1. Коммерческая выписка, зачёт комиссии и налоговый счёт поставщика не обязательно являются одним и тем же документом.
2. Сопоставьте вознаграждение Agoda с соответствующим бронированием и договором, прежде чем проверять итоговую сумму за период.
3. Возврат средств гостю сам по себе не подтверждает сторнирование комиссии Agoda или связанной с ней суммы налога.
Аудит счетов на комиссию Agoda следует начинать до того, как финансовый отдел отразит счёт в учёте или запланирует платёж. Какой именно документ получила гостиница, за какой период он составлен и не была ли эта сумма уже удержана при других расчётах?
Термин «счёт на комиссию» часто используют в широком смысле, однако для аудита необходимо установить фактическое название документа. Agoda может предоставлять коммерческую выписку (Commercial Statement) или сведения о вознаграждении по отдельным бронированиям. Эти документы служат основанием для проверки, но без подтверждения их нельзя считать налоговыми счетами поставщика.
Установите вид документа, юридическое лицо и период
Зафиксируйте объект размещения, соответствующее юридическое лицо, название или номер документа, валюту, дату выдачи, охватываемый период и принцип включения бронирований. Проверьте, является ли документ выпиской, счётом, корректировкой или налоговым документом.
В коммерческих выписках Agoda бронирования отбираются по датам заезда, которые не обязательно совпадают с месяцем признания выручки гостиницы или месяцем поступления выплаты на банковский счёт. При формировании списка для сверки придерживайтесь указанного в документе периода. Последующие корректировки отмен и незаездов могут появиться в следующем расчётном цикле.
Коммерческие выписки направляются контактным лицам объекта размещения, а не хранятся на партнёрском портале. Сохраняйте исходное письмо для финансового отдела и вложение; если документ отсутствует, запросите копию через установленный канал поддержки Agoda. Не скачивайте не относящийся к нему счёт за маркетинговые услуги в качестве замены.
Проверьте, не была ли сумма уже зачтена
При модели взаимозачёта Agoda Property Collect гость платит гостинице, а вознаграждение Agoda удерживается из сумм по предоплаченным бронированиям, причитающихся объекту размещения. Это отличается от стандартного процесса отдельной оплаты счёта.
Поэтому коммерческая выписка сама по себе не является указанием повторно перечислить указанную комиссию. Прежде чем планировать платёж, проследите уже произведённое удержание или проверьте утверждённые инструкции по расчётам.
Отделяйте этот аудит от выяснения состава банковской выплаты. Здесь требуется установить полноту и правильность документов, подтверждающих комиссию, а не причину расхождения между отдельным поступлением и общей суммой оплаты гостя.
Если список финансового отдела расходится с историей бронирований, используйте аналитику для отелей и экспорт данных для определения источника бронирования, сведений о проживании и учтённых сумм. Smart Order позволяет использовать эти операционные данные при проверке, чтобы сотрудники могли найти проживание, к которому относится строка комиссии. При этом фактическое начисление со стороны канала по-прежнему определяется договором с Agoda и исходным документом.
Найдите проживание, к которому относится строка комиссии
Проверьте источник бронирования и учтённые суммы, прежде чем отражать расходы на канал продаж, оспаривать расхождение или оплачивать сумму, уже погашенную взаимозачётом.
Проверьте комиссию Agoda по каждому бронированию
Начните с действующего для объекта размещения договора, а не со ставки, взятой у другой гостиницы. Вознаграждение может рассчитываться как процент от установленной базовой суммы продажи или как наценка к загруженному тарифу. Эти способы расчёта не взаимозаменяемы.
На партнёрском портале Agoda сведения о договоре доступны в разделе «Финансы», затем «Вознаграждение по договору». Для Agoda Collect откройте «Бронирования», затем «Список бронирований», выберите нужное бронирование и перейдите в «Оплата и цены», затем «Детализация цены». Для Property Collect используйте раздел «Финансы», затем «Все транзакции» и сопоставьте номер операции с идентификатором бронирования. Названия пунктов меню могут различаться в зависимости от учётной записи.
Выполняйте проверку в следующем порядке, не изменяя исходные документы:
- Сопоставьте идентификационные данные бронирования. Проверьте объект размещения, номер бронирования Agoda, даты, валюту и модель приёма оплаты. Одной фамилии гостя недостаточно.
- Подтвердите применимые условия договора. Проверьте способ расчёта вознаграждения и все согласованные программы, влияющие на бронирование. Не предполагайте, что текущая стандартная процентная ставка объясняет старую операцию.
- Проверьте базу расчёта. Определите сумму, к которой применяется процент или наценка, с учётом предусмотренного договором порядка включения налогов и сборов.
- Проверьте итог по бронированию. Сопоставьте состоявшееся проживание, изменение, отмену, незаезд или освобождение от оплаты с документально подтверждённым результатом расчёта вознаграждения.
