1. Cerca una prenotazione esistente prima di considerare l'arrivo come un ospite senza prenotazione.
2. Verifica l'intero soggiorno e la presenza di una camera fisica pronta, non soltanto la disponibilità complessiva per questa notte.
3. Registra la prenotazione e il pagamento una sola volta, quindi verifica l'inventario risultante anziché sottrarre manualmente un'altra camera.
Un ospite che si presenta senza prenotazione è pronto ad acquistare subito. È proprio in quel momento che una reception impegnata può promettere una camera troppo in fretta, associare un incasso alla prenotazione sbagliata o lasciare l'ultima camera in vendita online.
Un software reception hotel dovrebbe trasformare quella conversazione in un soggiorno gestito in modo affidabile. La sequenza pratica consiste nel verificare che l'ospite non abbia già prenotato, confermare una camera che l'hotel possa effettivamente mettere a disposizione, registrare quanto concordato e controllare le modifiche apportate.
Verifica l'ospite e l'intero soggiorno prima di comunicare il prezzo
Chiedi se qualcuno del gruppo ha già prenotato online, per telefono o tramite un'azienda. Cerca nell'elenco delle prenotazioni utilizzando il riferimento di conferma disponibile e i dati dell'ospite. L'assenza di un'email sul telefono dell'ospite non dimostra che l'hotel non abbia una prenotazione.
Se trovi una prenotazione esistente, gestisci quell'arrivo anziché creare un secondo soggiorno. Se l'ospite riferisce che un pagamento o una prenotazione online è ancora in elaborazione, verifica quel tentativo prima di accettare una prenotazione sostitutiva: quella originale potrebbe arrivare in seguito e creare un duplicato.
Se l'ospite è effettivamente senza prenotazione, conferma date, numero di adulti e, se presenti, bambini, esigenze relative alla camera e necessità all'arrivo. Verifica ogni notte del soggiorno rispetto alle prenotazioni esistenti, alle limitazioni per manutenzione, ai contingenti riservati e alle altre operazioni in corso alla reception.
Verifica quindi che una camera fisica sia pronta. La disponibilità di una categoria di camere non significa che la camera assegnata sia stata pulita e resa disponibile. Allo stesso modo, una camera pulita potrebbe essere già riservata a un altro ospite per domani.
Quando la conversazione si traduce nell'impegno di una camera, registralo nel calendario delle prenotazioni della reception, anziché su un quaderno accanto al terminale. Smart Order consente di inserire manualmente le prenotazioni degli ospiti senza prenotazione nello stesso calendario delle prenotazioni provenienti dai canali collegati. La reception può confrontare il nuovo soggiorno con gli arrivi già previsti prima di consegnare le chiavi o abilitare l'accesso.
Inserisci gli ospiti senza prenotazione nello stesso calendario operativo
Registra il soggiorno concordato con l'ospite insieme alle prenotazioni esistenti, così la camera risulta impegnata prima che un altro addetto la venda nuovamente.
Completa la procedura per gli ospiti senza prenotazione nel software reception hotel
Prima di confermare, concorda camera, notti del soggiorno, prezzo totale, servizi inclusi, condizioni di cancellazione e modalità di pagamento richieste. Spiega eventuali acconti o importi separati da pagare in struttura. Applica la tariffa approvata dall'hotel per gli ospiti senza prenotazione, senza utilizzare una promozione online soggetta a restrizioni senza autorizzazione.
- Blocca la disponibilità per le notti richieste. Utilizza la procedura di prenotazione o di blocco temporaneo prevista dal sistema mentre completi la prenotazione. Verifica quale stato impegna effettivamente l'inventario: un preventivo o un modulo non salvato potrebbero non farlo.
- Crea la prenotazione corretta. Inserisci struttura, date, categoria di camera, numero di ospiti e provenienza della prenotazione. Cerca un profilo ospite esistente prima di crearne uno, mantenendo questo nuovo soggiorno distinto dalle visite precedenti.
- Assegna una camera effettivamente utilizzabile. Verifica che sia pronta e controlla gli impegni della camera per l'intero soggiorno. Registra eventuali cambi di camera concordati, anziché promettere l'uso continuativo di una camera che non sarà disponibile per tutte le notti.
- Verifica l'esito del pagamento. Utilizza il metodo di incasso approvato e conserva riferimento della transazione, importo, valuta ed esito. Una richiesta di pagamento o una preautorizzazione sulla carta non equivalgono automaticamente a un incasso completato.
- Salva e ricontrolla il soggiorno. Conferma il riferimento della prenotazione, le date, gli addebiti concordati, il pagamento registrato e l'eventuale saldo residuo. Non creare un'altra prenotazione perché la pagina di conferma tarda a caricarsi.
