Бронирование Agoda не отображается в системе управления отелем? Чек-лист для гостиницы

Если бронирование Agoda не получено системой управления отелем, начните с гостя и номера, а не с технического подключения. Если Agoda Partner Portal показывает бронирование как подтвержденное, считайте его действующим, пока ваша команда проверяет систему управления отелем.

Не просите гостя бронировать заново, не отменяйте бронирование Agoda и не позволяйте нескольким сотрудникам создавать заменяющие записи. Выполните пять проверок для гостиницы ниже по порядку.

1. Подтвердите бронирование на портале Agoda Partner Portal

Войдите на Agoda Partner Portal, выберите нужный объект размещения в разделе Listings, и откройте Bookings > Reservations. Выполните поиск по номеру бронирования Agoda. При необходимости расширьте диапазон дат и также выполните поиск по имени гостя, дате заезда, дате выезда и дате бронирования.

Откройте бронирование и проверьте:

• Объект размещения, номер бронирования Agoda и текущий статус
• Даты заезда и выезда, тип номера, тарифный план и количество гостей
• Итоговую цену, инструкции по оплате, правила отмены и вариант питания
• Последнее изменение и все важные пожелания гостя

Также проверьте зарегистрированный email объекта для бронирований: там может быть ваучер бронирования. Названия пунктов меню могут меняться, поэтому, если ваш экран немного отличается, используйте доступный в вашем аккаунте поиск бронирований.

Если вы не можете найти бронирование, перепроверьте объект и даты. Не создавайте бронирование только на основании скриншота гостя. Если Partner Portal подтверждает его, запишите данные и продолжайте.

2. Организуйте проживание гостя

Для подтвержденного бронирования нужен план действий, даже если запись в системе управления отелем отсутствует. Проверьте, запланирован ли заезд на сегодня, последний ли это доступный номер и нужны ли службе обслуживания номеров или стойке регистрации немедленные указания.

Используйте подтвержденные данные Partner Portal, чтобы подготовить нужный номер и соблюсти забронированные условия: количество гостей, вариант питания, правила отмены и способ оплаты. Не просите гостя платить повторно, если в бронировании указано, что Agoda уже получила оплату. Храните платежную информацию в утвержденной защищенной системе, а не в обычных заметках или сообщениях.

Прежде чем что-либо создавать, выполните поиск по всей системе управления отелем. Используйте номер бронирования Agoda, фамилию гостя, даты заезда и выезда, а также дату бронирования. Включите подтвержденные, ожидающие, неназначенные, измененные, отмененные, архивные и дублирующие записи. Если вы управляете несколькими объектами, убедитесь, что бронирование не попало в другую гостиницу.

Если неполная запись уже содержит тот же номер бронирования Agoda, сохраните ее и обратитесь в поддержку. Вторая запись может дважды уменьшить доступность или привести к отправке противоречивых сообщений гостю.

3. Защитите номер от повторной продажи одним способом

Если бронирование подтверждено, но система управления отелем по-прежнему показывает номер в продаже, защитите доступность, прежде чем продолжать, особенно если заезд состоится сегодня или на нужную дату почти все номера распроданы.

Используйте один утвержденный способ: установите одну документально зафиксированную временную блокировку нужного номера или создайте одно явно помеченное ручное бронирование в системе управления отелем, если этого требуют правила гостиницы. В точности скопируйте даты проживания, номер, тарифный план, количество гостей, цену, инструкции по оплате и условия отмены. Добавьте номер бронирования Agoda и отметьте запись для сверки.

Не блокируйте один и тот же номер отдельно в Agoda, менеджере каналов и системе управления отелем. Назначьте одного сотрудника, который снимет временную блокировку или объединит записи, когда появится бронирование из подключенного канала.

Инструмент channel manager для отеля помогает объединить входящие бронирования Agoda и доступность номеров в одном рабочем процессе.

4. Проверьте подключение номера и тарифного плана

Бронирование Agoda из подключенного канала обычно поступает через подключение объекта к каналу в систему управления отелем. Сотрудникам гостиницы не нужно разбираться, каким образом системы передают сообщение.

