Mappatura delle camere su Trip.com: collega una nuova tipologia senza creare prodotti duplicati

Una nuova tipologia di camera nel sistema del tuo hotel non richiede sempre un nuovo prodotto nell'extranet di Trip.com. La categoria equivalente potrebbe già esistere con un altro nome. Crearla di nuovo può generare due offerte che vendono camere conteggiate una sola volta dall'hotel.

La mappatura delle camere consiste nello scegliere quale tipologia di camera su Trip.com corrisponde a una categoria nel tuo software gestione immobiliare (Sistema di Gestione Alberghiera). Questa guida spiega come aggiungere o riorganizzare una categoria di camere in una struttura già collegata, con particolare attenzione a evitare prodotti duplicati e una disponibilità superiore a quella effettiva.

Verifica se la tipologia di camera esiste già

Apri la struttura corretta in Trip.com eBooking, l'extranet per i partner, ed esamina le relative tipologie di camera. Confronta letti, disposizione, capienza, bagno, vista e tutte le altre caratteristiche promesse all'ospite. Includi nella verifica anche le categorie chiuse o inattive, se il tuo account consente di visualizzarle.

Non basare l'abbinamento soltanto sul nome più simile. Il tuo Sistema di Gestione Alberghiera potrebbe chiamare una camera "Matrimoniale Premium", mentre Trip.com la chiama "Deluxe con letto queen-size". Se la camera effettiva e le caratteristiche promesse all'ospite coincidono, potrebbe essere la categoria esistente da utilizzare. Se le disposizioni sono diverse, nomi simili non le rendono intercambiabili.

Controlla anche ciò che vede l'ospite. Più offerte con condizioni diverse per pasti o cancellazione all'interno della stessa categoria non rappresentano necessariamente tipologie di camera duplicate. Il problema nasce quando una categoria o un collegamento aggiuntivo vende involontariamente lo stesso inventario come se si trattasse di camere in più.

Definisci il tipo di modifica prima di procedere. Camere di nuova costruzione, categorie rinominate, camere ristrutturate e camere trasferite tra categorie richiedono decisioni diverse sull'inventario. Se il personale sta cambiando soltanto il nome commerciale, verifica il collegamento esistente prima di creare qualcosa di nuovo.

Documenta la decisione insieme agli identificativi della camera nel Sistema di Gestione Alberghiera e su Trip.com. Questi permettono di identificare i record anche se i nomi cambiano in seguito. Se due categorie già presenti sul canale sembrano equivalenti, chiedi al fornitore del collegamento o al tuo referente Trip.com di stabilire quale gestisce attualmente le prenotazioni prima di riutilizzarne una.

Definisci un unico inventario preciso delle camere fisiche

Annota quali camere effettive appartengono alla categoria e quante possono essere vendute per ciascuna data interessata. Un'offerta con colazione e una di solo pernottamento possono vendere la stessa camera: non creano un'unità fisica aggiuntiva.

Ad esempio, un hotel dispone di dieci camere matrimoniali e trasferisce due camere ristrutturate in una nuova categoria premium. Dalla data concordata per la modifica, il conteggio previsto è di otto matrimoniali standard più due matrimoniali premium. Lasciare in vendita dieci matrimoniali standard e aggiungere due matrimoniali premium significherebbe pubblicizzare dodici camere quando ne esistono soltanto dieci.

Esamina le prenotazioni future prima di trasferire le camere. Gli ospiti già prenotati devono comunque ricevere una camera adeguata e le caratteristiche che hanno prenotato. Scegli una data di modifica che il team possa spiegare e registra ogni riassegnazione approvata, senza lasciarla da gestire al personale in turno all'arrivo.

Stabilisci da quale sistema il personale modificherà normalmente la disponibilità delle camere. Per le camere collegate, segui la procedura concordata nel Sistema di Gestione Alberghiera o nel Gestore Canali e verifica il risultato sul canale. Gestisci il conteggio della disponibilità separatamente dalle descrizioni delle camere e dalle impostazioni specifiche dell'account mantenute in eBooking.

