1. Cocokkan pengembalian dana yang disetujui dengan catatan penyedia pembayaran, lalu telusuri kembali pengembalian dana dari penyedia ke reservasi terkait.
2. Dua entri belum tentu berarti dua pengembalian dana; bandingkan nomor referensi setiap pengembalian dana.
3. Akhiri audit dengan penjelasan selisih dan penanggung jawab tindak lanjut yang jelas, bukan dengan memaksakan total agar cocok.
Audit pengembalian dana dalam sistem pembayaran hotel mengajukan pertanyaan yang berbeda dari sekadar melacak pengembalian dana satu tamu: dapatkah hotel mempertanggungjawabkan setiap pengembalian dana dalam periode tersebut, termasuk yang tidak dicatat dengan benar oleh siapa pun?
Titik awal yang paling berguna adalah hubungan antara jumlah yang disetujui, penerimaan pembayaran awal, setiap upaya pengembalian dana, dan reservasi, bukan dana yang masuk ke rekening bank. Pencairan dana ke rekening bank dapat menggabungkan banyak transaksi dan biaya sehingga menyembunyikan kesalahan yang saling meniadakan.
Tentukan Cakupan Audit Pengembalian Dana dalam Sistem Pembayaran Hotel Anda
Tentukan properti, akun pembayaran, mata uang, periode pemeriksaan, dan waktu pengambilan catatan. Jelaskan apakah periode tersebut mencakup pengembalian dana yang disetujui, diajukan, atau diselesaikan. Tanggal-tanggal tersebut menunjukkan peristiwa yang berbeda dan tidak boleh dicampur tanpa penjelasan.
Sertakan kasus yang belum terselesaikan dari pemeriksaan sebelumnya. Pengembalian dana yang diajukan bulan lalu tetapi masih tertunda hari ini tidak boleh terlewat hanya karena berada di luar filter pengajuan bulan ini. Sertakan juga pengembalian dana dalam periode tersebut yang terkait dengan penerimaan pembayaran lama atau reservasi yang dibatalkan.
Siapkan dua daftar kerja. Daftar pertama berisi pengembalian dana yang telah disetujui hotel beserta referensi reservasinya. Daftar kedua berisi transaksi pengembalian dana dari setiap akun pembayaran yang relevan, lengkap dengan referensi penerimaan pembayaran awal, referensi setiap pengembalian dana, jumlah, mata uang, tanggal, dan hasil terbaru.
Pisahkan setiap mata uang. Catat filter sumber dan jumlah baris agar rekan kerja dapat mengulangi pemeriksaan. Jika akses ke suatu akun atau catatan lama tidak tersedia, tandai audit sebagai belum lengkap alih-alih menganggap hasil yang tidak tersedia sebagai nol.
Lakukan Pemeriksaan Dua Arah
- Mulai dari setiap jumlah yang disetujui. Temukan catatan pembayaran dan pengembalian dana terkait, termasuk upaya yang gagal. Jelaskan setiap bagian dari jumlah yang disetujui yang belum memiliki bukti pengajuan terverifikasi.
- Mulai dari setiap pengembalian dana di penyedia pembayaran. Temukan reservasi dan persetujuannya. Langkah ini membantu menemukan transaksi yang terlewat dari daftar pengembalian dana milik hotel.
- Bandingkan hasil yang didukung bukti dengan catatan pembayaran dan tagihan reservasi. Ketepatan pengembalian dana dan ketepatan tagihan tamu merupakan dua pemeriksaan yang terpisah.
Pemeriksaan satu arah dapat mengonfirmasi semua entri dalam daftar resepsionis, tetapi melewatkan pengembalian dana yang diproses bagian keuangan melalui jalur lain. Total saja tidak dapat membuktikan kelengkapan catatan.
