1. O pickup mede a variação das reservas em carteira para as mesmas datas de estadia futuras entre dois momentos de análise.
2. Separe as novas reservas dos cancelamentos e das alterações; uma caixa de entrada movimentada pode, ainda assim, resultar num pickup líquido reduzido.
3. Termine com uma decisão para datas ou tipos de quarto específicos, em vez de aplicar um desconto a todo o hotel com base num único valor global.
A lista de reservas futuras da semana passada e a desta semana, analisadas em conjunto, respondem a uma pergunta útil: quanto negócio ganhou ou perdeu o hotel para as datas que pretende preencher? É a isto que se chama pickup de reservas. É diferente de contar as chegadas desta semana ou de apresentar as receitas de estadias já concluídas.
Uma análise semanal de business intelligence para hotéis exige uma comparação que possa ser repetida, uma explicação da variação e uma decisão tomada antes das datas de estadia. Comece pelas dormidas por quarto, pois uma reserva de três noites representa três dormidas por quarto, e não apenas uma.
Guarde duas versões dos dados para exatamente as mesmas datas de estadia
Escolha um período de estadia futuro, como de 9 a 22 de novembro, e um horário fixo para a análise semanal, no fuso horário local do alojamento. Nas duas análises, selecione exatamente as mesmas datas de estadia, alojamento, tipos de quarto, estados das reservas e critérios de receita. Registe a data e a hora da recolha dos dados.
Não compare a vista dos próximos 14 dias da semana passada com a vista dos próximos 14 dias desta semana sem verificar as datas. Um período móvel exclui algumas noites e acrescenta outras, pelo que a diferença não constitui uma medição rigorosa do pickup para um período fixo.
Guarde a versão inicial dos dados antes de as reservas da semana seguinte a alterarem. Utilize o relatório de comparação disponibilizado pelo sistema ou conserve exportações de reservas datadas, com o detalhe necessário por data de estadia. Um painel atualizado em tempo real mostra a situação atual; por si só, não permite saber o que viu na segunda-feira passada, a menos que esse histórico esteja disponível.
A solução de business intelligence para hotéis da Smart Order fornece informações sobre reservas, receitas de quartos e canais para esta análise. Guarde versões ou exportações datadas e comparáveis e utilize a diferença para identificar as datas que precisam de atenção. Não confunda um total atual atualizado com uma comparação semanal registada.
Defina um ponto de partida consistente para a análise semanal
Analise a origem das reservas e as receitas de quartos com os mesmos filtros de datas de estadia e guarde os valores necessários para comparar a situação na próxima semana.
Separe as receitas das reservas dos montantes recebidos
Utilize os mesmos critérios para as receitas de quartos reservados nas duas recolhas de dados. Não inclua depósitos recebidos, pagamentos de OTA, impostos ou extras opcionais em apenas uma das versões. Estes valores podem variar sem uma alteração correspondente na procura medida em dormidas por quarto.
Mantenha também critérios consistentes para o tratamento de reservas provisórias, quartos de cortesia e blocos de quartos para grupos. Contabilize um contingente reservado para um grupo e as reservas efetuadas a partir desse contingente segundo as definições do relatório, sem os considerar dois acréscimos distintos à procura.
Explique a variação antes de concluir que a procura é forte
Considere um hotel hipotético de 20 quartos que analisa um período futuro fixo de 14 noites. Sem quartos encerrados, isso corresponde a 280 dormidas por quarto disponíveis. O registo inicial apresenta 84 dormidas por quarto reservadas; o registo da semana seguinte apresenta 102.
O pickup líquido de dormidas por quarto é de 102 menos 84 = 18. A ocupação reservada aumentou de 30% para cerca de 36,4%, uma subida de aproximadamente 6,4 pontos percentuais. Trata-se de uma comparação da situação das reservas, e não da ocupação efetiva de estadias concluídas.
Suponha que os movimentos das reservas explicam esta variação com 26 novas dormidas por quarto reservadas, dez dormidas por quarto canceladas e um acréscimo líquido de duas dormidas resultante de alterações. Assim, 26 menos 10 mais 2 = 18. Verifique os eventos e os critérios dos registos para evitar que a mesma alteração seja contabilizada uma vez como nova reserva e outra como prolongamento da estadia.
Separe os acréscimos brutos do pickup líquido
As 26 dormidas acrescentadas mostram a atividade de vendas. As 18 dormidas líquidas mostram quanto melhorou a situação das reservas após perdas e alterações. Se os cancelamentos fossem muito superiores, uma atividade de reservas intensa poderia coexistir com uma melhoria reduzida ou até com uma diminuição.
