1. Riconcilia l'esito definitivo della prenotazione prima di confrontare il pagamento atteso con l'importo incassato.
2. Un soggiorno cancellato può prevedere una penale; una mancata presentazione segnalata può beneficiare di un esonero. Registra sia lo stato sia la decisione economica.
3. Mantieni separati i rimborsi agli ospiti, gli incassi dell'hotel, le rettifiche di Expedia e le correzioni nel Sistema di Gestione Alberghiera, collegandoli tramite i rispettivi riferimenti.
La riconciliazione Expedia Collect diventa più complessa quando l'ospite non si presenta, cancella oltre i termini o ottiene l'approvazione di un rimborso. Il totale originale della prenotazione può rimanere nelle registrazioni dell'hotel anche quando l'importo dovuto da Expedia è cambiato.
Con Expedia Collect, Expedia incassa dal viaggiatore il pagamento della prenotazione previsto dal servizio e versa alla struttura quanto dovuto secondo gli accordi stabiliti. Questa procedura riguarda i soggiorni modificati o non usufruiti. Parti dall'esito definitivo della prenotazione, quindi determina l'importo spettante all'hotel e ricostruisci i movimenti di denaro.
Completa la registrazione definitiva di Expedia Collect
Apri la prenotazione aggiornata in Partner Central e nel Sistema di Gestione Alberghiera. Verifica che coincidano struttura, ID della prenotazione Expedia, riferimento dell'hotel, date, camera e valuta. Conserva una registrazione della prenotazione originale insieme al suo ultimo esito confermato.
Distingui quattro importi: il valore originale della prenotazione, il valore definitivo della penale o del soggiorno, l'importo che Expedia indica all'hotel di incassare o ricevere e quanto effettivamente incassato. Questi importi rispondono a domande diverse. Una notifica di cancellazione modifica lo stato del soggiorno, ma da sola non dimostra che sia avvenuto un rimborso o un pagamento.
Controlla le istruzioni di pagamento relative a questa prenotazione. La versione aggiornata di Expedia Collect può mostrare l'intero importo della prenotazione presentato al viaggiatore anche quando il saldo spettante alla struttura è diverso. Non considerare il totale importato nel Sistema di Gestione Alberghiera come un importo netto da ricevere valido in tutti i casi e non sottrarre nuovamente la commissione solo perché la registrazione originale sembra riportare un importo lordo.
Per una prenotazione modificata, scrivi una breve spiegazione della differenza. "Tre notti ridotte a una, addebito di due notti annullato, pagamento aggiornato in attesa di conferma" è più utile di "Discrepanza Expedia". Indica chi ha approvato la modifica e se Expedia ha confermato lo stesso esito economico.
Riconcilia una mancata presentazione o una cancellazione in base alla decisione sulla penale
L'ospite non si è presentato
Conferma l'assenza con la Reception prima di registrare una mancata presentazione. Controlla i messaggi di arrivo in ritardo, le prove di Check-in Automatico e le modifiche delle date approvate. Per le prenotazioni con più camere, individua quelle effettivamente inutilizzate.
Segnala l'esito corretto tramite la procedura disponibile in Partner Central per quella prenotazione e conserva la conferma. Verifica le opzioni e la scadenza visualizzate per la prenotazione specifica; non applicare i termini di segnalazione di un altro canale. Se un'azione non è disponibile, richiedi tempestivamente assistenza fornendo il riferimento della prenotazione.
Stabilisci poi se la penale viene mantenuta, ridotta o annullata in base alle condizioni della prenotazione e alle eventuali deroghe approvate. Non azzerare automaticamente l'intero saldo quando rimuovi l'ospite dall'elenco degli arrivi. Allo stesso modo, non mantenere l'intero soggiorno come ricavo camere da incassare solo perché corrispondeva al totale originale.
L'ospite ha cancellato
Confronta l'orario della cancellazione con le condizioni applicabili al momento della prenotazione. Conferma se rimane una penale e se è stata approvata una deroga. Conserva le prove quando le condizioni confermate e l'importo finale visualizzato non coincidono.
La richiesta di cancellazione gratuita di un ospite non equivale ancora a un esonero approvato. Anche l'approvazione di un responsabile deve riflettersi nell'esito registrato sulla piattaforma prima che l'amministrazione possa farvi affidamento. Conserva insieme la decisione operativa e la conferma dell'invio.
