1. 예상 수령액과 실제 수령액을 비교하기 전에 예약의 최종 처리 결과를 대사하세요.
2. 취소된 예약에도 위약금이 남을 수 있고, 노쇼로 신고한 예약에도 위약금 면제가 적용될 수 있습니다. 예약 상태와 금액 처리 결정을 모두 기록하세요.
3. 고객 환불, 호텔 수금, Expedia 조정 및 호텔 관리 시스템 정정은 각각 별도 거래로 관리하고 관련 참조 정보를 연결하세요.
고객이 도착하지 않거나, 취소 기한 이후에 예약을 취소하거나, 승인된 환불을 받으면 Expedia Collect 정산 대사가 복잡해집니다. Expedia가 호텔에 지급해야 할 금액은 변경되었는데 호텔 기록에는 최초 예약 총액이 그대로 남아 있을 수 있습니다.
Expedia Collect에서는 Expedia가 해당 예약 대금을 고객에게서 수취한 후 합의된 정산 방식에 따라 숙소에 지급합니다. 이 업무 절차는 변경되었거나 실제 투숙으로 이어지지 않은 예약을 대상으로 합니다. 예약이 최종적으로 어떻게 처리되었는지 먼저 확인한 다음, 호텔이 받을 권리가 있는 금액을 확정하고 자금 흐름을 추적하세요.
Expedia Collect 최종 기록 정리하기
현재 예약을 Partner Central과 숙소 관리 시스템(호텔 관리 시스템)에서 확인하세요. 숙소, Expedia 예약 ID, 호텔 예약 참조 번호, 일정, 객실 및 통화가 일치하는지 대조하세요. 최초 예약 기록과 최근 확정된 처리 결과를 함께 보관하세요.
최초 예약 금액, 최종 위약금 또는 숙박 금액, Expedia가 호텔에 수금하거나 수령하도록 안내한 금액, 실제 수금액을 구분하세요. 이 네 가지 금액은 각각 다른 사항을 확인하는 기준입니다. 취소 알림은 투숙 상태가 변경되었음을 나타낼 뿐, 그 자체로 환불이나 지급이 이루어졌음을 입증하지는 않습니다.
해당 예약의 송금 안내를 확인하세요. 업데이트된 Expedia Collect에서는 숙소 정산액이 다르더라도 고객에게 표시되는 예약 총액이 나타날 수 있습니다. 호텔 관리 시스템으로 가져온 총액을 모든 경우에 적용되는 순지급액으로 간주하거나, 최초 기록이 총액처럼 보인다는 이유만으로 커미션을 다시 차감하지 마세요.
변경된 예약에는 차이가 발생한 이유를 간단히 기록하세요. "3박에서 1박으로 변경, 2박 요금 면제, 수정된 지급액 확인 대기 중"이라는 설명이 "Expedia 금액 불일치"보다 유용합니다. 변경 승인자를 명시하고 Expedia에서도 동일한 금액 처리 결과를 확인했는지 기록하세요.
노쇼 및 취소 예약을 위약금 처리 결정과 대조하기
고객이 도착하지 않은 경우
노쇼를 기록하기 전에 프런트 데스크에 고객이 도착하지 않았는지 확인하세요. 늦은 도착 관련 메시지, 셀프 체크인 내역 및 승인된 일정 변경을 확인하세요. 여러 객실이 포함된 예약이라면 실제로 사용되지 않은 객실을 구분하세요.
해당 예약에서 이용할 수 있는 Partner Central 절차에 따라 정확한 처리 결과를 신고하고 확인 내역을 보관하세요. 해당 예약에 표시되는 선택 항목과 마감 기한을 확인하고, 다른 채널의 신고 기한을 적용하지 마세요. 필요한 작업을 수행할 수 없다면 예약 참조 번호를 첨부하여 신속히 지원을 요청하세요.
다음으로 예약 당시 정책과 승인된 예외 사항에 따라 위약금을 유지할지, 감액할지, 면제할지 확정하세요. 도착 예정 고객 목록에서 고객을 삭제할 때 관련 미수 잔액을 자동으로 전액 취소하지 마세요. 마찬가지로 최초 총액이라는 이유만으로 전체 숙박 금액을 수금 가능한 객실 매출로 남겨두어서도 안 됩니다.
고객이 예약을 취소한 경우
고객이 예약할 당시 적용된 정책을 기준으로 취소 시점을 확인하세요. 위약금이 남아 있는지, 예외가 승인되었는지 확인하세요. 확정된 정책과 표시된 최종 금액이 일치하지 않으면 관련 증빙을 보관하세요.
고객이 무료 취소를 요청했다고 해서 위약금 면제가 승인된 것은 아닙니다. 관리자가 승인했더라도 재무팀이 이를 근거로 처리하려면 플랫폼의 최종 처리 결과에도 반영되어야 합니다. 운영상 결정과 해당 결정의 제출 확인 내역을 함께 보관하세요.
