Сверка расчётов Expedia Collect: незаезды, отмены и учёт в отеле

Сверка расчётов Expedia Collect усложняется, когда гость не приезжает, отменяет бронирование в последний момент или получает одобренный возврат. В учётных записях отеля может сохраняться первоначальная сумма бронирования, хотя сумма к выплате со стороны Expedia уже изменилась.

В рамках Expedia Collect платформа Expedia принимает от путешественника оплату бронирования в предусмотренном объёме и перечисляет средства объекту размещения на согласованных условиях. Этот порядок сверки предназначен для изменённых бронирований и несостоявшихся проживаний. Начните с окончательного результата бронирования, затем определите сумму, причитающуюся отелю, и проследите движение средств.

Сформируйте окончательную запись по Expedia Collect

Откройте актуальное бронирование в Partner Central и в системе управления отелем. Сопоставьте объект размещения, идентификатор бронирования Expedia, номер бронирования в отеле, даты, номер и валюту. Сохраните первоначальные данные бронирования вместе с его последним подтверждённым результатом.

Разделяйте четыре показателя: первоначальную стоимость бронирования, окончательную сумму штрафа или стоимость проживания, сумму, которую Expedia предписывает отелю списать или получить, и фактически полученные средства. Эти показатели отвечают на разные вопросы. Уведомление об отмене меняет статус проживания, но само по себе не подтверждает проведение возврата или платежа.

Проверьте инструкции по расчётам для этого бронирования. Обновлённая модель Expedia Collect может показывать полную сумму бронирования для путешественника, даже если сумма расчёта с объектом размещения отличается. Не считайте итоговую сумму, импортированную в систему управления отелем, универсальной суммой выплаты после удержаний и не вычитайте комиссию повторно лишь потому, что первоначальная запись выглядит как сумма до удержаний.

Для изменённого бронирования кратко опишите причину расхождения. Запись «Три ночи заменены одной, плата за две ночи отменена, уточнённая выплата ожидает подтверждения» полезнее, чем «Расхождение с Expedia». Укажите, кто одобрил изменение и подтвердила ли Expedia тот же финансовый результат.

Сверьте незаезд или отмену с решением по штрафу

Гость не приехал

Прежде чем фиксировать незаезд, подтвердите отсутствие гостя у сотрудников стойки регистрации. Проверьте сообщения о позднем прибытии, подтверждения самостоятельного заезда и согласованные изменения дат. Если забронировано несколько номеров, определите, какие из них фактически не использовались.

Укажите фактический результат через доступную для бронирования процедуру в Partner Central и сохраните подтверждение. Проверьте варианты действий и крайний срок, указанные именно для этого бронирования; не применяйте сроки уведомления другого канала. Если нужное действие недоступно, оперативно обратитесь за помощью, указав номер бронирования.

Затем установите, сохраняется ли штраф, уменьшается или отменяется в соответствии с условиями бронирования и согласованными исключениями. Не обнуляйте автоматически весь остаток к оплате, удаляя гостя из списка заездов. При этом не сохраняйте полную стоимость проживания как подлежащий получению доход от номера только потому, что такой была первоначальная сумма.

Гость отменил бронирование

Сопоставьте время отмены с условиями, действовавшими при оформлении бронирования. Подтвердите, сохраняется ли штраф и было ли согласовано исключение. Сохраните подтверждающие материалы, если подтверждённые условия и отображаемая окончательная сумма расходятся.

Просьба гостя о бесплатной отмене ещё не означает одобренную отмену штрафа. Решение руководителя также должно быть отражено в итоговых данных платформы, прежде чем бухгалтерия сможет на него опираться. Храните принятое решение вместе с подтверждением его передачи на платформу.

Если стойка регистрации обновляет систему управления отелем, а бухгалтерия продолжает использовать первоначальную стоимость проживания, ожидаемая сумма поступлений отелю будет неверной. Smart Order сохраняет бронирование из канала в рабочем пространстве стойки регистрации, где сотрудники могут быстро проверить актуальные данные и сохранить подтверждённое решение по штрафу. Бухгалтерия сможет сверить пересмотренный остаток по той же записи, сократив время на уточнения.

Проследите пересмотренный платёж и все возвраты

После подтверждения результата снова откройте сведения о платеже или перечислении средств. Установите актуальную сумму, которую объект размещения вправе списать, уже полученную сумму и необходимость возврата или корректировки со стороны отеля по требованиям Expedia. Не списывайте прежнюю сумму с виртуальной карты только потому, что она осталась сохранённой в системе управления отелем.

