1. Conferma la prenotazione nella struttura Traveloka TERA corretta.
2. Cerca nell'intero PMS per ID prenotazione, nome dell'ospite e date del soggiorno, non solo nella lista degli arrivi.
3. Se la prenotazione è confermata, proteggi la camera una sola volta durante la verifica.
4. Controlla che la camera Traveloka sia collegata alla tipologia di camera corretta nel PMS.
5. Chiedi al team di assistenza responsabile di recuperare la prenotazione una sola volta, quindi verifica che non vi siano duplicati.
Se una prenotazione Traveloka non è visibile nel tuo PMS, non chiedere all'ospite di prenotare di nuovo e non annullare la prenotazione Traveloka. Verifica innanzitutto se la prenotazione è attiva in TERA. Se lo è, trattala come una prenotazione reale mentre il tuo team controlla il PMS e protegge la camera.
L'ordine più sicuro è semplice: conferma la prenotazione, cerca nel PMS, proteggi l'inventario, controlla il collegamento della camera e invia un'unica richiesta di recupero.
1. Conferma la prenotazione in Traveloka TERA
Accedi a TERA e assicurati di visualizzare la struttura corretta. Cerca la prenotazione e verifica:
- ID prenotazione Traveloka
- Nome dell'ospite
- Date di check-in e check-out
- Stato della prenotazione
- Tipologia di camera e occupazione
- Piano tariffario e prezzo totale
- Istruzioni di pagamento
- Stato dell'ultima modifica o cancellazione
TERA è il sistema per i partner di Traveloka utilizzato per monitorare prenotazioni, check-in, richieste degli ospiti, stato dei pagamenti, tariffe e disponibilità. La sua homepage attuale mostra anche una Panoramica Prenotazioni, sebbene le etichette esatte dei menu possano variare in base all'account o alla regione.
Se la prenotazione non è presente in TERA, ricontrolla la struttura e l'ID prenotazione prima di contattare l'assistenza partner di Traveloka. Non creare una prenotazione alberghiera basandoti soltanto sullo screenshot di un ospite.
Se TERA mostra la prenotazione come confermata, registra i dettagli e procedi con i passaggi successivi.
2. Cerca nell'intero PMS
Una prenotazione può essere presente nel PMS senza comparire nella lista degli arrivi di oggi. Utilizza la ricerca globale delle prenotazioni e prova più di un campo:
- ID prenotazione Traveloka
- Cognome dell'ospite
- Date di arrivo e partenza
- Data di creazione della prenotazione
- Email o numero di telefono dell'ospite, se disponibili
Amplia l'intervallo di date e includi tutti gli stati. Controlla le prenotazioni confermate, in sospeso, non assegnate, modificate, cancellate, archiviate e duplicate. Se il tuo gruppo gestisce più strutture, assicurati di cercare in quella corretta.
Controlla inoltre se le date del soggiorno sono cambiate. Una prenotazione modificata potrebbe essere stata spostata al di fuori dell'intervallo di arrivo originale.
Se trovi un record esistente, non crearne un altro. Confrontalo con TERA e correggi i dettagli operativi seguendo la normale procedura del tuo hotel.
3. Proteggi la camera una sola volta
Se TERA conferma la prenotazione ma nel PMS non è ancora presente alcun record, proteggi l'ospite da una sovrapprenotazione, soprattutto in caso di arrivo in giornata o se rimane soltanto un'ultima camera disponibile.
Il channel manager hotel di Smart Order aiuta a mantenere le prenotazioni provenienti dai canali e la disponibilità delle camere in un unico flusso operativo.
Gestisci insieme prenotazioni dai canali e inventario
Gestisci prenotazioni, camere e disponibilità da un unico flusso alberghiero connesso con Smart Order.
Utilizza un solo metodo approvato. Applica un blocco temporaneo all'inventario della camera corretta oppure crea una prenotazione manuale chiaramente contrassegnata, se la procedura del tuo hotel lo richiede.
Aggiungi l'ID prenotazione Traveloka e una nota come “record temporaneo—in attesa del recupero dal canale”. Copia con attenzione camera, date, occupazione, tariffa e istruzioni di pagamento. Evita di conservare i dati di pagamento al di fuori della procedura approvata.
Non bloccare separatamente la stessa camera in più sistemi. Non inviare all'ospite una seconda conferma o richiesta di pagamento. Assegna a un membro dello staff il compito di rimuovere o riconciliare il record temporaneo quando compare la prenotazione connessa.
