1. Un estratto conto commerciale, una compensazione delle commissioni e una fattura fiscale del fornitore non sono automaticamente lo stesso documento.
2. Associa il compenso di Agoda alla prenotazione e all'accordo corretti prima di verificare il totale del periodo.
3. Un rimborso all'ospite non dimostra, da solo, che la commissione di Agoda o il relativo importo fiscale siano stati stornati.
La verifica delle fatture delle commissioni Agoda dovrebbe iniziare prima che l'amministrazione registri una fattura o programmi un pagamento. Quale documento ha effettivamente ricevuto l'hotel, quale periodo copre e l'addebito è già stato detratto altrove?
L'espressione “fattura delle commissioni” viene spesso usata in senso ampio, ma per la verifica occorre conoscere la denominazione effettiva del documento. Agoda può fornire un estratto conto commerciale (Commercial Statement) o registrazioni dei compensi per singola prenotazione. Questi documenti supportano la verifica, ma non devono essere riclassificati come fatture fiscali del fornitore senza un controllo preliminare.
Identifica il documento, il soggetto giuridico e il periodo
Registra la struttura, il soggetto giuridico interessato, la denominazione o il riferimento del documento, la valuta, la data di emissione, le date del periodo coperto e il criterio usato per includere le prenotazioni. Verifica se il documento è un estratto conto, una fattura, una rettifica o un documento fiscale.
Per gli estratti conto commerciali di Agoda, l'insieme delle prenotazioni incluse si basa sulle date di Check-in, che non coincidono automaticamente con il mese di competenza dei ricavi dell'hotel o con quello dell'accredito bancario. Rispetta il periodo indicato quando selezioni l'elenco da confrontare. Le successive rettifiche per cancellazioni o mancata presentazione possono comparire in un ciclo successivo.
Gli estratti conto commerciali vengono inviati ai referenti della struttura e non sono archiviati nel Portale Partner. Conserva l'email originale dell'amministrazione e il relativo allegato; se mancano, richiedine una copia tramite il canale di assistenza Agoda autorizzato. Non scaricare una fattura relativa al marketing non pertinente per colmare la lacuna.
Verifica se l'importo è già stato compensato
Nel modello di compensazione Property Collect di Agoda, l'ospite paga l'hotel e il compenso di Agoda viene detratto dagli importi delle prenotazioni prepagate dovuti alla struttura. Non si tratta del normale processo di pagamento separato di una fattura.
Un estratto conto commerciale non costituisce quindi, da solo, un'istruzione a versare nuovamente la commissione indicata. Prima di programmare qualsiasi pagamento, rintraccia la trattenuta già effettuata o le istruzioni di regolamento approvate.
Tieni distinta questa verifica dall'analisi di un accredito bancario. In questo caso occorre stabilire se la documentazione a supporto delle commissioni è completa e corretta, non perché un singolo accredito differisce dal totale pagato dall'ospite.
Quando l'elenco dell'amministrazione e lo storico delle prenotazioni non coincidono, usa business intelligence hotel ed esportazioni per identificare la provenienza della prenotazione, il soggiorno e gli importi registrati. Smart Order mette a disposizione questi dati operativi durante la verifica, aiutando il personale a risalire dalla singola voce di commissione al relativo soggiorno. L'accordo con Agoda e il documento originale restano comunque i riferimenti per determinare l'addebito effettivo del canale.
Risali dalla voce di commissione al soggiorno corrispondente
Controlla la provenienza della prenotazione e gli importi registrati prima di contabilizzare un costo del canale, contestare una differenza o pagare un importo già regolato tramite compensazione.
Verifica le commissioni Agoda per singola prenotazione
Parti dall'accordo effettivo della struttura, non da una percentuale copiata da un altro hotel. Il compenso può essere calcolato come percentuale di un importo di vendita di riferimento oppure come ricarico su una tariffa caricata. Questi calcoli non sono intercambiabili.
Nel Portale Partner Agoda, la sezione Finanze, quindi Compenso contrattuale, fornisce i dettagli dell'accordo. Per Agoda Collect, apri Prenotazioni, quindi l'elenco delle prenotazioni, seleziona la prenotazione e accedi a Pagamento e prezzi, quindi Dettaglio del prezzo. Per Property Collect, usa Finanze, Tutte le transazioni e associa il riferimento all'ID della prenotazione. Le denominazioni dei menu possono variare in base all'account.
Segui questa sequenza di verifica senza modificare i documenti originali:
- Verifica l'identità della prenotazione. Controlla la struttura e il riferimento della prenotazione Agoda, le date, la valuta e il modello di incasso. Il solo cognome dell'ospite non è sufficiente.
- Conferma l'accordo applicabile. Controlla il metodo di calcolo del compenso e gli eventuali programmi approvati che incidono sulla prenotazione. Non presumere che la percentuale standard attuale spieghi una transazione precedente.
- Controlla la base di calcolo. Identifica l'importo a cui si applica la percentuale o il ricarico, incluso il trattamento contrattuale di imposte e oneri.
- Esamina l'esito della prenotazione. Confronta il soggiorno completato, la modifica, la cancellazione, la mancata presentazione o la rinuncia all'addebito con il relativo compenso documentato.
