1. Hitung malam menginap tambahan mulai dari tanggal keberangkatan lama, bukan dari tanggal kedatangan awal.
2. Periksa ketersediaan berdasarkan tipe kamar dan kamar yang sebenarnya ditempati tamu selama periode perpanjangan.
3. Lakukan pembaruan melalui satu proses yang disepakati, lalu verifikasi inventaris kamar, biaya, dan tanggal keberangkatan baru pada data yang tersimpan.
“Bisa kami menginap dua malam lagi?” terdengar sederhana, sampai ternyata kamar yang sama sudah dialokasikan untuk tamu yang datang besok. Alur kerja sistem reservasi hotel yang aman dimulai dengan memeriksa malam tambahan, bukan dengan menggeser tanggal keberangkatan.
Tetapkan satu staf sebagai penanggung jawab perpanjangan. Staf tersebut harus memastikan ketersediaan, menyepakati harga, menyelesaikan perubahan yang telah disetujui, dan memeriksa dampaknya sebelum memberi tahu tamu bahwa semuanya sudah beres.
Hitung Malam Tambahan dalam Sistem Reservasi Hotel
Sebagai contoh hipotetis, seorang tamu datang pada 10 November dan semula dijadwalkan berangkat pada 12 November. Reservasi awal mencakup malam 10 dan 11 November. Mengubah tanggal keberangkatan menjadi 14 November menambahkan malam 12 dan 13 November, bukan malam 14 November.
Periksa malam tambahan tersebut pada kalender reservasi hotel. Sertakan masa menginap yang telah dikonfirmasi, alokasi kamar yang telah diamankan, pemblokiran untuk pemeliharaan, dan permintaan perpanjangan yang masih ditangani staf lain.
Periksa dua jenis ketersediaan. Kategori kamar mungkin masih tersedia untuk kedua malam tersebut, tetapi kamar yang ditempati tamu sudah dialokasikan untuk tamu yang datang besok. Sebaliknya, kamar fisik mungkin terlihat kosong pada tanggal berikutnya, sementara kapasitas kategori kamar yang boleh dijual sudah habis.
Jika tamu tidak dapat tetap di kamar yang sama, jelaskan kebutuhan pindah kamar dan sepakati pembagian penempatan kamar yang didukung sistem sebelum menerima perpanjangan. Jangan menggeser tamu lain yang sudah mendapat konfirmasi atau menganggap perpanjangan dua malam otomatis menjamin kamar yang sama tanpa menjelaskannya.
Perubahan tanggal menjadi berisiko jika hanya diperlakukan sebagai catatan, padahal perubahan tersebut mengikat ketersediaan kamar. Alur kerja Resepsionis Smart Order menyatukan reservasi dan kalender kamar sehingga pemeriksaan lebih mudah dan efisien. Setelah perubahan yang disetujui selesai, staf resepsionis dapat membuka kembali data masa menginap tersebut dan memeriksa okupansi tambahan terhadap reservasi lain, tanpa bergantung pada janji lisan.
Cocokkan Malam Tambahan dengan Kalender yang Ada
Tinjau masa menginap awal dan alokasi kamar mendatang sebelum mengonfirmasi perpanjangan, lalu verifikasi tanggal serta penempatan kamar yang tersimpan secara bersamaan.
Sepakati Malam Tambahan, Harga, dan Pengaturan Pembayaran
Sampaikan tanggal perpanjangan yang tepat, pengaturan kamar, tarif per malam, fasilitas atau layanan yang termasuk, pajak atau biaya, serta waktu pembayaran. Malam tambahan dapat memiliki harga resmi yang berbeda dari masa menginap awal. Tarif promosi sebelumnya tidak otomatis berlaku untuk perpanjangan.
Baca setiap pemberitahuan penghitungan ulang tarif dengan cermat. Pastikan apakah sistem hanya menghitung ulang harga malam tambahan atau seluruh reservasi. Pertahankan jumlah yang telah disepakati atau dibukukan, kecuali memang ada penyesuaian yang disetujui.
Misalnya, dua malam tambahan dengan tarif hipotetis masing-masing USD 120 menambah biaya USD 240 sebelum biaya tambahan lain yang berlaku. Jika tagihan kamar awal sebesar USD 200, tanpa penyesuaian lain, total biaya kamar yang baru menjadi USD 440. Pembayaran USD 200 yang sudah tercatat tetap sebesar USD 200; pembayaran tersebut tidak dihitung lagi sebagai kredit kedua untuk perpanjangan.
Periksa catatan pembayaran hotel yang tersimpan sebelum meminta pembayaran. Tambahan jumlah yang harus dibayar, pengaturan pembayaran secara kredit yang telah disetujui, dan upaya pembayaran yang masih tertunda memerlukan tindak lanjut yang berbeda. Perpanjangan tanggal saja tidak memberikan izin untuk membebankan biaya tambahan ke kartu yang tersimpan.
Untuk reservasi melalui agen perjalanan daring atau OTA, tentukan bagaimana kesepakatan malam tambahan akan dibuat. Gunakan prosedur perubahan yang diizinkan saluran tersebut saat memperpanjang reservasi. Perubahan pada Sistem Manajemen Hotel saja tidak membuktikan bahwa OTA telah mengubah tanggal, instruksi penagihan, atau nominal kartu virtualnya.
Jika hotel mengatur masa menginap tambahan yang benar-benar terpisah, dokumentasikan kesepakatannya dan ikuti ketentuan saluran yang berlaku. Hubungkan kedua catatan untuk keperluan operasional dan pastikan malam menginapnya tidak tumpang tindih. Jangan membuat reservasi kedua hanya untuk menyiasati perubahan yang gagal.