프런트 데스크가 호텔 관리 시스템을 업데이트했더라도 재무팀이 최초 숙박 금액을 계속 사용하면 호텔의 예상 수금액이 잘못 계산됩니다. Smart Order는 채널 예약을 호텔 프런트 데스크 작업 공간에서 관리하여 직원이 현재 예약을 확인하고 확정된 위약금 처리 결정을 기록할 수 있도록 지원합니다. 재무팀도 같은 기록을 기준으로 수정된 잔액을 효율적으로 검토할 수 있습니다.
확정된 예약 처리 결과를 재무팀과 공유하세요
예약 변경 사항과 후속 메모를 한곳에 모아 노쇼 및 취소 잔액을 정확한 투숙 기록에 따라 효율적으로 검토하세요.
수정된 지급액 및 환불 추적하기
처리 결과가 확정되면 결제 또는 송금 세부 정보를 다시 확인하세요. 숙소가 수금할 수 있는 최신 금액, 이미 수령한 금액, Expedia가 반환이나 조정을 요구하는지 여부를 확인하세요. 호텔 관리 시스템에 저장되어 있다는 이유만으로 기존 가상 카드 금액을 청구하지 마세요.
수금한 금액이 없고 호텔이 최종적으로 받을 금액도 0이라면 호텔 장부에 Expedia 관련 미수 잔액이 남아 있지 않은지 확인하세요. 위약금이 남아 있다면 별도의 확정 금액으로 기록하고 최신 결제 안내를 따르세요. 객실이 사용되지 않았다고 해서 금액 처리 결과가 반드시 0이 되는 것은 아닙니다.
변경 전에 이미 수금한 경우
성공한 거래를 해당 예약과 연결한 다음 수정된 수령 권리 금액과 비교하세요. 승인된 절차에 따라 반환하거나 상계해야 할 금액을 확인하세요. 화면의 금액을 맞추기 위해 원래 결제 내역을 삭제하지 마세요. 재무팀은 수금과 정정 내역을 모두 확인할 수 있어야 합니다.
예를 들어 호텔이 300유로를 수금한 후 취소가 승인되어 받을 권리가 있는 금액이 90유로로 변경되었다고 가정해 보겠습니다. 차액 210유로에 대해서는 환불 또는 조정 결과를 문서로 남겨야 합니다. 원래 결제 참조 정보를 변경하여 이 차액을 없애서는 안 됩니다.
고객 환불이 승인된 경우
해당 고객 결제액을 누가 수취했으며 누가 환불을 실행해야 하는지 확인하세요. Expedia가 수취한 객실 대금은 Expedia의 해당 예약 처리 절차를 통해 환불을 요청하세요. Expedia 정산 절차에 따라 자금을 반환하면서 고객에게도 별도로 환불하지 마세요.
현장 결제 항목은 별도로 관리하세요. 호텔이 주차 요금을 직접 수금했다면 해당 환불은 호텔 측 거래로 처리해야 합니다. 따라서 객실 요금 환불과 주차 요금 환불은 참조 번호와 완료일이 다를 수 있습니다.
추후 조정이 예정된 경우
문의 건 참조 번호, 금액, 통화 및 예정된 정정 방식을 기록하세요. 조정 내역이 나타나면 원래 예외 건과 대조한 후 장부에 반영하세요. 이후 명세서에 표시된 조정액을 비용으로 중복 계상하거나 사유를 알 수 없는 새로운 차감액으로 처리해서는 안 됩니다.
호텔에서 통합 결제 기록을 사용하는 경우 관련 수금 및 환불 결과를 보관하세요. 호텔 관리 시스템 외부에서 처리한 결제는 외부 거래 참조 정보를 대사 증빙과 함께 보관하세요. 승인 여부와 완료 여부는 명확히 구분할 수 있어야 합니다.
중복 계상 없이 호텔 기록 업데이트하기
각 예외 건을 일관된 순서로 대사하세요. 목표는 모든 화면의 총액을 똑같이 맞추는 것이 아니라, 최종 정산 상태를 추적할 수 있도록 만드는 것입니다.
- 최종 투숙 상태와 해당 예약에 대해 승인된 위약금 또는 면제 여부를 확인하세요.
- 호텔에 지급해야 할 최신 금액과 별도로 지불해야 하는 현장 결제 항목을 확인하세요.
- 거래 또는 지급 참조 번호를 사용하여 호텔의 수금 완료 내역을 대조하세요.
- 승인된 환불, 반환 및 Expedia 조정 내역을 각각의 완료 증빙과 함께 기록하세요.
- 호텔에서 승인한 회계 절차에 따라 호텔 관리 시스템의 잔액과 매출 분류를 정정하세요.
- 은행 정산 내역을 대조하고, 미해결 항목은 담당자와 검토일을 지정하여 관리하세요.
