1. Verifique os tipos de quarto existentes na Trip.com antes de criar outro produto. Uma nova designação no Sistema de Gestão Hoteleira nem sempre corresponde a uma nova categoria de quartos físicos.
2. Mantenha uma contagem única e rigorosa dos quartos físicos, incluindo os que forem transferidos de uma categoria existente.
3. Verifique o quarto selecionado, uma atualização controlada e a receção de uma reserva antes de abrir totalmente a nova categoria para venda.
Um novo tipo de quarto no sistema do seu hotel nem sempre exige um novo produto na extranet da Trip.com. A categoria equivalente pode já existir com outro nome. Criá-la novamente pode resultar em duas ofertas a vender quartos que o hotel contabilizou apenas uma vez.
O mapeamento de quartos consiste em escolher o tipo de quarto da Trip.com que corresponde a uma categoria no seu Sistema de Gestão Hoteleira. Este guia explica como adicionar ou reorganizar uma categoria de quartos num alojamento já ligado, com especial atenção à prevenção de produtos duplicados e de disponibilidade superior à real.
Verifique se o tipo de quarto já existe
Abra o alojamento correto no Trip.com eBooking, a extranet para parceiros, e reveja os respetivos tipos de quarto. Compare as camas, a disposição, a capacidade de hóspedes, a casa de banho, a vista e as restantes características prometidas ao hóspede. Inclua na análise as categorias fechadas ou inativas, caso a sua conta permita visualizá-las.
Não faça a correspondência apenas com base no nome mais parecido. O seu Sistema de Gestão Hoteleira pode chamar a um quarto "Duplo Premium", enquanto a Trip.com o designa como "Deluxe com cama queen-size". Se o quarto físico e as características prometidas ao hóspede coincidirem, essa pode ser a categoria existente de que precisa. Se a disposição for diferente, nomes semelhantes não tornam os quartos equivalentes.
Verifique também o que o hóspede vê. Várias ofertas de refeições ou condições de cancelamento numa mesma categoria de quartos não são necessariamente tipos de quarto duplicados. O problema surge quando uma categoria de quartos ou uma ligação adicional vende involuntariamente o mesmo inventário como se fossem quartos adicionais.
Classifique a alteração antes de avançar. Quartos recém-construídos, uma categoria com novo nome, quartos renovados e quartos transferidos entre categorias exigem decisões de inventário diferentes. Se a equipa estiver apenas a alterar um nome comercial, confirme a ligação existente antes de criar algo novo.
Guarde a referência do quarto no Sistema de Gestão Hoteleira e a referência do quarto na Trip.com juntamente com a decisão. Estas referências identificam os registos mesmo que os nomes mudem mais tarde. Se duas categorias existentes no canal parecerem equivalentes, peça ao seu fornecedor de ligação ou ao contacto da Trip.com que determine qual delas recebe atualmente as reservas antes de reutilizar qualquer uma.
Defina um conjunto único e rigoroso de quartos físicos
Registe quais os quartos físicos que pertencem à categoria e quantos podem ser vendidos em cada data afetada. Uma oferta com pequeno-almoço e uma oferta de só alojamento podem vender o mesmo quarto; não criam uma unidade física adicional.
Por exemplo, um hotel tem dez quartos duplos e transfere dois quartos renovados para uma nova categoria premium. A partir da data acordada para a alteração, a contagem prevista é de oito duplos standard e dois duplos premium. Manter dez duplos standard à venda e adicionar dois duplos premium anunciaria doze quartos quando existem apenas dez.
Reveja as reservas futuras antes de transferir quartos. Os hóspedes com reservas existentes continuam a precisar de uma atribuição de quarto válida e das características que reservaram. Escolha uma data de alteração que a equipa consiga explicar e registe qualquer reatribuição aprovada, em vez de deixar essa decisão para o turno de chegada.
