Carta virtuale Agoda: come visualizzare i dettagli e incassare i pagamenti

Una carta virtuale Agoda consente al tuo hotel di incassare i pagamenti delle prenotazioni idonee tramite il proprio sistema di elaborazione dei pagamenti con carta. Per incassare correttamente, servono la carta giusta, il periodo di addebito corretto e l'importo aggiornato dovuto alla struttura.

Inizia dal Portale Partner Agoda, precedentemente denominato YCS. Verifica se la tua struttura utilizza una UPC per una singola prenotazione oppure una UPC su ePass per un pagamento che comprende più prenotazioni. Segui quindi la procedura di visualizzazione e addebito corrispondente descritta di seguito.

Che cos'è una carta virtuale Agoda?

Agoda chiama la propria carta di pagamento virtuale Unique Payment Card, o UPC. Fornisce i dati della carta affinché l'hotel possa elaborare il pagamento di una prenotazione. Questa operazione è diversa dall'addebitare sulla carta personale dell'ospite un importo da pagare separatamente.

Carta virtuale Agoda ed e-Card: qual è la differenza?

Una UPC standard è associata a una singola prenotazione. La UPC su ePass raggruppa i pagamenti delle prenotazioni idonee in un unico pagamento tramite una carta virtuale monouso. Per il primo metodo, conserva il riferimento della prenotazione; per il secondo, conserva il dettaglio delle prenotazioni incluse nel pagamento.

Agoda e-Card è una carta fisica utilizzata per i pagamenti idonei. Le relative procedure di attivazione, caricamento dei fondi e incasso parziale non devono sostituire le istruzioni per le UPC. I passaggi qui descritti riguardano l'incasso tramite carta virtuale.

Dove trovare i dettagli della carta virtuale Agoda

Le voci di menu possono variare in base alla struttura e alla configurazione dell'account. Seleziona la struttura corretta prima di accedere alle informazioni finanziarie.

Per la UPC di una singola prenotazione

Accedi dalla sezione delle prenotazioni:

1. Apri Prenotazioni > Prenotazioni nel Portale Partner.
2. Trova la prenotazione utilizzando il relativo ID prenotazione Agoda.
3. Verifica l'ospite, la struttura e le date del soggiorno, quindi seleziona Ricevi pagamento (UPC).
4. Confronta le informazioni di pagamento visualizzate con la conferma di prenotazione più recente prima di procedere all'incasso.

Se i dettagli non sono disponibili, verifica che i fondi idonei siano stati caricati. Chiedi inoltre all'amministratore della struttura di verificare la tua autorizzazione a visualizzare i dati della carta. L'accesso alle prenotazioni non comporta automaticamente l'accesso ai dettagli completi del pagamento.

Per la UPC su ePass

Apri Finanze > Pagamenti. Esamina le prenotazioni idonee e le rettifiche, seleziona le prenotazioni desiderate e scegli Ricevi pagamento. Dopo aver verificato i dettagli del pagamento, scegli Ottieni numero carta. Conserva l'ID del pagamento e l'elenco delle prenotazioni incluse insieme ai documenti di riconciliazione.

Prima di creare il pagamento, confronta il totale con il limite del terminale per una singola transazione. Seleziona un gruppo di prenotazioni con un importo gestibile, evitando di pianificare più addebiti sulla stessa carta monouso. Una volta inviata la richiesta di pagamento, non dare per scontato che sia possibile annullarla e ricrearla.

Utilizza un account autorizzato con accesso al ruolo Visualizzatore dati carta. Gestisci numeri di carta e codici di sicurezza esclusivamente nella procedura di pagamento approvata; nelle normali annotazioni sono sufficienti i riferimenti della prenotazione o del pagamento e gli identificativi parzialmente oscurati.

Quando puoi addebitare una carta virtuale Agoda?

UPC standard: segui le condizioni di pagamento della prenotazione

Verifica la data consentita per l'addebito nella prenotazione e nell'accordo della struttura. Le condizioni di pagamento delle UPC standard possono consentire l'incasso alla partenza oppure un giorno dopo il Check-in. Non utilizzare la data in cui l'ospite ha effettuato la prenotazione come data di attivazione.

Se i dettagli e le date non coincidono, chiedi ad Agoda di confermare l'idoneità prima di effettuare l'addebito. Registra la scadenza visualizzata sulla carta e il termine per richiedere il pagamento della prenotazione. Sono due verifiche distinte: l'una non deve essere dedotta dall'altra.

UPC su ePass: effettua l'addebito entro 24 ore dall'emissione

Una volta emessa la carta, incassa l'intero pagamento in un'unica transazione entro 24 ore. Prepara il terminale e il personale prima di richiedere la carta. Se la carta viene generata in prossimità di un cambio turno, assegna esplicitamente a una persona la responsabilità dell'incasso.

