Prenotazione Agoda non visibile nel tuo PMS? Una checklist per hotel

Quando una prenotazione Agoda non ricevuta dal PMS richiede un intervento, inizia dall'ospite e dalla camera, prima della connessione tecnica. Se Agoda Partner Portal mostra la prenotazione come confermata, considerala un soggiorno attivo mentre il tuo team controlla il PMS.

Non chiedere all'ospite di prenotare di nuovo, non cancellare la prenotazione Agoda e non lasciare che più persone creino record sostitutivi. Segui nell'ordine i cinque controlli per hotel riportati di seguito.

1. Conferma la prenotazione nell'Agoda Partner Portal

Accedi a Agoda Partner Portal, seleziona la struttura corretta da Listings e apri Bookings > Reservations. Cerca tramite l'ID Prenotazione Agoda. Se necessario, amplia l'intervallo di date e cerca anche per nome dell'ospite, data di check-in, data di check-out e data di prenotazione.

Apri la prenotazione e conferma:

• Struttura, ID Prenotazione Agoda e stato attuale
• Date di check-in e check-out, tipo di camera, piano tariffario e occupazione
• Prezzo finale, istruzioni di pagamento, politica di cancellazione e trattamento pasti
• Ultima modifica ed eventuali richieste importanti dell'ospite

Controlla anche l'indirizzo e-mail registrato della struttura per le prenotazioni per trovare il voucher. Le etichette dei menu possono cambiare: se la schermata è leggermente diversa, usa la ricerca delle prenotazioni visibile nel tuo account.

Se non trovi la prenotazione, ricontrolla la struttura e le date. Non creare una prenotazione basandoti soltanto su uno screenshot dell'ospite. Se il Partner Portal la conferma, registra i dettagli e prosegui.

2. Organizza il soggiorno dell'ospite

Una prenotazione confermata richiede un piano operativo anche quando manca il record nel PMS. Controlla se l'arrivo è previsto per oggi, se si tratta dell'ultima camera disponibile e se la Pulizia o la Reception hanno bisogno di istruzioni immediate.

Usa i dettagli confermati nel Partner Portal per preparare la camera corretta e rispettare l'occupazione prenotata, il trattamento pasti, le condizioni di cancellazione e il metodo di pagamento. Non chiedere all'ospite di pagare di nuovo se la prenotazione indica che Agoda ha già riscosso il pagamento. Conserva le informazioni di pagamento nel sistema sicuro approvato, non in note o messaggi ordinari.

Cerca nell'intero PMS prima di creare qualsiasi record. Usa l'ID Prenotazione Agoda, il cognome dell'ospite, le date di arrivo e partenza e la data di prenotazione. Includi i record confermati, in sospeso, non assegnati, modificati, cancellati, archiviati e duplicati. Se gestisci più strutture, verifica che la prenotazione non sia stata inserita sotto un altro hotel.

Se un record incompleto contiene già lo stesso ID Prenotazione Agoda, conservalo e contatta l'assistenza. Un secondo record potrebbe ridurre l'inventario due volte o inviare messaggi contrastanti all'ospite.

3. Proteggi la camera una sola volta

Se la prenotazione è confermata ma il PMS mostra ancora la camera in vendita, proteggi l'inventario prima di proseguire, soprattutto se l'arrivo è previsto per lo stesso giorno o per una data quasi al completo.

Usa un solo metodo approvato: applica un unico blocco temporaneo documentato alla camera corretta oppure crea un'unica prenotazione manuale nel PMS, chiaramente contrassegnata, se la politica dell'hotel lo richiede. Copia esattamente le date del soggiorno, la camera, il piano tariffario, l'occupazione, il prezzo, le istruzioni di pagamento e le condizioni di cancellazione. Aggiungi l'ID Prenotazione Agoda e contrassegna il record per la riconciliazione.

Non bloccare la stessa camera separatamente in Agoda, nel Gestore Canali e nel PMS. Incarica un solo membro del personale di rimuovere o unire il controllo temporaneo quando compare la prenotazione collegata.

Un channel manager hotel aiuta a mantenere le prenotazioni Agoda in arrivo e la disponibilità delle camere nello stesso flusso operativo.

4. Controlla il collegamento della camera e del piano tariffario

Una prenotazione Agoda collegata passa normalmente attraverso la connessione del canale della struttura fino al PMS hotel. Il personale dell'hotel non deve determinare come i sistemi si scambiano il messaggio.

