1. Pisahkan pajak hotel dan biaya tamu dari komisi Booking.com yang dibebankan kepada properti.
2. Periksa cara setiap biaya dihitung, apakah sudah termasuk dalam harga, dan siapa yang memungutnya.
3. Bandingkan rincian akhir pemesanan dengan tagihan tamu sebelum meminta pembayaran tambahan.
Seorang tamu mengatakan bahwa biaya menginapnya melalui Booking.com sudah dibayar di muka, tetapi resepsionis melihat masih ada pajak yang harus dibayar. Tamu lain mempersoalkan biaya kebersihan yang tercantum dua kali. Kedua kasus ini memerlukan audit harga sebelum memutuskan untuk menagih pembayaran.
Tinjauan biaya Booking.com ini membahas biaya akomodasi yang dilihat dan wajib dibayar tamu. Artikel ini bukan panduan tentang persentase komisi hotel. Tujuannya adalah mencocokkan pengaturan, rincian akhir pemesanan, dan tagihan hotel agar tidak ada jumlah yang ditagihkan dua kali.
Tetapkan Parameter Pemesanan Sebelum Membandingkan Jumlah
Pilih satu reservasi atau pencarian tamu yang dapat diulangi. Pastikan properti, jenis dan jumlah kamar, paket tarif, tanggal, jumlah tamu, usia anak jika relevan, mata uang, serta layanan tambahan yang dipilih tetap sama.
Untuk pemesanan yang sudah ada, simpan konfirmasi dan riwayat perubahan terkininya. Pengaturan Extranet saat ini mungkin berbeda dari pengaturan yang berlaku saat pemesanan dibuat. Pencarian baru berguna untuk menguji penawaran yang dijual saat ini, tetapi bukan bukti bahwa tamu pada pemesanan sebelumnya menyetujui ketentuan saat ini.
Periksa pengaturan biaya dan pajak properti yang relevan di Extranet Booking.com. Opsi pengaturan yang tersedia dapat berbeda, jadi tinjau definisi biaya yang sebenarnya tanpa menganggap setiap akun memiliki kolom pajak yang sama dan dapat diedit.
Untuk setiap komponen yang berlaku, tentukan jumlah atau persentasenya, dasar perhitungan, perlakuan sebagai biaya yang sudah termasuk atau biaya tambahan, cakupan, tanggal berlaku, dan pihak yang bertanggung jawab memungutnya. Konfirmasikan ketentuan setempat dengan karyawan atau penasihat yang bertanggung jawab atas kepatuhan pajak. Pengaturan yang dapat diedit bukan bukti bahwa suatu biaya diizinkan secara hukum.
Hitung Ulang Total yang Harus Dibayar Tamu dengan Contoh Biaya Booking.com
Sebagai contoh hipotetis, sebuah pemesanan mencakup satu kamar selama dua malam untuk dua orang dewasa. Biaya kamar adalah USD 200, biaya kebersihan wajib sebesar USD 20 per masa inap, dan pungutan setempat tambahan sebesar USD 3 per orang dewasa yang dikenai pungutan per malam. Asumsikan kedua orang dewasa wajib membayarnya dan tidak ada biaya lain.
Biaya kebersihannya adalah USD 20, bukan USD 40. Pungutan setempat adalah USD 3 x 2 orang dewasa x 2 malam = USD 12. Total kewajiban pembayaran tamu adalah USD 200 + USD 20 + USD 12 = USD 232.
Jumlah dan asumsi tentang siapa yang dikenai pungutan ini hanya menggambarkan cara perhitungan; angka tersebut bukan tarif atau aturan pajak yang sebenarnya untuk destinasi mana pun.
Sudah Termasuk dalam Harga Berbeda dengan Sudah Dipungut Secara Online
Misalkan petunjuk pembayaran pemesanan mengonfirmasi bahwa USD 220 telah dipungut secara online dan USD 12 harus dibayar di properti. Total kewajiban pembayaran tetap USD 232. Biaya kamar yang telah dibayar di muka saja tidak membuktikan bahwa semua pungutan setempat sudah dipungut.
Sekarang perhatikan konfirmasi dengan total yang sama, yaitu USD 232, yang sudah mencakup USD 12 tersebut dan seluruhnya telah dipungut. Menagih USD 12 lagi di resepsionis berarti memungut pembayaran dua kali. Baca rincian biaya sekaligus petunjuk pembayaran yang sebenarnya.
Jangan menyimpulkan bahwa pembayaran sudah dipungut hanya dari kata “termasuk”. Penyajian harga, perhitungan biaya, pemungutan pembayaran, dan dana bersih yang diterima hotel adalah hal yang berbeda.
Ketika resepsionis tidak dapat menjelaskan sisa tagihan, bandingkan terlebih dahulu rincian pemesanan dengan tagihan tamu di Resepsionis. Smart Order menyatukan reservasi serta catatan biaya dan pembayaran dalam satu alur operasional agar mudah ditinjau. Gunakan catatan tersebut untuk mengidentifikasi jumlah spesifik yang masih harus dibayar, alih-alih mengganti total kewajiban tamu dengan dana bersih yang ditransfer OTA.
Jelaskan Sisa Tagihan Sebelum Meminta Tamu Membayar
Tinjau catatan biaya dan pembayaran reservasi secara bersamaan agar staf dapat dengan mudah mengidentifikasi jumlah yang benar-benar belum dibayar dan menghindari penagihan ulang biaya yang sudah termasuk.
Temukan Pengaturan yang Menjelaskan Selisihnya
Biaya per Masa Inap Dikalikan dengan Jumlah Malam
Periksa apakah biaya berlaku satu kali per masa inap, per malam, per orang, atau per orang per malam. Biaya kebersihan sebesar USD 20 yang dimasukkan dengan dasar perhitungan yang salah akan mengubah hasilnya meskipun nominal per satuan yang ditampilkan terlihat benar.
