Audit Pajak dan Biaya di Expedia Extranet: Cegah Ketidaksesuaian Harga Tamu dan Pembayaran ke Hotel

Reservasi Expedia dapat menampilkan total pembayaran tamu yang berbeda dari pembayaran yang diharapkan hotel tanpa adanya kesalahan. Namun, reservasi tersebut juga bisa memuat biaya yang benar-benar dikenakan dua kali. Tantangannya adalah membedakan kedua kondisi ini.

Audit pajak dan biaya di Expedia Extranet perlu menghubungkan tiga catatan: penawaran yang dibeli tamu, pengaturan biaya hotel di Partner Central, serta petunjuk pembayaran atau transfer dana untuk reservasi tersebut. Mulailah dari biaya yang dipermasalahkan, bukan dengan menyesuaikan tarif kamar agar angkanya seimbang.

Buka Satu Reservasi dan Pisahkan Aliran Dananya

Simpan konfirmasi dan setiap perubahan setelahnya. Gunakan kamar, tanggal, jumlah tamu, mata uang, dan penawaran yang dipesan yang sama sepanjang pemeriksaan. Pengaturan saat ini menjelaskan penjualan baru; pengaturan tersebut tidak membuktikan jumlah yang disepakati tamu pada reservasi sebelumnya.

Identifikasi skema pembayaran pada reservasi tersebut. Dalam skema Hotel Collect, properti umumnya menerima pembayaran dari tamu sesuai ketentuan yang tercantum. Dalam skema Expedia Collect, Expedia menerima pembayaran yang berlaku dari tamu, tetapi beberapa biaya masih dapat dibayarkan di properti. Skema Expedia Collect yang diperbarui juga dapat menyajikan jumlah pembayaran dengan cara berbeda. Baca petunjuk reservasi dan transfer dana yang sebenarnya, alih-alih menganggap nama skema sudah menjelaskan seluruh rincian pembayaran.

Catat jawaban atas tiga pertanyaan berikut:

• Berapa seluruh kewajiban pembayaran tamu untuk masa menginapnya, termasuk biaya wajib yang berlaku?
• Jumlah mana yang sudah atau akan dibayar secara online, dan mana yang harus dibayar di properti?
• Menurut catatan reservasi atau penyelesaian pembayaran Expedia, berapa jumlah yang berhak diterima hotel?

Jangan mengurangi total pembayaran tamu dengan persentase komisi umum lalu menganggap hasilnya sebagai jumlah transfer dana yang benar. Ketentuan kontrak, perlakuan pajak, biaya, dan penyesuaian dapat memengaruhi perhitungan.

Selisih yang Tidak Berarti Tamu Harus Membayar Lebih

Sebagai ilustrasi, anggap sebuah konfirmasi mencantumkan USD 330 yang harus dibayar secara online dan USD 18 yang harus dibayar di properti. Total kewajiban pembayaran tamu adalah USD 348. Secara terpisah, catatan transfer dana hotel mengonfirmasi bahwa Expedia harus membayar USD 270 untuk reservasi tersebut berdasarkan ketentuan yang disepakati.

Resepsionis tidak boleh menagih USD 60 kepada tamu hanya karena USD 330 dikurangi USD 270 sama dengan USD 60. Selisih tersebut harus dijelaskan melalui catatan pemasok dan penyelesaian pembayaran, bukan dengan membuat tagihan baru bagi tamu. USD 18 hanya boleh ditagih jika memang masih harus dibayar dan belum pernah diterima sebelumnya.

Angka-angka ini menggambarkan aliran dana yang terpisah; angka tersebut bukan rumus pajak Expedia atau tarif komisi standar.

Saat tamu mempermasalahkan sisa tagihan, bandingkan petunjuk Expedia dengan pembayaran yang tercatat di hotel sebelum meminta pembayaran tambahan. Smart Order menampilkan biaya dan pembayaran yang tercatat bersama reservasi, sehingga resepsionis dapat dengan mudah membedakan sisa tagihan tamu dari persoalan transfer dana yang perlu ditangani tim keuangan.

Telusuri Setiap Biaya yang Dipermasalahkan hingga ke Definisinya

Label Pajak Expedia Tidak Sesuai dengan Pos Pajak Hotel

Pengelompokan pajak dan biaya layanan yang ditampilkan kepada tamu belum tentu menyalin setiap pos dalam buku besar pajak hotel. Bandingkan rincian lengkap reservasi, jumlah untuk pemasok, dan catatan transfer dana sebelum mengganti nama atau menggandakan biaya dalam Sistem Manajemen Hotel, atau sistem manajemen properti.

