1. Konfirmasi reservasi pada properti yang benar di Agoda Partner Portal.
2. Atur masa inap tamu berdasarkan detail reservasi yang dikonfirmasi.
3. Lindungi kamar satu kali jika Sistem Manajemen Hotel masih menampilkannya sebagai tersedia.
4. Periksa tipe kamar, paket tarif yang dituju, dan peringatan koneksi yang terlihat.
5. Minta penyedia yang bertanggung jawab untuk memulihkan reservasi asli satu kali.
Ketika sebuah Reservasi Agoda tidak diterima oleh Sistem Manajemen Hotel, mulailah dari tamu dan kamar—bukan koneksi teknis. Jika Agoda Partner Portal menampilkan reservasi sebagai dikonfirmasi, perlakukan reservasi tersebut sebagai masa inap aktif sementara tim Anda memeriksa Sistem Manajemen Hotel.
Jangan meminta tamu memesan ulang, membatalkan reservasi Agoda, atau membiarkan beberapa orang membuat catatan pengganti. Ikuti lima pemeriksaan hotel berikut secara berurutan.
1. Konfirmasi Reservasi di Agoda Partner Portal
Masuk ke Agoda Partner Portal, pilih properti yang benar dari Listings, dan buka Bookings > Reservations (Pemesanan > Reservasi). Cari menggunakan ID Reservasi Agoda. Jika perlu, perluas rentang tanggal dan cari juga berdasarkan nama tamu, tanggal check-in, tanggal check-out, dan tanggal pemesanan.
Buka reservasi dan konfirmasi:
- Properti, ID Reservasi Agoda, dan status saat ini
- Tanggal check-in dan check-out, tipe kamar, paket tarif, dan okupansi
- Harga akhir, instruksi pembayaran, kebijakan pembatalan, dan pilihan makanan
- Modifikasi terbaru dan permintaan penting dari tamu
Periksa juga email reservasi terdaftar properti untuk menemukan voucher pemesanan. Label menu dapat berubah, jadi gunakan pencarian reservasi yang terlihat di akun Anda jika tampilan layar sedikit berbeda.
Jika Anda tidak dapat menemukan reservasi, periksa kembali properti dan tanggal. Jangan membuat reservasi hanya berdasarkan tangkapan layar tamu. Jika Partner Portal mengonfirmasinya, catat detailnya dan lanjutkan.
2. Atur Masa Inap Tamu
Reservasi yang dikonfirmasi memerlukan rencana operasional meskipun catatan Sistem Manajemen Hotel belum ada. Periksa apakah kedatangan dijadwalkan hari ini, apakah ini kamar terakhir yang tersedia, dan apakah Housekeeping atau Resepsionis memerlukan instruksi segera.
Gunakan detail yang dikonfirmasi di Partner Portal untuk menyiapkan kamar yang benar dan memenuhi okupansi, pilihan makanan, ketentuan pembatalan, serta metode pembayaran yang dipesan. Jangan meminta tamu membayar lagi jika reservasi menyatakan bahwa Agoda telah menerima pembayaran. Simpan informasi pembayaran dalam sistem aman yang disetujui, bukan dalam catatan atau pesan biasa.
Cari di seluruh Sistem Manajemen Hotel sebelum membuat apa pun. Gunakan ID Reservasi Agoda, nama belakang tamu, tanggal kedatangan dan keberangkatan, serta tanggal pemesanan. Sertakan catatan yang dikonfirmasi, tertunda, belum ditetapkan, dimodifikasi, dibatalkan, diarsipkan, dan duplikat. Jika Anda mengelola beberapa properti, pastikan reservasi tidak tercatat di hotel lain.
Jika catatan yang belum lengkap sudah memuat ID Reservasi Agoda yang sama, pertahankan catatan tersebut dan hubungi dukungan. Catatan kedua dapat mengurangi inventaris dua kali atau mengirim pesan yang bertentangan kepada tamu.
3. Lindungi Kamar Satu Kali
Jika reservasi dikonfirmasi tetapi Sistem Manajemen Hotel masih menampilkan kamar untuk dijual, lindungi inventaris sebelum melanjutkan—terutama untuk kedatangan pada hari yang sama atau tanggal yang hampir penuh.
Gunakan satu metode yang disetujui: buat satu penahanan sementara yang terdokumentasi pada kamar yang benar, atau buat satu reservasi manual dengan label yang jelas di Sistem Manajemen Hotel jika kebijakan hotel mewajibkannya. Salin tanggal menginap, kamar, paket tarif, okupansi, harga, instruksi pembayaran, dan ketentuan pembatalan secara persis. Tambahkan ID Reservasi Agoda dan tandai catatan untuk rekonsiliasi.
Jangan memblokir kamar yang sama secara terpisah di Agoda, Manajer Saluran, dan Sistem Manajemen Hotel. Tugaskan satu staf untuk menghapus atau menggabungkan kontrol sementara ketika reservasi yang terhubung muncul.
Sebuah channel manager hotel membantu menjaga reservasi Agoda yang masuk dan ketersediaan kamar dalam alur kerja operasional yang sama.
Jaga Reservasi Agoda dan Inventaris Tetap Terhubung
Kelola reservasi yang terhubung dan ketersediaan kamar dengan Smart Order, dengan paket gratis yang tersedia untuk memulai.