Jika kedua daftar tidak cocok, gunakan catatan pembayaran hotel terintegrasi untuk menemukan penerimaan pembayaran awal sebelum mengubah saldo tamu. Smart Order menghubungkan pembayaran yang tercatat dengan reservasi sehingga pemeriksa dapat menelusuri masa inap terkait, alih-alih hanya menghadapi jumlah yang tidak dapat dijelaskan. Bandingkan catatan tersebut dengan bukti pengembalian dana dari penyedia; jangan menganggap catatan pada reservasi membuktikan bahwa dana sudah berpindah.
Telusuri Pengembalian Dana Berdasarkan Masa Inap Asalnya
Sertakan reservasi dan penerimaan pembayaran yang tercatat dalam pemeriksaan sebelum mengoreksi selisih pengembalian dana atau menyetujui pengembalian dana tambahan.
Identifikasi Pengembalian Dana yang Hilang, Ganda, dan Belum Tercocokkan
Pengembalian Dana yang Disetujui Tidak Memiliki Referensi dari Penyedia
Periksa instruksi pemberi persetujuan, karyawan yang bertanggung jawab, akun pembayaran, dan penerimaan pembayaran awal. Cari upaya yang sudah dilakukan sebelum menyimpulkan bahwa pengembalian dana belum pernah diajukan.
Jika tidak ada upaya yang dapat diverifikasi, klasifikasikan sebagai telah disetujui tetapi belum memiliki bukti pengajuan. Teruskan kepada penanggung jawab pembayaran yang berwenang untuk ditindaklanjuti. Jangan membuat entri pengembalian dana selesai hanya karena tamu telah dijanjikan pengembalian uang.
Jika pembayaran tamu diterima oleh agen perjalanan daring atau OTA, periksa catatan pengembalian dana pada saluran tersebut dan pihak yang bertanggung jawab atas pembayaran. Persetujuan yang dikirim ke OTA belum tentu merupakan pengembalian dana yang dilakukan oleh hotel.
Pengembalian Dana dari Penyedia Tidak Tercatat pada Reservasi
Konfirmasikan referensi penyedia, hasil, jumlah, dan masa inap yang tepat. Periksa apakah pencatatan manual sudah tersedia dengan label pembayaran lain atau apakah pembaruan masih diproses.
Perbaiki entri yang belum tercatat melalui prosedur yang disetujui pada catatan reservasi resepsionis. Pertahankan transaksi asli. Pengembalian dana yang telah selesai tetapi belum tercatat dalam Sistem Manajemen Hotel biasanya memerlukan koreksi catatan, bukan pengembalian dana tambahan.
Periksa tagihan setelahnya. Penyesuaian biaya yang diotorisasi mungkin juga diperlukan; jika tidak, reservasi dapat kembali terlihat memiliki tagihan sebesar jumlah yang telah dikembalikan.
Jumlah yang Sama Muncul Dua Kali
Bandingkan referensi sebelum menyatakan suatu kasus sebagai duplikasi. Satu pengembalian dana yang muncul dalam dua laporan tetap merupakan satu pengembalian dana. Dua pengembalian dana sebagian yang sah dapat memiliki jumlah yang sama dan referensi yang berbeda.
Pencatatan berulang dengan referensi pengembalian dana yang sama merupakan masalah pencatatan. Dua pengembalian dana terpisah yang sama-sama berhasil untuk satu jumlah yang disetujui dapat berarti terjadi kelebihan pengembalian dana. Simpan kedua riwayat transaksi dan minta bagian keuangan menentukan kelebihan yang sebenarnya sebelum menghubungi tamu atau mencoba menagihnya kembali.
Sertakan pengembalian dana dan sengketa pembayaran terkait dalam pemeriksaan tersebut. Jangan mengembalikan jumlah yang sama melalui jalur lain selama hasil sengketanya belum diputuskan.
Pengembalian Dana Tidak Dapat Dicocokkan dengan Masa Inap
Periksa referensi penerimaan pembayaran awal, akun merchant, mata uang, hubungan pembayar dengan tamu, dan riwayat pemesanan. Perubahan nama belakang atau reservasi yang dibatalkan dapat menjelaskan mengapa pencarian sederhana berdasarkan nama tamu tidak berhasil.