Defina onde a equipa deve normalmente alterar a disponibilidade dos quartos. Para quartos ligados, utilize o processo acordado no Sistema de Gestão Hoteleira ou no Gestor de Canais e verifique o resultado no canal. Distinga a contagem de disponibilidade das descrições dos quartos e das definições específicas da conta mantidas no eBooking.
As imprecisões na contagem de quartos tornam-se mais difíceis de detetar quando existem várias ofertas. O Smart Order liga o conjunto de quartos do Sistema de Gestão Hoteleira à disponibilidade nos canais OTA e às reservas recebidas, permitindo aos gestores comparar a contagem inicial com a dedução da reserva antes de alargar as vendas.
Associe a nova categoria à contagem correta de quartos
Mantenha a disponibilidade dos quartos e as reservas recebidas no mesmo lugar enquanto a sua equipa verifica uma nova ligação de quartos à Trip.com.
Associe o produto de quarto aprovado da Trip.com
Os controlos de ligação específicos variam consoante o fornecedor e a conta do alojamento. Utilize o processo de mapeamento disponível ou coordene a alteração com o seu fornecedor e o contacto responsável pela sua conta na Trip.com. Não pressuponha que criar uma categoria num sistema cria automaticamente a categoria correta no outro.
Siga esta sequência para a nova ligação:
- Confirme o alojamento em ambos os sistemas através dos identificadores registados.
- Selecione a categoria do Sistema de Gestão Hoteleira e o quarto da Trip.com que corresponde às suas características físicas e capacidade.
- Reutilize a categoria existente da Trip.com já verificada, quando adequado. Crie uma nova apenas quando o hotel precisar efetivamente de uma categoria separada.
- Confirme as associações pretendidas entre quartos e planos tarifários, mantendo as ofertas de refeições e condições de cancelamento ligadas ao conjunto correto de quartos.
- Mantenha o novo produto fechado ou com disponibilidade zero através dos controlos habituais de venda até estar tudo pronto para a verificação.
- Guarde a ligação e registe as referências selecionadas, a data da alteração, a disponibilidade inicial e a pessoa que aprova a abertura para venda.
Se for necessária uma nova categoria na Trip.com, preencha o conteúdo do quarto e verifique qualquer etapa de aprovação da conta antes de a abrir para venda. Informações corretas sobre camas, ocupação, fotografias e características são tão importantes como a ligação. Uma categoria tecnicamente ligada pode, ainda assim, prometer o quarto errado.
Se a nova categoria de destino não aparecer no ecrã de ligação, atualize a lista de quartos disponíveis através do processo habitual do fornecedor ou solicite apoio. Criar repetidamente outro quarto não é uma forma fiável de fazer aparecer o primeiro.
Verifique o quarto antes de alargar as vendas
Escolha datas futuras de baixa procura, com capacidade disponível e um preço de venda aprovado. Envie uma atualização controlada de disponibilidade ou tarifa para a nova categoria. Verifique se o quarto pretendido na Trip.com é atualizado e se uma categoria não relacionada permanece inalterada.
Utilize as mesmas datas, número de hóspedes e moeda ao verificar a oferta publicada. Inspecione os detalhes do quarto, e não apenas o resultado mais barato na página do alojamento. Uma promoção pode alterar o preço sem alterar o quarto físico que está a ser vendido.
Faça também uma pesquisa com critérios que devam excluir o quarto. Um número de hóspedes superior à capacidade permitida do quarto não deve apresentá-lo como uma oferta válida. Verifique uma data deliberadamente fechada para confirmar que o novo produto não continua disponível fora do período de venda aprovado.
Em seguida, efetue uma reserva de teste autorizada, com condições de cancelamento e pagamento acordadas. Localize a confirmação da Trip.com no registo de reservas da receção do hotel. Confirme a categoria do quarto, as datas, o número de hóspedes, o preço, a origem da reserva e quaisquer serviços incluídos.