Simpan Perubahan yang Disetujui dan Verifikasi Inventaris Kamar Satu Kali
Ikuti prosedur yang telah disepakati untuk reservasi ini. Prosedurnya dapat berupa perubahan dari OTA yang diteruskan ke Sistem Manajemen Hotel, atau perpanjangan yang disetujui untuk reservasi langsung maupun reservasi yang dikelola hotel. Hindari dua staf melakukan kedua versi perubahan tersebut secara terpisah.
- Buka data masa menginap awal menggunakan nomor referensi reservasi. Pastikan identitas tamu, status saat ini, tanggal keberangkatan lama, tipe kamar, penempatan kamar, dan status pembayaran yang ada.
- Periksa kembali malam tambahan tepat sebelum mengonfirmasi perubahan. Ketersediaan mungkin telah berubah selama tamu mempertimbangkan penawaran harga.
- Masukkan tanggal keberangkatan yang disetujui dan perubahan penempatan kamar yang diperlukan melalui alur kerja yang didukung sistem. Tinjau harga per malam dan peringatan sebelum menyimpan.
- Selesaikan perubahan satu kali. Buka kembali reservasi dan verifikasi tanggal keberangkatan baru, malam tambahan, total yang disepakati, serta riwayat pembayaran yang tetap tersimpan.
- Periksa kalender dan inventaris kamar yang dapat dijual untuk setiap malam tambahan, lalu verifikasi status pada saluran penjualan yang terhubung melalui proses pembaruan biasa.
Perpanjangan satu kamar yang berhasil seharusnya mengalokasikan satu kamar untuk setiap malam tambahan. Jangan mengurangi satu kamar lagi secara manual dari kalender Sistem Manajemen Hotel dan OTA setelah reservasi tersebut sudah mengurangi ketersediaannya.
Untuk perpanjangan 12–14 November, periksa malam 12 dan 13 November satu per satu. Jika alokasi lain tidak berubah, kapasitas yang tersedia pada masing-masing malam kini berkurang satu kamar. Tanggal Check-out baru pada 14 November tidak dihitung sebagai satu malam menginap tambahan.
Jika pemblokiran sementara secara manual digunakan saat menunggu persetujuan, pastikan reservasi yang telah diselesaikan kini sudah mengamankan masa menginap tersebut sebelum menghapus pemblokiran sementara. Jika tidak, kamar dapat sempat tersedia untuk dijual atau tetap terblokir dua kali.
Gunakan channel manager hotel untuk meninjau ketersediaan pada saluran setelah perubahan. Periksa status yang benar-benar telah diterima saluran, bukan sekadar catatan bahwa seseorang telah memperpanjang masa menginap. Jangan berulang kali mengirim ulang perubahan atau membuat reservasi lain ketika pembaruan yang ada masih belum terselesaikan.
Tuntaskan Perpanjangan dalam Operasional Kamar, Bukan Hanya di Layar
Beri tahu Housekeeping bahwa tamu yang semula dijadwalkan berangkat kini melanjutkan masa menginap. Tinjau layanan pembersihan dan penggantian linen untuk malam tambahan, lalu pindahkan tugas pembersihan setelah keberangkatan ke tanggal Check-out baru yang sebenarnya. Jangan membatalkan seluruh layanan hanya karena tamu menginap lebih lama.
Periksa akses kamar sesuai prosedur penguncian hotel. Perubahan tanggal reservasi tidak membuktikan bahwa kunci fisik atau kode akses digital tetap berlaku hingga tanggal keberangkatan baru. Uji atau verifikasi perpanjangan akses yang telah disetujui tanpa mencantumkan kode dalam catatan pergantian shift umum.
Berikan konfirmasi tertulis kepada tamu mengenai tanggal baru, harga, pengaturan kamar, status pembayaran, dan langkah yang masih perlu diselesaikan. Daftar keberangkatan resepsionis kini harus mencerminkan perubahan masa menginap, dan kamar yang dialokasikan tidak boleh sekaligus dijanjikan kepada tamu lain yang datang pada periode yang bertabrakan.
Jika Kamar untuk Malam Tambahan Sudah Habis Terjual
Tawarkan hanya alternatif yang benar-benar dapat dipenuhi hotel, seperti kategori kamar lain atau perpanjangan yang lebih singkat. Persetujuan manajer tidak dapat menciptakan kamar fisik tambahan.
Pertahankan tanggal keberangkatan awal kecuali perpanjangan benar-benar telah diterima dan dicatat. Jangan menghapus reservasi lain, membuka pemblokiran pemeliharaan, atau mengabaikan batas kapasitas hanya agar permintaan dapat disimpan.
Jika Proses Check-out Sudah Selesai
Hentikan proses sebelum mengedit riwayat masa menginap seolah-olah tamu belum pernah berangkat. Gunakan prosedur koreksi setelah Check-out, pengaktifan kembali reservasi, atau pembuatan masa menginap baru yang didukung properti, dengan persetujuan yang diperlukan.
Pertahankan riwayat pembayaran dan penagihan sebelumnya. Alokasi kamar baru tetap harus diperiksa untuk malam tambahan, meskipun tamu secara fisik belum meninggalkan lobi.
Perpanjangan selesai ketika tamu memperoleh malam tambahan yang disepakati, hotel telah mengamankannya satu kali, dan data resepsionis, keuangan, Housekeeping, serta inventaris kamar di saluran penjualan semuanya mencerminkan keputusan tersebut.
