Kebijakan Anak dan Tempat Tidur Tambahan di Extranet Trip.com: Hal yang Perlu Diverifikasi Hotel

Informasi “anak diperbolehkan menginap” saja belum cukup untuk pemesanan keluarga. Orang tua juga perlu mengetahui siapa yang boleh berbagi tempat tidur yang tersedia, apakah tersedia tempat tidur lain, apa saja yang termasuk dalam sarapan, dan biaya apa yang masih harus dibayar di hotel.

Gunakan panduan peninjauan kebijakan Extranet Trip.com ini untuk memastikan semua ketentuan yang dijanjikan konsisten. Fokusnya adalah aturan yang ditawarkan kepada keluarga, bukan sekadar apakah kamar di Sistem Manajemen Hotel Anda telah terhubung dengan produk Trip.com yang tepat. Pemetaan kamar yang benar tetap dapat menghasilkan penawaran menginap keluarga yang tidak jelas atau tidak sesuai.

Mulai dari Penawaran yang Benar-Benar Diterima Keluarga

Ambil contoh hipotetis pemesanan untuk dua orang dewasa dan satu anak berusia enam tahun di kamar yang mengizinkan komposisi tamu tersebut. Penawaran yang telah Anda setujui memperbolehkan anak berbagi tempat tidur yang tersedia tanpa biaya, mencakup dua porsi sarapan, dan menyediakan tempat tidur tambahan berbayar hanya jika permintaannya telah dikonfirmasi.

Ketentuan yang tepat bukanlah “anak mendapat semuanya gratis”, melainkan menginap menggunakan tempat tidur yang tersedia, dengan ketentuan sarapan yang perlu diperiksa secara terpisah serta tempat tidur tambahan yang hanya dijamin setelah dikonfirmasi.

Periksa detail kamar, penawaran yang dipilih, kebijakan anak, dan rincian akhir untuk keluarga yang sama. Jika satu bagian menyatakan tempat tidur tambahan tidak tersedia sementara bagian lain menawarkan pengajuan permintaan berbayar, selesaikan pertentangan tersebut sebelum menerima lebih banyak pemesanan dengan ketentuan itu.

Setelah pemesanan, catatan reservasi Resepsionis seharusnya membantu staf mengidentifikasi kamar yang dipesan dan komposisi tamu. Di Smart Order, tinjau reservasi yang diterima bersama pengaturan makan dan tempat tidur yang telah dikonfirmasi. Catat pengaturan yang belum tercantum dalam catatan operasional yang diizinkan dan verifikasikan dengan Trip.com; jangan berasumsi bahwa setiap detail kebijakan ditransfer secara otomatis.

Tinjau Penawaran Keluarga sebagai Empat Ketentuan Terpisah

Mulailah dengan satu kategori kamar dan pengaturan tempat tidur yang sebenarnya. Buka pengaturan kebijakan properti dan kamar yang relevan di eBooking, platform manajemen hotel Trip.com. Kolom dan label yang tersedia berbeda-beda menurut properti dan akun; periksa data yang telah Anda simpan, alih-alih menganggap semua hotel memiliki menu yang sama.

Siapa yang Boleh Menginap di Kamar Ini?

Periksa apakah anak diperbolehkan menginap, jumlah orang dewasa dan anak yang diizinkan, serta kapasitas total kamar. Pisahkan batas yang ditetapkan peraturan dan kondisi fisik kamar dari diskon harga. Anak yang menginap gratis tetap membutuhkan ruang dan mungkin diperhitungkan dalam batas jumlah tamu yang berlaku untuk kamar tersebut.

Jangan menyimpulkan kapasitas keluarga hanya dari nama kamar atau foto. Tempat tidur double tidak otomatis membuat kamar cocok untuk dua orang dewasa dan dua anak. Jika kamar memiliki batasannya sendiri, jangan hanya mengandalkan kebijakan umum properti yang memperbolehkan anak menginap.

Apa Arti Menggunakan Tempat Tidur yang Tersedia?

Catat kelompok usia anak yang relevan dan apakah berbagi tempat tidur yang tersedia di kamar dikenakan biaya atau gratis. Tetapkan batas usia dengan cukup jelas agar staf memiliki pemahaman yang sama tentang anak yang baru memasuki kelompok usia berikutnya.

Misalnya, jika aturan yang Anda setujui membebaskan biaya menginap menggunakan tempat tidur yang tersedia untuk anak hingga usia 5 tahun, uji usia 5 dan 6 tahun secara terpisah. Ini adalah contoh batas usia hipotetis, bukan ketentuan bawaan Trip.com. Gunakan usia yang diminta untuk masa menginap sebenarnya dan periksa harga yang ditampilkan.

“Gratis menggunakan tempat tidur yang tersedia” tidak menjanjikan kasur tambahan, ranjang bayi, atau sarapan. Jelaskan hak atas layanan tersebut secara tegas agar resepsionis tidak perlu menafsirkannya sendiri saat tamu tiba.

Apakah Ranjang Bayi atau Tempat Tidur Tambahan Benar-Benar Tersedia?