4. Periksa Koneksi Kamar dan Paket Tarif
Reservasi Agoda yang terhubung biasanya masuk melalui koneksi saluran properti ke dalam Sistem Manajemen Hotel. Staf hotel tidak perlu menentukan bagaimana sistem bertukar pesan tersebut.
Sebagai gantinya, bandingkan tipe kamar Agoda yang dipesan dengan kamar di Sistem Manajemen Hotel yang seharusnya menerimanya. Kemudian bandingkan paket tarif menggunakan kolom yang memengaruhi masa inap: pilihan makanan, kebijakan pembatalan, okupansi, metode pembayaran, dan harga akhir.
Cari perubahan operasional terbaru. Kamar atau paket tarif mungkin telah diganti namanya, disalin, diganti, dinonaktifkan, atau dihubungkan ke produk Sistem Manajemen Hotel yang berbeda. Nama yang mirip tidak membuktikan bahwa produk yang benar telah terhubung.
Periksa peringatan yang terlihat di Sistem Manajemen Hotel atau Manajer Saluran. Jangan mengubah beberapa koneksi untuk memaksa satu reservasi masuk; perubahan luas dapat memengaruhi reservasi mendatang dan inventaris.
5. Minta Satu Pemulihan
Buka satu kasus dukungan dengan tim yang bertanggung jawab atas tahap yang gagal. Jika reservasi tidak ada di Agoda Partner Portal setelah Anda mengonfirmasi properti dan detail pencarian, gunakan Need Help (Butuh Bantuan) di Partner Portal. Jika Agoda mengonfirmasi reservasi tetapi reservasi tersebut tidak ada di Sistem Manajemen Hotel, hubungi penyedia Manajer Saluran atau Sistem Manajemen Hotel terlebih dahulu.
Sertakan satu laporan kasus lengkap:
- Nama properti, ID Reservasi Agoda, nama tamu, dan tanggal menginap
- Status di Partner Portal dan waktu pembaruan reservasi terbaru, termasuk zona waktu
- Nama kamar dan paket tarif Agoda serta produk Sistem Manajemen Hotel yang dituju
- Tangkapan layar reservasi yang dikonfirmasi, pencarian di Sistem Manajemen Hotel, dan peringatan yang terlihat
- Penahanan kamar sementara atau catatan manual yang sudah dibuat
Tanyakan apakah reservasi asli dapat dipulihkan dengan aman atau apakah hotel harus mempertahankan catatan manual sementara. Biarkan satu penyedia melakukan satu tindakan pemulihan. Jangan meminta beberapa tim untuk mengirim ulang atau membuat ulang reservasi secara bersamaan.
6. Verifikasi Perbaikan Sebelum Menutup Kasus
Saat reservasi muncul, bandingkan dengan Agoda Partner Portal. Pastikan hanya ada satu reservasi Sistem Manajemen Hotel yang dapat digunakan dan bahwa ID Reservasi Agoda, tamu, tanggal, kamar, paket tarif, okupansi, harga, instruksi pembayaran, serta status sudah benar.
Periksa bahwa ketersediaan berkurang satu kali. Rekonsiliasi penahanan sementara atau catatan manual tanpa kehilangan penetapan kamar, deposit, catatan, atau tugas resepsionis. Insiden hanya ditutup ketika modifikasi atau pembatalan berikutnya dapat memperbarui reservasi Sistem Manajemen Hotel yang sama.
Haruskah resepsionis segera membuat reservasi Agoda manual?
Tidak. Konfirmasi reservasi, cari di seluruh Sistem Manajemen Hotel, dan lindungi inventaris terlebih dahulu. Buat catatan manual hanya jika masa inap telah dikonfirmasi, tamu atau kamar menghadapi risiko langsung, dan kebijakan hotel mengizinkannya.
Dapatkah reservasi Agoda yang hilang menyebabkan overbooking?
Ya. Agoda mungkin menampilkan kamar sebagai terjual sementara Sistem Manajemen Hotel dan saluran lain yang terhubung masih menampilkan ketersediaan. Gunakan satu metode perlindungan sementara dan rekonsiliasi setelah pemulihan.
Mengapa reservasi mungkin hanya tidak muncul di daftar kedatangan?
Reservasi mungkin tercatat pada tanggal, properti, status, penetapan kamar, filter sumber, atau cakupan izin yang berbeda. Cari di seluruh Sistem Manajemen Hotel sebelum membuka kasus lain.
Apa yang membuktikan bahwa masalah telah teratasi?
Satu reservasi Sistem Manajemen Hotel sesuai dengan Partner Portal, ketersediaan berubah satu kali, kontrol sementara telah direkonsiliasi, dan perubahan mendatang tetap terhubung ke reservasi yang sama.
Informasi untuk Dukungan Teknis
Dukungan teknis mungkin perlu memeriksa Request API atau cakupan pengambilan, ID pesan dan respons pengiriman, serta catatan yang ditolak atau berada dalam antrean karantina. Staf hotel hanya perlu memberikan ID Reservasi Agoda, waktu pemesanan dan menginap beserta zona waktu, nama kamar dan paket tarif, tangkapan layar, serta pesan kesalahan persis yang terlihat; penyedia harus menafsirkan catatan integrasi dan memilih metode pemulihan.
