu'il ne reste qu'une seule réservation dans le Système de Gestion Hôtelière et une seule réduction de l'inventaire.
N'incluez pas dans le dossier les coordonnées complètes de la carte de paiement, les codes de sécurité, les mots de passe du compte ou les codes de vérification à usage unique.
