Reservasi Traveloka Tidak Muncul di Sistem Manajemen Hotel Anda? Checklist untuk Hotel

Jika sebuah reservasi Traveloka tidak muncul di Sistem Manajemen Hotel Anda, jangan meminta tamu untuk memesan lagi dan jangan membatalkan reservasi Traveloka. Pertama, konfirmasikan apakah pemesanan tersebut aktif di TERA. Jika aktif, perlakukan sebagai reservasi yang sah sementara tim Anda memeriksa Sistem Manajemen Hotel dan melindungi kamar.

Urutan paling aman sangat sederhana: konfirmasikan pemesanan, cari di Sistem Manajemen Hotel, lindungi inventaris, periksa koneksi kamar, dan ajukan satu permintaan pemulihan.

1. Konfirmasikan Reservasi di Traveloka TERA

Masuk ke TERA dan pastikan Anda sedang melihat properti yang benar. Cari reservasi tersebut dan verifikasi:

• ID pemesanan Traveloka
• Nama tamu
• Tanggal check-in dan check-out
• Status pemesanan
• Tipe kamar dan tingkat hunian
• Paket tarif dan harga total
• Petunjuk pembayaran
• Status modifikasi atau pembatalan terbaru

TERA adalah sistem mitra Traveloka untuk memantau pemesanan, check-in, permintaan tamu, status pembayaran, tarif, dan ketersediaan. Berandanya saat ini juga menampilkan Ringkasan Pemesanan, meskipun label menu yang tepat dapat berbeda menurut akun atau wilayah.

Jika reservasi tidak ada di TERA, periksa kembali properti dan ID pemesanan sebelum menghubungi dukungan mitra Traveloka. Jangan membuat reservasi hotel hanya berdasarkan tangkapan layar dari tamu.

Jika TERA menunjukkan bahwa pemesanan telah dikonfirmasi, catat detailnya dan lanjutkan ke langkah berikutnya.

2. Cari di Seluruh Sistem Manajemen Hotel

Sebuah reservasi dapat tersimpan di Sistem Manajemen Hotel tanpa muncul di daftar kedatangan hari ini. Gunakan pencarian reservasi global dan coba lebih dari satu kolom:

• ID pemesanan Traveloka
• Nama belakang tamu
• Tanggal kedatangan dan keberangkatan
• Tanggal pembuatan pemesanan
• Email atau nomor telepon tamu, jika tersedia

Perluas rentang tanggal dan sertakan semua status. Periksa reservasi yang dikonfirmasi, tertunda, belum ditetapkan, diubah, dibatalkan, diarsipkan, dan duplikat. Jika grup Anda mengelola beberapa properti, pastikan Anda mencari di properti yang benar.

Periksa juga apakah tanggal menginap telah berubah. Pemesanan yang dimodifikasi mungkin telah berpindah ke luar rentang kedatangan awal.

Jika Anda menemukan catatan yang sudah ada, jangan membuat catatan baru. Bandingkan dengan TERA dan perbaiki detail operasional melalui prosedur hotel yang biasa Anda gunakan.

3. Lindungi Kamar Satu Kali

Jika TERA mengonfirmasi reservasi tetapi Sistem Manajemen Hotel masih tidak memiliki catatannya, lindungi tamu dari overbooking—terutama untuk kedatangan pada hari yang sama atau kamar terakhir yang tersedia.

Manajer Saluran dari Smart Order membantu menjaga reservasi saluran dan ketersediaan kamar dalam satu alur kerja operasional.channel manager hotel membantu menjaga reservasi saluran dan ketersediaan kamar dalam satu alur kerja operasional.

Gunakan satu metode yang disetujui. Tempatkan penahanan sementara pada inventaris kamar yang benar, atau buat reservasi manual dengan label yang jelas jika prosedur hotel Anda mengharuskannya.

Tambahkan ID pemesanan Traveloka dan catatan seperti “catatan sementara—menunggu pemulihan saluran.” Salin kamar, tanggal, tingkat hunian, tarif, dan petunjuk pembayaran dengan cermat. Hindari menyimpan detail pembayaran di luar proses yang telah disetujui.

Jangan memblokir kamar yang sama secara terpisah di beberapa sistem. Jangan mengirim konfirmasi atau permintaan pembayaran kedua kepada tamu. Tugaskan satu anggota staf untuk menghapus atau merekonsiliasi catatan sementara setelah pemesanan yang terhubung muncul.

4. Periksa Koneksi Kamar Traveloka

Bandingkan tipe kamar yang ditampilkan di TERA dengan tipe kamar Sistem Manajemen Hotel yang seharusnya menerimanya. Periksa apakah kamar Traveloka terhubung ke inventaris fisik yang benar dan apakah kamar tersebut baru saja diganti namanya, diganti, disalin, atau dinonaktifkan. Tinjau juga setiap perubahan koneksi terbaru, peringatan yang terlihat, dan reservasi Traveloka terakhir yang berhasil masuk untuk kamar ini.