Minta tim keuangan menentukan jumlah mana yang merupakan pendapatan hotel, pajak, kompensasi, atau penyesuaian lainnya berdasarkan skema yang berlaku untuk properti. Jangan menyebut seluruh gabungan pajak dan biaya layanan sebagai pajak yang harus dipungut atau disetorkan hotel. Kewajiban pajak setempat perlu dikonfirmasi oleh pihak yang bertanggung jawab atas kepatuhan hotel.

Biaya Wajib Properti Muncul di Dua Tempat

Periksa apakah biaya resor, destinasi, kebersihan, atau biaya wajib lainnya sudah termasuk dalam harga kamar, ditambahkan ke total reservasi, atau harus dibayar secara terpisah di properti. Kemudian periksa apakah Sistem Manajemen Hotel juga telah menambahkan biaya yang sama secara otomatis.

Bandingkan jumlah, mata uang, satuan perhitungan, tamu yang dikenai biaya, dan tanggal berlakunya. Biaya per masa menginap tidak boleh berubah menjadi biaya per malam tanpa diketahui. Biaya yang tercantum dalam total bukan bukti bahwa biaya tersebut telah dibayar secara online: pencantuman dalam harga yang ditampilkan dan tanggung jawab penagihan merupakan dua hal terpisah.

Jangan mengandalkan pembaruan tarif kamar biasa untuk memperbaiki biaya-biaya ini. Koneksi tarif dan ketersediaan Expedia tidak mencakup semua pengaturan biaya atau kebijakan. Periksa pengaturan Partner Central yang relevan serta jalur pengelolaan yang didukung untuk biaya tersebut.

Biaya Tamu Tambahan Disalahartikan sebagai Pajak

Untuk selisih yang berkaitan dengan jumlah penghuni kamar, bandingkan jumlah orang dewasa dan usia anak dengan ketentuan harga pada reservasi. Temukan biaya tamu tambahan atau biaya anak sebelum mengubah persentase pajak. Periksa juga apakah paket yang dipilih mencakup makan untuk semua tamu atau hanya untuk jumlah tamu tertentu.

Hal ini penting ketika hasil pencarian untuk dua orang dewasa terlihat benar, tetapi kamar yang sama menjadi lebih mahal saat seorang anak ditambahkan. Selisih tersebut mungkin disebabkan oleh komposisi tamu atau hak makan, bukan kesalahan pengaturan pajak.

Selisih Pembayaran Berasal dari Mata Uang atau Periode yang Berbeda

Bandingkan jumlah dalam mata uang yang digunakan untuk penagihan pembayaran, bukan estimasi hasil konversi yang ditampilkan saat menelusuri penawaran. Kemudian pastikan penyelesaian pembayaran mencakup reservasi ini beserta perubahan, pembatalan, atau penyesuaian yang relevan.

Pembayaran yang mencakup beberapa reservasi tidak boleh dibandingkan dengan total pembayaran tamu dari satu reservasi saja. Gunakan Laporan dan Analisis hotel untuk memeriksa pendapatan reservasi dan catatan saluran yang bersangkutan, lalu cocokkan dengan rincian penyelesaian pembayaran dari Expedia sendiri. Total dalam laporan saja tidak cukup untuk memastikan penyetoran pajak oleh Expedia.

Perbaiki Pengaturan Tanpa Menimbulkan Kesalahan Penagihan Baru

Setelah mengidentifikasi biaya yang salah, lakukan perbaikan secara terarah:

1. Simpan pengaturan awal dan contoh yang menunjukkan hasil yang keliru. Catat jumlah biaya yang seharusnya, dasar perhitungan, cakupan, dan tanggal mulai berlakunya.
2. Dapatkan persetujuan yang sesuai dari tim manajemen pendapatan atau keuangan. Untuk pajak, konfirmasikan aturan yang berlaku, alih-alih memilih persentase yang membuat totalnya seimbang.
3. Perbarui biaya melalui jalur pengelolaan yang berwenang. Jika biaya tersebut dikendalikan oleh sistem lain, perbaiki juga sumbernya agar pembaruan berikutnya tidak mengembalikan kesalahan tersebut.
4. Buka kembali catatan yang telah disimpan dan lakukan pencarian sebagai tamu dengan kondisi yang sama hingga mencapai rincian harga. Periksa total harga serta jumlah yang harus dibayar di properti.
5. Tinjau secara terpisah reservasi terkonfirmasi yang terdampak. Selesaikan pengembalian dana atau penagihan tambahan melalui proses reservasi yang sesuai; jangan mengganti biaya yang telah disepakati dengan pengaturan saat ini tanpa pemberitahuan.

Audit selesai ketika setiap selisih memiliki alasan yang jelas dan catatan pendukung yang sesuai. Total pembayaran tamu harus dapat dijelaskan, penagihan di properti tidak boleh mengulangi biaya yang telah dibayar di muka, dan tim keuangan harus dapat mempertanggungjawabkan transfer dana tanpa menggunakan penyesuaian sisa tagihan tamu untuk menutupi selisih.