1. 가상 카드가 해당 Expedia 예약 및 최신 결제 안내와 정확히 일치하는지 확인하세요.
2. 결제를 다시 시도하기 전에 기존 승인 또는 청구 내역이 있는지 확인하세요.
3. 숙소가 수령할 금액과 통화를 기준으로 청구하고, 고객이 별도로 결제해야 하는 추가 비용은 가상 카드 청구에서 제외하세요.
Expedia 가상 카드로 결제가 되지 않는다면 결제 관련 사항을 집중적으로 점검해야 합니다. 프런트 데스크에서 청구 가능일 전에 결제를 시도했거나, 변경 전 금액을 사용했거나, 이미 성공한 거래를 반복하고 있을 수 있습니다. 고객의 선결제 확인서만으로는 어떤 상황인지 알 수 없습니다.
Expedia 가상 카드는 이용 요건을 충족하는 예약에 제공되는 디지털 결제 카드입니다. 해당 예약의 안내에 따라 숙소에 대금을 지급하는 데 사용됩니다. 호텔이 Expedia로부터 대금을 수령하는 절차는 고객의 결제 및 프런트 데스크에서 별도로 결제해야 하는 추가 비용과 구분해 관리하세요.
Expedia 가상 카드와 최신 예약 정보 대조하기
예약을 Partner Central에서 열어 숙소 관리 시스템(호텔 관리 시스템)의 정보와 대조하세요. Expedia 예약 ID, 숙소, 숙박 일정, 해당 객실을 기준으로 확인하세요. 성이 같은 고객이 있거나, 여러 객실을 예약했거나, 기존 예약을 대체하는 새 예약이 있는 경우에는 고객 이름만으로 정확히 식별하기 어렵습니다.
결제 방식과 최신 안내를 확인하세요. Expedia Collect 예약은 고객이 숙소에 직접 결제하는 예약과 다릅니다. Expedia 예약과 함께 전달된 모든 카드를 고객 개인 카드로 간주하거나, 모든 Expedia 예약이 가상 카드로 결제된다고 생각해서는 안 됩니다.
숙박 일정이 변경 또는 단축되었는지, 예약이 취소되었는지, 노쇼로 처리되었는지 확인하세요. 문제를 조사하는 동안 최신 예약 확인서와 결제 정보를 바로 확인할 수 있도록 준비하세요. 승인된 변경 사항이 있다면 최초 예약 당시 저장한 카드 청구 금액이 더 이상 정확하지 않을 수 있습니다.
여러 객실을 예약한 경우에는 각 결제 기록이 어느 객실 예약에 해당하는지 확인하세요. 한 객실의 금액을 다른 객실의 카드로 청구하지 않도록 주의하세요. 카드와 객실의 연결 관계가 불분명하다면 청구 전에 Expedia에 확인하세요.
청구 시점과 기존 승인 내역 확인하기
청구 가능 시점 이전에 결제를 시도한 경우
해당 예약에 표시된 청구 가능 조건 또는 카드 활성화 정보를 확인하세요. 예약 생성일이나 고객 결제일을 청구 가능일로 간주하지 마세요. 체크인 날짜를 기준으로 정해지는 일반적인 카드 청구 시점도 숙박 일정이 변경되면 다시 확인해야 합니다.
아직 대금 수령이 허용되지 않았다면 청구 가능한 날짜에 후속 업무를 배정하세요. 호텔 관리 시스템의 체크인 날짜를 바꾸거나 같은 결제 요청을 반복해도 카드가 활성화되지는 않습니다. 청구 시점 정보가 없다면 예약 ID를 제시하여 Expedia에 확인하세요.
사전 승인을 시도한 경우
승인은 결제에 대한 허가 또는 일시적인 한도 확보를 의미하며, 결제 완료와는 다릅니다. Expedia 가상 카드는 단순히 예약의 유효성을 확인하기 위한 일반적인 사전 승인 절차가 필요하지 않습니다. 호텔이 고객 카드에 통상 적용하는 보증금 처리 절차를 자동으로 적용하지 마세요.
이미 승인을 받은 직원이 있다면 승인 참조번호를 확인하고, 해당 거래를 올바르게 완료하거나 처리하는 방법을 결제 처리업체에 문의하세요. 첫 거래의 처리 상태를 확인하지 않은 채 전액을 다시 청구하지 마세요.
이전 거래 결과가 불분명한 경우
예약 참조번호, 마스킹된 카드 식별 정보, 금액, 시간을 기준으로 결제 처리업체의 거래 내역을 검색하세요. 거래가 거절, 처리 대기, 승인 또는 대금 수령 완료 중 어떤 상태인지 확인하세요. 단말기의 응답 시간 초과나 갱신되지 않은 호텔 관리 시스템 화면만으로 결제 실패를 단정할 수는 없습니다.