4. Controlla il collegamento della camera Traveloka
Confronta la tipologia di camera mostrata in TERA con quella del PMS che dovrebbe ricevere la prenotazione. Controlla se la camera Traveloka è collegata all'inventario fisico corretto e se è stata recentemente rinominata, sostituita, copiata o disattivata. Esamina inoltre eventuali modifiche recenti al collegamento, gli avvisi visibili e l'ultima prenotazione Traveloka arrivata correttamente per questa camera.
Un nome simile non dimostra che il collegamento sia corretto. Ad esempio, “Deluxe King” e “Deluxe Room” potrebbero rappresentare inventari diversi nei due sistemi.
Non ricollegare tutte le camere e non modificare più assegnazioni soltanto per forzare il passaggio di una prenotazione. Una modifica estesa può indirizzare le prenotazioni future verso la tipologia di camera sbagliata. Se il collegamento corretto non è chiaro, acquisisci degli screenshot e chiedi al fornitore del PMS o del Gestore Canali di verificarlo.
5. Richiedi un unico recupero
Se la prenotazione è confermata in TERA, assente dall'intero PMS e il collegamento della camera sembra corretto, contatta il fornitore responsabile del trasferimento delle prenotazioni Traveloka nel tuo PMS. A seconda della configurazione, potrebbe essere l'azienda del PMS o il fornitore del Gestore Canali.
Invia un'unica richiesta completa contenente:
- Nome e ID della struttura
- ID prenotazione Traveloka
- Nome dell'ospite e date del soggiorno
- Stato della prenotazione e ora dell'ultimo aggiornamento in TERA
- Nomi della camera e del piano tariffario Traveloka
- Tipologia di camera prevista nel PMS
- Screenshot di TERA e della ricerca nel PMS
- Eventuali avvisi visibili relativi al collegamento
- L'azione temporanea già eseguita sull'inventario
Descrivi chiaramente il problema operativo: “Questa prenotazione Traveloka confermata è visibile in TERA ma non può essere trovata nel nostro PMS. Recuperatela una sola volta e confermate quando dobbiamo riconciliare il blocco temporaneo.”
Non inviare più richieste di recupero e non chiedere ripetutamente a team diversi di ripristinare la stessa prenotazione. Più tentativi aumentano il rischio di prenotazioni duplicate e di doppie riduzioni dell'inventario.
Dopo che l'assistenza ha completato il recupero, verifica che esista una sola prenotazione connessa nel PMS, che i suoi dettagli corrispondano a TERA e che la disponibilità sia stata ridotta una sola volta. Riconcilia il blocco temporaneo o il record manuale, quindi conferma che le modifiche o cancellazioni successive raggiungano la stessa prenotazione nel PMS.
6. Quando effettuare immediatamente un'escalation
Considera il problema urgente quando l'ospite arriva oggi, rimane soltanto una camera, le istruzioni di pagamento non sono chiare, mancano diverse prenotazioni Traveloka oppure continuano a comparire altre prenotazioni mancanti.
La reception o il team prenotazioni deve continuare a proteggere l'ospite e l'inventario. Lascia che il team di assistenza del PMS o del Gestore Canali esamini il collegamento. In questo modo l'hotel continua a operare, evitando modifiche tecniche rischiose durante un incidente che riguarda una prenotazione attiva.
L'hotel deve creare una prenotazione manuale?
Solo se la prenotazione confermata deve essere protetta immediatamente e il tuo hotel dispone di una procedura approvata. Contrassegna chiaramente il record e assegna a qualcuno il compito di riconciliarlo dopo il recupero.
Bisogna chiedere all'ospite di prenotare di nuovo?
No. Se TERA mostra una prenotazione confermata, chiedere all'ospite di prenotare nuovamente può causare un secondo addebito o un soggiorno duplicato.
Chi deve contattare l'hotel?
Se la prenotazione è presente in TERA ma non nel PMS connesso, contatta il fornitore del PMS o del Gestore Canali responsabile della consegna delle prenotazioni. Se non è presente in TERA, contatta l'assistenza partner di Traveloka.
Come sapere se il problema è stato risolto?
Il PMS contiene una sola prenotazione connessa che corrisponde a TERA, l'inventario è cambiato una sola volta, qualsiasi blocco temporaneo è stato riconciliato e le modifiche successive alla prenotazione raggiungono lo stesso record.
Una prenotazione Traveloka mancante non è risolta semplicemente trovando una spiegazione tecnica. È risolta quando l'ospite confermato è protetto, la camera è sotto controllo e nel PMS rimane un'unica prenotazione corretta.