Вместо этого сравните забронированный тип номера Agoda с номером в системе управления отелем, которому должно соответствовать бронирование. Затем сравните тарифный план по полям, влияющим на проживание: вариант питания, правила отмены, количество гостей, способ оплаты и итоговая цена.

Проверьте недавние изменения в работе. Номер или тарифный план могли переименовать, скопировать, заменить, деактивировать или подключить к другому продукту системы управления отелем. Похожие названия не доказывают, что связаны нужные продукты.

Проверьте все видимые предупреждения в системе управления отелем или менеджере каналов. Не меняйте несколько подключений, пытаясь передать одно бронирование: масштабное изменение может затронуть будущие бронирования и доступность.

5. Запросите однократное восстановление

Создайте одно обращение в службу поддержки команды, отвечающей за этап, на котором возникла проблема. Если бронирование отсутствует на портале Agoda Partner Portal после проверки объекта и параметров поиска, используйте раздел Need Help на портале Partner Portal. Если Agoda подтверждает бронирование, но его нет в системе управления отелем, сначала обратитесь к провайдеру менеджера каналов или системы управления отелем.

Передайте все сведения в одном обращении:

• Название объекта, номер бронирования Agoda, имя гостя и даты проживания
• Статус на Partner Portal и время последнего обновления бронирования с указанием часового пояса
• Названия номера и тарифного плана Agoda и соответствующих им продуктов в системе управления отелем
• Скриншоты подтвержденного бронирования, результатов поиска в системе управления отелем и всех видимых предупреждений
• Сведения обо всех уже созданных временных блокировках номера или ручных записях

Уточните, можно ли безопасно восстановить исходное бронирование или гостинице следует сохранить временную ручную запись. Поручите одному провайдеру выполнить одно действие по восстановлению. Не просите несколько команд одновременно повторно отправлять или заново создавать бронирование.

6. Проверьте результат перед закрытием обращения

Когда бронирование появится, сравните его с данными Agoda Partner Portal. Убедитесь, что в системе управления отелем существует только одно пригодное для работы бронирование и что номер бронирования Agoda, гость, даты, номер, тарифный план, количество гостей, цена, инструкции по оплате и статус указаны правильно.

Проверьте, что доступность уменьшилась один раз. Проведите сверку временной блокировки или ручной записи, сохранив назначение номера, депозиты, заметки и задачи стойки регистрации. Инцидент считается закрытым только тогда, когда последующее изменение или отмена могут обновить то же бронирование в системе управления отелем.

Следует ли стойке регистрации немедленно создавать бронирование Agoda вручную?

Нет. Сначала подтвердите бронирование, выполните поиск по всей системе управления отелем и защитите доступность. Создавайте ручную запись только тогда, когда проживание подтверждено, размещение гостя или доступность номера находятся под непосредственной угрозой и правила гостиницы разрешают это.

Может ли отсутствующее бронирование Agoda стать причиной овербукинга?

Да. Agoda может показывать номер как проданный, в то время как система управления отелем и другие подключенные каналы по-прежнему показывают его доступным. Используйте один способ временной защиты и проведите сверку после восстановления.

Почему бронирование может отсутствовать только в списке заездов?

Оно может относиться к другой дате, объекту, статусу, назначению номера, фильтру источника или области прав доступа. Прежде чем создавать еще одно обращение, выполните поиск по всей системе управления отелем.

Что подтверждает, что проблема решена?

Одно бронирование в системе управления отелем соответствует данным Partner Portal, доступность изменилась один раз, временные меры сверены, а будущие изменения остаются связанными с тем же бронированием.

Информация для технической поддержки

Технической поддержке может потребоваться проверить покрытие Request API или запросов на получение данных, ID сообщения и ответ о доставке, а также отклоненные записи или записи в карантинной очереди. Сотрудникам гостиницы достаточно предоставить номер бронирования Agoda, время бронирования и проживания с указанием часового пояса, названия номера и тарифного плана, скриншоты и точный текст видимой ошибки; интерпретировать записи интеграции и выбирать способ восстановления должен провайдер.