Prenotazione Trip.com non visibile nel PMS? Una checklist per la reception

Quando una prenotazione Trip.com non è visibile nel PMS, concentrati prima sull'ospite e sulla camera. Se Trip.com eBooking mostra la prenotazione come confermata, trattala come una prenotazione attiva mentre il tuo team controlla il PMS.

Non chiedere all'ospite di prenotare nuovamente, non cancellare l'ordine Trip.com e non chiedere a più team di recuperarlo contemporaneamente. La procedura più sicura consiste nel confermare la prenotazione, cercare nel Sistema di Gestione Alberghiera, proteggere l'inventario, controllare la connessione della camera e inviare un'unica richiesta di assistenza completa.

1. Conferma la Prenotazione su Trip.com eBooking

Accedi a eBooking e assicurati di aver selezionato la struttura corretta. Cerca nell'area delle prenotazioni o degli ordini utilizzando il numero di prenotazione Trip.com. Se necessario, cerca anche per nome dell'ospite, data di prenotazione e date del soggiorno.

Apri la prenotazione e verifica:

• Stato attuale della prenotazione
• Date di check-in e check-out
• Tipologia di camera, piano tariffario e occupazione
• Prezzo totale e istruzioni di pagamento
• Stato dell'ultima modifica o cancellazione
• Richieste speciali che influiscono sul soggiorno

Trip.com descrive eBooking come il sistema per i partner delle strutture ricettive utilizzato per gestire le prenotazioni future, le tariffe, la disponibilità e le informazioni sulla struttura. I nomi dei menu possono variare in base all'account o al mercato, quindi utilizza l'area di gestione delle prenotazioni visualizzata nell'account della tua struttura.

Se la prenotazione non è presente in eBooking, ricontrolla la struttura e il numero di prenotazione. Non creare una prenotazione nel PMS basandoti soltanto su uno screenshot dell'ospite o su un'email inoltrata. Se è confermata in eBooking, registra i dettagli e prosegui.

2. Cerca nell'Intero PMS

Non affidarti soltanto alla schermata degli arrivi odierni. Utilizza la ricerca globale delle prenotazioni del PMS inserendo il numero di prenotazione Trip.com, il cognome dell'ospite, le date di arrivo e partenza e la data di prenotazione.

Estendi l'intervallo di date e includi tutti gli stati. Controlla i record confermati, in sospeso, non assegnati, modificati, cancellati, archiviati e duplicati. Se il tuo account gestisce più strutture, cerca prima in quella corretta e poi verifica se la prenotazione è stata inserita per errore sotto un'altra struttura.

Controlla anche i filtri relativi a origine, camera, stato e autorizzazioni utente. Un soggiorno modificato potrebbe essere stato spostato al di fuori dell'intervallo di arrivo originale, mentre una prenotazione cancellata potrebbe essere presente soltanto nello storico delle prenotazioni.

Se trovi il numero Trip.com in un record PMS incompleto, conserva quel record. Non creare una seconda prenotazione mentre il supporto controlla quella esistente.

3. Proteggi la Camera e l'Ospite una Sola Volta

Se eBooking conferma la prenotazione ma il PMS non contiene alcun record, verifica se la camera prenotata è ancora disponibile. Intervieni immediatamente in caso di arrivo in giornata, ultima camera disponibile o data quasi esaurita.

Quando manca una prenotazione OTA confermata, il rischio operativo è che il PMS continui a mostrare la camera come vendibile. Un channel manager hotel può mantenere le prenotazioni connesse e la disponibilità delle camere nello stesso flusso di lavoro dell'hotel.

Utilizza un solo metodo di protezione approvato:

1. Applica un unico blocco temporaneo documentato all'inventario della camera corretta; oppure
2. Crea una sola prenotazione manuale nel PMS, chiaramente etichettata, se la procedura del tuo hotel lo richiede.

Aggiungi il numero di prenotazione Trip.com e una nota come “record temporaneo—in attesa del recupero dal canale”. Copia con attenzione date, camera, occupazione, prezzo, istruzioni di pagamento e condizioni di cancellazione. Non inserire nelle normali note i dati completi della carta, i codici di sicurezza, le password o i codici di verifica.

Non ridurre separatamente lo stesso inventario su eBooking, nel Gestore Canali e nel PMS. Assegna a un membro dello staff il compito di rimuovere o riconciliare il record temporaneo dopo il recupero.

4. Controlla gli Avvisi Visibili sulla Connessione della Camera

Una prenotazione confermata passa normalmente da Trip.com al PMS attraverso la connessione ai canali dell'hotel; lo staff della reception non deve diagnosticare ogni passaggio tecnico.

Apri l'area della connessione Trip.com nel PMS o nel channel manager hotel. Cerca le informazioni visibili allo staff dell'hotel, come una connessione inattiva, un avviso di autorizzazione, una camera o un piano tariffario non collegato oppure un errore recente relativo a una prenotazione.

