Audit Faktur Komisi Agoda: Cocokkan Reservasi, Pengembalian Dana, dan Catatan Pajak

Audit faktur komisi Agoda sebaiknya dimulai sebelum tim keuangan membukukan faktur atau menjadwalkan pembayaran. Dokumen apa yang sebenarnya diterima hotel, periode apa yang dicakupnya, dan apakah biaya tersebut sudah dipotong melalui transaksi lain?

Istilah “faktur komisi” sering digunakan secara luas, tetapi audit memerlukan judul dokumen yang sebenarnya. Agoda dapat menyediakan Laporan Komersial atau catatan imbalan per reservasi. Catatan tersebut mendukung audit, tetapi tidak boleh diberi label ulang sebagai faktur pajak pemasok tanpa verifikasi.

Pastikan Dokumen, Entitas, dan Periodenya

Catat properti, badan hukum terkait, judul atau referensi dokumen, mata uang, tanggal penerbitan, rentang tanggal yang dicakup, serta dasar penentuan reservasi yang disertakan. Periksa apakah dokumen tersebut berupa laporan, faktur, penyesuaian, atau dokumen pajak.

Untuk Laporan Komersial Agoda, kumpulan reservasi ditentukan berdasarkan tanggal check-in, bukan otomatis berdasarkan bulan pengakuan pendapatan hotel atau bulan pencairan dana ke bank. Gunakan cakupan periode yang tercantum saat memilih daftar pembanding. Koreksi pembatalan atau ketidakhadiran tamu yang dilakukan kemudian dapat muncul pada siklus berikutnya.

Laporan Komersial dikirim kepada kontak properti, bukan disimpan di Portal Mitra. Simpan email keuangan asli beserta lampirannya; jika tidak tersedia, minta salinan pengganti melalui jalur dukungan Agoda yang disetujui. Jangan mengunduh faktur pemasaran yang tidak terkait untuk menggantikannya.

Periksa Apakah Jumlah Tersebut Sudah Diperhitungkan sebagai Potongan

Dalam model perjumpaan pembayaran Property Collect Agoda, tamu membayar kepada hotel dan imbalan Agoda dipotong dari dana reservasi prabayar yang menjadi hak properti. Ini bukan proses pembayaran faktur terpisah yang lazim.

Karena itu, laporan komersial saja bukan merupakan instruksi untuk mentransfer kembali komisi yang tercantum. Telusuri potongan yang sudah dilakukan atau instruksi penyelesaian pembayaran yang telah disetujui sebelum menjadwalkan pembayaran apa pun.

Pisahkan audit ini dari penelusuran pencairan dana ke bank. Fokusnya adalah memastikan kelengkapan dan ketepatan catatan pendukung komisi, bukan menjelaskan mengapa suatu dana masuk berbeda dari total pembayaran tamu.

Ketika daftar tim keuangan berbeda dengan riwayat reservasi, gunakan business intelligence hotel dan ekspor data untuk mengidentifikasi sumber reservasi, masa inap, dan jumlah yang tercatat. Smart Order menyertakan catatan operasional tersebut dalam pemeriksaan agar staf dapat menemukan masa inap yang terkait dengan suatu baris komisi. Perjanjian dan dokumen sumber Agoda tetap menjadi dasar penetapan biaya saluran yang sebenarnya.

Verifikasi Komisi Agoda per Reservasi

Mulailah dari perjanjian yang benar-benar berlaku untuk properti, bukan persentase yang disalin dari hotel lain. Imbalan dapat dihitung berdasarkan persentase dari nilai penjualan acuan atau markup atas tarif yang dimasukkan. Kedua metode perhitungan tersebut tidak dapat dipertukarkan.

Di Portal Mitra Agoda, buka Keuangan lalu Imbalan sesuai kontrak untuk melihat detail perjanjian. Untuk Agoda Collect, buka Pemesanan, Reservasi, pilih reservasinya, lalu buka Pembayaran & harga dan Rincian harga. Untuk Property Collect, buka Keuangan, Semua transaksi, lalu cocokkan referensinya dengan ID reservasi. Nama menu dapat berbeda menurut akun.

Ikuti urutan audit berikut tanpa mengubah dokumen asli:

1. Cocokkan identitas reservasi. Verifikasi properti dan referensi reservasi Agoda, tanggal, mata uang, serta model penerimaan pembayaran. Nama belakang tamu saja tidak memadai.
2. Konfirmasikan perjanjian yang berlaku. Periksa metode imbalan dan setiap program yang disetujui yang memengaruhi reservasi tersebut. Jangan menganggap persentase standar saat ini dapat menjelaskan transaksi lama.
3. Periksa dasar perhitungannya. Identifikasi jumlah yang menjadi dasar penerapan persentase atau markup, termasuk perlakuan pajak dan biaya sesuai kontrak.
4. Tinjau hasil akhir reservasi. Bandingkan masa inap yang telah selesai, perubahan reservasi, pembatalan, ketidakhadiran tamu, atau pembebasan biaya dengan imbalan yang didukung oleh bukti terkait.
5. Temukan koreksi terkait. Hubungkan setiap penyesuaian dengan baris aslinya dan periode saat penyesuaian tersebut muncul. Pisahkan koreksi yang telah dikonfirmasi dari koreksi yang masih diperkirakan.
6. Uji kelengkapan dari kedua arah. Cocokkan setiap baris dokumen dengan reservasi, lalu periksa reservasi terkait untuk menemukan biaya atau koreksi yang belum tercantum.