- Individua le rettifiche correlate. Collega ogni rettifica alla voce originale e al periodo in cui compare. Distingui le rettifiche confermate da quelle attese.
- Verifica la completezza in entrambe le direzioni. Associa ogni voce del documento a una prenotazione, quindi controlla le prenotazioni pertinenti per individuare eventuali addebiti o rettifiche omessi.
Solo a questo punto somma le voci documentate per ciascuna valuta. Un totale può sembrare corretto anche quando manca una prenotazione e un'altra compare due volte.
Distingui il rimborso all'ospite dalla rettifica della commissione
Considera una prenotazione ipotetica con una base commissionabile concordata di 400 USD e un compenso del 15%, pari a 60 USD. Queste cifre illustrano un accordo percentuale e non rappresentano la percentuale generalmente applicata da Agoda.
Supponiamo che la prenotazione venga successivamente rettificata e che Agoda confermi una nuova base commissionabile di 300 USD, mantenendo la stessa percentuale. Il compenso documentato diventa quindi di 45 USD. Se i 60 USD originali erano già stati registrati, una riduzione confermata di 15 USD spiega la differenza.
Un rimborso di 100 USD all'ospite, da solo, non dimostra questo risultato. Verifica prima che il rimborso abbia modificato l'importo commissionabile secondo l'accordo e che la rettifica sia stata accettata. Un rimborso a titolo di cortesia, una cancellazione parziale e la rinuncia a un addebito possono avere conseguenze diverse.
Se la rettifica di 15 USD è attesa ma non è ancora presente, mantienila identificata come rettifica in sospeso, senza inventare una nota di credito. Quando compare in un documento o in una registrazione finanziaria successivi, associala alla prenotazione originale e chiudi la voce in sospeso una sola volta.
Consulta lo storico delle prenotazioni della Reception per verificare l'accordo effettivo con l'ospite e il registro dei pagamenti dell'hotel per individuare eventuali rimborsi emessi dall'hotel. Il rimborso all'ospite, la rettifica del compenso di Agoda e il regolamento bancario restano eventi distinti, anche quando riguardano lo stesso soggiorno.
Verifica la documentazione fiscale senza considerare sufficiente l'estratto conto
Le imposte relative al fornitore richiedono una verifica separata
Verifica se sono indicate imposte relative al fornitore, chi ha emesso il documento, i dati del destinatario, le informazioni di registrazione fiscale pertinenti, l'imponibile, la valuta e, ove applicabile, il riferimento alla documentazione della rettifica.
Non dedurre l'assenza di un debito fiscale, un'esenzione o un credito recuperabile dal fatto che un estratto conto non riporti una voce relativa alle imposte. Chiedi al commercialista dell'hotel di determinare il trattamento e la documentazione necessari per quel soggetto giuridico e quella giurisdizione, comprese eventuali imposte che l'hotel deve calcolare autonomamente oppure trattenere e versare.
Se il documento non costituisce un giustificativo valido per la registrazione fiscale proposta, segnala la documentazione mancante e richiedi i chiarimenti necessari. Non modificare l'allegato di Agoda e non creare una fattura del fornitore a suo nome.
La fattura del soggiorno dell'ospite è un altro documento
Il conto dell'ospite riguarda il soggiorno; la documentazione del compenso di Agoda riguarda i servizi di distribuzione. Un accredito al netto delle commissioni non rappresenta automaticamente il valore del soggiorno dell'ospite.
Usa l'importo di vendita applicabile all'ospite e segui la procedura documentale prevista localmente. Non fornire all'ospite il fascicolo riservato dei costi dei fornitori dell'hotel in sostituzione della fattura del soggiorno.
Una rettifica può richiedere una verifica fiscale specifica
Una rettifica delle commissioni non risolve automaticamente tutte le registrazioni fiscali correlate. Collega il documento originale alla rettifica accettata, quindi lascia che l'amministrazione applichi il periodo e il trattamento corretti.
Conserva la documentazione precedente e spiega la modifica successiva. Non retrodatare un documento del fornitore per far quadrare un periodo già chiuso.
Approva un importo documentato e un elenco esplicito delle anomalie
Approva l'insieme delle prenotazioni riconciliate e i relativi importi, elencando separatamente eventuali documenti mancanti, prenotazioni errate, basi di calcolo non giustificate, rettifiche in sospeso o questioni irrisolte relative alla documentazione fiscale.
Per una differenza riconducibile ad Agoda, fornisci gli ID della struttura e della prenotazione, il riferimento e il periodo del documento, la base contrattuale, l'importo atteso e quello registrato, la valuta e la documentazione della modifica o della rettifica. Spiega con precisione la voce contestata, anziché chiedere all'assistenza di interpretare l'intera contabilità dell'hotel.
Prima di pagare o chiudere un conto, verifica quali importi sono già stati compensati o regolati. Prima di applicare un trattamento fiscale, verifica il documento e i requisiti locali. La verifica è completa quando ogni importo è riconducibile a una fonte e ogni anomalia residua ha un responsabile, non quando tutti i file sono stati rinominati “fattura”.
