1. Vérifiez les types de chambres existants sur Trip.com avant de créer un autre produit. Un nouvel intitulé dans le Système de Gestion Hôtelière ne correspond pas toujours à une nouvelle catégorie de chambres physiques.
2. Conservez un décompte exact et unique des chambres physiques, y compris celles transférées depuis une catégorie existante.
3. Vérifiez la chambre sélectionnée, une mise à jour contrôlée et la réception d’une réservation avant d’ouvrir pleinement la nouvelle catégorie à la vente.
Un nouveau type de chambre dans votre système hôtelier ne nécessite pas toujours un nouveau produit dans l’extranet Trip.com. Une catégorie équivalente peut déjà exister sous un autre nom. La créer à nouveau risque de produire deux offres vendant des chambres que l’hôtel n’a comptabilisées qu’une seule fois.
La mise en correspondance des chambres consiste à choisir le type de chambre Trip.com qui correspond à une catégorie de votre Système de Gestion Hôtelière. Ce guide explique comment ajouter ou réorganiser une catégorie de chambres dans un établissement déjà connecté, en veillant particulièrement à éviter les produits en double et les disponibilités surestimées.
Vérifiez si le type de chambre existe déjà
Ouvrez le bon établissement dans Trip.com eBooking, l’extranet partenaire, et examinez ses types de chambres. Comparez les lits, l’agencement, la capacité d’accueil, la salle de bains, la vue et les autres caractéristiques promises au client. Incluez les catégories fermées à la vente ou inactives lorsque votre compte permet de les consulter.
Ne vous fiez pas uniquement au nom le plus proche pour établir la correspondance. Votre Système de Gestion Hôtelière peut appeler une chambre « Double premium », tandis que Trip.com l’appelle « Queen de luxe ». Si la chambre réelle et les prestations promises au client correspondent, il peut s’agir de la catégorie existante à utiliser. Si les agencements diffèrent, des noms similaires ne rendent pas les chambres interchangeables.
Vérifiez également ce que voit le client. Plusieurs offres de repas ou conditions d’annulation au sein d’une même catégorie ne constituent pas nécessairement des types de chambres en double. Le problème survient lorsqu’une catégorie ou une connexion supplémentaire vend involontairement le même stock comme s’il s’agissait de chambres additionnelles.
Déterminez la nature du changement avant de poursuivre. Des chambres nouvellement construites, une catégorie renommée, des chambres rénovées et des chambres transférées entre catégories nécessitent des décisions différentes concernant le stock. Si l’équipe modifie uniquement un nom commercial, vérifiez la connexion existante avant de créer quoi que ce soit.
Conservez la référence de chambre du Système de Gestion Hôtelière et celle de Trip.com avec la décision prise. Elles permettent d’identifier les fiches même si les noms changent par la suite. Si deux catégories existantes sur le canal semblent équivalentes, demandez à votre fournisseur de connexion ou à votre interlocuteur Trip.com de déterminer laquelle reçoit actuellement les réservations avant d’en réutiliser une.
Définissez un stock unique et exact de chambres physiques
Notez quelles chambres physiques appartiennent à la catégorie et combien peuvent être vendues pour chaque date concernée. Une offre avec petit-déjeuner et une offre sans repas peuvent vendre la même chambre ; elles ne créent pas une unité physique supplémentaire.
Par exemple, un hôtel dispose de dix chambres doubles et transfère deux chambres rénovées dans une nouvelle catégorie premium. À compter de la date de changement convenue, le décompte prévu est de huit chambres doubles standard et deux chambres doubles premium. Laisser dix chambres doubles standard ouvertes à la vente et ajouter deux chambres doubles premium reviendrait à afficher douze chambres alors qu’il n’en existe que dix.
Examinez les réservations à venir avant de transférer des chambres. Les clients ayant déjà réservé doivent conserver une attribution de chambre valide et les caractéristiques réservées. Choisissez une date de changement que l’équipe pourra expliquer et consignez toute réattribution approuvée, au lieu de laisser cette tâche à l’équipe chargée des arrivées.