Abra os registos de base na vista de reservas da Receção do hotel quando os movimentos não explicarem os totais. Procure estadias encurtadas, reservas transferidas para dentro ou para fora do período selecionado, entradas duplicadas e alterações de estado. Não interprete uma diferença inexplicada no relatório como um aumento acentuado da procura.
Analise o pickup de receitas em conjunto com as dormidas por quarto
Suponha que os mesmos registos mostram um aumento das receitas de quartos reservados de 8 400 para 10 680 dólares, com critérios consistentes. O pickup líquido das receitas de reservas é de 2 280 dólares. Este valor inclui o efeito das reservas acrescentadas, removidas e alteradas e pode também incluir alterações de preço em reservas existentes.
Dividir 2 280 dólares por 18 resulta em cerca de 126,67 dólares por dormida por quarto líquida acrescentada. Não descreva automaticamente este valor como a tarifa média das novas estadias reservadas. Para avaliar o preço das novas reservas, analise-as separadamente dos cancelamentos e das restantes alterações de receita.
Todos os valores deste exemplo são ilustrativos. Utilize as definições de dormidas por quarto e de receitas efetivamente adotadas pelo hotel e conserve os registos que explicam os movimentos.
Utilize a análise para escolher uma ação específica
Segmente o período fixo por datas de estadia, tipos de quarto e canais. O hotel pode ganhar 18 dormidas no total, mas a maioria dos acréscimos concentrar-se em sextas-feiras já fortes, enquanto uma terça-feira continua quase vazia. Uma única percentagem para todo o alojamento esconde essa diferença.
Analise os quartos disponíveis e o tempo que falta até às datas relevantes. Quando existir histórico, compare com um padrão anterior de reservas pertinente, com a mesma antecedência em relação à chegada. A ocupação final do ano passado fornece contexto, mas não substitui a situação das reservas do ano passado no momento de análise equivalente.
Utilize este breve guião de análise para transformar as conclusões numa decisão:
- Identifique a data ou o tipo de quarto cuja situação das reservas mudou de forma significativa em número efetivo de dormidas por quarto, e não apenas em percentagens.
- Explique os movimentos com base nas novas reservas, nos cancelamentos, nas alterações e em eventuais mudanças exclusivamente de preço.
- Verifique a oferta atual: tarifa, disponibilidade, estadia mínima, condições de cancelamento e se os quartos pretendidos podem efetivamente ser reservados.
- Escolha uma ação de âmbito delimitado ou documente a decisão de não fazer alterações e defina o próximo momento de análise.
Para uma terça-feira fraca, com pouca procura nova, verifique se uma restrição ou uma tarifa indisponível está a impedir as vendas antes de aplicar descontos. Para uma sexta-feira que está a preencher rapidamente, analise a procura restante e os preços, em vez de aplicar a oferta de terça-feira a todo o hotel. Um valor de pickup é um sinal para investigar, não uma instrução automática para aumentar ou reduzir tarifas.
Se a decisão alterar as tarifas ou a disponibilidade nos canais, aplique-a através do procedimento aprovado do channel manager para hotéis e verifique as ofertas afetadas. Registe o que mudou para que a próxima análise permita distinguir a sua intervenção de um cancelamento ou de uma reserva sem relação com essa ação.
Num hotel pequeno, os números absolutos são especialmente importantes: um quarto reservado para uma noite pode alterar visivelmente a percentagem. Não interprete uma única reserva de grande dimensão, uma mudança de data de um evento ou a libertação de um bloco de quartos de grupo como uma tendência estável sem analisar o contexto.
Se o registo da semana passada não tiver sido guardado
Verifique se o sistema de relatórios conserva uma comparação datada da situação das reservas ou um histórico de reservas suficiente para a reconstruir com precisão. Uma lista apenas das reservas criadas na semana passada é insuficiente: pode omitir cancelamentos de reservas anteriores, alterações e a situação inicial.
Se esses dados não estiverem disponíveis, assinale o pickup histórico como indisponível e estabeleça agora uma referência inicial. Pode continuar a analisar a disponibilidade atual e a atividade de novas reservas, mas não apresente esses valores como um pickup líquido semanal verificado.
Guarde os filtros de hoje, a data e a hora da recolha, as dormidas por quarto, as receitas de quartos reservados e a decisão. Na próxima análise, volte a comparar as mesmas datas de estadia e explique a diferença antes de escolher outra ação. Assim, cria uma rotina semanal útil, sem construir um painel demasiado complexo nem pressupor a existência de um histórico em falta.
