Trip.comの予約がPMSに表示されない場合：フロントデスク向けチェックリスト

Trip.comの予約がホテル管理システムに表示されない場合は、まずゲストと客室への対応を優先してください。Trip.com eBookingで予約が確認済みと表示されている場合は、チームがホテル管理システムを確認している間も有効な予約として扱います。

ゲストに再予約を依頼したり、Trip.comの注文をキャンセルしたり、複数のチームに同時に復旧を依頼したりしないでください。最も安全な手順は、予約を確認し、ホテル管理システムを検索して在庫を保護し、客室の接続を確認したうえで、必要な情報をまとめたサポートリクエストを1件だけ提出することです。

1. Trip.com eBookingで予約を確認する

eBookingにログインし、正しい施設が選択されていることを確認します。Trip.comの予約番号を使って予約または注文管理エリアを検索してください。必要に応じて、ゲスト名、予約日、滞在日でも検索します。

予約を開き、次の項目を確認します：

• 現在の予約ステータス
• チェックイン日とチェックアウト日
• 客室タイプ、料金プラン、定員
• 合計料金と支払いに関する指示
• 最新の変更またはキャンセル状況
• 滞在に影響する特別なリクエスト

Trip.comでは、eBookingを今後の予約、料金、空室状況、施設情報を管理する宿泊施設パートナー向けシステムと説明しています。メニュー名はアカウントや市場によって異なる場合があるため、施設アカウントに表示される予約管理エリアを使用してください。

eBookingに予約がない場合は、施設と予約番号をもう一度確認してください。ゲストのスクリーンショットや転送されたメールだけを根拠に、ホテル管理システムの予約を作成しないでください。eBookingで確認済みの場合は、詳細を記録して次の手順に進みます。

2. ホテル管理システム全体を検索する

本日の到着画面だけに頼らないでください。Trip.comの予約番号、ゲストの姓、到着日と出発日、予約日を使って、ホテル管理システムの予約を全体検索します。

日付範囲を広げ、すべてのステータスを対象にします。確認済み、保留中、未割り当て、変更済み、キャンセル済み、アーカイブ済み、重複の記録を確認してください。アカウントで複数の施設を管理している場合は、正しい施設を検索したうえで、誤って別の施設に予約が登録されていないか確認します。

予約元、客室、ステータス、ユーザー権限のフィルターも確認します。変更された滞在は当初の到着期間から外れている場合があり、キャンセル済みの予約は予約履歴にのみ残っている場合があります。

不完全なホテル管理システムの記録にTrip.comの予約番号が見つかった場合は、その記録を保持してください。サポートが既存の記録を確認している間に、2件目の予約を作成しないでください。

3. 客室とゲストを一度だけ保護する

eBookingで予約が確認済みであるにもかかわらず、ホテル管理システムに記録がない場合は、予約された客室がまだ利用可能か確認します。当日到着、最後の1室、またはほぼ満室の日程の場合は、直ちに対応してください。

確認済みのOTA予約が欠落している場合、ホテル管理システムでその客室が販売可能なまま表示されることが運用上のリスクとなります。チャネルマネージャーを使用すると、接続された予約と客室の空室状況を同じホテル業務フロー内で管理できます。

承認されている次のいずれかの保護方法を使用します：

1. 正しい客室在庫に、記録を残した一時的な保留を1件設定する。または
2. ホテルの手順で必要とされている場合は、明確なラベルを付けた手動予約をホテル管理システムに1件作成する。

Trip.comの予約番号と「一時記録—チャネルからの復旧待ち」などのメモを追加します。日付、客室、定員、料金、支払いに関する指示、キャンセル条件を慎重に転記してください。カード情報全体、セキュリティコード、パスワード、認証コードを通常のメモに記載しないでください。

eBooking、チャネルマネージャー、ホテル管理システムで同じ在庫を個別に減らさないでください。復旧後に一時記録を削除または照合する担当者を1名決めます。

4. 表示されている客室接続の警告を確認する

通常、確認済みの予約はTrip.comからホテルのチャネル接続を経由してホテル管理システムに送られます。フロントデスクのスタッフがすべての技術的な受け渡しを診断する必要はありません。

