1. Associa la carta virtuale alla specifica prenotazione Expedia e alle istruzioni di pagamento aggiornate.
2. Prima di tentare nuovamente l'incasso, verifica se esiste già un'autorizzazione o un addebito precedente.
3. Utilizza l'importo e la valuta dovuti alla struttura, escludendo dall'addebito sulla carta virtuale gli extra che l'ospite deve pagare separatamente.
Se una carta virtuale Expedia non consente l'addebito, occorre una verifica mirata del pagamento. La Reception potrebbe tentare l'incasso troppo presto, utilizzare un importo non aggiornato o ripetere una transazione già riuscita. La conferma del pagamento anticipato dell'ospite non permette di capire quale di queste situazioni si sia verificata.
Una carta virtuale Expedia è una carta di pagamento digitale fornita per una prenotazione idonea. Consente di pagare la struttura secondo le istruzioni associate a quella prenotazione. Mantieni separati l'incasso dell'hotel da Expedia, il pagamento dell'ospite e gli eventuali extra da saldare alla Reception.
Associa la carta virtuale Expedia alla prenotazione aggiornata
Apri la prenotazione in Partner Central e confrontala con quella nel software gestione immobiliare (Sistema di Gestione Alberghiera). Utilizza l'ID della prenotazione Expedia, la struttura, le date del soggiorno e la camera interessata. Il solo nome dell'ospite non è affidabile in presenza di cognomi uguali, più camere o prenotazioni sostitutive.
Conferma il modello di pagamento e le istruzioni aggiornate. Una prenotazione Expedia Collect è diversa da una in cui l'ospite paga direttamente la struttura. Non considerare ogni carta ricevuta con una prenotazione Expedia come la carta personale dell'ospite, né ogni prenotazione Expedia come finanziata tramite carta virtuale.
Verifica se il soggiorno è stato spostato, abbreviato, cancellato o segnalato come mancata presentazione. Durante le verifiche, tieni a disposizione la conferma e i dati di pagamento più recenti. Dopo una modifica approvata, l'importo della carta salvato dalla prenotazione originale potrebbe non essere più corretto.
Per una prenotazione con più camere, identifica quale registrazione di pagamento copre ciascuna prenotazione di camera. Evita di incassare l'importo di una camera utilizzando la carta di un'altra. Se l'attribuzione non è chiara, chiariscila con Expedia prima di effettuare un addebito.
Verifica le tempistiche di addebito e le autorizzazioni esistenti
L'addebito viene tentato prima della data consentita
Leggi le informazioni sulle condizioni di addebito o sull'attivazione associate a questa prenotazione. Non considerare la data di creazione o la data di pagamento dell'ospite come un'autorizzazione all'addebito. Anche le tempistiche standard della carta legate all'arrivo devono essere ricontrollate quando cambiano le date.
Se l'incasso non è ancora consentito, assegna un'attività di verifica per la data autorizzata. Modificare la data di arrivo nel Sistema di Gestione Alberghiera o inviare ripetutamente la stessa richiesta di pagamento non attiverà la carta. Se mancano informazioni sulle tempistiche, chiedi chiarimenti a Expedia indicando l'ID della prenotazione.
È stata tentata una preautorizzazione
Un'autorizzazione è un'approvazione o un blocco temporaneo dei fondi; non equivale a un pagamento completato. Le carte virtuali Expedia non richiedono una preautorizzazione di routine al solo scopo di convalidare la prenotazione. Non applicare automaticamente la procedura abituale dell'hotel per i depositi sulle carte degli ospiti.
Se qualcuno ha già ottenuto un'autorizzazione, recuperane il riferimento e chiedi al gestore dei pagamenti come completare o risolvere correttamente quella transazione. Evita di avviare un secondo addebito dell'intero importo senza aver chiarito l'esito del primo.
L'esito precedente non è chiaro
Cerca nella cronologia del gestore dei pagamenti il riferimento della prenotazione, l'identificativo mascherato della carta, l'importo e l'ora. Stabilisci se la transazione è stata rifiutata, è in sospeso, è stata autorizzata o è stata incassata correttamente. Un timeout del terminale o una schermata non aggiornata del Sistema di Gestione Alberghiera non dimostrano che il pagamento sia fallito.