Verifique o inventário separadamente: uma unidade reservada deve ser deduzida uma única vez do conjunto correto de quartos em cada noite. Se a categoria original de quartos standard também mudar de forma inesperada, investigue a ligação ou a configuração de inventário partilhado antes de abrir mais datas para venda.
Conclua o cancelamento aprovado da reserva de teste e verifique se a mesma reserva é atualizada e se a unidade regressa ao inventário uma única vez. Não crie manualmente outra reserva enquanto aguarda a receção; isso dificultaria a verificação do funcionamento da ligação.
Resolva produtos duplicados sem perder reservas
Duas categorias de quartos semelhantes estão à venda
Compare as referências de quarto registadas, as características, as tarifas e os destinos das reservas recebidas. Determine se são ofertas intencionais que utilizam inventário partilhado de forma controlada ou uma duplicação acidental. Nomes semelhantes, por si só, não permitem determinar a resposta.
Se uma delas for um produto adicional não intencional, feche apenas esse produto através do controlo de venda adequado e verifique o resultado. Mantenha a categoria válida disponível. Confirme que o fecho não retirou inventário de outra oferta legítima.
Uma reserva é recebida na categoria antiga
Associe a confirmação da Trip.com ao produto de quarto específico que foi vendido. Compare essa referência com a ligação atual. Corrija a associação para reservas futuras e reveja a reserva existente através do processo de correção aprovado pelo hotel.
Não atribua ao hóspede uma categoria inferior sem o informar apenas para corresponder à designação no Sistema de Gestão Hoteleira. Preserve as características do quarto reservado e mantenha as alterações ou cancelamentos posteriores associados à mesma referência de reserva.
A disponibilidade parece superior ao número de quartos físicos
Volte a verificar os quartos retirados da categoria antiga, as quantidades introduzidas manualmente no canal e qualquer produto duplicado que continue aberto. Confirme a contagem total pretendida antes de reduzir a disponibilidade. Uma data com lotação esgotada e uma data habitual de baixa procura podem exigir correções diferentes.
Não elimine um produto de quarto enquanto existirem reservas que façam referência a ele. Registe a situação das reservas futuras, corrija ou desative o duplicado através do processo acordado e preserve o histórico. Guarde a decisão final sobre os quartos junto dos seus registos de gestão hoteleira para que a próxima alteração de nome ou renovação não volte a criar o mesmo problema.
Abra mais datas para venda depois de concluir com sucesso as verificações controladas. Reveja a primeira reserva real recebida na categoria e repita a verificação da contagem de quartos após a próxima alteração operacional.
Perguntas frequentes
Cada novo tipo de quarto no Sistema de Gestão Hoteleira exige um novo produto na Trip.com?
Não. Verifique se já existe uma categoria equivalente no canal. Uma alteração de nome ou reorganização interna pode exigir uma revisão da ligação, em vez de outro produto de quarto visível ao público.
As ofertas de só alojamento e com pequeno-almoço são tipos de quarto duplicados?
Não necessariamente. Podem ser planos tarifários diferentes que vendem o mesmo conjunto de quartos físicos. Verifique separadamente a categoria do quarto e a disponibilidade partilhada.
Podemos adicionar uma categoria premium sem aumentar a capacidade do hotel?
Sim. Quando os quartos são transferidos de uma categoria existente, reduza o conjunto de quartos da categoria antiga a partir da data acordada para que a contagem total se mantenha correta.
Um duplicado não utilizado deve ser eliminado imediatamente?
Verifique primeiro as reservas em curso e futuras. Feche a oferta não intencional, preserve o respetivo histórico e desative-a através do processo aprovado quando as suas dependências estiverem resolvidas.
O que comprova que o mapeamento está correto?
O quarto pretendido na oferta pública é atualizado, uma reserva chega à categoria correta no Sistema de Gestão Hoteleira, o inventário é ajustado uma única vez e o cancelamento aprovado do teste atualiza esse mesmo registo.