Décidez dans quel outil l’équipe modifiera habituellement les disponibilités des chambres. Pour les chambres connectées, suivez la procédure convenue dans le Système de Gestion Hôtelière ou le Gestionnaire de canaux, puis vérifiez le résultat sur le canal. Distinguez le nombre de chambres disponibles des descriptions de chambres et des paramètres propres au compte gérés dans eBooking.
Les erreurs de décompte deviennent plus difficiles à repérer lorsque plusieurs offres sont concernées. Smart Order relie le stock de chambres du Système de Gestion Hôtelière aux disponibilités sur les canaux OTA et aux réservations reçues, afin que les responsables puissent comparer le décompte initial avec la déduction liée à la réservation avant d’élargir les ventes.
Associez la nouvelle catégorie au bon nombre de chambres
Centralisez les disponibilités des chambres et les réservations reçues pour faciliter la vérification d’une nouvelle connexion de chambre Trip.com par votre équipe.
Connectez le produit de chambre Trip.com validé
Les commandes de connexion varient selon le fournisseur et le compte de l’établissement. Utilisez la procédure de mise en correspondance disponible ou coordonnez le changement avec votre fournisseur et votre interlocuteur Trip.com. Ne supposez pas que la création d’une catégorie dans un système crée automatiquement la bonne catégorie dans l’autre.
Suivez ces étapes pour établir la nouvelle connexion :
- Confirmez l’établissement dans les deux systèmes à l’aide des identifiants consignés.
- Sélectionnez la catégorie du Système de Gestion Hôtelière et la chambre Trip.com dont les caractéristiques physiques et la capacité correspondent.
- Réutilisez la catégorie Trip.com existante et vérifiée lorsque cela convient. N’en créez une nouvelle que si l’hôtel a réellement besoin d’une catégorie distincte.
- Confirmez les associations prévues entre chambres et plans tarifaires, en veillant à rattacher les offres de repas et les conditions d’annulation au bon stock de chambres.
- Maintenez le nouveau produit fermé à la vente ou avec une disponibilité nulle à l’aide des commandes de vente habituelles jusqu’à ce que tout soit prêt pour la vérification.
- Enregistrez la connexion et consignez les références sélectionnées, la date du changement, la disponibilité initiale et la personne qui approuve la mise en vente.
Si une nouvelle catégorie Trip.com est nécessaire, complétez sa fiche et vérifiez toute étape d’approbation liée au compte avant de l’ouvrir à la vente. L’exactitude des lits, de la capacité d’accueil, des photos et des caractéristiques compte autant que la connexion. Une catégorie techniquement connectée peut tout de même présenter une chambre qui ne correspond pas à la réalité.
Si la nouvelle catégorie cible n’apparaît pas dans l’écran de connexion, actualisez la liste des chambres disponibles selon la procédure habituelle du fournisseur ou contactez l’assistance. Créer à répétition une autre chambre n’est pas une méthode fiable pour faire apparaître la première.
Vérifiez la chambre avant d’élargir les ventes
Choisissez des dates futures peu demandées, avec des chambres encore disponibles et un prix de vente approuvé. Envoyez une mise à jour contrôlée de disponibilité ou de tarif pour la nouvelle catégorie. Vérifiez que la chambre Trip.com visée est modifiée et qu’une catégorie sans rapport reste inchangée.
Utilisez les mêmes dates, le même nombre de clients et la même devise pour vérifier l’offre en ligne. Examinez les détails de la chambre, sans vous limiter au résultat le moins cher sur la page de l’établissement. Une promotion peut modifier le prix sans changer la chambre physique vendue.
Effectuez également une recherche avec des critères qui doivent exclure la chambre. Un nombre de clients supérieur à la capacité autorisée de la chambre ne doit pas faire apparaître celle-ci comme une offre réservable. Vérifiez une date volontairement fermée à la vente pour confirmer que le nouveau produit ne reste pas disponible en dehors de sa période de vente approuvée.
Effectuez ensuite une réservation de test autorisée, selon les conditions d’annulation et de paiement convenues. Retrouvez la confirmation Trip.com dans le dossier de réservation de la Réception de l’hôtel. Confirmez la catégorie de chambre, les dates, le nombre de clients, le prix, la source de réservation et les éventuelles prestations incluses.
