Cartão virtual Agoda: como consultar os dados e cobrar pagamentos

Um cartão virtual Agoda permite ao seu hotel cobrar pagamentos de reservas elegíveis através do seu sistema de processamento de cartões. Para cobrar com sucesso, precisa do cartão certo, do período de cobrança correto e do montante atualizado devido ao alojamento.

Comece no Portal de Parceiros Agoda, anteriormente YCS. Verifique se o seu alojamento utiliza um UPC para uma reserva individual ou um UPC no ePass para um recebimento que abrange várias reservas. Em seguida, siga o processo de consulta e cobrança correspondente abaixo.

O que é um cartão virtual Agoda?

A Agoda designa o seu cartão virtual de pagamento como Unique Payment Card, ou UPC. Este disponibiliza os dados do cartão para que o hotel processe o pagamento de uma reserva. Este processo é diferente da cobrança de um encargo devido separadamente através do cartão pessoal do hóspede.

Cartão virtual Agoda e e-Card: qual é a diferença?

Um UPC padrão está associado a uma reserva individual. O UPC no ePass agrupa pagamentos de reservas elegíveis num recebimento com um cartão virtual de utilização única. Guarde a referência da reserva no primeiro método e a discriminação das reservas incluídas no recebimento no segundo.

O Agoda e-Card é um cartão físico utilizado para recebimentos elegíveis. Os seus procedimentos de ativação, carregamento de fundos e cobrança parcial não devem substituir as instruções do UPC. Os passos aqui apresentados centram-se na cobrança com cartões virtuais.

Onde encontrar os dados do seu cartão virtual Agoda

Os nomes dos menus podem variar consoante o alojamento e a configuração da conta. Selecione o alojamento correto antes de aceder às informações financeiras.

Para o UPC de uma reserva individual

Aceda através da reserva:

1. Abra Reservas > Gestão de reservas no Portal de Parceiros.
2. Encontre a reserva através do respetivo ID de reserva Agoda.
3. Confirme o hóspede, o alojamento e as datas da estadia e, em seguida, selecione Receber pagamento (UPC).
4. Compare as informações de pagamento apresentadas com a confirmação de reserva mais recente antes de processar o pagamento.

Se os dados não estiverem disponíveis, verifique se os fundos elegíveis já foram carregados. Peça também ao administrador do alojamento que confirme a sua permissão para consultar cartões. O acesso às reservas não implica automaticamente acesso aos dados completos de pagamento.

Para UPC no ePass

Abra Finanças > Recebimentos. Reveja as reservas elegíveis e os ajustes, selecione as reservas pretendidas e escolha Receber pagamento. Depois de rever os dados do recebimento, escolha Obter número do cartão. Guarde o ID do recebimento e a lista das reservas incluídas nos seus registos de conciliação.

Compare o total com o limite por transação do terminal antes de criar o recebimento. Selecione um conjunto de reservas com um montante que consiga processar, em vez de planear dividir a cobrança de um cartão de utilização única por várias transações. Depois de submeter um recebimento, não pressuponha que pode cancelá-lo e criá-lo novamente.

Utilize uma conta autorizada com acesso à visualização dos dados do cartão. Mantenha os números dos cartões e os códigos de segurança dentro do processo de pagamento aprovado; nas notas de rotina, bastam as referências das reservas ou dos recebimentos e identificadores parcialmente ocultos.

Quando pode cobrar um cartão virtual Agoda?

UPC padrão: siga as condições de pagamento da reserva

Verifique a data permitida para cobrança na reserva e no contrato do seu alojamento. As condições de pagamento do UPC padrão podem permitir a cobrança no Check-out ou um dia após o Check-in. Não utilize a data em que o hóspede efetuou a reserva como data de ativação.

Se os dados e as datas não coincidirem, peça à Agoda que confirme a elegibilidade antes de cobrar. Registe a validade apresentada no cartão e o prazo para solicitar o pagamento da reserva. São verificações distintas; uma não deve ser deduzida da outra.

UPC no ePass: cobre no prazo de 24 horas após a emissão

Após a emissão, cobre o montante integral do recebimento numa única transação no prazo de 24 horas. Prepare o terminal e a equipa antes de solicitar o cartão. Se o cartão for gerado perto de uma mudança de turno, designe uma pessoa responsável pela cobrança.