Se disponibile, confronta la cronologia delle transazioni o delle autorizzazioni della carta virtuale in Partner Central con la registrazione del gestore dei pagamenti. Se esiste un incasso riuscito, riconcilialo con la prenotazione anziché riprovare. Se la transazione è ancora in sospeso, ottieni prima un esito definitivo dal gestore dei pagamenti.
Una transazione dall'esito incerto può altrimenti trasformarsi in un secondo addebito al cambio turno. Smart Order collega le prenotazioni e le registrazioni integrate dei pagamenti dell'hotel, offrendo al personale un unico punto in cui verificare la situazione dei pagamenti della prenotazione e confermare il saldo ancora dovuto prima di procedere.
Definisci il passo successivo per ogni anomalia di pagamento
Riunisci i dettagli delle prenotazioni e gli esiti verificati dei pagamenti, così il tuo team può gestire i saldi in sospeso senza duplicare gli incassi.
Verifica l'importo, la valuta e gli addebiti da pagare separatamente
Confronta l'importo tentato con l'importo aggiornato che la struttura è autorizzata a incassare secondo le istruzioni. Non presumere che corrisponda sempre al totale pagato dall'ospite o a un importo netto fisso al netto delle commissioni. Gli accordi Expedia Collect possono variare e il confronto deve basarsi sulle istruzioni di liquidazione della prenotazione.
Ad esempio, se le istruzioni aggiornate consentono un addebito di EUR 285 e la Reception tenta di addebitare EUR 315, individua l'origine della differenza di EUR 30. Potrebbe trattarsi di un costo separato della struttura, di un pagamento precedente o di una modifica. Non tentare importi progressivamente inferiori solo per trovarne uno accettato dalla carta.
Controlla la valuta dell'incasso con la stessa attenzione riservata all'importo. Una conversione o un supplemento applicato dal terminale può far superare l'importo consentito anche a un addebito apparentemente corretto. Chiedi al gestore dei pagamenti di utilizzare la procedura supportata per la valuta, anziché stimare un importo convertito.
Mantieni separati parcheggio, minibar, depositi cauzionali per danni e altri extra, salvo che le istruzioni di pagamento della prenotazione li includano esplicitamente. Prima di riscuotere imposte o costi obbligatori dalla carta o dall'ospite, verifica se sono già inclusi.
La prenotazione è cambiata dopo la ricezione dei dati originali della carta
Riapri la versione più recente della prenotazione e confronta la modifica approvata con i dati di pagamento aggiornati. Se un soggiorno abbreviato o una cancellazione non hanno ancora prodotto un importo da incassare chiaramente definito, verifica la differenza anziché addebitare l'intero soggiorno originale.
Registra una penale approvata separatamente dalle notti effettivamente soggiornate. Una prenotazione cancellata può presentare un saldo da regolare, mentre dati della carta rimasti invariati non dimostrano il diritto dell'hotel a incassare tutti gli addebiti originari.
Risolvi gli errori della carta o del gestore dei pagamenti prima di un unico nuovo tentativo controllato
Utilizza un accesso autorizzato per controllare i dati aggiornati della carta e la scadenza. Verifica che il personale abbia utilizzato la carta della prenotazione corretta e inserito correttamente i dati richiesti. Se il termine per l'addebito o la scadenza della carta sono vicini, assegna il caso affinché venga risolto tempestivamente.
Chiedi al gestore dei pagamenti di interpretare il messaggio esatto di rifiuto. Verifica l'accettazione del circuito della carta, la modalità supportata per le transazioni con carta a distanza e le eventuali restrizioni del conto. Un problema di configurazione dell'esercente richiede l'intervento del fornitore; modificare l'importo dell'addebito non lo risolverà necessariamente.
Non inserire dati di fatturazione inventati, non forzare un'approvazione offline e non chiedere all'ospite di autenticare la carta di Expedia. Segui la procedura approvata dal gestore dei pagamenti per quel tipo di pagamento. Per dubbi sui fondi disponibili o sulla validità della carta, contatta Expedia indicando il riferimento della prenotazione.
Una volta individuata la causa, effettua un nuovo tentativo controllato:
- Conferma la data di addebito aggiornata, i dati della carta, l'importo consentito e la valuta.
- Verifica che non esistano transazioni duplicate già riuscite o in sospeso.