Vérifiez le stock séparément : une unité réservée doit être déduite une seule fois du bon stock pour chaque nuit. Si la catégorie de chambres standard d’origine change aussi de manière inattendue, examinez la connexion ou la configuration du stock partagé avant d’ouvrir davantage de dates.
Procédez à l’annulation approuvée de la réservation de test et vérifiez que cette même réservation est mise à jour et que l’unité est réintégrée au stock une seule fois. Ne créez pas manuellement une autre réservation en attendant la transmission ; cela empêcherait de déterminer clairement si la connexion a fonctionné.
Résolvez les doublons de produits sans perdre de réservations
Deux catégories de chambres similaires sont en vente
Comparez leurs références de chambres consignées, leurs caractéristiques, leurs tarifs et les catégories dans lesquelles arrivent les réservations. Déterminez s’il s’agit d’offres intentionnelles utilisant un stock partagé contrôlé ou d’un doublon accidentel. Des noms similaires ne suffisent pas à trancher.
Si l’un des produits est un ajout involontaire, fermez uniquement ce produit à l’aide de la commande de vente appropriée et vérifiez le résultat. Maintenez la catégorie valide disponible. Confirmez que la fermeture n’a pas retiré de stock à une autre offre légitime.
Une réservation arrive dans l’ancienne catégorie
Rapprochez la confirmation Trip.com du produit de chambre précis qui a été vendu. Comparez cette référence avec la connexion actuelle. Corrigez l’association pour les réservations futures et examinez la réservation existante selon la procédure de correction approuvée par l’hôtel.
Ne déclassez pas le client sans l’en informer pour correspondre à l’intitulé du Système de Gestion Hôtelière. Respectez les caractéristiques de la chambre réservée et rattachez les modifications ou annulations ultérieures à la même référence de réservation.
La disponibilité semble dépasser le nombre de chambres physiques
Revérifiez les chambres transférées hors de l’ancienne catégorie, les quantités saisies manuellement sur le canal et tout produit en double encore ouvert à la vente. Confirmez le décompte total prévu avant de réduire la disponibilité. Une date affichant complet et une date ordinaire peu demandée peuvent nécessiter des corrections différentes.
Ne supprimez pas un produit de chambre tant que des réservations y font encore référence. Consignez la situation des réservations à venir, corrigez ou retirez le doublon selon la procédure convenue et préservez l’historique. Conservez la décision finale concernant les chambres dans vos dossiers de gestion hôtelière afin que le prochain changement de nom ou la prochaine rénovation ne reproduise pas le même problème.
Ouvrez davantage de dates une fois les vérifications contrôlées réussies. Examinez la première réservation réelle reçue dans la catégorie et répétez le contrôle du nombre de chambres après le prochain changement opérationnel.
Questions fréquentes
Chaque nouveau type de chambre dans le Système de Gestion Hôtelière nécessite-t-il un nouveau produit Trip.com ?
Non. Vérifiez si une catégorie équivalente existe déjà sur le canal. Un changement de nom ou une réorganisation interne peut nécessiter une vérification de la connexion plutôt que la création d’un autre produit de chambre visible par les clients.
Les offres sans repas et avec petit-déjeuner sont-elles des types de chambres en double ?
Pas nécessairement. Il peut s’agir de plans tarifaires différents vendant le même stock de chambres physiques. Vérifiez séparément la catégorie de chambre et la disponibilité partagée.
Peut-on ajouter une catégorie premium sans augmenter la capacité de l’hôtel ?
Oui. Lorsque des chambres sont transférées depuis une catégorie existante, réduisez l’ancien stock à compter de la date convenue afin que le décompte total reste exact.
Faut-il supprimer immédiatement un doublon inutilisé ?
Vérifiez d’abord les réservations en cours et à venir. Fermez l’offre créée par erreur, préservez son historique et retirez-la selon la procédure approuvée une fois toutes ses dépendances résolues.
Qu’est-ce qui prouve que la correspondance est correcte ?
La chambre visée dans l’offre publique est bien modifiée, une réservation arrive dans la bonne catégorie du Système de Gestion Hôtelière, le stock est ajusté une seule fois et l’annulation approuvée du test met à jour ce même dossier.
