1. Conta le notti aggiuntive occupate a partire dalla precedente data di partenza, non dall'arrivo originario.
2. Verifica sia la disponibilità della tipologia di camera sia quella della camera effettivamente assegnata all'ospite per tutta la durata del prolungamento.
3. Esegui l'aggiornamento seguendo un'unica procedura concordata, quindi verifica la disponibilità, gli addebiti e la nuova data di partenza nella scheda salvata.
«Possiamo restare altre due notti?» sembra una richiesta semplice, finché non scopri che la stessa camera è già stata assegnata a un ospite in arrivo domani. Una procedura sicura nel software reception hotel parte dalle notti aggiuntive, non dal trascinamento della data di partenza sul calendario.
Affida la gestione del prolungamento a un solo membro del personale. Dovrà verificare la disponibilità, concordare il prezzo, completare la modifica autorizzata e controllarne gli effetti prima di comunicare all'ospite che è tutto confermato.
Conta le notti aggiuntive nel software reception hotel
Considera un ospite ipotetico con arrivo il 10 novembre e partenza originariamente prevista per il 12 novembre. La prenotazione iniziale occupa le notti del 10 e dell'11 novembre. Spostare la partenza al 14 novembre aggiunge le notti del 12 e del 13 novembre, non quella del 14.
Controlla queste notti aggiuntive nel calendario delle prenotazioni dell'hotel. Considera i soggiorni confermati, i contingenti riservati, i blocchi per manutenzione e gli eventuali prolungamenti ancora in sospeso gestiti da altri membri del personale.
Verifica due livelli di disponibilità. La tipologia di camera potrebbe essere disponibile per entrambe le notti, mentre la camera assegnata all'ospite è già destinata a un arrivo di domani. Al contrario, la camera fisica potrebbe risultare libera nei giorni successivi, mentre la relativa tipologia non dispone di capacità vendibile autorizzata.
Se non è possibile restare nella stessa camera, spiega che sarà necessario un cambio e concorda un'assegnazione su più camere gestibile dal sistema prima di accettare il prolungamento. Non spostare un altro ospite con prenotazione confermata e non lasciare intendere che due notti aggiuntive garantiscano automaticamente la stessa camera.
Una modifica delle date diventa rischiosa quando viene trattata come una semplice nota anziché come un impegno sulla disponibilità. La procedura di Reception di Smart Order riunisce la prenotazione e il calendario delle camere. Dopo la modifica approvata, la reception può riaprire il soggiorno e confrontare l'occupazione aggiuntiva con le altre prenotazioni, senza affidarsi a una promessa verbale.
Verifica le notti aggiuntive nel calendario esistente
Controlla il soggiorno originario e le assegnazioni future delle camere prima di confermare un prolungamento, quindi verifica insieme le date e l'assegnazione salvate.
Concorda le notti aggiuntive, il prezzo e le modalità di pagamento
Comunica le date effettive del prolungamento, la sistemazione prevista, le tariffe per notte, i servizi inclusi, le imposte o le spese e le scadenze di pagamento. Per le notti aggiuntive potrebbe essere previsto un prezzo approvato diverso da quello del soggiorno originario. Una tariffa promozionale precedente non si applica automaticamente al prolungamento.
Leggi con attenzione gli eventuali messaggi di ricalcolo delle tariffe. Verifica se il sistema sta ricalcolando il prezzo delle sole notti aggiuntive o dell'intera prenotazione. Mantieni gli importi già concordati o contabilizzati, salvo che sia prevista una rettifica autorizzata.
Per esempio, due notti aggiuntive a un prezzo ipotetico di 120 USD ciascuna comportano un incremento di 240 USD, prima di eventuali costi aggiuntivi applicabili. Se il conto originario della camera era di 200 USD, senza altre rettifiche il nuovo totale della camera sarà di 440 USD. Un pagamento di 200 USD già registrato resta pari a 200 USD: non costituisce un secondo credito per il prolungamento.
Controlla la registrazione del pagamento dell'hotel salvata prima di richiedere denaro. Un importo aggiuntivo da saldare, un accordo di pagamento a credito approvato e un tentativo di pagamento in sospeso richiedono interventi diversi. Il solo prolungamento delle date non autorizza un ulteriore addebito su una carta memorizzata.
Per una prenotazione effettuata tramite un'agenzia di viaggi online, o OTA, stabilisci come formalizzare le notti aggiuntive. Per prolungare quella prenotazione, utilizza la procedura di modifica consentita dal canale. Una modifica nel Sistema di Gestione Alberghiera, da sola, non dimostra che l'OTA abbia aggiornato le date, le istruzioni di incasso o l'importo della carta virtuale.
Se l'hotel organizza un soggiorno aggiuntivo effettivamente separato, documenta l'accordo e rispetta le condizioni applicabili del canale. Collega le schede a livello operativo e assicurati che le notti occupate non si sovrappongano. Non utilizzare una seconda prenotazione soltanto per aggirare una modifica non riuscita.