- Incarica un solo membro del personale di inviare l'addebito tramite il gestore dei pagamenti approvato.
- Conserva il riferimento, l'ora, l'esito e l'importo della transazione associandoli alla prenotazione.
- Verifica l'esito definitivo presso il gestore dei pagamenti e registra con precisione l'eventuale saldo residuo.
Se il pagamento è riuscito al di fuori del Sistema di Gestione Alberghiera, utilizza la normale procedura dell'hotel per registrare l'incasso esterno. Conserva il riferimento del gestore dei pagamenti. Contrassegnare un conto ospite come pagato senza riscontri può nascondere un mancato incasso sulla carta; registrare due volte il pagamento può sovrastimare gli incassi ricevuti.
Conserva gli aggiornamenti sulle verifiche nella scheda di prenotazione della Reception affinché lo stato del Check-out e quello del pagamento siano chiari al personale di entrambi i turni. Anche un soggiorno concluso può richiedere l'intervento dell'amministrazione.
Richiedi assistenza in sicurezza e conferma l'accredito
Invia a Expedia gli ID della struttura e della prenotazione, le istruzioni di pagamento aggiornate, l'importo e la valuta del tentativo, la data e il messaggio di errore esatto. Per le domande specifiche al gestore dei pagamenti, includi il riferimento della transazione o dell'autorizzazione. Spiega quali controlli sono stati effettuati, così l'assistenza può verificare la fase corretta.
Nelle normali note utilizza identificativi mascherati della carta. Non copiare i dati completi della carta o i codici di sicurezza in fogli di calcolo, conversazioni email o commenti generici della prenotazione. Mantieni i dati sensibili di pagamento all'interno della procedura di pagamento autorizzata.
Quando il gestore dei pagamenti conferma l'incasso, riconcilia la transazione con il relativo accredito bancario. L'accredito può avvenire in un secondo momento e l'importo versato può comprendere commissioni o più transazioni. Non segnalare come fallito un incasso sulla carta riuscito solo perché il movimento bancario non è ancora comparso.
Utilizza Report e Analisi dell'hotel per esaminare le registrazioni dei ricavi e degli incassi della struttura. Mantieni la distinzione tra ricavi delle camere, importi incassati, costi del gestore dei pagamenti e somme accreditate in banca. La chiusura di una fase non deve generare una seconda registrazione dei ricavi in quella successiva.
Se l'ospite ha già pagato Expedia, spiega chiaramente qualsiasi saldo separato da pagare in struttura. Non chiedergli di pagare nuovamente la camera solo perché l'incasso dell'hotel tramite carta virtuale richiede verifiche. Mantieni il caso assegnato a un responsabile finché l'esito definitivo non è stato verificato.
Domande frequenti
Una carta virtuale Expedia richiede una preautorizzazione?
Non è necessaria una preautorizzazione di routine per convalidarla. Se esiste già un'autorizzazione, gestiscila con il gestore dei pagamenti prima di creare un'altra transazione per l'intero importo.
Quando può l'hotel addebitare la carta virtuale?
Attieniti alle condizioni di addebito indicate per quella prenotazione. Ricontrollale dopo ogni modifica delle date e distingui la data dalla quale l'incasso è consentito da quella in cui il tuo team lo programma.
Perché l'importo della carta è diverso dal totale dell'ospite?
Verifica l'accordo di liquidazione, gli addebiti inclusi, le deduzioni e le modifiche approvate. Utilizza l'importo aggiornato dovuto alla struttura, senza presumere che tutte le cifre debbano coincidere.
L'hotel può addebitare un deposito cauzionale per danni sulla carta virtuale?
Non aggiungere depositi o extra, salvo che siano previsti dalle istruzioni di pagamento della prenotazione. Gestisci le voci da pagare separatamente tramite l'apposita procedura di pagamento dell'ospite.
Cosa fare se il gestore dei pagamenti indica un esito positivo ma il Sistema di Gestione Alberghiera riporta il pagamento come non effettuato?
Associa il riferimento della transazione alla prenotazione e correggi la registrazione del pagamento tramite la normale procedura di riconciliazione. Non effettuare un nuovo addebito al solo scopo di modificare uno stato nel Sistema di Gestione Alberghiera.