Ranjang bayi dan tempat tidur tambahan beroda merupakan dua layanan yang berbeda. Pastikan kamar mana yang dapat menampung masing-masing, usia yang memenuhi syarat, jumlah maksimum, dasar pengenaan biaya, dan jumlah unit fisik yang tersedia pada tanggal menginap.

Periksa apakah penawaran menjamin pengaturan tersebut atau memerlukan permintaan dan konfirmasi. Untuk layanan berdasarkan permintaan, beri tahu tamu saat permintaan benar-benar telah diterima. Jangan menganggap catatan preferensi sebagai reservasi tempat tidur tambahan. Jika penawaran yang dipesan sudah menjaminnya, atur penyediaannya tanpa meminta tamu mengajukan permintaan lagi.

Bagaimana Biaya Sarapan Dikenakan?

Tinjau hak atas layanan makan dalam paket tarif yang dipilih secara terpisah dari kebijakan menginap anak. “Sarapan untuk dua orang” belum tentu mencakup sarapan untuk dua orang dewasa beserta anak mereka.

Periksa kelompok usia sarapan anak dan biaya tambahan yang berlaku. Jika hak atas sarapan menggunakan dasar yang berbeda dari penetapan harga kamar, jelaskan perbedaan tersebut. Pastikan juga apakah biaya sudah termasuk dalam total pemesanan atau harus dibayar secara terpisah di hotel.

Perbaiki Kebijakan, Lalu Periksa Penawaran yang Dapat Dipesan Tamu

1. Setujui aturan yang akan diterapkan pada kamar terkait: tamu yang diizinkan, batas usia, tempat tidur yang tersedia, ranjang bayi, tempat tidur tambahan, dan layanan makan yang termasuk. Jangan mengubah kapasitas kamar hanya agar kamar muncul dalam hasil pencarian keluarga.
2. Tinjau pengaturan bawaan properti dan pengaturan khusus kamar di eBooking. Perbaiki nilai yang saling bertentangan melalui kontrol akun yang tersedia, atau minta kontak Trip.com yang bertanggung jawab menangani kolom yang tidak dapat diedit oleh tim Anda.
3. Periksa konfigurasi tarif yang terhubung. Sinkronisasi tarif dan ketersediaan biasa tidak membuktikan bahwa setiap kebijakan anak, tempat tidur, atau sarapan juga telah berubah. Identifikasi detail mana yang dikelola melalui pengaturan kebijakan saluran.
4. Simpan dan buka kembali data yang relevan. Cari kamar, tanggal, dan penawaran yang sama menggunakan usia anak di kedua sisi setiap batas usia yang diubah.
5. Ulangi untuk kamar dengan ketentuan tempat tidur yang berbeda, jika ada. Pastikan kamar yang lebih kecil tidak ikut menerapkan ketentuan tempat tidur tambahan milik kamar yang lebih besar.
6. Baca hingga rincian akhir dan ketentuan pemesanan. Simpan hasil yang menampilkan layanan yang termasuk, biaya tambahan, waktu pembayaran, dan persyaratan konfirmasi jika ada.

Gunakan kontrol Tarif Kamar dan Ketersediaan pada Manajer Saluran untuk nilai terhubung yang memang dikelolanya. Jika kamar dan harga disinkronkan dari Sistem Manajemen Hotel, periksa penawaran yang dihasilkan di Trip.com setelah pembaruan, alih-alih menganggap ketersediaan yang tersinkronisasi membuktikan bahwa kebijakan keluarga sudah benar. Dalam audit ini, tolok ukur keberhasilannya adalah penawaran yang dapat dipesan oleh keluarga.

Selesaikan Masalah Pemesanan Keluarga yang Sudah Ada Sebelum Kedatangan

Mengubah pengaturan hari ini tidak mengubah ketentuan yang dijanjikan dalam pemesanan sebelumnya. Jadikan konfirmasi dan setiap perubahan yang telah disepakati sebagai acuan awal untuk tamu tersebut.

Jika kamar tidak memiliki ruang untuk tempat tidur tambahan yang telah dikonfirmasi, minta manajer yang bertanggung jawab membahas penyelesaian yang sesuai bersama tamu dan Trip.com. Jangan menghapus layanan tersebut dari catatan lalu membiarkan resepsionis menjelaskannya saat Check-in. Jika masalahnya adalah permintaan yang belum dikonfirmasi, bukan layanan yang dijamin, jelaskan ketersediaan sebenarnya dan alternatifnya dengan jelas.

Jika biaya anak atau sarapan diperselisihkan, bandingkan penawaran yang dipilih dengan rincian harga sebelum meminta pembayaran. Tagih biaya tambahan hanya jika sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan biaya tersebut belum dibayar.

Akhiri peninjauan setelah detail kamar yang ditampilkan kepada publik, penawaran keluarga yang dapat dipesan, dan instruksi untuk tim penerima tamu menjelaskan ketentuan menginap yang sama. Hasil ini lebih bermanfaat daripada formulir kebijakan yang telah diisi tetapi belum pernah diuji dari sisi tamu.