1. Um extrato comercial, uma compensação de comissões e uma fatura fiscal do fornecedor não são necessariamente o mesmo documento.
2. Concilie a remuneração da Agoda com a reserva e o contrato corretos antes de verificar o total do período.
3. Um reembolso ao hóspede não comprova, por si só, que a comissão da Agoda ou um montante de imposto associado tenham sido revertidos.
Uma auditoria de faturas de comissão da Agoda deve começar antes de o departamento financeiro lançar uma fatura na contabilidade ou agendar um pagamento. Que documento recebeu efetivamente o hotel, que período abrange e o encargo já foi deduzido noutro registo?
A expressão «fatura de comissão» é frequentemente utilizada de forma abrangente, mas a auditoria exige a designação efetiva do documento. A Agoda pode disponibilizar um Extrato Comercial ou registos de remuneração por reserva. Esses registos servem de suporte à auditoria, mas não devem ser reclassificados como faturas fiscais do fornecedor sem verificação.
Identifique o Documento, a Entidade e o Período
Registe o alojamento, a entidade jurídica relevante, a designação ou referência do documento, a moeda, a data de emissão, as datas do período abrangido e o critério utilizado para incluir as reservas. Verifique se o documento é um extrato, uma fatura, um ajuste ou um documento fiscal.
Nos Extratos Comerciais da Agoda, o conjunto de reservas incluídas é definido pelas datas de Check-in, e não necessariamente pelo mês de reconhecimento das receitas do hotel ou pelo mês de recebimento bancário. Respeite o período indicado ao selecionar a lista de comparação. As correções posteriores de cancelamentos ou de não comparências podem surgir num ciclo seguinte.
Os Extratos Comerciais são enviados aos contactos do alojamento, em vez de ficarem armazenados no Portal de Parceiros. Guarde o e-mail original destinado ao departamento financeiro e o respetivo anexo; se estiver em falta, solicite uma segunda via através do canal de apoio autorizado da Agoda. Não descarregue uma fatura de marketing sem relação com o documento para colmatar essa falta.
Verifique se o Montante Já Foi Compensado
No modelo de compensação Property Collect da Agoda, o hóspede paga ao hotel e a remuneração da Agoda é deduzida dos montantes de reservas pré-pagas devidos ao alojamento. Este modelo não corresponde ao processo habitual de pagamento separado de uma fatura.
Por isso, um extrato comercial não constitui, por si só, uma instrução para transferir novamente a comissão indicada. Localize a dedução já efetuada ou a instrução de liquidação aprovada antes de agendar qualquer pagamento.
Distinga esta auditoria da análise de um recebimento bancário. Aqui, o objetivo é verificar se o registo que suporta a comissão está completo e correto, e não explicar por que motivo um depósito difere do total pago pelo hóspede.
Quando a lista do departamento financeiro e o histórico de reservas não coincidem, utilize business intelligence para hotéis e exportações de dados para identificar a origem da reserva, a estadia e os montantes registados. A Smart Order reúne esses registos operacionais para facilitar a análise e ajudar a equipa a localizar a estadia associada a cada linha de comissão. O contrato da Agoda e o documento de origem continuam a determinar o encargo efetivo do canal.
Localize a Estadia Associada a Cada Linha de Comissão
Consulte a origem da reserva e os montantes registados antes de lançar uma despesa de canal na contabilidade, contestar uma diferença ou pagar um montante já liquidado por compensação.
Verifique a Comissão da Agoda por Reserva
Comece pelo contrato efetivo do alojamento, e não por uma taxa copiada de outro hotel. A remuneração pode basear-se numa percentagem de um valor de venda de referência ou numa margem aplicada a uma tarifa carregada. Estes cálculos não são equivalentes.
No Portal de Parceiros da Agoda, aceda a Finanças e depois a Remuneração contratada para consultar os detalhes do contrato. No Agoda Collect, abra Reservas, a lista de reservas, a reserva pretendida e, em seguida, Pagamento e preços e Discriminação do preço. No Property Collect, utilize Finanças, Todas as transações e concilie a referência com o ID da reserva. As designações dos menus podem variar consoante a conta.
Siga esta sequência de auditoria sem alterar os documentos originais:
- Confirme a identificação da reserva. Verifique o alojamento e a referência da reserva na Agoda, as datas, a moeda e o modelo de cobrança. O apelido do hóspede, por si só, não é suficiente.
- Confirme o contrato aplicável. Verifique o método de remuneração e qualquer programa aprovado que afete a reserva. Não presuma que a percentagem padrão atual explica uma transação mais antiga.
- Verifique a base de cálculo. Identifique o montante ao qual se aplica a percentagem ou a margem, incluindo o tratamento contratual dos impostos e encargos.
- Analise o desfecho da reserva. Compare a estadia concluída, a alteração, o cancelamento, a não comparência ou a dispensa de cobrança com a remuneração correspondente, devidamente documentada.
