1. Konfirmasikan reservasi di properti Trip.com eBooking yang benar.
2. Cari di seluruh PMS berdasarkan nomor pemesanan, nama tamu, dan tanggal menginap.
3. Lindungi kamar satu kali jika pemesanan telah dikonfirmasi dan inventaris berisiko.
4. Periksa peringatan koneksi kamar yang terlihat tanpa mengubah pemetaan aktif.
5. Minta tim dukungan yang bertanggung jawab untuk memulihkan pemesanan satu kali.
Ketika sebuah pemesanan Trip.com tidak muncul di PMS Anda, fokuslah terlebih dahulu pada tamu dan kamar. Jika Trip.com eBooking menunjukkan bahwa reservasi telah dikonfirmasi, perlakukan reservasi tersebut sebagai pemesanan aktif saat tim Anda memeriksa PMS.
Jangan meminta tamu untuk memesan lagi, membatalkan pesanan Trip.com, atau meminta beberapa tim memulihkannya secara bersamaan. Urutan paling aman adalah mengonfirmasi pemesanan, mencari di Sistem Manajemen Hotel, melindungi inventaris, memeriksa koneksi kamar, dan mengirimkan satu permintaan dukungan yang lengkap.
1. Konfirmasikan Pemesanan di Trip.com eBooking
Masuk ke eBooking dan pastikan Anda telah memilih properti yang benar. Cari di area pemesanan atau pesanan menggunakan nomor pemesanan Trip.com. Jika perlu, cari juga berdasarkan nama tamu, tanggal pemesanan, dan tanggal menginap.
Buka pemesanan dan konfirmasikan:
- Status reservasi saat ini
- Tanggal check-in dan check-out
- Tipe kamar, paket tarif, dan okupansi
- Harga total dan instruksi pembayaran
- Status perubahan atau pembatalan terbaru
- Permintaan khusus yang memengaruhi masa inap
Trip.com menjelaskan eBooking sebagai sistem mitra akomodasi untuk mengelola reservasi mendatang, tarif, ketersediaan, dan informasi properti. Nama menu dapat berbeda menurut akun atau pasar, jadi gunakan area pengelolaan pemesanan yang ditampilkan di akun properti Anda.
Jika reservasi tidak ada di eBooking, periksa kembali properti dan nomor pemesanan. Jangan membuat reservasi PMS hanya berdasarkan tangkapan layar tamu atau email yang diteruskan. Jika reservasi dikonfirmasi di eBooking, catat detailnya dan lanjutkan.
2. Cari di Seluruh PMS
Jangan hanya mengandalkan layar kedatangan hari ini. Gunakan pencarian reservasi global PMS dengan nomor pemesanan Trip.com, nama belakang tamu, tanggal kedatangan dan keberangkatan, serta tanggal pemesanan.
Perluas rentang tanggal dan sertakan semua status. Periksa catatan yang dikonfirmasi, tertunda, belum ditetapkan, diubah, dibatalkan, diarsipkan, dan duplikat. Jika akun Anda mengelola lebih dari satu properti, cari di properti yang benar, lalu periksa apakah reservasi secara tidak sengaja ditempatkan di properti lain.
Tinjau juga filter sumber, kamar, status, dan izin pengguna. Masa inap yang diubah mungkin telah berpindah ke luar rentang kedatangan semula, sedangkan pemesanan yang dibatalkan mungkin hanya tersimpan dalam riwayat reservasi.
Jika Anda menemukan nomor Trip.com pada catatan PMS yang tidak lengkap, pertahankan catatan tersebut. Jangan membuat pemesanan kedua saat tim dukungan memeriksa catatan yang sudah ada.
3. Lindungi Kamar dan Tamu Satu Kali
Jika eBooking mengonfirmasi reservasi tetapi PMS tidak memiliki catatan, periksa apakah kamar yang dipesan masih tersedia. Segera bertindak untuk kedatangan pada hari yang sama, kamar terakhir yang tersedia, atau tanggal yang hampir terjual habis.
Ketika pemesanan OTA yang dikonfirmasi tidak ditemukan, risiko operasionalnya adalah PMS masih menampilkan kamar sebagai tersedia untuk dijual. Sebuah channel manager hotel dapat menyatukan reservasi yang terhubung dan ketersediaan kamar dalam alur kerja hotel yang sama.
Satukan Pemesanan Saluran dan Ketersediaan
Kelola reservasi yang terhubung dan inventaris kamar dari satu alur kerja Smart Order, dengan paket gratis yang tersedia untuk memulai.
Gunakan satu metode perlindungan yang disetujui:
- Tempatkan satu penahanan sementara yang terdokumentasi pada inventaris kamar yang benar; atau
- Buat satu reservasi PMS manual yang diberi label dengan jelas jika prosedur hotel Anda mengharuskannya.
Tambahkan nomor pemesanan Trip.com dan catatan seperti “catatan sementara—menunggu pemulihan saluran.” Salin tanggal, kamar, okupansi, harga, instruksi pembayaran, dan ketentuan pembatalan dengan cermat. Jangan menyalin detail lengkap kartu, kode keamanan, kata sandi, atau kode verifikasi ke dalam catatan biasa.
Jangan mengurangi inventaris yang sama secara terpisah di eBooking, channel manager, dan PMS. Tugaskan satu anggota staf untuk menghapus atau merekonsiliasi catatan sementara setelah pemulihan.