- Completa la registrazione e il Check-in. Segui i requisiti di identificazione e registrazione applicabili all'hotel. Consegna le chiavi o abilita l'accesso alla camera solo dopo aver verificato che sia pronta e che siano soddisfatte le condizioni di pagamento o di credito autorizzato.
Alcuni sistemi riuniscono più operazioni in un'unica schermata per gli ospiti senza prenotazione. Altri separano prenotazione, pagamento, assegnazione della camera e Check-in. Segui la sequenza prevista dal sistema senza presumere che la selezione di un metodo di pagamento abbia generato un incasso o che il salvataggio di una prenotazione abbia completato il Check-in dell'ospite.
Utilizza le registrazioni integrate dei pagamenti dell'hotel per verificare un incasso dall'esito incerto prima di riprovare. Se l'ospite ha pagato 100 USD per un ipotetico soggiorno da 180 USD, l'importo residuo è di 80 USD, in assenza di altri addebiti o accrediti. Registra una sola volta i 100 USD effettivamente incassati; non contrassegnare l'intero soggiorno come pagato solo perché l'acconto è stato accettato.
Verifica che l'inventario venga aggiornato una sola volta su tutti i canali collegati
Considera un esempio ipotetico: un ospite senza prenotazione richiede una camera con arrivo il 18 novembre e partenza il 20 novembre. Il soggiorno occupa le notti del 18 e del 19. Il 20, data del Check-out, non costituisce una notte aggiuntiva di occupazione.
Una volta che la prenotazione ha impegnato l'inventario, controlla entrambe le notti del soggiorno. A parità di altri impegni, ciascuna dovrebbe avere una camera impegnata in più. Verifica la categoria corretta, soprattutto se è stato concordato un upgrade o un soggiorno suddiviso tra camere diverse.
Il channel manager hotel distribuisce la disponibilità risultante alle agenzie di viaggio online collegate, o OTA. Verifica l'inventario nel sistema di origine e l'esito visibile dell'aggiornamento, quindi controlla la disponibilità sul canale interessato quando rimangono poche camere.
Non sottrarre nuovamente la stessa camera dal calendario di ogni OTA dopo che la prenotazione ha già ridotto l'inventario condiviso. Potresti escludere dalla vendita un'altra camera disponibile. Se è ancora attivo anche un blocco temporaneo, verifica che la prenotazione salvata impegni la disponibilità per il soggiorno prima di rimuovere il blocco duplicato.
Un aggiornamento dei canali non crea ulteriore capacità fisica. Se durante la gestione dell'ospite senza prenotazione compare un'altra prenotazione confermata, ricontrolla immediatamente gli impegni e coinvolgi il responsabile. Non cancellare quella prenotazione perché la reception ha già iniziato a incassare dall'ospite appena arrivato.
Gestisci con attenzione l'ultima camera e gli arrivi non completati
L'ultima camera vendibile è ancora visibile online
Segui la procedura dell'hotel per il controllo dell'ultima camera. Conferma che la prenotazione dell'ospite appena arrivato abbia impegnato la disponibilità nel consueto sistema di origine dell'inventario e verifica che i canali collegati abbiano ricevuto la disponibilità aggiornata.
Se la camera rimane in vendita online, applica la misura di protezione temporanea approvata e segui la procedura di segnalazione al responsabile. Registra con precisione camera, date e intervento effettuato. Successivamente riconcilia quella misura temporanea, evitando di lasciare valori manuali in conflitto tra loro.
L'esito del pagamento è incerto o l'ospite cambia idea
Distingui un tentativo in sospeso da uno non riuscito o completato con successo. L'amministrazione o l'addetto autorizzato deve verificare l'esito originale prima di procedere a un secondo incasso o a un rimborso.
Se l'ospite senza prenotazione decide di non proseguire, rilascia il blocco temporaneo o annulla la nuova prenotazione seguendo la procedura corretta, dopo averne verificato lo stato effettivo. Non eliminare una ricevuta né annullare una prenotazione online non pertinente per riordinare la schermata.
L'ospite arriva dopo mezzanotte
Verifica la data operativa della struttura e la notte che l'ospite intende trascorrere in hotel. Chi arriva poco dopo mezzanotte potrebbe cercare un pernottamento riferito alla sera precedente, anziché una camera disponibile dal successivo normale orario di Check-in pomeridiano.
Segui la procedura dell'hotel per gli arrivi tardivi e comunica l'orario di partenza corretto. Non retrodatare una prenotazione sulla base di supposizioni né addebitare due notti perché è cambiata la data del calendario.
Prima di concludere l'operazione, verifica che l'ospite abbia un'unica prenotazione identificabile, la camera corretta e il relativo accesso, una situazione dei pagamenti chiara e la partenza concordata. La gestione dell'ospite senza prenotazione è completa quando l'hotel può ricostruire sia gli incassi sia le notti occupate, senza che un secondo addetto debba ricostruire la conversazione.