Se la Reception aggiorna il Sistema di Gestione Alberghiera ma l'amministrazione continua a utilizzare il valore originale del soggiorno, l'incasso atteso dall'hotel sarà errato. Smart Order mantiene la prenotazione del canale nell'area di lavoro della Reception dell'hotel, dove il personale può consultare la prenotazione aggiornata e conservare la decisione confermata sulla penale. L'amministrazione può così verificare il saldo aggiornato sulla stessa registrazione, semplificando i controlli.
Metti a disposizione dell'amministrazione l'esito confermato della prenotazione
Conserva insieme le modifiche alla prenotazione e le note di verifica, così i saldi relativi a mancate presentazioni e cancellazioni vengono controllati sulla registrazione del soggiorno corretta.
Ricostruisci il pagamento aggiornato e gli eventuali rimborsi
Dopo la conferma dell'esito, riapri i dettagli del pagamento o del versamento. Determina l'ultimo importo che la struttura può incassare, quanto ha già ricevuto e se Expedia richiede una restituzione o una rettifica. Non addebitare un vecchio importo sulla carta virtuale solo perché è ancora salvato nel Sistema di Gestione Alberghiera.
Se non è stato incassato nulla e l'importo definitivo spettante all'hotel è pari a zero, verifica che l'hotel non mantenga un credito aperto verso Expedia. Se rimane una penale, registrala come importo confermato separato e segui le istruzioni di pagamento aggiornate. Una camera inutilizzata non comporta necessariamente un risultato economico pari a zero.
L'importo era già stato incassato prima della modifica
Associa la transazione completata alla prenotazione, quindi confrontala con l'importo spettante aggiornato. Individua l'importo da restituire o compensare tramite la procedura approvata. Non eliminare il pagamento originale per far apparire corretta la schermata: l'amministrazione deve poter vedere sia l'incasso sia la correzione.
Ad esempio, l'hotel ha incassato 300 EUR prima che una cancellazione approvata riducesse a 90 EUR l'importo a cui ha diritto. La differenza di 210 EUR richiede un rimborso o una rettifica il cui esito sia documentato. Non deve scomparire tramite una modifica del riferimento del pagamento originale.
È stato approvato un rimborso all'ospite
Individua chi ha incassato il pagamento dell'ospite previsto dall'accordo e chi deve eseguire il rimborso. Per i pagamenti delle camere incassati da Expedia, gestisci la richiesta tramite la procedura Expedia applicabile alla prenotazione. Non effettuare un ulteriore rimborso separato all'ospite se stai già restituendo i fondi tramite il meccanismo previsto da Expedia.
Mantieni separati gli addebiti per i servizi in struttura. Se l'hotel ha incassato direttamente il parcheggio, il relativo rimborso riguarda la transazione gestita dall'hotel. Il rimborso della camera e quello del parcheggio possono quindi avere riferimenti e date di completamento diversi.
È prevista una rettifica futura
Registra il riferimento della pratica, l'importo, la valuta e la modalità di correzione prevista. Quando compare la rettifica, associala all'anomalia originale prima di contabilizzarla. Una rettifica presente in un rendiconto successivo non deve diventare una seconda spesa o una nuova trattenuta senza spiegazione.
Se l'hotel utilizza registrazioni dei pagamenti integrate, conserva gli esiti dei relativi incassi e rimborsi. Per i pagamenti elaborati al di fuori del Sistema di Gestione Alberghiera, conserva i riferimenti delle transazioni esterne insieme alla documentazione di riconciliazione. L'approvazione e il completamento devono rimanere distinguibili.
Aggiorna le registrazioni dell'hotel evitando doppi conteggi
Riconcilia ogni anomalia seguendo un ordine coerente. L'obiettivo è ottenere una situazione finale tracciabile, non totali identici su ogni schermata.
- Conferma lo stato definitivo del soggiorno e la penale o l'esonero accettati per quella prenotazione.
- Verifica l'importo aggiornato dovuto all'hotel e gli eventuali addebiti per servizi in struttura da pagare separatamente.
- Abbina gli incassi completati dell'hotel utilizzando i riferimenti delle transazioni o dei versamenti.
- Registra rimborsi, restituzioni e rettifiche Expedia approvati, ciascuno con la propria prova di completamento.
- Correggi il saldo nel Sistema di Gestione Alberghiera e la classificazione dei ricavi tramite la procedura contabile autorizzata dell'hotel.
- Riconcilia l'accredito bancario e mantieni aperte le voci irrisolte, assegnando un responsabile e una data di verifica.