Per una carta scaduta e non incassata, verifica l'opzione di riemissione del pagamento. Le istruzioni di pagamento di Agoda prevedono un'attesa di 72 ore dalla scadenza prima che la riemissione diventi disponibile. Una carta addebitata parzialmente richiede la procedura di assistenza per i pagamenti parziali, anziché un tentativo automatico di riemissione.

Tieni separato il termine per richiedere gli importi dovuti

Agoda indica un periodo di 150 giorni dopo il Check-out per richiedere gli importi dovuti. Questo non estende la validità di 24 ore di una carta UPC su ePass. Inserisci le prenotazioni irrisolte in un elenco di attività da seguire con largo anticipo rispetto a ciascuna scadenza applicabile e verifica con Agoda eventuali eccezioni specifiche per il tuo account.

Assegna un responsabile e una data di incasso a ogni soggiorno non pagato. Segnala i dettagli di pagamento mancanti prima della scadenza.

Come addebitare una carta virtuale Agoda

Utilizza il sistema di elaborazione dei pagamenti con carta di credito approvato dal tuo hotel. Una carta virtuale viene elaborata utilizzando i dati forniti; per questo pagamento l'ospite non deve presentare una carta fisica. Verifica con il tuo fornitore di servizi di pagamento la modalità di transazione supportata.

Completa i seguenti passaggi per ogni prenotazione o pagamento:

1. Identifica il metodo. Stabilisci se si tratta di una UPC standard o di una UPC monouso su ePass e verifica il riferimento della prenotazione o del pagamento associato.
2. Verifica l'idoneità. Controlla il periodo consentito per l'addebito, la scadenza, lo stato della carta e l'assenza di pagamenti duplicati già riusciti o in sospeso.
3. Verifica l'importo e la valuta. Utilizza i dettagli di pagamento aggiornati della prenotazione oppure il totale approvato del pagamento, comprese le modifiche e le rettifiche pertinenti.
4. Elabora il pagamento. Inserisci i dati aggiornati della carta nella procedura supportata dal terminale. Per la UPC su ePass, incassa l'intero importo approvato in un'unica operazione.
5. Conferma l'esito. Controlla la registrazione della transazione completata presso il gestore dei pagamenti; un timeout, un'autorizzazione o il solo stato visualizzato nel Portale non dimostrano l'avvenuto incasso.
6. Registra la documentazione. Conserva il riferimento della transazione, l'importo, la valuta, la data e l'attribuzione alla prenotazione o al pagamento nei registri dei pagamenti dell'hotel.

Ad esempio, importi dovuti per prenotazioni di 180 EUR e 220 EUR, al netto di una rettifica di 25 EUR, lasciano 375 EUR da incassare. Conserva il documento da cui deriva la rettifica.

Non aggiungere all'importo approvato minibar, parcheggio, un deposito o un supplemento per l'uso del terminale. Stabilisci quali addebiti sono coperti da Agoda e quali devono essere pagati separatamente dall'ospite. Un importo aumentato erroneamente può causare un rifiuto o un incasso eccessivo.

Prima di ripetere un tentativo dall'esito incerto, consulta la cronologia del gestore dei pagamenti. Se un altro turno ha già effettuato l'incasso, aggiorna il registro dell'hotel. Se un'autorizzazione è in sospeso, risolvila seguendo le istruzioni del fornitore prima di avviare una seconda transazione.

Carta virtuale Agoda rifiutata? Cosa controllare

L'importo o i dati della carta non corrispondono

Confronta l'importo che hai tentato di addebitare con l'ultimo importo approvato, quindi controlla il numero della carta, la scadenza, il codice di sicurezza e la valuta nella procedura di pagamento sicura. Una prenotazione abbreviata o cancellata può avere istruzioni di pagamento diverse da quelle della conferma originale.

Correggi la discrepanza individuata prima di riprovare. Non continuare a ridurre l'importo finché un pagamento non va a buon fine. In caso di timeout o esito poco chiaro, verifica prima la transazione effettiva presso il gestore dei pagamenti.

La carta non è disponibile, è scaduta o è bloccata

Ricontrolla la data consentita per l'addebito e la validità della carta. Se la UPC standard mostra Violazione di sicurezza dopo ripetuti tentativi non riusciti, fermati; Agoda prevede un'attesa di un'ora prima di un nuovo tentativo. Usa questo intervallo per individuare l'errore.