호텔의 회계 정책에 따라 실제 투숙 박수, 취소 또는 노쇼 위약금, 세금, 커미션, 결제 처리 비용 및 현금을 구분하세요. 사용되지 않은 객실에 대해 받은 위약금으로 실제 투숙 객실 박수가 늘어나서는 안 됩니다. 실제 투숙으로 기록하지 않고도 해당 예약의 금전 정산을 완료할 수 있습니다.
마찬가지로 객실 재고 복원과 결제 환불은 별개의 처리 결과입니다. 예약을 업데이트한 후 남은 일정과 객실 수를 검토하세요. 재무 기록이 정확하다고 해서 해당 숙박일의 객실이 올바르게 다시 판매되고 있다는 뜻은 아닙니다.
호텔 측 예약 금액, 위약금 및 수금액을 비교하려면 호텔 리포트 및 분석을 활용하세요. 정산 차이는 고객이 지불한 금액과 구분하여 검토하세요. 모든 내용을 설명 없는 최종 총액 하나로 대체하지 말고, 최초 예약과 조정 이력을 계속 확인할 수 있도록 보관하세요.
금액 일치뿐 아니라 증빙까지 확인하여 예외 건 종결하기
Expedia에는 취소로 표시되지만 호텔 관리 시스템에는 여전히 투숙으로 표시되는 경우
호텔 기록을 정정하기 전에 예약 ID와 최신 업데이트를 확인하세요. 여전히 청구할 수 있는 위약금은 유지하세요. 실제 투숙으로 간주된 박수는 적절한 운영 및 회계 절차를 통해서만 정정하세요.
호텔 관리 시스템에는 환불 완료로 표시되지만 실제 환불이 확인되지 않는 경우
실제 환불 또는 조정 참조 번호를 찾으세요. 예약 메모나 관리자 승인은 자금이 이동했다는 증빙이 아닙니다. 미완료 작업의 담당자를 지정하고, 첫 번째 환불 요청의 상태를 확인하기 전에는 추가 환불을 진행하지 마세요.
예상 수령액이 여전히 최초 총액을 기준으로 계산되는 경우
최신 위약금 처리 결정과 현재 송금 안내를 비교하세요. 플랫폼 업데이트가 대기 중인지, 호텔 기록이 갱신되지 않았는지, 금액에 대해 실제 이견이 있는지 확인하세요. 은행 입금액에 맞추기 위해 매출만 변경하여 차이를 감추지 마세요.
은행 입금액이 카드 수금액보다 적은 경우
결제 처리 수수료, 일괄 정산에 포함된 거래 및 정산 시점을 확인하세요. 수금이 완료된 90유로와 은행 순입금액 88.20유로의 차이는 별도로 확인된 1.80유로의 수수료로 설명할 수 있습니다. 이는 Expedia가 승인된 수령 권리 금액을 줄인 경우와 다릅니다.
건을 종결하기 전에 해당 업무를 처리하지 않은 사람도 기록을 이해할 수 있도록 정리하세요. 기록에는 최종 상태, 유지되거나 면제된 위약금, 호텔 수금액, 환불 또는 조정 내역, 은행 정산 상태가 설명되어 있어야 합니다. 어느 한 단계라도 미해결 상태라면 예약 전체를 완료로 표시하는 대신 다음 조치를 기록하세요.
자주 묻는 질문
Expedia Collect 예약이 취소되면 호텔이 받을 금액은 항상 없나요?
아닙니다. 취소 시 위약금이 유지될 수도 있고 전액 면제될 수도 있습니다. 예약 당시 정책, 승인된 예외 사항 및 최신 결제 안내를 확인하세요.
고객이 Expedia에 지불한 객실 대금을 호텔이 직접 환불해야 하나요?
Expedia가 수취한 객실 대금에는 해당 Expedia 환불 절차를 적용하세요. 호텔이 수금한 현장 결제 항목은 별도로 처리하고 중복 환불을 방지하세요.
노쇼 위약금은 실제 투숙에 따른 객실 매출과 같나요?
호텔의 회계 정책에 따라 위약금 분류와 실제 투숙 객실 박수를 구분하세요. 위약금을 받았다고 해서 고객이 투숙한 것은 아닙니다.
호텔 관리 시스템의 총액이 Expedia가 지급해야 할 금액과 다른 이유는 무엇인가요?
정산 방식, 승인된 변경 사항, 차감 내역 및 별도 청구 항목을 확인하세요. 업데이트된 Expedia Collect에는 고객 결제 총액이 표시될 수 있으며, 실제 정산은 송금 안내에 따라 이루어집니다.
재무팀이 취소된 예약을 종결하려면 어떤 증빙이 필요한가요?
확정된 처리 결과, 위약금 처리 결정, 수정된 결제 안내, 검증된 수금 및 정정 내역, 대조가 완료되었거나 담당자가 지정된 은행 정산 내역이 필요합니다. 취소 상태만으로는 충분하지 않습니다.