Applica i criteri contabili dell'hotel per distinguere i pernottamenti effettivi, le penali di cancellazione o mancata presentazione, le imposte, le commissioni, i costi di elaborazione dei pagamenti e gli incassi. Una penale trattenuta per una camera inutilizzata non deve aumentare le notti camera occupate. Una prenotazione può essere chiusa dal punto di vista economico senza essere registrata come un soggiorno effettivo.
Allo stesso modo, una camera rimessa in disponibilità e un pagamento rimborsato sono due esiti distinti. Dopo l'aggiornamento della prenotazione, controlla le date residue e il numero di camere. Una registrazione contabile corretta non dimostra che siano tornate in vendita le notti giuste.
Utilizza Report e Analisi dell'hotel per confrontare i valori delle prenotazioni, le penali e gli incassi registrati dall'hotel. Esamina le differenze di liquidazione separatamente dall'importo pagato dall'ospite. Mantieni disponibili la prenotazione originale e lo storico delle rettifiche, anziché sostituire tutto con un unico totale finale privo di spiegazione.
Chiudi le anomalie con prove documentali, non solo con totali coincidenti
Expedia mostra una cancellazione, ma il Sistema di Gestione Alberghiera riporta ancora un soggiorno
Controlla l'ID della prenotazione e l'ultimo aggiornamento prima di correggere la registrazione dell'hotel. Mantieni le eventuali penali ancora dovute. Elimina le registrazioni che presuppongono pernottamenti effettivamente usufruiti solo tramite la procedura operativa e contabile appropriata.
Il Sistema di Gestione Alberghiera indica un rimborso, ma nessun rimborso è confermato
Trova il riferimento del rimborso o della rettifica effettivi. Una nota sulla prenotazione o l'approvazione di un responsabile non dimostrano che il denaro sia stato trasferito. Assegna l'attività ancora da svolgere ed evita di inviare un altro rimborso finché non conosci lo stato della prima richiesta.
Il pagamento atteso si basa ancora sul totale originale
Confronta l'ultima decisione sulla penale con le istruzioni di pagamento attuali. Stabilisci se l'aggiornamento della piattaforma è in sospeso, se la registrazione dell'hotel non è aggiornata o se l'importo è effettivamente contestato. Non nascondere la differenza modificando i ricavi al solo scopo di farli coincidere con un accredito bancario.
L'accredito bancario è inferiore all'incasso tramite carta
Controlla le commissioni del gestore dei pagamenti, la composizione del lotto di transazioni e i tempi di liquidazione. Un incasso completato di 90 EUR e un accredito bancario netto di 88,20 EUR possono essere spiegati da una commissione di 1,80 EUR verificata separatamente. Si tratta di una situazione diversa dalla riduzione, da parte di Expedia, dell'importo spettante approvato.
Prima della chiusura, rendi la registrazione comprensibile anche a chi non ha gestito il caso. Deve spiegare lo stato definitivo, la penale mantenuta o annullata, l'incasso dell'hotel, il rimborso o la rettifica e la situazione bancaria. Se una fase rimane irrisolta, registra l'azione successiva anziché contrassegnare l'intera prenotazione come completata.
Domande frequenti
Una cancellazione Expedia Collect significa sempre che l'hotel non riceverà alcun pagamento?
No. Una cancellazione può prevedere una penale oppure un esonero totale. Controlla le condizioni della prenotazione, la deroga approvata e le istruzioni di pagamento attuali.
L'hotel deve rimborsare direttamente all'ospite il pagamento della camera incassato da Expedia?
Utilizza la procedura di rimborso Expedia applicabile al pagamento della camera che Expedia ha incassato. Gestisci separatamente i servizi in struttura incassati dall'hotel ed evita rimborsi duplicati.
Una penale per mancata presentazione equivale al ricavo di una camera effettivamente occupata?
Mantieni distinte la classificazione della penale e le notti camera occupate secondo i criteri contabili dell'hotel. Una penale trattenuta non significa che l'ospite abbia soggiornato.
Perché il totale nel Sistema di Gestione Alberghiera è diverso dall'importo dovuto da Expedia?
Controlla gli accordi di liquidazione, le modifiche approvate, le trattenute e gli addebiti separati. La versione aggiornata di Expedia Collect può mostrare l'intero importo del viaggiatore, mentre la liquidazione segue le relative istruzioni di pagamento.
Quali prove consentono all'amministrazione di chiudere una prenotazione cancellata?
L'esito confermato, la decisione sulla penale, le istruzioni di pagamento aggiornate, gli incassi e le correzioni verificati e l'accredito bancario riconciliato o assegnato a un responsabile per la verifica. Il solo stato di cancellazione non è sufficiente.