Jika biaya berlaku per hari kalender, periksa jumlah hari yang berlaku alih-alih langsung menggunakan jumlah malam menginap. Perbaiki definisi biaya yang sebenarnya melalui proses pengaturan yang disetujui. Jangan menggunakan nominal per satuan yang lebih rendah untuk menutupi pengali yang salah.
Pajak atau Biaya Ditambahkan Dua Kali
Periksa apakah pajak atau biaya tersebut sudah dimasukkan ke dalam biaya kamar, dicantumkan sebagai biaya tambahan pemesanan, atau ditambahkan secara manual di Sistem Manajemen Hotel, atau sistem manajemen properti. Identifikasi komponen yang bersesuaian, alih-alih hanya membandingkan dua total keseluruhan.
Bedakan makna pengaturan di sistem dari rincian pemesanan yang ditampilkan kepada tamu. Label “termasuk” yang serupa di sistem berbeda tidak selalu merujuk pada subtotal yang sama. Bandingkan jumlahnya dan perannya dalam harga akhir.
Biaya Diterapkan pada Tamu atau Kamar yang Tidak Sesuai
Periksa siapa yang dikenai biaya, kelompok usia, pengecualian, cakupan kamar, dan tanggal berlaku jika diwajibkan oleh aturan setempat dan pengaturannya. Jangan menganggap setiap pajak berlaku untuk semua anak, semua kamar, atau setiap malam.
Periksa juga apakah pengaturan khusus kamar berbeda dari pengaturan bawaan properti. Pengaturan yang benar pada satu kamar tidak berarti penawaran kamar lain telah berhasil diuji.
Deposit yang Dapat Dikembalikan Diperlakukan sebagai Biaya Menginap
Pisahkan deposit jaminan yang dapat dikembalikan dari pendapatan akomodasi atau biaya wajib yang tidak dapat dikembalikan. Pastikan apakah dana benar-benar telah dipungut, hanya diotorisasi, kemudian dikembalikan, atau digunakan untuk membayar biaya yang memiliki dasar pendukung.
Jangan menambahkan deposit yang dapat dikembalikan ke pendapatan kamar hanya agar sesuai dengan total pembayaran. Penanganannya mengikuti ketentuan yang disepakati dan proses akuntansi hotel.
Tamu Diminta Membayar Jumlah yang Sudah Dipungut
Periksa petunjuk pembayaran pemesanan dan catatan pembayaran hotel. Tentukan komponen mana yang telah dipungut Booking.com dan komponen mana yang menurut petunjuk harus dipungut oleh hotel.
Jangan menggunakan jumlah dana yang lebih rendah yang diterima hotel sebagai bukti bahwa tamu harus membayar selisihnya. Komisi, biaya penyedia layanan, atau penyesuaian penyelesaian pembayaran tidak otomatis merupakan pajak tamu yang belum dibayar.
Perbaiki Penawaran Saat Ini Tanpa Mengubah Ketentuan yang Sudah Dikonfirmasi
Dokumentasikan pengaturan yang salah dan cakupan yang terdampak sebelum mengubahnya. Identifikasi sistem terhubung yang mengendalikan nilai tersebut agar pembaruan berikutnya tidak memunculkan kembali kesalahan itu.
- Dapatkan persetujuan untuk jumlah, dasar perhitungan, perlakuan pajak, dan tanggal berlaku yang benar.
- Ubah pengaturan yang dimaksud melalui jalur yang didukung, tanpa menghapus biaya lain yang tidak terkait.
- Buka kembali pengaturan yang telah disimpan dan ulangi pencarian tamu untuk kamar, tanggal, dan jumlah tamu yang sama.
- Periksa rincian akhir pada tahap pemesanan, bukan hanya harga utama yang ditampilkan dalam hasil pencarian.
- Periksa reservasi dan tagihan hotel yang dihasilkan melalui pengujian yang diizinkan atau pemesanan nyata yang sesuai.
Jika relevan, ulangi dengan durasi menginap atau komposisi tamu yang berbeda untuk menguji pengali atau ketentuan siapa yang dikenai biaya. Periksa pasar dan mata uang yang digunakan dalam kasus awal; penyajian harga dapat berbeda menurut pasar asal pemesan.
Tangani reservasi yang sudah ada secara terpisah. Jika konfirmasi sebelumnya berbeda dari pengaturan saat ini, pastikan ketentuan yang berlaku dan proses perbaikannya sebelum menghubungi atau menagih tamu. Jangan memberlakukan biaya baru tanpa pemberitahuan atau menjanjikan pengembalian dana sebelum tanggung jawabnya jelas.
Simpan Catatan Audit Harga yang Dapat Digunakan oleh Shift Berikutnya
Simpan detail masa inap yang diuji, pengaturan lama dan yang telah diperbaiki, rincian harga akhir, pihak yang memungut setiap jumlah, waktu pengujian, dan karyawan yang memberikan persetujuan. Simpan hanya data tamu yang diperlukan.
Gunakan business intelligence hotel dan ekspor data untuk mengidentifikasi reservasi lain yang terdampak, lalu tinjau satu per satu. Selisih pada satu pemesanan tidak membuktikan bahwa semua pemesanan pada bulan tersebut salah.
Selesaikan tugas setelah penawaran saat ini dihitung dengan benar dan setiap kasus tamu yang teridentifikasi memiliki penyelesaian yang didukung bukti atau sudah ditetapkan penanggung jawab tindak lanjutnya. Tim keuangan kemudian dapat meninjau catatan komisi dan pajak secara terpisah tanpa mengubah selisih dana yang diterima hotel menjadi biaya tambahan tamu yang tidak jelas alasannya.