Para um cartão expirado e não cobrado, verifique a opção de reemissão do recebimento. As orientações de pagamento da Agoda indicam uma espera de 72 horas após o fim da validade antes de a reemissão ficar disponível. Um cartão parcialmente cobrado exige o processo de apoio para pagamentos parciais, em vez de uma tentativa automática de reemissão.

Controle separadamente o prazo para solicitar as receitas

A Agoda indica um prazo de 150 dias após o Check-out para solicitar o pagamento das receitas. Este prazo não prolonga a validade de 24 horas de um cartão UPC no ePass. Inclua as reservas por resolver numa lista de acompanhamento com bastante antecedência em relação a qualquer um dos prazos aplicáveis e confirme com a Agoda as exceções específicas da conta.

Atribua um responsável e uma data de cobrança a cada estadia por pagar. Encaminhe os casos com dados de pagamento em falta para resolução antes do prazo.

Como cobrar um cartão virtual Agoda

Utilize o sistema de processamento de cartões de crédito aprovado pelo seu hotel. Um cartão virtual é processado através dos dados fornecidos; o hóspede não precisa de apresentar um cartão físico para esse recebimento. Confirme com o seu prestador de serviços de pagamento o método de processamento compatível.

Siga esta sequência para cada reserva ou recebimento:

1. Identifique o método. Determine se se trata de um UPC padrão ou de um UPC no ePass de utilização única e confirme a referência da reserva ou do recebimento correspondente.
2. Verifique a elegibilidade. Confirme o período de cobrança, a validade, o estado do cartão e a inexistência de um pagamento duplicado concluído ou pendente.
3. Verifique o montante e a moeda. Utilize os dados de pagamento atualizados da reserva ou o total aprovado do recebimento, incluindo as alterações e os ajustes relevantes.
4. Processe o pagamento. Introduza os dados atuais do cartão no processo compatível do terminal. Para UPC no ePass, cobre a totalidade do montante aprovado de uma só vez.
5. Confirme o resultado. Verifique o registo da transação concluída no processador; um tempo limite excedido, uma autorização ou apenas o estado no Portal não comprovam a cobrança.
6. Guarde os comprovativos. Conserve a referência da transação, o montante, a moeda, a data e a associação à reserva ou ao recebimento nos registos de pagamento do hotel.

Por exemplo, receitas de reservas de 180 EUR e 220 EUR, menos um ajuste de 25 EUR, deixam 375 EUR por cobrar. Guarde a origem do ajuste.

Não acrescente minibar, estacionamento, uma caução ou uma sobretaxa do terminal ao montante aprovado. Determine quais os encargos cobertos pela Agoda e quais os que o hóspede deve pagar separadamente. Um montante indevidamente aumentado pode provocar uma recusa ou uma cobrança excessiva.

Antes de repetir uma tentativa com resultado incerto, consulte o histórico do processador. Se outro turno já tiver efetuado a cobrança, atualize o registo do hotel. Se existir uma autorização pendente, resolva-a de acordo com as instruções do prestador antes de iniciar uma segunda transação.

Cartão virtual Agoda recusado? O que verificar

O montante ou os dados do cartão não correspondem

Compare o montante da tentativa de cobrança com o montante aprovado mais recente e, em seguida, verifique o número do cartão, a validade, o código de segurança e a moeda no processo seguro de pagamento. Uma reserva encurtada ou cancelada pode ter instruções de pagamento diferentes das da confirmação original.

Corrija a divergência identificada antes de tentar novamente. Não continue a reduzir o montante até conseguir efetuar um pagamento. Se o tempo limite for excedido ou o resultado não for claro, verifique primeiro a transação efetiva no processador.

O cartão está indisponível, expirado ou bloqueado

Volte a verificar a data permitida para cobrança e a validade do cartão. Se o UPC padrão apresentar Violação de segurança após falhas repetidas, pare; a Agoda indica uma espera de uma hora antes de uma nova tentativa. Utilize esse intervalo para identificar o erro.

Para um UPC no ePass expirado, verifique se continua por cobrar e se é elegível para reemissão. Se o cartão estiver bloqueado ou faltarem dados do recebimento, contacte a Agoda com o ID da reserva ou do recebimento, o montante da tentativa, a hora e o erro exato. Evite aplicar o prazo de carregamento de um e-Card físico a um problema com um cartão virtual.