Confronta invece il tipo di camera prenotato su Agoda con la camera del PMS che dovrebbe ricevere la prenotazione. Poi confronta il piano tariffario usando i campi che incidono sul soggiorno: trattamento pasti, politica di cancellazione, occupazione, metodo di pagamento e prezzo finale.

Verifica le modifiche operative recenti. Una camera o un piano tariffario potrebbero essere stati rinominati, copiati, sostituiti, disattivati o collegati a un prodotto diverso nel PMS. Nomi simili non dimostrano che siano collegati i prodotti corretti.

Controlla gli eventuali avvisi visibili nel PMS o nel Gestore Canali. Non modificare più connessioni per forzare il passaggio di una sola prenotazione: una modifica estesa può influire sulle prenotazioni future e sull'inventario.

5. Richiedi un solo recupero

Apri un'unica richiesta di assistenza con il team responsabile del passaggio mancante. Se la prenotazione non compare nell'Agoda Partner Portal dopo aver verificato la struttura e i dettagli di ricerca, usa Need Help nel Partner Portal. Se Agoda conferma la prenotazione ma questa manca nel PMS, contatta prima il fornitore del Gestore Canali o del PMS.

Fornisci un'unica segnalazione completa:

• Nome della struttura, ID Prenotazione Agoda, nome dell'ospite e date del soggiorno
• Stato nel Partner Portal e ora dell'ultimo aggiornamento della prenotazione, incluso il fuso orario
• Nomi della camera e del piano tariffario Agoda e relativi prodotti previsti nel PMS
• Screenshot della prenotazione confermata, delle ricerche nel PMS e degli eventuali avvisi visibili
• Eventuali blocchi temporanei della camera o record manuali già creati

Chiedi se la prenotazione originale può essere recuperata in sicurezza o se l'hotel deve mantenere il record manuale temporaneo. Lascia che un solo fornitore esegua un'unica azione di recupero. Non chiedere a più team di inviare nuovamente o ricreare la prenotazione contemporaneamente.

6. Verifica la soluzione prima di chiudere la segnalazione

Quando compare la prenotazione, confrontala con l'Agoda Partner Portal. Conferma che esista una sola prenotazione utilizzabile nel PMS e che l'ID Prenotazione Agoda, l'ospite, le date, la camera, il piano tariffario, l'occupazione, il prezzo, le istruzioni di pagamento e lo stato siano corretti.

Controlla che la disponibilità sia diminuita una sola volta. Riconcilia il blocco temporaneo o il record manuale senza perdere assegnazioni delle camere, depositi, note o attività della Reception. L'incidente è chiuso solo quando una modifica o cancellazione successiva può aggiornare la stessa prenotazione nel PMS.

La Reception dovrebbe creare subito una prenotazione Agoda manuale?

No. Prima conferma la prenotazione, cerca nell'intero PMS e proteggi l'inventario. Crea un record manuale solo quando il soggiorno è confermato, l'ospite o la camera sono a rischio immediato e la politica dell'hotel lo consente.

Una prenotazione Agoda mancante può causare una sovrapprenotazione (overbooking)?

Sì. Agoda potrebbe mostrare la camera come venduta mentre il PMS e gli altri canali collegati la mostrano ancora disponibile. Usa un unico metodo di protezione temporanea e riconcilialo dopo il recupero.

Perché la prenotazione potrebbe mancare soltanto dall'elenco degli arrivi?

Potrebbe trovarsi sotto un'altra data, struttura, stato, assegnazione della camera, filtro per origine o ambito delle autorizzazioni. Cerca nell'intero PMS prima di aprire un'altra segnalazione.

Cosa dimostra che il problema è risolto?

Una sola prenotazione nel PMS corrisponde al Partner Portal, la disponibilità è cambiata una sola volta, i controlli temporanei sono stati riconciliati e le modifiche future restano collegate alla stessa prenotazione.

Informazioni per l'assistenza tecnica

L'assistenza tecnica potrebbe dover controllare Request API o la copertura del recupero, l'ID del messaggio e la risposta di consegna, nonché eventuali record rifiutati o presenti nella coda di quarantena. Il personale dell'hotel deve soltanto fornire l'ID Prenotazione Agoda, le date e gli orari della prenotazione e del soggiorno con il fuso orario, i nomi della camera e del piano tariffario, gli screenshot e l'esatto errore visibile; spetta al fornitore interpretare i record dell'integrazione e scegliere il metodo di recupero.