Per una UPC su ePass scaduta, verifica che non sia stata incassata e che sia idonea alla riemissione. Per una carta bloccata o dettagli di pagamento mancanti, contatta Agoda fornendo l'ID della prenotazione o del pagamento, l'importo del tentativo, l'ora e l'errore esatto. Evita di applicare a un problema di carta virtuale i tempi di caricamento dei fondi previsti per una e-Card fisica.

Il terminale rifiuta la transazione

Chiedi al fornitore di servizi di pagamento di verificare l'accettazione della carta, la configurazione dell'hotel come esercente del settore ricettivo e la modalità di elaborazione supportata. La procedura di incasso con carta di Agoda non supporta le transazioni 3-D Secure. Chiedi al fornitore di risolvere eventuali problemi di compatibilità senza disattivare le protezioni dell'intero account.

Segnala al fornitore eventuali modifiche al terminale o al conto esercente. Comunica il riferimento del rifiuto e non inventare mai informazioni di autenticazione per forzare l'approvazione.

È stata incassata solo una parte dell'importo

Identifica il metodo di pagamento prima di intervenire. La UPC standard e la UPC su ePass prevedono procedure di recupero diverse, quindi "addebita l'importo residuo" non è un'istruzione valida in ogni caso.

Per la UPC su ePass, un incasso parziale richiede la procedura di integrazione dell'importo di Agoda. Verifica lo stato della transazione e del pagamento, quindi utilizza il canale per le richieste sui pagamenti indicando l'ID del pagamento. Non dare per scontato che sia possibile addebitare nuovamente la stessa carta monouso o che l'annullamento di un'autorizzazione ripristini immediatamente i fondi.

Come riconciliare i pagamenti con carta virtuale Agoda

Associa ogni transazione riuscita con UPC standard al relativo ID prenotazione. Per la UPC su ePass, associa la transazione all'ID del pagamento, quindi ripartisci l'importo in base alle prenotazioni e alle rettifiche incluse. Una ricevuta cumulativa non può sostituire questo dettaglio.

Confronta l'importo dovuto da Agoda, l'incasso riuscito e l'accredito bancario. Registra le commissioni del gestore dei pagamenti e le differenze temporali separatamente dai ricavi delle camere.

Verifica una prenotazione modificata o cancellata confrontandola con la conferma più recente e la relativa situazione dei pagamenti. Se l'importo era già stato incassato prima della modifica, conserva sia la transazione originale sia la rettifica confermata. Non eliminare il pagamento precedente e non rimborsare l'ospite due volte tramite canali diversi.

Utilizza Report e Analisi per hotel per esaminare i dati delle prenotazioni e dei ricavi registrati dall'hotel insieme alla documentazione dei pagamenti. Assegna un responsabile e una prossima azione ai casi ancora da incassare, soprattutto quando si avvicina una scadenza della carta o il termine per richiedere il pagamento.

Monitorare gli incassi diventa più difficile quando la Reception dispone della prenotazione e l'amministrazione ha un riferimento di pagamento non collegato. Smart Order riunisce le prenotazioni Agoda nell'area di gestione delle prenotazioni della Reception e collega i registri dei pagamenti dell'hotel al soggiorno. Il personale può conservare i riferimenti delle transazioni esterne e consultare il saldo verificato, senza considerare l'approvazione di un pagamento nel Portale come prova dell'accredito bancario.

Domande frequenti

Sono previste commissioni per l'addebito di una carta virtuale Agoda?

Le commissioni di transazione per l'incasso tramite UPC standard sono a carico della struttura. Verifica i costi con il tuo fornitore di servizi di pagamento e nel relativo accordo; non dare per scontata una percentuale universale e non aggiungere commissioni all'importo approvato della carta.

Posso effettuare un addebito parziale?

Verifica prima il metodo. La UPC standard prevede una procedura di incasso parziale, mentre la UPC su ePass richiede un unico addebito dell'intero importo e una richiesta di integrazione dopo un incasso parziale. Verifica gli esiti delle transazioni esistenti prima di incassare ulteriori importi.

Cosa devo fare con una carta virtuale scaduta?

Per una UPC su ePass non incassata, verifica l'idoneità alla riemissione dopo il periodo di attesa. Per altri problemi relativi a carte scadute o al termine per richiedere gli importi dovuti, contatta tempestivamente Agoda fornendo il riferimento della prenotazione o del pagamento.

Come vanno gestiti cancellazioni e rimborsi?

Utilizza l'ultimo importo dovuto confermato e la procedura di rettifica approvata per quel metodo di pagamento. Conserva i riferimenti dell'incasso originale e del rimborso o della rettifica. Non applicare le procedure della e-Card fisica e non inviare un rimborso separato all'ospite senza verificare chi ha incassato il pagamento.