확인할 수 있다면 Partner Central의 가상 카드 거래 또는 승인 내역을 결제 처리업체 기록과 대조하세요. 대금 수령이 완료된 거래가 있다면 재시도하지 말고 해당 예약과 대사하세요. 처리 대기 상태라면 먼저 결제 처리업체의 최종 결과를 확인하세요.
거래 상태가 불분명한 채로 교대하면 다음 근무자가 중복 청구할 수 있습니다. Smart Order는 예약 정보와 통합 호텔 결제 기록을 연결하여 직원이 한곳에서 예약별 결제 현황을 확인하고, 다음 조치를 취하기 전에 남은 미수금을 손쉽게 파악할 수 있도록 돕습니다.
결제 문제마다 다음 조치를 명확하게 정하세요
예약 정보와 확인된 결제 결과를 한곳에서 관리하면 팀이 중복 청구 없이 미수금을 효율적으로 처리할 수 있습니다.
금액, 통화 및 별도 결제 항목 확인하기
청구를 시도한 금액을 숙소가 수령하도록 현재 안내된 금액과 비교하세요. 이 금액이 항상 고객의 총 결제 금액이나 수수료를 차감한 일정한 순액과 같다고 가정하지 마세요. Expedia Collect의 정산 방식은 다를 수 있으며, 해당 예약의 정산 안내를 기준으로 비교해야 합니다.
예를 들어 최신 안내에서 EUR 285 청구를 허용하는데 프런트 데스크에서 EUR 315를 청구하려 한다면 EUR 30의 차이가 발생한 이유를 확인하세요. 숙소의 별도 요금, 이전 결제 또는 예약 변경에 따른 차액일 수 있습니다. 카드로 결제되는 금액을 찾기 위해 청구 금액을 조금씩 줄여가며 시도하지 마세요.
청구 통화도 금액만큼 꼼꼼하게 확인하세요. 환전이나 단말기 추가 수수료로 인해 올바른 것처럼 보이는 청구 금액이 허용 금액을 초과할 수 있습니다. 환산 금액을 임의로 추정하지 말고 결제 처리업체에 지원되는 통화 처리 절차를 적용해 달라고 요청하세요.
예약의 결제 안내에 명시적으로 포함되어 있지 않다면 주차비, 미니바 이용료, 파손 보증금 및 기타 추가 비용은 별도로 처리하세요. 세금이나 필수 부과금은 카드 또는 고객에게 청구하기 전에 이미 포함되어 있는지 확인하세요.
최초 카드 정보를 받은 후 예약이 변경된 경우
최신 예약을 다시 열어 승인된 변경 사항과 현재 결제 정보를 비교하세요. 숙박 기간 단축이나 취소 후 청구 가능 금액이 아직 명확하지 않다면 최초 숙박 기간의 전액을 청구하지 말고 차이가 발생한 이유를 확인하세요.
승인된 위약금은 실제 숙박한 일수에 대한 요금과 별도로 기록하세요. 취소된 예약에도 미수금이 있을 수 있지만, 카드 기록이 변경되지 않았다는 사실만으로 호텔이 최초 청구 항목 전부를 수령할 권리가 있다고 볼 수는 없습니다.
카드 또는 결제 처리 오류를 해결한 후 관리하에 한 번 재시도하기
접근 권한이 있는 경로를 통해 최신 카드 정보와 유효기간을 확인하세요. 직원이 해당 예약의 카드를 사용했는지, 필수 정보를 정확히 입력했는지 확인하세요. 청구 기한이나 유효기간 만료가 임박했다면 신속히 해결할 수 있도록 담당자를 지정하세요.
정확한 결제 거절 메시지의 의미를 결제 처리업체에 문의하세요. 해당 카드 브랜드의 결제 지원 여부, 지원되는 비대면 카드 결제 경로, 계정 제한 사항을 확인하세요. 가맹점 설정 문제는 서비스 제공업체가 수정해야 하며, 청구 금액을 바꾼다고 반드시 해결되지는 않습니다.
임의로 만든 청구 정보를 입력하거나, 오프라인 승인을 강제로 처리하거나, 고객에게 Expedia 카드 인증을 요청하지 마세요. 해당 결제 유형에 대해 결제 처리업체가 승인한 절차를 따르세요. 카드의 결제 자금 또는 유효성 관련 문제는 예약 참조번호와 함께 Expedia에 문의하세요.
원인이 확인되면 다음 절차에 따라 관리하에 결제를 재시도하세요.
- 최신 청구 가능일, 카드 정보, 허용 금액 및 통화를 확인하세요.
