Reconciliação de Comissões de OTA na Tiket.com: Conferir Reservas e Pagamentos

Comparar taxas de comissão de OTA só é útil quando o hotel consegue explicar o montante cobrado em cada reserva. Um pagamento da Tiket.com inferior ao total da reserva não significa automaticamente que a taxa de comissão estava errada. Descontos, ajustamentos, encargos separados e prazos de pagamento também podem originar essa diferença.

Este processo ajuda os proprietários de hotéis e as equipas financeiras a reconciliar as reservas da Tiket.com, desde o resultado final da reserva, passando pelos valores previstos a receber, até ao dinheiro efetivamente recebido. Centra-se nos comprovativos disponíveis na Extranet e nos registos do hotel, em vez de comparar as percentagens anunciadas pelos diferentes canais.

Confirme as taxas de comissão de OTA acordadas e a base de cálculo

Guarde o contrato atual do alojamento com a Tiket.com e quaisquer alterações aprovadas no dossier de reconciliação. Registe a taxa, as datas de vigência, a moeda e os encargos incluídos no cálculo da comissão. Um novo contrato não deve ser aplicado retroativamente a todas as reservas anteriores.

A percentagem e a base de cálculo são elementos distintos. Determine como o contrato trata os valores dos quartos, os descontos, os impostos, as taxas de serviço, os pacotes com pequeno-almoço e os extras. Se a base não for clara, peça uma confirmação em vez de estimar a comissão a partir do depósito bancário.

Verifique os extras separadamente. Por predefinição, a comissão da Tiket.com sobre extras segue a comissão acordada com o alojamento, enquanto as alterações exigem a aprovação do gestor de mercado. Se o hotel solicitou uma exceção, guarde a respetiva aprovação e data de entrada em vigor, em vez de presumir que a nova percentagem já está em vigor.

Distinga a taxa contratada do custo efetivo da venda. Uma promoção financiada pelo hotel pode reduzir o valor que o alojamento recebe sem alterar a percentagem de comissão. Um benefício financiado pela plataforma pode afetar o preço pago pelo hóspede de outra forma. Utilize os dados reais da reserva sobre o financiamento e os valores a receber.

Confira os dados finais de cada itinerário com o registo do hotel

Utilize o ID do itinerário da Tiket.com como referência principal. Confira-o com a reserva no Sistema de Gestão Hoteleira, as datas da estadia, os quartos, o estado final, o total e a moeda. O nome do hóspede, por si só, não é suficiente para estadias com vários quartos ou hóspedes que regressam.

Confirme o que aconteceu antes de calcular a comissão. O hóspede pode ter realizado a estadia, cancelado, não comparecido, encurtado a viagem ou beneficiado de uma isenção de encargos. Guarde a confirmação mais recente e a decisão aprovada sobre os encargos juntamente com o histórico da reserva original.

Reveja os valores previstos a receber com a discriminação disponível na Extranet. Em Tarifas e Disponibilidade > Gerir Tarifas e Disponibilidade, selecione o quarto e as datas relevantes e abra a Discriminação do Preço do plano. Isto ajuda a explicar os preços atuais; para a transação histórica efetiva, utilize a reserva confirmada e o registo financeiro.

O cálculo apresentado dos valores a receber inclui o preço do quarto, os suplementos, os descontos promocionais e a comissão da Tiket.com. Analise esses componentes separadamente, em vez de designar o seu efeito conjunto como "comissão". Uma estimativa atual do calendário de tarifas não deve substituir o valor acordado de uma reserva anterior.

Se a estadia no Sistema de Gestão Hoteleira permanecer inalterada após um cancelamento, a equipa financeira poderá aplicar a percentagem correta ao montante errado. A Smart Order liga as reservas dos canais aos Relatórios e Análises do hotel, disponibilizando à equipa os registos de reservas e receitas do hotel para comparar com o resultado final na Tiket.com.

Recalcule os valores previstos a receber antes de conferir os recebimentos

Comece pelos valores confirmados dos quartos e dos suplementos. Identifique os descontos financiados pelo hotel, calcule a comissão sobre a base acordada e mantenha separados os outros ajustamentos documentados. A sequência deve refletir o seu contrato e a discriminação da reserva, em vez de seguir uma fórmula universal presumida.

Considere este cálculo meramente ilustrativo: uma reserva tem um valor de alojamento de 1.000.000 IDR e um desconto de 100.000 IDR financiado pelo hotel. Suponha que o contrato define 900.000 IDR como base sujeita a comissão e que a comissão acordada é de 15%. A comissão seria de 135.000 IDR, restando 765.000 IDR antes de quaisquer outros elementos relevantes. Esta não é uma taxa de comissão publicada pela Tiket.com nem uma regra aplicável a todos os contratos.

Se o contrato efetivo utilizar uma base diferente, o resultado previsto muda. Não escolha a base apenas por permitir que o cálculo coincida com o pagamento. Guarde o contrato ou os dados da reserva que fundamentam o cálculo.

Mantenha os impostos e os outros encargos visíveis

Separe o imposto sobre um encargo, um encargo do alojamento, um reembolso e a própria comissão. Utilize o documento financeiro relevante e a política contabilística do hotel para classificar cada elemento. Não deduza uma taxa de imposto a partir do montante inexplicado que resta de um pagamento.

Quando o alojamento utiliza dados fiscais na Extranet, mantenha as informações da conta atualizadas e verifique se o registo financeiro corresponde à entidade jurídica correta. Comunique qualquer divergência documental indicando a referência específica da reserva ou do extrato, em vez de alterar a receita dos quartos para a compensar.