O terminal rejeita a transação

Peça ao prestador de serviços de pagamento que confirme a aceitação do cartão, a configuração da conta de comerciante do hotel para a atividade de alojamento e o método de processamento compatível. O processo de cobrança por cartão da Agoda não suporta transações 3-D Secure. Peça ao prestador que resolva o problema de compatibilidade sem desativar as proteções de toda a conta.

Informe o prestador sobre quaisquer alterações ao terminal ou à conta de comerciante. Partilhe a referência da recusa e nunca invente dados de autenticação para forçar a aprovação.

Apenas parte do montante foi cobrada

Identifique o método de pagamento antes de agir. O UPC padrão e o UPC no ePass têm procedimentos de recuperação diferentes, pelo que "cobrar o restante" não é uma instrução universal.

Para UPC no ePass, uma cobrança parcial exige o processo de carregamento complementar da Agoda. Verifique o estado da transação e do recebimento e, em seguida, utilize o canal de apoio para questões de pagamento, indicando o ID do recebimento. Não pressuponha que pode simplesmente voltar a cobrar o mesmo cartão de utilização única ou que a reversão de uma autorização repõe imediatamente os fundos.

Como conciliar os pagamentos com cartões virtuais Agoda

Associe cada transação bem-sucedida com UPC padrão ao respetivo ID de reserva. Para UPC no ePass, associe a transação ao ID do recebimento e, em seguida, distribua o montante pelas reservas e pelos ajustes incluídos. Um comprovativo de lote não substitui essa discriminação.

Compare o montante a pagar pela Agoda, a cobrança concluída e a liquidação bancária. Registe as comissões do processador e as diferenças temporais separadamente das receitas dos quartos.

Verifique uma reserva alterada ou cancelada com base na confirmação mais recente e na situação atual do pagamento. Se o montante já tiver sido cobrado antes da alteração, guarde tanto a transação original como a correção confirmada. Não elimine o pagamento anterior nem reembolse o hóspede duas vezes através de canais diferentes.

Utilize business intelligence para hotéis para analisar os valores das reservas e das receitas registados pelo hotel em conjunto com os comprovativos de pagamento. Mantenha os casos de pagamentos em falta atribuídos a um responsável e com uma próxima ação definida, sobretudo quando se aproxima o fim da validade ou o prazo para solicitar o pagamento.

É mais difícil acompanhar as cobranças quando a receção tem a reserva e a equipa financeira tem uma referência de recebimento sem ligação à mesma. O Smart Order reúne as reservas Agoda na área de gestão de reservas da Receção e associa os registos de pagamento do hotel à estadia. A equipa pode guardar referências de transações externas e consultar o saldo verificado, sem considerar a aprovação de um recebimento no Portal como prova de entrada do dinheiro na conta bancária.

Perguntas frequentes

Existem comissões para cobrar um cartão virtual Agoda?

O alojamento suporta as comissões de transação das cobranças com UPC padrão. Confirme os encargos com o seu prestador de serviços de pagamento e no seu contrato; não pressuponha uma percentagem universal nem acrescente comissões ao montante aprovado do cartão.

Posso efetuar uma cobrança parcial?

Verifique primeiro o método. O UPC padrão tem um procedimento de cobrança parcial, enquanto o UPC no ePass exige uma única cobrança integral e um pedido de carregamento complementar após uma cobrança parcial. Confirme os resultados das transações existentes antes de efetuar outra cobrança.

O que devo fazer com um cartão virtual expirado?

Para um UPC no ePass por cobrar, verifique a elegibilidade para reemissão após o período de espera. Para outros problemas com cartões expirados ou com o prazo para solicitar receitas, contacte prontamente a Agoda com a referência da reserva ou do recebimento.

Como devem ser tratados os cancelamentos e os reembolsos?

Utilize o montante a pagar confirmado mais recente e o processo de correção aprovado para esse método de pagamento. Guarde as referências da cobrança original e do reembolso ou ajuste. Não aplique os procedimentos do e-Card físico nem efetue um reembolso separado ao hóspede sem verificar quem cobrou o pagamento.