4. Periksa Peringatan Koneksi Kamar yang Dapat Anda Lihat
Reservasi yang dikonfirmasi biasanya berpindah dari Trip.com melalui koneksi saluran hotel ke PMS; staf resepsionis tidak perlu mendiagnosis setiap proses teknisnya.
Buka area koneksi Trip.com di PMS atau channel manager hotel Anda. Cari informasi yang dapat dilihat staf hotel, seperti koneksi yang tidak aktif, peringatan otorisasi, kamar atau paket tarif yang tidak terhubung, atau kesalahan reservasi terbaru.
Bandingkan kamar yang ditampilkan di eBooking dengan tipe kamar PMS yang seharusnya menerimanya. Periksa apakah kamar atau paket tarif baru-baru ini diganti namanya, disalin, diganti, dinonaktifkan, atau dihubungkan kembali. Nama yang mirip tidak membuktikan bahwa dua tipe kamar menggunakan inventaris yang sama.
Ambil tangkapan layar dan catat waktu serta zona waktunya. Jangan menghubungkan kembali setiap kamar atau mengubah penetapan kamar aktif hanya untuk memaksa satu pemesanan masuk. Perubahan luas dapat memengaruhi pemesanan dan ketersediaan mendatang.
5. Hubungi Tim Dukungan yang Tepat dan Pulihkan Satu Kali
Gunakan tempat terakhir pemesanan terlihat untuk menentukan pihak yang harus dihubungi berikutnya. Jika pemesanan tidak ada di eBooking setelah Anda memverifikasi properti dan nomornya, hubungi Dukungan Hotel Trip.com melalui eBooking. Jika pemesanan dikonfirmasi di eBooking tetapi tidak ada di PMS atau channel manager yang terhubung, hubungi penyedia software tersebut. Jika channel manager dapat melihatnya tetapi PMS tidak, hubungi penyedia PMS.
Buka satu kasus dukungan dan tetapkan kepada satu penanggung jawab. Minta penyedia mengonfirmasi tindakan pemulihan yang aman untuk koneksi Anda dan melakukannya satu kali. Jangan meminta Trip.com, channel manager, penyedia PMS, dan staf resepsionis memulihkan pemesanan yang sama secara terpisah.
Pertahankan perlindungan kamar sementara hingga reservasi yang dipulihkan terlihat dan telah diverifikasi. Jika ada lebih banyak pemesanan Trip.com yang hilang, segera laporkan pola tersebut alih-alih membuat catatan manual untuk setiap reservasi.
6. Verifikasi Pemesanan Sebelum Menutup Kasus
Ketika reservasi muncul, bandingkan dengan eBooking. Pastikan hanya ada satu reservasi PMS operasional dan bahwa nomor pemesanan, tamu, tanggal, kamar, paket tarif, okupansi, harga, instruksi pembayaran, dan status sudah benar.
Pastikan ketersediaan hanya berkurang satu kali. Rekonsiliasi penahanan sementara atau catatan manual tanpa kehilangan catatan, deposit, penetapan kamar, atau tugas resepsionis. Pastikan tamu tidak menerima konfirmasi, permintaan pembayaran, atau instruksi akses duplikat.
Masalah baru dianggap selesai ketika perubahan atau pembatalan Trip.com berikutnya dapat memperbarui reservasi PMS yang sama.
Haruskah resepsionis membuat pemesanan manual?
Hanya jika reservasi Trip.com telah dikonfirmasi, tamu atau kamar menghadapi risiko langsung, dan proses yang disetujui hotel Anda mengharuskan catatan sementara. Beri label untuk rekonsiliasi dan tetapkan satu penanggung jawab.
Haruskah tamu diminta untuk memesan lagi?
Tidak. Meminta tamu memesan kembali dapat menimbulkan tagihan kedua atau masa inap duplikat sementara reservasi awal tetap aktif.
Dapatkah tarif diperbarui saat reservasi hilang?
Ya. Pembaruan tarif atau ketersediaan terbaru tidak membuktikan bahwa reservasi ini telah mencapai PMS. Periksa pemesanannya secara langsung.
Apa yang membuktikan bahwa masalah telah diselesaikan?
Satu reservasi PMS cocok dengan eBooking, inventaris berubah satu kali, kontrol sementara telah direkonsiliasi, dan perubahan berikutnya tetap terhubung dengan catatan tersebut.
Informasi yang Harus Diberikan kepada Dukungan Teknis
Staf hotel tidak perlu menafsirkan catatan teknis. Kumpulkan fakta pemesanan dan minta penyedia menyelidikinya.
Kotak dukungan: Nama properti dan ID properti; nomor pemesanan Trip.com; nama tamu dan tanggal menginap; waktu pembuatan atau perubahan pemesanan beserta zona waktu; tangkapan layar status eBooking; tangkapan layar pencarian PMS; peringatan koneksi atau kode kesalahan yang terlihat; pesan atau nomor referensi apa pun yang ditampilkan oleh sistem; pemesanan Trip.com normal terakhir; penahanan sementara atau catatan manual yang dibuat; dan setiap upaya pemulihan yang telah dilakukan. Minta tim dukungan mengidentifikasi langkah terakhir yang berhasil, menjelaskan respons penyedia, dan memilih metode pengiriman ulang atau pengambilan yang disetujui untuk koneksi ini. Minta hanya satu pemulihan, lalu pastikan hanya ada satu reservasi PMS dan satu pengurangan inventaris.
Jangan menyertakan detail lengkap kartu pembayaran, kode keamanan, kata sandi akun, atau kode verifikasi sekali pakai dalam kasus dukungan.