Quando sono coinvolte più offerte, diventa più difficile individuare conteggi poco chiari delle camere. Smart Order collega l'inventario delle camere del Sistema di Gestione Alberghiera alla disponibilità sui canali OTA e alle prenotazioni in arrivo, così i responsabili possono confrontare il conteggio iniziale con la riduzione dovuta alla prenotazione prima di ampliare le vendite.

Collega il prodotto camera approvato su Trip.com

I comandi disponibili per il collegamento variano in base al fornitore e all'account della struttura. Utilizza la procedura di mappatura disponibile oppure coordina la modifica con il fornitore e il referente del tuo account Trip.com. Non dare per scontato che creare una categoria in un sistema generi automaticamente quella corretta nell'altro.

Segui questa sequenza per il nuovo collegamento:

1. Verifica la struttura su entrambi i sistemi utilizzando gli identificativi registrati.
2. Seleziona la categoria nel Sistema di Gestione Alberghiera e la camera su Trip.com che corrisponde alle sue caratteristiche fisiche e alla sua capienza.
3. Riutilizza, quando opportuno, la categoria Trip.com esistente già verificata. Creane una nuova soltanto quando l'hotel ha effettivamente bisogno di una categoria separata.
4. Conferma le associazioni previste tra camere e piani tariffari, mantenendo le offerte relative a pasti e cancellazione collegate all'inventario di camere corretto.
5. Mantieni il nuovo prodotto chiuso alle vendite o con disponibilità pari a zero tramite i consueti comandi di vendita finché non sei pronto a eseguire le verifiche.
6. Salva il collegamento e registra gli identificativi selezionati, la data della modifica, la disponibilità iniziale e la persona che approva l'apertura alle vendite.

Se è necessaria una nuova categoria su Trip.com, completa i contenuti della camera e verifica gli eventuali passaggi di approvazione previsti per l'account prima di aprirla alle vendite. La precisione di letti, capienza, foto e caratteristiche conta quanto il collegamento. Una categoria collegata correttamente dal punto di vista tecnico può comunque promettere la camera sbagliata.

Se la nuova categoria di destinazione non compare nella schermata di collegamento, aggiorna l'elenco delle camere disponibili seguendo la procedura abituale del fornitore oppure richiedi assistenza. Creare ripetutamente un'altra camera non è un metodo affidabile per far comparire la prima.

Verifica la camera prima di ampliare le vendite

Scegli date future con bassa occupazione, camere disponibili e un prezzo di vendita approvato. Invia un aggiornamento controllato della disponibilità o della tariffa per la nuova categoria. Controlla che venga modificata la camera prevista su Trip.com e che una categoria non correlata rimanga invariata.

Utilizza le stesse date, lo stesso numero di ospiti e la stessa valuta quando controlli l'offerta pubblicata. Esamina i dettagli della camera, non soltanto il risultato più economico nella pagina della struttura. Una promozione può modificare il prezzo senza cambiare la camera fisica venduta.

Esegui anche una ricerca con criteri che dovrebbero escludere la camera. Un numero di ospiti superiore alla capienza consentita non dovrebbe far comparire quella camera come offerta valida. Controlla una data chiusa intenzionalmente per verificare che il nuovo prodotto non rimanga disponibile al di fuori del periodo di vendita approvato.

Esegui quindi una prenotazione di prova autorizzata, alle condizioni di cancellazione e pagamento concordate. Individua la conferma Trip.com nel registro delle prenotazioni della Reception dell'hotel. Verifica la categoria della camera, le date, il numero di ospiti, il prezzo, la provenienza della prenotazione e gli eventuali servizi inclusi.

Controlla l'inventario separatamente: per ogni notte, un'unità prenotata deve essere sottratta una sola volta dall'inventario corretto. Se anche la categoria originale delle camere standard cambia in modo inatteso, verifica il collegamento o la configurazione dell'inventario condiviso prima di aprire altre date alle vendite.