Confronta la camera mostrata in eBooking con la tipologia di camera del PMS che dovrebbe riceverla. Verifica se la camera o il piano tariffario sono stati recentemente rinominati, copiati, sostituiti, disattivati o ricollegati. Nomi simili non dimostrano che due tipologie di camera condividano lo stesso inventario.

Acquisisci uno screenshot e annota l'ora e il fuso orario. Non ricollegare tutte le camere e non modificare l'assegnazione attiva di una camera soltanto per forzare il passaggio di una prenotazione. Una modifica estesa può influire sulle prenotazioni e sulla disponibilità future.

5. Contatta il Team di Supporto Corretto e Recupera la Prenotazione una Sola Volta

Utilizza l'ultimo sistema in cui la prenotazione è visibile per scegliere chi contattare. Se la prenotazione non è presente in eBooking dopo aver verificato la struttura e il numero, contatta l'assistenza hotel di Trip.com tramite eBooking. Se è confermata in eBooking ma assente dal PMS o dal Gestore Canali collegato, contatta il fornitore di quel software. Se il Gestore Canali riesce a visualizzarla ma il PMS no, contatta il fornitore del PMS.

Apri un unico caso di assistenza e assegnalo a un solo responsabile. Chiedi al fornitore di confermare l'azione di recupero sicura per la tua connessione e di eseguirla una sola volta. Non chiedere a Trip.com, al Gestore Canali, al fornitore del PMS e allo staff della reception di ripristinare la stessa prenotazione separatamente.

Mantieni attiva la protezione temporanea della camera finché la prenotazione recuperata non è visibile e verificata. Se mancano altre prenotazioni Trip.com, segnala immediatamente il problema ricorrente invece di creare un record manuale per ogni prenotazione.

6. Verifica la Prenotazione Prima di Chiudere il Caso

Quando la prenotazione appare, confrontala con eBooking. Verifica che esista una sola prenotazione operativa nel PMS e che numero di prenotazione, ospite, date, camera, piano tariffario, occupazione, prezzo, istruzioni di pagamento e stato siano corretti.

Verifica che la disponibilità sia diminuita una sola volta. Riconcilia il blocco temporaneo o il record manuale senza perdere note, depositi, assegnazioni delle camere o attività della reception. Assicurati che l'ospite non abbia ricevuto conferme, richieste di pagamento o istruzioni di accesso duplicate.

Il problema può essere considerato risolto soltanto quando le successive modifiche o cancellazioni di Trip.com riescono ad aggiornare la stessa prenotazione nel PMS.

La reception dovrebbe creare una prenotazione manuale?

Soltanto quando la prenotazione Trip.com è confermata, l'ospite o la camera sono a rischio immediato e la procedura approvata dal tuo hotel richiede un record temporaneo. Etichettalo per la riconciliazione e assegna un solo responsabile.

È necessario chiedere all'ospite di prenotare nuovamente?

No. Chiedere all'ospite di prenotare nuovamente può generare un secondo addebito o un soggiorno duplicato mentre la prenotazione originale rimane attiva.

Le tariffe possono aggiornarsi mentre manca una prenotazione?

Sì. Un recente aggiornamento delle tariffe o della disponibilità non dimostra che questa prenotazione abbia raggiunto il PMS. Controlla la prenotazione stessa.

Cosa dimostra che il problema è stato risolto?

Una sola prenotazione nel PMS corrisponde a eBooking, l'inventario è cambiato una sola volta, i controlli temporanei sono stati riconciliati e le modifiche successive rimangono collegate allo stesso record.

Informazioni da Fornire al Supporto Tecnico

Lo staff dell'hotel non deve interpretare i registri tecnici. Raccogli i dati della prenotazione e chiedi al fornitore di esaminarli.

Riquadro per il supporto: Nome e ID della struttura; numero di prenotazione Trip.com; nome dell'ospite e date del soggiorno; ora di creazione o modifica della prenotazione con il fuso orario; screenshot dello stato in eBooking; screenshot della ricerca nel PMS; avviso visibile relativo alla connessione o codice di errore; qualsiasi messaggio o numero di riferimento mostrato dal sistema; ultima prenotazione Trip.com elaborata normalmente; blocco temporaneo o record manuale creato; e ogni tentativo di recupero già effettuato. Chiedi al supporto di identificare l'ultimo passaggio riuscito, spiegare la risposta del fornitore e scegliere il metodo approvato di reinvio o recupero per questa connessione. Richiedi un solo recupero, quindi verifica che rimangano una sola prenotazione nel PMS e una sola riduzione dell'inventario.

Non includere nel caso i dati completi della carta di pagamento, i codici di sicurezza, le password dell'account o i codici di verifica monouso.