- Найдите связанные корректировки. Свяжите каждую корректировку с исходной строкой и периодом, в котором она отражена. Отделяйте подтверждённые корректировки от ожидаемых.
- Проверьте полноту в обоих направлениях. Сопоставьте каждую строку документа с бронированием, затем проверьте соответствующие бронирования на наличие пропущенных начислений или корректировок.
Только после этого суммируйте подтверждённые строки отдельно по каждой валюте. Итоговая сумма может выглядеть правильной, даже если одно бронирование пропущено, а другое учтено дважды.
Отделяйте возврат средств гостю от корректировки комиссии
Рассмотрим условное бронирование с согласованной базой для начисления комиссии в размере 400 долларов США и вознаграждением 15%, то есть 60 долларов США. Эти цифры иллюстрируют договор с процентным вознаграждением и не являются общей ставкой Agoda.
Предположим, позднее бронирование скорректировали и Agoda подтвердила новую базу для начисления комиссии в размере 300 долларов США при той же процентной ставке. Подтверждённое вознаграждение составит 45 долларов США. Если первоначальные 60 долларов США уже были отражены в учёте, подтверждённое уменьшение на 15 долларов США объясняет расхождение.
Сам по себе возврат гостю 100 долларов США не подтверждает такой результат. Сначала убедитесь, что возврат изменил сумму, облагаемую комиссией по условиям договора, и что корректировка была принята. Возврат в качестве жеста доброй воли, частичная отмена и освобождение от сбора могут иметь разные последствия.
Если корректировка на 15 долларов США ожидается, но ещё не отражена, зафиксируйте её как ожидаемую корректировку, а не создавайте неподтверждённую кредит-ноту. Когда она появится в последующем документе или финансовой записи, сопоставьте её с исходным бронированием и однократно закройте ожидающую позицию.
Проверьте историю бронирования в разделе «Стойка регистрации» для уточнения фактических договорённостей с гостем и платёжные записи гостиницы для проверки возвратов, выполненных гостиницей. Возврат гостю, корректировка вознаграждения Agoda и банковский расчёт остаются отдельными событиями, даже если относятся к одному проживанию.
Проверяйте налоговые подтверждения, не полагаясь только на выписку
Налог со стороны поставщика требует отдельной проверки
Установите, указан ли налог поставщика, кто выдал документ, какие реквизиты получателя и регистрационные сведения приведены, каковы налогооблагаемая сумма и валюта, а также ссылка на подтверждающую корректировку, если применимо.
Не делайте вывод об отсутствии налоговых обязательств, освобождении от налога или праве на налоговый вычет лишь потому, что в выписке нет строки налога. Бухгалтер гостиницы должен определить порядок учёта и необходимые подтверждения для соответствующего юридического лица и юрисдикции, включая налоги, которые гостиница обязана самостоятельно исчислить либо удержать и перечислить.
Если документ не является надлежащим подтверждением для предполагаемой налоговой записи, отметьте отсутствие необходимых доказательств и запросите соответствующие разъяснения. Не редактируйте вложение Agoda и не составляйте счёт поставщика от её имени.
Счёт гостю за проживание — отдельный документ
Счёт гостиницы гостю относится к услугам проживания, а документ о вознаграждении Agoda — к услугам по продаже размещения. Чистая выплата после удержания комиссии не становится автоматически стоимостью проживания для гостя.
Используйте применимую сумму продажи гостю и соблюдайте местные требования к оформлению документов. Не передавайте гостю конфиденциальные сведения гостиницы о расходах на поставщика вместо его счёта за проживание.
Корректировка может потребовать отдельной налоговой проверки
Корректировка комиссии не урегулирует автоматически все связанные налоговые записи. Свяжите исходный документ с принятой корректировкой, после чего финансовый отдел определит надлежащий период и порядок отражения в учёте.
Сохраняйте первоначальные подтверждающие документы и поясняйте последующие изменения. Не датируйте документ поставщика задним числом, чтобы искусственно устранить расхождения в уже закрытом периоде.
Утвердите подтверждённую сумму и чёткий перечень расхождений
Утвердите сверенную совокупность бронирований и суммы, отдельно перечислив отсутствующие документы, ошибочно указанные бронирования, необъяснённую базу расчёта, ожидаемые корректировки и нерешённые вопросы по налоговым подтверждениям.
Если расхождение возникло на стороне Agoda, предоставьте идентификаторы объекта размещения и бронирования, номер документа и период, договорное основание расчёта, ожидаемую и учтённую суммы, валюту и подтверждения изменения или корректировки. Поясните конкретную оспариваемую строку, а не просите поддержку разбираться во всём бухгалтерском регистре гостиницы.
Перед оплатой или закрытием расчётов проверьте, какие суммы уже были зачтены или погашены. Прежде чем применять определённый налоговый порядок, проверьте документ и местные требования. Аудит завершён, когда у каждой суммы есть подтверждающий источник, а у каждого оставшегося расхождения — ответственный, а не когда все файлы переименованы в «счёт».