Completa la cancellazione approvata della prenotazione di prova e verifica che quella stessa prenotazione venga aggiornata e che la disponibilità venga ripristinata una sola volta. Non creare manualmente un'altra prenotazione mentre attendi la ricezione: renderebbe meno chiaro se il collegamento ha funzionato.

Risolvi i prodotti duplicati senza perdere prenotazioni

Due categorie di camere simili sono in vendita

Confronta gli identificativi registrati delle camere, le caratteristiche, le tariffe e le destinazioni delle prenotazioni in arrivo. Stabilisci se si tratta di offerte intenzionali che utilizzano un inventario condiviso controllato o di un duplicato accidentale. La sola somiglianza dei nomi non basta per determinarlo.

Se uno dei due è un prodotto aggiuntivo non voluto, chiudi soltanto quel prodotto tramite l'apposito comando di vendita e verifica il risultato. Mantieni disponibile la categoria valida. Accertati che la chiusura non abbia sottratto disponibilità a un'altra offerta legittima.

Una prenotazione viene assegnata alla vecchia categoria

Abbina la conferma Trip.com allo specifico prodotto camera venduto. Confronta quell'identificativo con il collegamento attuale. Correggi l'associazione per le prenotazioni future e verifica quella esistente seguendo la procedura di correzione approvata dall'hotel.

Non assegnare all'ospite una camera di categoria inferiore senza informarlo per adeguarti alla denominazione nel Sistema di Gestione Alberghiera. Rispetta le caratteristiche della camera prenotata e mantieni eventuali modifiche o cancellazioni successive associate allo stesso identificativo della prenotazione.

La disponibilità sembra superiore al numero di camere fisiche

Ricontrolla le camere trasferite dalla vecchia categoria, le quantità inserite manualmente sul canale e gli eventuali prodotti duplicati ancora aperti alle vendite. Conferma il conteggio complessivo previsto prima di ridurre la disponibilità. Una data al completo e una normale data con bassa occupazione possono richiedere correzioni diverse.

Non eliminare un prodotto camera finché vi sono prenotazioni che fanno riferimento a esso. Documenta la situazione delle prenotazioni future, correggi o disattiva il duplicato seguendo la procedura concordata e conserva lo storico. Archivia la decisione finale sulle camere insieme alla documentazione di gestione dell'hotel per evitare che il problema si ripresenti alla prossima modifica del nome o ristrutturazione.

Apri altre date alle vendite dopo il superamento delle verifiche controllate. Esamina la prima prenotazione effettiva ricevuta nella categoria e ripeti il controllo del numero di camere dopo la successiva modifica operativa.

Domande frequenti

Ogni nuova tipologia di camera nel Sistema di Gestione Alberghiera richiede un nuovo prodotto su Trip.com?

No. Verifica se sul canale esiste già una categoria equivalente. Un cambio di nome o una riorganizzazione interna possono richiedere una revisione del collegamento anziché un ulteriore prodotto camera visibile al pubblico.

Le offerte di solo pernottamento e quelle con colazione sono tipologie di camera duplicate?

Non necessariamente. Possono essere piani tariffari diversi che vendono lo stesso inventario di camere fisiche. Verifica separatamente la categoria della camera e la disponibilità condivisa.

Possiamo aggiungere una categoria premium senza aumentare la capacità dell'hotel?

Sì. Quando le camere vengono trasferite da una categoria esistente, riduci il vecchio inventario a partire dalla data concordata, in modo che il conteggio complessivo rimanga corretto.

Un duplicato inutilizzato deve essere eliminato immediatamente?

Controlla prima le prenotazioni in corso e future. Chiudi l'offerta non voluta, conservane lo storico e disattivala seguendo la procedura approvata quando tutte le relative dipendenze sono state risolte.

Come si verifica che la mappatura sia corretta?

La camera prevista nell'offerta pubblica viene aggiornata, una prenotazione arriva nella categoria corretta del Sistema di Gestione Alberghiera, l'inventario viene aggiornato una sola volta e la cancellazione approvata della prenotazione di prova aggiorna quello stesso record.