Jangan mengaitkan pengembalian dana dengan pemesanan lain hanya karena jumlahnya sama. Biarkan dalam daftar transaksi yang belum tercocokkan, disertai bukti yang telah diperiksa dan karyawan yang bertanggung jawab menyelesaikannya. Transaksi yang belum dapat dijelaskan tetap belum dapat dijelaskan meskipun total harian seimbang.
Uji Dugaan Duplikasi dengan Contoh Pengembalian Dana Sebagian
Misalkan terdapat penerimaan pembayaran sebesar USD 600 dengan pengembalian dana yang disetujui sebesar USD 150. Penyedia menunjukkan dua pengembalian dana yang berhasil, masing-masing sebesar USD 75, dengan referensi F-A dan F-B. Keduanya berjumlah USD 150 sesuai persetujuan; tidak satu pun merupakan duplikasi hanya karena jumlahnya sama.
Sekarang misalkan hasil ekspor hotel mencantumkan F-A dua kali dan F-B satu kali. Data tersebut seolah menunjukkan pengembalian dana sebesar USD 225. Bukti dari penyedia mendukung jumlah USD 150, sehingga pencatatan F-A tambahan memerlukan koreksi catatan yang diotorisasi, bukan transaksi keuangan baru.
Jika penyedia justru menunjukkan F-B masih tertunda, hanya USD 75 yang terkonfirmasi berhasil. Biarkan USD 75 sisanya tetap terbuka dengan status sebenarnya. Jangan menandainya selesai atau mengajukannya kembali hanya untuk menyamakan total dengan jumlah yang disetujui.
Terapkan pemeriksaan berdasarkan referensi yang sama ini pada kasus selisih yang sebenarnya. Cara ini membedakan pelaporan ganda, pengembalian dana sebagian yang sah, dan kelebihan pengembalian dana yang benar-benar terjadi tanpa menebak berdasarkan jumlah yang identik.
Sahkan Hasil Pemeriksaan Kasus Selisih, Bukan Hanya Totalnya
Lakukan rekonsiliasi berdasarkan reservasi dan mata uang terlebih dahulu, lalu jelaskan selisih terhadap laporan keuangan hotel dan hasil ekspornya. Biaya penyedia, penyesuaian pencairan dana, dan selisih kurs memerlukan penjelasan tersendiri; semuanya tidak otomatis menjadi bagian dari jumlah pengembalian dana tamu.
Simpan catatan kasus selisih yang memuat masa inap, pembayaran awal, referensi pengembalian dana, jumlah yang diharapkan dan yang terverifikasi, masalah yang belum terselesaikan, tindakan berikutnya, penanggung jawab, dan tanggal pemeriksaan. Jelaskan apakah pekerjaan yang tersisa berupa koreksi pencatatan, persetujuan yang belum diajukan, hasil yang masih tertunda, atau transaksi yang belum tercocokkan.
Periksa hasil terbaru dari penyedia sebelum menutup kasus selisih lama. Konfirmasi penerimaan pengajuan tidak selalu merupakan hasil akhir, dan sebagian pengembalian dana dapat kemudian gagal atau dibatalkan. Tidak adanya dana masuk pada laporan rekening tamu saja juga belum cukup menjadi bukti untuk melakukan pengembalian dana tambahan.
Manajer dapat mengesahkan pemeriksaan yang telah selesai sambil secara tegas mempertahankan kasus yang belum terselesaikan sebagai kasus terbuka. Catat setiap keterbatasan pemeriksaan dan bukti yang mendukung setiap koreksi. Jangan pernah menghapus bukti penerimaan pembayaran asli, memundurkan tanggal pengembalian dana, atau membuat penyesuaian penyeimbang fiktif demi menghasilkan total yang tampak rapi.