Salva la modifica autorizzata e verifica che la disponibilità sia aggiornata una sola volta
Segui la procedura concordata per questa prenotazione. Potrebbe trattarsi di una modifica proveniente dall'OTA e trasmessa al Sistema di Gestione Alberghiera, oppure del prolungamento autorizzato di una prenotazione diretta o gestita dall'hotel. Evita che due membri del personale eseguano entrambe le operazioni in modo indipendente.
- Apri il soggiorno originario utilizzando il riferimento della prenotazione. Verifica l'ospite, lo stato attuale, la precedente data di partenza, la tipologia di camera, l'assegnazione e la situazione dei pagamenti già registrati.
- Ricontrolla le notti aggiuntive immediatamente prima di confermare l'operazione. La disponibilità potrebbe essere cambiata mentre l'ospite valutava il preventivo.
- Inserisci la data di partenza approvata e le eventuali modifiche necessarie all'assegnazione seguendo la procedura supportata dal sistema. Controlla i prezzi per notte e gli avvisi prima di salvare.
- Completa la modifica una sola volta. Riapri la prenotazione e verifica la nuova data di partenza, le notti aggiuntive, il totale concordato e il mantenimento dello storico dei pagamenti.
- Controlla il calendario e la disponibilità vendibile per ogni notte aggiuntiva, quindi verifica la situazione sui canali di vendita collegati tramite la normale procedura di aggiornamento.
Il prolungamento corretto di una camera deve impegnare una sola camera per ciascuna notte aggiuntiva. Non sottrarre manualmente un'altra camera dai calendari del Sistema di Gestione Alberghiera e delle OTA dopo che la prenotazione ha già utilizzato quella disponibilità.
Per il prolungamento dal 12 al 14 novembre, controlla singolarmente le notti del 12 e del 13. A parità di tutti gli altri impegni, ciascuna notte avrà ora una camera disponibile in meno. La nuova data di Check-out del 14 non costituisce un'ulteriore notte occupata.
Se è stato inserito un blocco manuale temporaneo in attesa dell'approvazione, verifica che la prenotazione completata riservi ora le notti del soggiorno prima di rimuovere il blocco. In caso contrario, l'hotel rischia di rendere brevemente vendibili quelle notti oppure di mantenere un doppio blocco.
Utilizza il channel manager hotel per controllare la disponibilità risultante sui canali. Verifica la situazione effettivamente trasmessa, senza limitarti a una nota che segnala il prolungamento del soggiorno. Non reinviare ripetutamente una modifica e non creare un'altra prenotazione se l'aggiornamento esistente è ancora in sospeso.
Completa il prolungamento anche nelle operazioni in camera, oltre che sullo schermo
Comunica al personale di Pulizia che la partenza precedentemente prevista è diventata una permanenza. Rivedi il servizio di pulizia e cambio biancheria per le notti aggiuntive e sposta la pulizia di fine soggiorno alla nuova data effettiva di Check-out. Non annullare tutti i servizi solo perché l'ospite prolunga la permanenza.
Controlla l'accesso alla camera seguendo la procedura dell'hotel per le serrature. La modifica delle date della prenotazione non garantisce che una chiave fisica o un codice di accesso digitale resti valido fino alla nuova partenza. Testa o verifica il prolungamento autorizzato dell'accesso senza inserire i codici nelle note generali del passaggio di turno.
Fornisci all'ospite una conferma scritta delle nuove date, del prezzo, della sistemazione prevista, della situazione dei pagamenti e degli eventuali passaggi ancora da completare. L'elenco delle partenze della Reception deve ora riflettere la modifica del soggiorno e la camera assegnata non deve essere promessa anche a un arrivo incompatibile.
Se non c'è disponibilità per le notti aggiuntive
Proponi soltanto un'alternativa che l'hotel possa effettivamente garantire, come un'altra tipologia di camera o un prolungamento più breve. L'approvazione di un responsabile non può creare una camera fisica aggiuntiva.
Mantieni la data di partenza originaria finché il prolungamento non è stato effettivamente accettato e registrato. Non eliminare un'altra prenotazione, non rimuovere un blocco per manutenzione e non forzare i limiti di capacità soltanto per riuscire a salvare la richiesta.
Se il Check-out è già stato completato
Fermati prima di modificare il soggiorno storico come se l'ospite non fosse mai partito. Utilizza la procedura supportata dalla struttura per una correzione successiva al Check-out, il ripristino del soggiorno o la creazione di un nuovo soggiorno, ottenendo l'approvazione richiesta.
Conserva lo storico precedente dei pagamenti e della fatturazione. Occorre comunque verificare la disponibilità per le notti aggiuntive prima di impegnare nuovamente una camera, anche se l'ospite non ha ancora lasciato fisicamente la hall.
Un prolungamento è completo quando l'ospite ha ottenuto le notti aggiuntive concordate, l'hotel le ha riservate una sola volta e la Reception, l'amministrazione, il personale di Pulizia e la disponibilità sui canali riflettono tutti quella decisione.