ホテル管理システムまたはチャネルマネージャーでTrip.comの接続エリアを開きます。接続の無効化、認証に関する警告、未接続の客室または料金プラン、最近の予約エラーなど、ホテルスタッフが確認できる情報を探してください。

eBookingに表示される客室と、それを受信するはずのホテル管理システムの客室タイプを比較します。客室または料金プランが最近、名称変更、複製、置換、無効化、再接続されていないか確認してください。名称が似ているだけでは、2つの客室タイプが同じ在庫を共有している証明にはなりません。

スクリーンショットを撮り、時刻とタイムゾーンを記録します。1件の予約を強制的に取り込むためだけに、すべての客室を再接続したり、稼働中の客室割り当てを変更したりしないでください。広範囲の変更は、今後の予約と空室状況に影響する可能性があります。

5. 適切なサポートチームに連絡し、一度だけ復旧する

予約を最後に確認できる場所を基準に、次の連絡先を選びます。施設と予約番号を確認してもeBookingに予約がない場合は、eBookingを通じてTrip.comのホテルサポートに連絡します。eBookingでは確認済みでも、接続されたホテル管理システムまたはチャネルマネージャーにない場合は、そのソフトウェアの提供元に連絡してください。チャネルマネージャーでは確認できてもホテル管理システムでは確認できない場合は、ホテル管理システムの提供元に連絡します。

サポートケースは1件だけ作成し、担当者を1名決めます。接続に適した安全な復旧方法を確認し、一度だけ実行するよう提供元に依頼してください。Trip.com、チャネルマネージャー、ホテル管理システムの提供元、フロントデスクのスタッフに、同じ予約をそれぞれ復旧するよう依頼しないでください。

復旧した予約が表示され、確認が完了するまで、一時的な客室保護を維持します。欠落しているTrip.comの予約が複数ある場合は、予約ごとに手動記録を作成せず、その傾向を直ちに報告してください。

6. ケースを閉じる前に予約を確認する

予約が表示されたら、eBookingと照合します。運用中のホテル管理システム予約が1件だけであり、予約番号、ゲスト、日付、客室、料金プラン、定員、料金、支払いに関する指示、ステータスが正しいことを確認してください。

空室状況が一度だけ減少していることを確認します。メモ、デポジット、客室割り当て、フロントデスクのタスクを失わないように、一時的な保留または手動記録を照合してください。ゲストに確認通知、支払いリクエスト、アクセス方法が重複して送信されていないことも確認します。

その後のTrip.comでの変更やキャンセルが同じホテル管理システム予約に反映されることを確認して、初めて問題を解決済みと判断できます。

フロントデスクは手動予約を作成すべきですか？

Trip.comの予約が確認済みで、ゲストまたは客室に差し迫ったリスクがあり、ホテルで承認された手順に一時記録の作成が定められている場合に限ります。照合用のラベルを付け、担当者を1名決めてください。

ゲストに再予約を依頼すべきですか？

いいえ。ゲストに再予約を依頼すると、元の予約が有効なまま、二重請求や重複した滞在が発生する可能性があります。

予約が欠落していても料金は更新されますか？

はい。料金や空室状況が最近更新されていても、その予約がホテル管理システムに到達した証明にはなりません。予約自体を確認してください。

問題が解決したことを証明するものは何ですか？

1件のホテル管理システム予約がeBookingと一致し、在庫が一度だけ変更され、一時的な管理が照合済みで、その後の変更も同じ記録にリンクされていることです。

テクニカルサポートに提供する情報

ホテルスタッフが技術記録を解釈する必要はありません。予約に関する事実を収集し、提供元に調査を依頼してください。

サポート情報： 施設名と施設ID、Trip.comの予約番号、ゲスト名と滞在日、タイムゾーンを含む予約作成または変更時刻、eBookingのステータス画面、ホテル管理システムの検索画面、表示されている接続警告またはエラーコード、システムに表示されたメッセージまたは参照番号、最後に正常に処理されたTrip.comの予約、作成した一時的な保留または手動記録、すでに行ったすべての復旧操作を提供します。最後に成功した処理段階を特定し、提供元からの応答内容を説明したうえで、この接続で承認されている再送信または取得方法を選択するようサポートに依頼してください。復旧は一度だけ依頼し、その後、ホテル管理システムの予約が1件、在庫の減少が1回だけであることを確認します。

カード情報全体、セキュリティコード、アカウントのパスワード、ワンタイム認証コードをケースに含めないでください。