1. Penggunaan kamar secara fisik, daftar reservasi, dan tagihan hari tersebut harus sesuai, atau setiap pengecualian harus memiliki penjelasan.
2. Periksa penerimaan pembayaran yang berhasil secara terpisah dari saldo yang masih terutang dan dana yang menunggu penyelesaian bank.
3. Segera tangani risiko keselamatan tamu dan penjualan kamar yang sama dua kali; teruskan pekerjaan tertunda lainnya yang diizinkan dengan bukti dan penanggung jawab.
Audit malam hotel kecil merupakan pemeriksaan terakhir atas hari operasionalnya, bukan keharusan untuk menagih seluruh saldo terutang sebelum tengah malam. Tujuannya adalah menyiapkan catatan kamar, tagihan, pembayaran, dan kedatangan yang akurat untuk tim esok hari.
Gunakan daftar periksa audit malam hotel ini bersama prosedur penutupan properti Anda. Pertama, tentukan tanggal operasional yang akan ditutup. Setelah tengah malam, tanggal tersebut dapat berbeda dari tanggal kalender. Jangan memajukan tanggal operasional atau mengulangi proses penutupan hanya karena jam komputer telah berganti hari.
Rekonsiliasi Kamar Sebelum Mencocokkan Keuangan
Mulailah dari kamar yang benar-benar digunakan malam ini. Bandingkan daftar tamu yang menginap, keberangkatan, penempatan kamar, serta kamar yang diblokir untuk Housekeeping atau pemeliharaan. Selidiki kamar yang ditandai kosong padahal masih ditempati, atau tamu yang sudah berangkat tetapi masih tercatat menempati kamar di layar.
Sebagai ilustrasi, di hotel dengan 20 kamar, 17 kamar terisi, satu kamar kosong dalam pemeliharaan, dan dua kamar kosong lainnya mencakup seluruh kamar properti. Tamu yang telah dipastikan tidak datang tidak dihitung sebagai kamar terisi ke-18. Ada atau tidaknya biaya yang harus dibayar merupakan persoalan terpisah dari hunian fisik kamar.
Jika jumlahnya tidak sesuai, telusuri kamar yang bermasalah. Penyebab umum meliputi perpindahan kamar yang belum diselesaikan di sistem, perpanjangan masa inap yang terlewat oleh resepsionis, atau keberangkatan yang belum dicatat. Verifikasi status hunian yang belum pasti melalui prosedur resmi hotel; jangan mengandalkan warna di layar sebagai pengganti pemeriksaan fisik saat pemeriksaan tersebut diperlukan.
Periksa Tagihan yang Terkait dengan Masa Inap Tersebut
Tinjau tagihan kamar untuk tanggal operasional tersebut, perubahan tarif yang telah disetujui, masa inap gratis, dan biaya tambahan yang belum dibukukan. Pastikan tamu yang berpindah kamar tidak dikenai tagihan dua kali untuk malam yang sama. Periksa apakah sistem sudah membukukan tagihan malam tersebut sebelum menambahkan apa pun secara manual.
Tagihan tamu yang belum dilunasi tidak otomatis merupakan kesalahan. Tamu yang masih menginap dapat membayar saat keberangkatan sesuai ketentuan. Hal yang perlu dipastikan adalah apakah tagihannya benar, pengaturan pembayarannya dipahami, dan setiap jumlah yang telah jatuh tempo menurut kebijakan hotel sedang ditindaklanjuti.
Gunakan kalender Resepsionis hotel untuk menelusuri ketidaksesuaian kamar hingga ke reservasi terkait. Di Smart Order, periksa masa inap, penempatan kamar, dan pembayaran yang tercatat secara bersamaan sebelum mengubah status tamu. Dengan begitu, petugas penutupan dapat membedakan kesalahan catatan kamar dari masalah pembayaran yang sebenarnya, sehingga tidak perlu mengubah keduanya hanya agar terlihat cocok.
