1. 正しいTraveloka TERAの施設で予約を確認します。
2. 到着一覧だけでなく、予約ID、ゲスト名、宿泊日を使ってホテルPMS全体を検索します。
3. 予約が確定している場合は、調査中に客室を一度だけ確保します。
4. Travelokaの客室が正しいホテルPMSの客室タイプに接続されているか確認します。
5. 担当サポートチームに予約を一度だけ復旧するよう依頼し、その後、重複がないか確認します。
Travelokaの予約がホテルPMSに表示されない場合、ゲストに再予約を依頼したり、Travelokaの予約をキャンセルしたりしないでください。まず、TERAで予約が有効かどうかを確認します。有効であれば、スタッフがホテルPMSを確認して客室を確保する間も、実在する予約として扱ってください。
最も安全な順序はシンプルです。予約を確認し、ホテルPMSを検索し、在庫を確保し、客室の接続を確認して、復旧依頼を一度だけ送信します。
1. Traveloka TERAで予約を確認する
TERAにログインし、正しい施設を表示していることを確認します。予約を検索し、次の項目を確認してください。
- Travelokaの予約ID
- ゲスト名
- チェックイン日とチェックアウト日
- 予約ステータス
- 客室タイプと利用人数
- 料金プランと合計金額
- 支払いに関する指示
- 最新の変更またはキャンセル状況
TERAは、予約、チェックイン、ゲストからのリクエスト、支払い状況、料金、空室状況を監視するためのTravelokaのパートナー向けシステムです。現在のホームページには予約概要も表示されますが、正確なメニュー名はアカウントや地域によって異なる場合があります。
TERAに予約がない場合は、Travelokaのパートナーサポートに問い合わせる前に、施設と予約IDを再確認してください。ゲストのスクリーンショットだけを根拠にホテルの予約を作成しないでください。
TERAで予約が確定済みと表示されている場合は、詳細を記録して次の手順に進みます。
2. ホテルPMS全体を検索する
予約が本日の到着一覧に表示されていなくても、ホテルPMS内に存在する場合があります。予約のグローバル検索を使用し、複数の項目で検索してください。
- Travelokaの予約ID
- ゲストの姓
- 到着日と出発日
- 予約作成日
- 利用可能な場合は、ゲストのメールアドレスまたは電話番号
日付範囲を広げ、すべてのステータスを含めます。確定済み、保留中、未割り当て、変更済み、キャンセル済み、アーカイブ済み、重複した予約を確認してください。グループで複数の施設を管理している場合は、正しい施設を検索していることを確認します。
宿泊日が変更されていないかも確認してください。変更された予約は、元の到着日の範囲外に移動している可能性があります。
既存の記録が見つかった場合は、別の予約を作成しないでください。TERAの情報と比較し、ホテルの通常の手順に従って運用上の詳細を修正します。
3. 客室を一度だけ確保する
TERAで予約が確認できてもホテルPMSに記録がない場合は、ゲストをオーバーブッキングから守るために客室を確保してください。特に当日到着や残り1室の場合は重要です。
Smart Orderのチャネルマネージャーを使用すると、チャネル予約と空室状況を1つの運用ワークフローで管理できます。
チャネル予約と在庫をまとめて管理
Smart Orderなら、予約、客室、空室状況を連携された1つのホテル運用ワークフローで管理できます。
承認された方法を1つだけ使用します。正しい客室在庫を一時的に確保するか、ホテルの手順で必要な場合は、明確なラベルを付けた手動予約を作成してください。
Travelokaの予約IDと「一時的な記録—チャネルからの復旧待ち」などのメモを追加します。客室、日付、利用人数、料金、支払いに関する指示を慎重に転記してください。承認された手順以外で支払い情報を保存しないでください。
同じ客室を複数のシステムで個別にブロックしないでください。ゲストに2通目の確認通知や支払い依頼を送信しないでください。連携された予約が表示された後、一時的な記録を削除または照合する担当者を1人決めます。
4. Travelokaの客室接続を確認する