Nama kamar yang mirip tidak membuktikan bahwa koneksinya benar. Misalnya, “Deluxe King” dan “Deluxe Room” mungkin mewakili inventaris yang berbeda di kedua sistem.

Jangan menghubungkan kembali setiap kamar atau mengubah beberapa penetapan kamar hanya untuk memaksa satu reservasi masuk. Perubahan yang luas dapat mengirim pemesanan berikutnya ke tipe kamar yang salah. Jika koneksi yang benar tidak jelas, ambil tangkapan layar dan minta penyedia Sistem Manajemen Hotel atau Manajer Saluran Anda untuk memverifikasinya.

5. Ajukan Satu Permintaan Pemulihan

Jika reservasi telah dikonfirmasi di TERA, tidak ditemukan di seluruh Sistem Manajemen Hotel, dan koneksi kamar tampak benar, hubungi penyedia yang bertanggung jawab memasukkan reservasi Traveloka ke Sistem Manajemen Hotel Anda. Bergantung pada konfigurasi Anda, pihak tersebut mungkin perusahaan Sistem Manajemen Hotel atau penyedia Manajer Saluran Anda.

Kirim satu permintaan lengkap yang berisi:

• Nama dan ID properti
• ID pemesanan Traveloka
• Nama tamu dan tanggal menginap
• Status pemesanan dan waktu pembaruan terakhir di TERA
• Nama kamar dan paket tarif Traveloka
• Tipe kamar Sistem Manajemen Hotel yang diharapkan
• Tangkapan layar dari TERA dan pencarian Sistem Manajemen Hotel
• Setiap peringatan koneksi yang terlihat
• Tindakan sementara terhadap inventaris yang telah dilakukan

Jelaskan masalah operasional secara langsung: “Reservasi Traveloka yang telah dikonfirmasi ini terlihat di TERA tetapi tidak dapat ditemukan di Sistem Manajemen Hotel kami. Harap pulihkan satu kali dan konfirmasikan kapan kami harus merekonsiliasi penahanan sementara.”

Jangan mengajukan beberapa permintaan pemulihan atau berulang kali meminta tim yang berbeda untuk memulihkan pemesanan yang sama. Beberapa upaya dapat meningkatkan risiko reservasi duplikat dan pengurangan inventaris ganda.

Setelah dukungan menyelesaikan pemulihan, pastikan hanya ada satu reservasi Sistem Manajemen Hotel yang terhubung, detailnya cocok dengan TERA, dan ketersediaan hanya berkurang satu kali. Rekonsiliasi penahanan sementara atau catatan manual, lalu pastikan modifikasi atau pembatalan berikutnya masuk ke reservasi Sistem Manajemen Hotel yang sama.

6. Kapan Harus Segera Melakukan Eskalasi

Anggap masalah ini mendesak jika tamu tiba hari ini, hanya tersisa satu kamar, petunjuk pembayaran tidak jelas, beberapa reservasi Traveloka hilang, atau pemesanan lain terus menghilang.

Tim Resepsionis atau reservasi harus terus melindungi tamu dan inventaris. Biarkan tim dukungan Sistem Manajemen Hotel atau Manajer Saluran menyelidiki koneksinya. Dengan demikian, hotel dapat terus beroperasi sekaligus menghindari perubahan teknis yang berisiko selama insiden pemesanan berlangsung.

Haruskah hotel membuat reservasi manual?

Hanya jika pemesanan yang telah dikonfirmasi harus segera dilindungi dan hotel Anda memiliki prosedur yang disetujui. Beri label yang jelas pada catatan tersebut dan tugaskan seseorang untuk merekonsiliasinya setelah pemulihan.

Haruskah tamu diminta memesan lagi?

Tidak. Jika TERA menunjukkan reservasi yang telah dikonfirmasi, meminta tamu memesan ulang dapat menyebabkan tagihan kedua atau masa inap duplikat.

Siapa yang harus dihubungi oleh hotel?

Jika pemesanan ada di TERA tetapi tidak ada di Sistem Manajemen Hotel yang terhubung, hubungi penyedia Sistem Manajemen Hotel atau Manajer Saluran yang bertanggung jawab atas pengiriman reservasi. Jika pemesanan tidak ada di TERA, hubungi dukungan mitra Traveloka.

Bagaimana Anda mengetahui bahwa masalah telah diselesaikan?

Sistem Manajemen Hotel berisi satu reservasi terhubung yang cocok dengan TERA, inventaris berubah satu kali, setiap penahanan sementara telah direkonsiliasi, dan perubahan pemesanan berikutnya masuk ke catatan yang sama.

Reservasi Traveloka yang hilang tidak dianggap selesai hanya karena penjelasan teknis telah ditemukan. Masalah dianggap selesai ketika tamu yang telah dikonfirmasi terlindungi, kamar terkendali, dan hanya satu reservasi yang akurat tersimpan di Sistem Manajemen Hotel.