Telusuri Selisih Saat Penutupan hingga ke Masa Inap Terkait
Tinjau penempatan kamar, reservasi, dan pembayaran yang tercatat sebelum mengoreksi jumlah kamar malam ini atau meminta tamu membayar kembali.
Tangani Pembayaran, Kedatangan Terlambat, dan Tamu yang Tidak Datang
Setelah kondisi kamar dipahami, ikuti urutan ini untuk menyelesaikan pekerjaan penutupan lainnya. Prosedur hotel menentukan tindakan yang memerlukan persetujuan manajer dan tindakan yang ditangani secara otomatis oleh Sistem Manajemen Hotel atau sistem manajemen properti yang digunakan.
- Cocokkan penerimaan pembayaran hari ini dengan buktinya. Bandingkan uang tunai yang tercatat, pembayaran kartu yang telah selesai, transfer, dan penerimaan lainnya dengan reservasi atau tagihan terkait. Rekonsiliasi uang tunai dengan saldo awal kasir, penerimaan, pengeluaran yang disetujui, dan setoran kas. Pencairan dana ke rekening bank mungkin selesai kemudian; jangan menganggap keterlambatan tersebut sebagai bukti bahwa tamu belum membayar.
- Identifikasi upaya pembayaran yang belum terselesaikan. Pisahkan transaksi yang tertunda, gagal, telah dikembalikan dananya, dan berhasil. Periksa referensi transaksi awal sebelum mencoba menagih ulang atau mengembalikan dana. Jangan pernah memasukkan pembayaran atau diskon fiktif hanya agar angka penutupan seimbang.
- Selesaikan keberangkatan yang masih berstatus terbuka di layar. Pastikan apakah tamu sudah berangkat, memperpanjang masa inap, atau mendapat persetujuan Check-out terlambat. Ikuti prosedur Check-out dan penanganan saldo yang telah disahkan. Jangan melakukan Check-out untuk tamu yang masih menempati kamar hanya demi mengosongkan daftar.
- Hubungi tamu yang diperkirakan datang terlambat melalui jalur yang disetujui. Periksa pesan terbaru, pengaturan kedatangan pada reservasi, dan rencana kedatangan setelah tengah malam jika ada. Tamu yang belum tiba saat tanggal kalender berganti belum tentu tidak datang. Tetap amankan kamarnya sampai petugas yang bertanggung jawab mengambil keputusan yang tepat.
- Catat tamu yang benar-benar tidak datang dengan cermat. Pastikan tamu memang tidak tiba, tinjau ketentuan reservasi dan pihak yang bertanggung jawab atas pembayaran, lalu dapatkan persetujuan yang diperlukan. Catat status dan biaya yang berlaku melalui proses hotel atau saluran yang tepat. Jangan menganggap satu perubahan status otomatis menyelesaikan pelaporan ke OTA atau penagihan biaya.
- Tinjau masa inap dari OTA yang berubah atau belum terselesaikan. Cocokkan perubahan tanggal terbaru, pembatalan, kedatangan yang belum tercatat, dan reservasi yang tampak ganda dengan catatan terkini di saluran tersebut. Cari berdasarkan referensi reservasi sebelum membuat entri sementara. Alokasikan inventaris kamar satu kali saja, dan tandai setiap penanganan sementara secara manual untuk ditindaklanjuti agar reservasi yang diimpor kemudian tidak tercatat sebagai masa inap kedua.
- Periksa kembali kedatangan terdekat berikutnya. Pastikan sif berikutnya dapat mengetahui tanggal yang benar, tipe kamar, pengaturan pembayaran, serta instruksi kedatangan yang belum terselesaikan. Tetap tandai kamar dalam pemeliharaan sebagai tidak tersedia meskipun sudah dibersihkan pada malam hari.