- Localize as correções relacionadas. Associe cada ajuste à sua linha original e ao período em que aparece. Separe as correções confirmadas das previstas.
- Verifique a integridade em ambos os sentidos. Concilie cada linha do documento com uma reserva e, depois, verifique se existe algum encargo ou correção em falta nas reservas relevantes.
Só depois deve somar as linhas devidamente comprovadas em cada moeda. Um total pode parecer correto mesmo quando falta uma reserva e outra aparece duas vezes.
Distinga o Reembolso ao Hóspede da Correção da Comissão
Considere uma reserva hipotética com uma base acordada sujeita a comissão de USD 400 e uma remuneração de 15%, ou seja, USD 60. Estes valores ilustram um contrato baseado numa percentagem; não representam a taxa geral da Agoda.
Suponha que a reserva é corrigida posteriormente e que a Agoda confirma uma base revista sujeita a comissão de USD 300, mantendo a mesma percentagem. A remuneração comprovada passa a ser de USD 45. Se os USD 60 originais já tiverem sido registados, uma redução confirmada de USD 15 explica a diferença.
Um reembolso de USD 100 ao hóspede não comprova, por si só, esse resultado. Verifique primeiro se o reembolso alterou o montante sujeito a comissão nos termos do contrato e se a correção foi aceite. Um reembolso por cortesia, um cancelamento parcial e a dispensa de um encargo podem ter consequências diferentes.
Se a correção de USD 15 estiver prevista, mas ainda não constar dos registos, mantenha um ajuste pendente devidamente identificado, em vez de criar uma nota de crédito sem suporte. Quando a correção surgir num documento ou registo financeiro posterior, concilie-a com a reserva original e regularize o item pendente uma única vez.
Consulte o histórico de reservas da Receção para verificar o acordo efetivo com o hóspede e o registo de pagamentos do hotel para identificar qualquer devolução efetuada pelo hotel. O reembolso ao hóspede, o ajuste da remuneração da Agoda e a liquidação bancária continuam a ser eventos distintos, mesmo quando dizem respeito à mesma estadia.
Verifique os Comprovativos Fiscais sem Considerar o Extrato uma Resposta Definitiva
A Tributação do Fornecedor Exige uma Verificação Separada
Identifique se existe algum imposto do fornecedor discriminado, quem emitiu o documento, os dados do destinatário, as informações de registo relevantes, o montante tributável, a moeda e, quando aplicável, a referência da correção que lhe dá suporte.
Não conclua que não existe imposto a pagar, que há uma isenção ou que existe um crédito fiscal recuperável apenas porque o extrato não apresenta uma linha de imposto. Peça ao contabilista do hotel que determine o tratamento e os comprovativos necessários para essa entidade e localização, incluindo qualquer imposto que o hotel deva calcular por conta própria ou reter e entregar às autoridades fiscais.
Se o documento não constituir um comprovativo válido para o lançamento fiscal proposto, assinale a falta de documentação e solicite o esclarecimento adequado. Não altere o anexo da Agoda nem crie uma fatura de fornecedor em nome desta.
A Fatura de Alojamento do Hóspede É Outro Documento
A conta do hóspede do hotel diz respeito ao alojamento; o registo de remuneração da Agoda diz respeito aos serviços de distribuição. Um recebimento líquido após a dedução da comissão não corresponde automaticamente ao valor do alojamento do hóspede.
Utilize o valor de venda aplicável ao hóspede e o processo de documentação exigido localmente. Não entregue ao hóspede o ficheiro confidencial de custos de fornecedores do hotel em substituição da sua fatura de alojamento.
Um Ajuste Pode Exigir uma Análise Fiscal Própria
Uma correção de comissão não regulariza automaticamente todos os lançamentos fiscais relacionados. Associe o documento original à correção aceite e deixe que o departamento financeiro aplique o período e o tratamento adequados.
Preserve os comprovativos anteriores e explique a alteração posterior. Não atribua uma data retroativa a um documento do fornecedor para forçar a conciliação de um período já encerrado.
Aprove um Montante Comprovado e uma Lista Explícita de Exceções
Aprove o conjunto de reservas conciliadas e os respetivos montantes, identificando separadamente qualquer documento em falta, reserva incorreta, base de cálculo não esclarecida, ajuste pendente ou comprovativo fiscal por resolver.
Para uma divergência do lado da Agoda, forneça os IDs do alojamento e da reserva, a referência e o período do documento, a base contratual, os montantes previsto e registado, a moeda e os comprovativos da alteração ou do ajuste. Explique a linha exata que está a contestar, em vez de pedir ao apoio que interprete todo o razão contabilístico do hotel.
Antes de pagar ou regularizar uma conta, verifique o que já foi compensado ou liquidado. Antes de aplicar um tratamento fiscal, verifique o documento e os requisitos locais. A auditoria fica concluída quando cada montante tem uma fonte e cada exceção restante tem um responsável, e não quando todos os ficheiros foram renomeados como «fatura».