Setelah itu, jumlahkan baris yang didukung bukti untuk setiap mata uang. Total dapat tampak benar meskipun satu reservasi tidak tercantum dan reservasi lainnya muncul dua kali.

Pisahkan Pengembalian Dana Tamu dari Koreksi Komisi

Sebagai contoh hipotetis, suatu reservasi memiliki dasar pengenaan komisi yang disepakati sebesar USD 400 dan imbalan sebesar 15%, atau USD 60. Angka ini menggambarkan perjanjian berbasis persentase; bukan tarif umum Agoda.

Misalkan reservasi tersebut kemudian dikoreksi dan Agoda mengonfirmasi bahwa dasar pengenaan komisi direvisi menjadi USD 300 dengan persentase yang sama. Imbalan yang didukung bukti menjadi USD 45. Jika jumlah awal sebesar USD 60 sudah dicatat, pengurangan sebesar USD 15 yang telah dikonfirmasi menjelaskan selisih tersebut.

Pengembalian dana sebesar USD 100 kepada tamu saja tidak membuktikan hasil tersebut. Verifikasi terlebih dahulu bahwa pengembalian dana mengubah jumlah yang dikenai komisi berdasarkan perjanjian dan bahwa koreksinya telah diterima. Pengembalian dana sebagai bentuk kebijakan layanan, pembatalan sebagian, dan pembebasan biaya dapat menimbulkan konsekuensi yang berbeda.

Jika koreksi sebesar USD 15 diperkirakan akan diterima tetapi belum tercantum, catat sebagai penyesuaian tertunda yang teridentifikasi alih-alih membuat nota kredit tanpa dasar. Ketika koreksi muncul dalam dokumen atau catatan keuangan berikutnya, cocokkan kembali dengan reservasi asli dan selesaikan item tertunda tersebut satu kali saja.

Periksa riwayat reservasi Resepsionis untuk melihat kesepakatan sebenarnya dengan tamu dan catatan pembayaran hotel untuk melihat pengembalian dana yang dilakukan hotel. Pengembalian dana tamu, penyesuaian imbalan Agoda, dan penyelesaian pembayaran melalui bank tetap merupakan peristiwa yang berbeda meskipun berkaitan dengan masa inap yang sama.

Verifikasi Bukti Pajak Tanpa Menganggap Laporan sebagai Penentu

Pajak dari Pihak Pemasok Memerlukan Pemeriksaan Terpisah

Identifikasi apakah pajak pemasok dicantumkan, siapa penerbit dokumen, detail penerima, informasi registrasi terkait, jumlah kena pajak, mata uang, serta referensi koreksi pendukung jika berlaku.

Jangan menyimpulkan bahwa kewajiban pajak bernilai nol, terdapat pembebasan pajak, atau ada kredit pajak yang dapat diklaim hanya karena laporan tidak mencantumkan baris pajak. Minta akuntan hotel menentukan perlakuan dan bukti yang diperlukan untuk entitas serta lokasi tersebut, termasuk pajak yang harus dihitung sendiri oleh hotel atau dipotong dan disetorkan.

Jika dokumen bukan bukti yang sah untuk pencatatan pajak yang diusulkan, tandai bukti yang belum tersedia dan minta klarifikasi yang sesuai. Jangan mengubah lampiran Agoda atau membuat faktur pemasok atas namanya.

Faktur Akomodasi Tamu Merupakan Dokumen yang Berbeda

Tagihan tamu hotel berkaitan dengan akomodasi; catatan imbalan Agoda berkaitan dengan layanan distribusi. Pencairan dana bersih setelah komisi tidak otomatis menjadi nilai akomodasi tamu.

Gunakan nilai penjualan kepada tamu yang berlaku dan proses dokumentasi yang diwajibkan setempat. Jangan memberikan berkas biaya pemasok hotel yang bersifat rahasia kepada tamu sebagai pengganti faktur akomodasi mereka.

Penyesuaian Dapat Memerlukan Tinjauan Pajak Tersendiri

Koreksi komisi tidak otomatis menyelesaikan seluruh pencatatan pajak terkait. Hubungkan dokumen asli dengan koreksi yang telah diterima, lalu biarkan tim keuangan menerapkan periode dan perlakuan yang tepat.

Simpan bukti lama dan jelaskan perubahan yang terjadi kemudian. Jangan memundurkan tanggal dokumen pemasok untuk memaksakan kecocokan pada periode yang sudah ditutup.

Setujui Jumlah yang Didukung Bukti dan Daftar Pengecualian yang Jelas

Setujui kumpulan reservasi dan jumlah yang telah dicocokkan, sambil mencantumkan secara terpisah setiap dokumen yang belum tersedia, reservasi yang salah, dasar perhitungan yang belum dapat dijelaskan, penyesuaian tertunda, atau bukti pajak yang belum tuntas.

Untuk selisih di pihak Agoda, sertakan ID properti dan reservasi, referensi dan periode dokumen, dasar perjanjian, jumlah yang diharapkan dan yang tercatat, mata uang, serta bukti perubahan atau penyesuaian. Jelaskan baris yang diperselisihkan secara spesifik, alih-alih meminta tim dukungan menafsirkan seluruh buku besar hotel.

Sebelum membayar atau menyelesaikan saldo akun, verifikasi jumlah yang sudah diperhitungkan sebagai potongan atau telah diselesaikan. Sebelum menerapkan suatu perlakuan pajak, verifikasi dokumen dan ketentuan setempat. Audit dinyatakan selesai ketika setiap jumlah memiliki sumber dan setiap pengecualian yang tersisa memiliki penanggung jawab, bukan ketika semua berkas telah diubah namanya menjadi “faktur”.