Peninjauan OTA merupakan salah satu bagian dari penutupan ini, bukan audit menyeluruh kedua untuk setiap reservasi dari saluran. Sebuah channel manager hotel yang terhubung menyediakan data reservasi dan ketersediaan terkini untuk diperiksa staf. Koneksi tersebut tidak menghilangkan kebutuhan untuk menyelidiki beberapa masa inap yang datanya masih tidak sesuai.
Tentukan Pekerjaan yang Dapat Diteruskan ke Esok Hari
Beberapa ketidaksesuaian membuat catatan operasional tidak aman untuk dijadikan acuan. Kamar berpenghuni yang ditawarkan kepada tamu lain, tamu yang lokasi sebenarnya tidak diketahui, atau penagihan ganda yang telah dikonfirmasi memerlukan tindakan pengamanan dan eskalasi segera. Selisih yang belum terjelaskan tidak boleh ditutupi dengan entri penyeimbang.
Pekerjaan lain dapat tetap terbuka sesuai ketentuan: pencairan dana OTA yang dijadwalkan kemudian, saldo perusahaan yang masih dalam jangka waktu kredit yang disepakati, atau pengembalian dana yang menunggu hasil akhir dari penyedia layanan. Ikuti persyaratan penutupan dan kebijakan otorisasi properti, alih-alih menganggap setiap item terbuka sebagai alasan untuk segera menagih pembayaran.
Untuk setiap pekerjaan yang diizinkan diteruskan, catat referensi reservasi atau transaksi, status yang telah diverifikasi, jumlah uang atau kamar yang berisiko terdampak, tindakan berikutnya, penanggung jawab, dan waktu peninjauan. Contohnya: "Uang muka telah dikonfirmasi oleh penyedia layanan; pembukuan pada reservasi sedang ditinjau; jangan tagih ulang; tim keuangan memeriksa pukul 09.00."
Jika Sistem Manajemen Hotel memblokir penutupan, baca persyaratan spesifik yang belum terpenuhi dan ikuti prosedur yang didukung sistem. Jangan menghapus pemblokiran kamar yang sah, membatalkan masa inap yang valid, atau menjalankan penutupan yang sama dua kali untuk melewati peringatan. Beberapa hotel menggunakan proses akhir hari otomatis; stafnya tetap perlu memeriksa hasil operasional.
Simpan Hasil Penutupan agar Pemilik Dapat Meninjaunya pada Pagi Hari
Selesaikan penutupan sesuai kewenangan dan simpan laporan yang diwajibkan beserta identitas properti, tanggal operasional, dan waktu pelaksanaan. Pastikan tanggal telah maju atau proses otomatis telah selesai sesuai harapan. Periksa tampilan kedatangan dan tamu yang menginap untuk hari berikutnya sebelum mengakhiri tugas penutupan.
Pastikan tingkat hunian, pendapatan kamar, penerimaan pembayaran, saldo terutang, dan kasus yang belum terselesaikan dapat dibedakan dengan jelas dalam Laporan dan Analisis hotel. Semua total tersebut tidak harus sama: pendapatan mencatat tagihan, penerimaan mencatat uang yang telah diterima, dan beberapa masa inap masih belum dibayar sesuai ketentuan yang sah.
Pemilik atau manajer pagi sebaiknya meninjau pengecualian dan persetujuan yang ada, tanpa mengulangi setiap pemeriksaan rutin. Tanyakan penyebab setiap selisih penting, apakah kamar atau tamu telah terlindungi, dan apakah tindakan berikutnya sudah dilakukan. Tinjau penyebab yang berulang secara terpisah dari koreksi malam ini.
Catatan penutupan yang berguna dapat dibuat singkat karena merujuk pada catatan yang andal. Jangan cantumkan detail kartu lengkap, kode akses, dan dokumen identitas dalam catatan sif biasa. Audit malam selesai ketika tim esok hari dapat mempercayai kondisi operasional yang tercatat dan menemukan pekerjaan yang masih memerlukan perhatian.