TERAに表示される客室タイプと、その予約を受け取るべきホテルPMSの客室タイプを比較します。Travelokaの客室が正しい物理在庫に接続されているか、最近名前の変更、置き換え、複製、無効化が行われていないかを確認してください。また、最近の接続変更、表示されている警告、この客室で正常に取り込まれた最新のTraveloka予約も確認します。
客室名が似ているだけでは、接続が正しいとは限りません。例えば、「Deluxe King」と「Deluxe Room」は、2つのシステムで異なる在庫を表している場合があります。
1件の予約を強制的に取り込むために、すべての客室を再接続したり、複数の客室割り当てを変更したりしないでください。広範囲の変更を行うと、今後の予約が誤った客室タイプに送られる可能性があります。正しい接続が不明な場合は、スクリーンショットを撮り、ホテルPMSまたはチャネルマネージャーのプロバイダーに確認を依頼してください。
5. 復旧を一度だけ依頼する
TERAで予約が確定済みで、ホテルPMS全体を検索しても見つからず、客室の接続にも問題がないように見える場合は、Travelokaの予約をホテルPMSに取り込む担当プロバイダーへ連絡します。構成によって、ホテルPMSの提供会社またはチャネルマネージャーのプロバイダーが該当します。
次の情報を含む完全な依頼を1件送信してください。
- 施設名と施設ID
- Travelokaの予約ID
- ゲスト名と宿泊日
- TERAでの予約ステータスと最終更新時刻
- Travelokaの客室名と料金プラン名
- 取り込み先となるホテルPMSの客室タイプ
- TERAとホテルPMSの検索画面のスクリーンショット
- 表示されている接続警告
- すでに実施した一時的な在庫確保の対応
運用上の問題を明確に記載してください。「この確定済みのTraveloka予約はTERAに表示されていますが、ホテルPMSで見つかりません。一度だけ復旧し、一時的な客室確保をいつ照合すべきかご連絡ください。」
複数の復旧依頼を送信したり、異なるチームに同じ予約の復元を繰り返し依頼したりしないでください。複数回の試行は、予約の重複や在庫の二重減少につながるリスクを高めます。
サポートによる復旧が完了したら、連携されたホテルPMSの予約が1件だけ存在し、その詳細がTERAと一致し、空室状況が一度だけ減少したことを確認します。一時的な客室確保または手動記録を照合し、その後の変更やキャンセルが同じホテルPMSの予約に反映されることを確認してください。
6. 直ちにエスカレーションすべき場合
ゲストが本日到着する場合、残りが1室しかない場合、支払いに関する指示が不明な場合、複数のTraveloka予約が欠落している場合、または欠落する予約が増え続けている場合は、緊急の問題として対応してください。
フロントデスクまたは予約担当チームは、引き続きゲストと在庫を保護してください。接続の調査は、ホテルPMSまたはチャネルマネージャーのサポートチームに任せます。これにより、実際の予約トラブルへの対応中にリスクのある技術的変更を避けながら、ホテルの運営を継続できます。
ホテルは手動予約を作成すべきですか？
確定済みの予約を直ちに保護する必要があり、ホテルに承認済みの手順がある場合に限ります。記録に明確なラベルを付け、復旧後に照合する担当者を決めてください。
ゲストに再予約を依頼すべきですか？
いいえ。TERAに確定済みの予約が表示されている場合、ゲストに再予約を依頼すると、二重請求や予約の重複が発生する可能性があります。
ホテルはどこに連絡すべきですか？
予約がTERAには存在するものの、連携されたホテルPMSにない場合は、予約の配信を担当するホテルPMSまたはチャネルマネージャーのプロバイダーに連絡してください。TERAにも存在しない場合は、Travelokaのパートナーサポートに連絡します。
問題が解決したことはどのように確認できますか？
ホテルPMSにTERAと一致する連携済みの予約が1件あり、在庫が一度だけ変更され、一時的な客室確保が照合され、その後の予約変更が同じ記録に反映されている状態です。
Travelokaの予約が見つからない問題は、技術的な原因を特定しただけでは解決とはいえません。確定済みのゲストが保護され、客室が管理され、正確な予約がホテルPMSに1件だけ残った時点で解決となります。