- 이미 성공했거나 처리 대기 중인 중복 거래가 없는지 확인하세요.
- 지정된 직원 한 명이 승인된 결제 처리업체를 통해 청구하도록 하세요.
- 거래 참조번호, 시간, 결과 및 금액을 해당 예약에 연결하여 보관하세요.
- 결제 처리업체의 최종 결과를 확인하고 남은 미수금을 정확히 기록하세요.
호텔 관리 시스템 외부에서 결제가 완료되었다면 호텔의 통상적인 절차에 따라 외부에서 수령한 대금을 기록하세요. 결제 처리업체의 거래 참조번호를 보관하세요. 증빙 없이 고객 정산 명세서를 결제 완료로 표시하면 미수령 카드 대금이 누락될 수 있고, 같은 결제를 두 번 기록하면 실제 수령액이 과대 계상될 수 있습니다.
후속 조치 내역을 프런트 데스크 예약 기록에 남겨 교대 전후 직원 모두가 체크아웃 상태와 결제 상태를 명확히 파악할 수 있도록 하세요. 숙박이 완료된 후에도 재무 담당자의 확인이 필요할 수 있습니다.
안전하게 지원을 요청하고 정산 확인하기
Expedia에 숙소 ID와 예약 ID, 최신 결제 안내, 청구를 시도한 금액과 통화, 날짜 및 정확한 오류 내용을 전달하세요. 결제 처리업체 관련 문의에는 거래 또는 승인 참조번호를 포함하세요. 확인한 내용을 설명하면 지원팀이 문제가 발생한 단계를 정확히 조사하는 데 도움이 됩니다.
일반 메모에는 마스킹된 카드 식별 정보를 사용하세요. 카드 전체 정보나 보안 코드를 스프레드시트, 이메일 대화 또는 일반 예약 메모에 복사하지 마세요. 민감한 결제 정보는 승인된 결제 업무 절차 내에서만 관리하세요.
결제 처리업체가 대금 수령을 확인하면 해당 거래를 은행 정산 내역과 대사하세요. 은행 정산은 나중에 이루어질 수 있으며, 입금액에는 수수료가 반영되거나 여러 거래가 합산될 수 있습니다. 은행 입금 내역이 아직 없다는 이유만으로 대금 수령이 완료된 카드 거래를 실패로 보고하지 마세요.
호텔 측 매출 및 대금 수령 기록을 검토하려면 호텔 리포트 및 분석을 활용하세요. 객실 매출, 수령한 대금, 결제 처리 비용 및 은행 잔액을 구분해 관리하세요. 한 단계의 처리를 완료한 뒤 다음 단계에서 매출을 중복으로 기록하지 않도록 하세요.
고객이 이미 Expedia에 결제했다면 현장에서 별도로 결제해야 하는 잔액이 있는지 명확히 설명하세요. 호텔의 가상 카드 대금 수령 문제를 조사해야 한다는 이유만으로 고객에게 객실 요금을 다시 결제해 달라고 요청하지 마세요. 최종 처리 결과를 확인할 때까지 해당 결제 문제의 담당자를 유지하세요.
자주 묻는 질문
Expedia 가상 카드에 사전 승인이 필요한가요?
카드의 유효성을 확인하기 위한 일반적인 사전 승인은 필요하지 않습니다. 기존 승인 내역이 있다면 전액을 새로 청구하기 전에 결제 처리업체를 통해 해당 거래를 처리하세요.
호텔은 언제 가상 카드로 청구할 수 있나요?
해당 예약에 표시된 청구 가능 조건을 따르세요. 일정이 변경되면 다시 확인하고, 청구가 허용되는 시점과 팀이 실제 청구를 예정한 시점을 구분하세요.
카드 금액이 고객의 총 결제 금액과 다른 이유는 무엇인가요?
정산 방식, 포함된 요금, 공제 항목 및 승인된 변경 사항을 확인하세요. 모든 금액이 같아야 한다고 가정하지 말고 숙소에 지급되어야 하는 최신 금액을 기준으로 처리하세요.
호텔이 가상 카드에 파손 보증금을 청구할 수 있나요?
예약의 결제 안내에 포함되어 있지 않다면 보증금이나 추가 비용을 더해 청구하지 마세요. 별도 결제 항목은 적절한 고객 결제 절차에 따라 처리하세요.
결제 처리업체에서는 성공으로 표시되지만 호텔 관리 시스템에는 미결제로 표시되면 어떻게 하나요?
거래 참조번호를 해당 예약과 대조하고 통상적인 대사 절차에 따라 결제 기록을 수정하세요. 호텔 관리 시스템의 상태를 바꾸기 위한 목적으로 다시 청구하지 마세요.