Volte a verificar as reservas canceladas e alteradas

Utilize o montante final que o alojamento tem direito a receber, tendo em conta qualquer penalização retida ou isenção aprovada. O estado de reserva cancelada nem sempre implica um valor a receber igual a zero, e o total original da estadia completa não prova que esse mesmo montante continue a ser devido.

Mantenha as correções associadas ao itinerário para garantir a rastreabilidade. Se a reserva original já foi incluída num período anterior, identifique o ajustamento posterior para que a equipa financeira não volte a registar a reserva na totalidade.

Confira os valores a receber com uma transferência bancária ou um cartão virtual

Identifique o método de pagamento ao alojamento. A Tiket.com permite o recebimento por transferência bancária e a cobrança por cartão de crédito virtual. Os comprovativos de pagamento diferem entre estes métodos, mesmo quando o cálculo dos valores a receber é o mesmo.

Para transferências bancárias, abra Finanças > Lista de Pagamentos e confira os dados das reservas pagas, a data de pagamento, o método e o montante com o registo bancário. Uma transferência pode abranger várias reservas; guarde a discriminação por itinerário que explica o total.

Para cartões virtuais, localize o registo do cartão do itinerário relevante e confira-o com a transação concluída com sucesso pelo processador de pagamentos. Verifique o período permitido para cobrança e o montante atual antes de cobrar. A existência de dados do cartão não comprova que o hotel recebeu o dinheiro.

Utilize esta verificação em seis passos para cada diferença nos pagamentos:

1. Confirme os dados finais do itinerário e a reserva correspondente no Sistema de Gestão Hoteleira.
2. Verifique a taxa de comissão acordada e a base de cálculo comprovada.
3. Recalcule os valores a receber, identificando separadamente os descontos, suplementos, encargos e ajustamentos.
4. Associe a referência da transferência ou a cobrança bem-sucedida do cartão virtual ao respetivo itinerário ou grupo de pagamentos.
5. Explique os custos do processador, a conversão cambial e os prazos de liquidação, quando aplicável.
6. Marque o elemento como reconciliado, contestado ou pendente, indicando um responsável e uma referência de suporte.

Se o hotel recebe pagamentos numa moeda alternativa, compare ambas as moedas e a base de conversão indicada. A Extranet pode continuar a apresentar os preços do alojamento na moeda principal, enquanto o hotel recebe o pagamento noutra moeda. Uma diferença de conversão não deve ser descrita como uma alteração da percentagem de comissão.

Mantenha as cobranças processadas externamente referenciadas nos registos de pagamentos do hotel. Registe o recebimento bancário resultante sem criar um segundo lançamento para a receita da mesma reserva.

Investigue as diferenças sem as ocultar nas receitas

A percentagem parece superior à acordada

Verifique a base de cálculo da comissão, o tratamento dos extras, os impostos sobre encargos, o desconto financiado pelo hotel e a data de entrada em vigor. Compare a comissão numa rubrica própria. A diferença entre o valor bruto da reserva e o pagamento líquido pode incluir vários elementos além da comissão.

A reserva não consta do pagamento

Verifique o estado final da reserva, o calendário de pagamentos, o método de pagamento e os pagamentos anteriores. Num alojamento que recebe por cartão virtual, um cartão ainda não cobrado exige acompanhamento da cobrança, em vez de uma investigação sobre uma transferência bancária em falta. No caso de uma transferência, confira o período previsto de pagamento antes de a considerar em atraso.

O total coincide, mas as reservas individuais não

Não permita que deduções em excesso e em falta em itinerários diferentes se compensem entre si. Associe cada rubrica à respetiva reserva. Verifique a distribuição dos valores entre vários quartos e os ajustamentos anteriores antes de aprovar o total do lote.

O Sistema de Gestão Hoteleira e a Tiket.com apresentam dados diferentes sobre a estadia

Reveja a confirmação e a alteração aprovada com a Receção. Corrija o registo do hotel através do processo habitual, preservando o histórico. A área de gestão de reservas da Receção deve apresentar um resultado final claro que a equipa financeira possa utilizar.

Quando existir uma divergência efetiva, envie os IDs dos itinerários, os montantes previstos e reais, a moeda, o contrato de suporte, o resultado final da reserva e a referência do pagamento. Não inclua dados sensíveis de cartões nas capturas de ecrã e na correspondência de rotina.

Encerre o período apenas quando cada diferença tiver uma resolução documentada ou uma próxima ação atribuída. A gestão deve conseguir distinguir os custos de comissão, de promoção e de pagamento, bem como as diferenças temporais, sem ter de reabrir o registo de cada hóspede.

Perguntas frequentes

Existe uma única taxa de comissão da Tiket.com para todos os hotéis?

Utilize a taxa acordada com o alojamento e as alterações aprovadas. Uma percentagem genérica de OTA não constitui prova suficiente para uma reconciliação ao nível de cada reserva.

A comissão deve ser calculada a partir do pagamento final do hóspede?

Não automaticamente. Confirme a base de cálculo definida no contrato e o tratamento efetivo dos descontos e do respetivo financiamento na reserva.

Todas as deduções num pagamento são comissões?

Não. Os descontos, impostos, ajustamentos, reembolsos, custos de pagamento e diferenças cambiais exigem uma análise separada.

Onde pode a equipa financeira verificar um pagamento por transferência bancária?

Utilize Finanças > Lista de Pagamentos para consultar os dados das reservas pagas e, em seguida, confira o montante e a referência relevantes com o registo bancário.

O hotel deve reduzir a receita dos quartos no Sistema de Gestão Hoteleira para a fazer coincidir com o valor líquido recebido?

Não faça um ajustamento sem justificação apenas para forçar a correspondência. Classifique as receitas, as comissões, os outros custos e a liquidação de acordo com a política contabilística do hotel.