Если средства не поступали и окончательная сумма, причитающаяся отелю, равна нулю, убедитесь, что в учёте отеля больше нет непогашенной задолженности Expedia. Если штраф сохраняется, зафиксируйте его как отдельную подтверждённую сумму и следуйте актуальным платёжным инструкциям. Неиспользованный номер не обязательно означает нулевой финансовый результат.

Средства были получены до изменения бронирования

Сопоставьте успешную транзакцию с бронированием, затем сравните её сумму с пересмотренной суммой, причитающейся отелю. Определите сумму возврата или зачёта по утверждённой процедуре. Не удаляйте первоначальный платёж ради корректного отображения на экране: бухгалтерии нужны сведения и о поступлении, и о корректировке.

Например, отель получил 300 EUR, после чего одобренная отмена сократила причитающуюся ему сумму до 90 EUR. Разница в 210 EUR требует документально подтверждённого возврата или корректировки. Она не должна исчезать вследствие изменения идентификатора первоначального платежа.

Возврат гостю одобрен

Определите, кто принял соответствующий платёж гостя и кто должен выполнить возврат. Если оплату номера получила Expedia, оформляйте запрос через применимую процедуру работы с бронированием Expedia. Не возвращайте деньги гостю отдельно, если средства также возвращаются в рамках расчётов с Expedia.

Учитывайте отдельно платежи за услуги на месте. Если отель напрямую получил оплату парковки, возврат относится к транзакции на стороне отеля. Поэтому возврат за номер и возврат за парковку могут иметь разные идентификаторы и даты завершения.

Ожидается последующая корректировка

Зафиксируйте номер обращения, сумму, валюту и ожидаемый способ корректировки. Когда корректировка появится, перед её отражением в учёте сопоставьте её с исходной спорной ситуацией. Корректировка в более поздней выписке не должна превращаться в повторный расход или новое необъяснённое удержание.

Если отель использует интегрированный учёт платежей, сохраняйте результаты связанных операций по получению и возврату средств. Для платежей, обработанных вне системы управления отелем, храните идентификаторы внешних транзакций вместе с материалами сверки. Одобрение операции и её выполнение должны чётко различаться.

Обновите учётные записи отеля без двойного учёта

Сверяйте каждую нестандартную ситуацию в едином порядке. Цель — получить итоговое состояние расчётов с прослеживаемой историей, а не одинаковые суммы на всех экранах.

1. Подтвердите окончательный статус проживания и согласованное для этого бронирования решение о штрафе или его отмене.
2. Проверьте актуальную сумму к выплате отелю и отдельно оплачиваемые услуги на месте.
3. Сопоставьте успешные поступления отелю по идентификаторам транзакций или выплат.
4. Зафиксируйте одобренные возвраты гостям, возвраты средств Expedia и корректировки Expedia с отдельными подтверждениями выполнения.
5. Исправьте остаток и классификацию доходов в системе управления отелем в соответствии с утверждённой бухгалтерской процедурой отеля.
6. Сверьте зачисление средств в банке, а для каждого неурегулированного пункта укажите ответственного и дату проверки.

В соответствии с учётной политикой отеля разграничивайте фактические ночи проживания, штрафы за отмену или незаезд, налоги, комиссии, расходы на обработку платежей и денежные средства. Удержанный штраф за неиспользованный номер не должен увеличивать число занятых номеро-ночей. Расчёты по бронированию можно завершить, не отражая его как фактическое проживание.

Аналогично, возвращение номера в доступный фонд и возврат платежа — отдельные результаты. После обновления бронирования проверьте оставшиеся даты и количество номеров. Корректная финансовая запись ещё не подтверждает, что нужные ночи снова доступны для продажи.

Используйте отчёты и аналитику для сравнения стоимости бронирований, штрафов и поступлений по данным отеля. Рассматривайте расхождения в расчётах отдельно от суммы, уплаченной гостем. Сохраняйте доступ к первоначальному бронированию и истории корректировок, не заменяя всё одной итоговой суммой без объяснения.

Закрывайте расхождения на основании подтверждений, а не только совпадающих сумм

В Expedia указана отмена, а в системе управления отелем по-прежнему отражено проживание

Прежде чем исправлять запись отеля, проверьте идентификатор бронирования и последнее обновление. Сохраните любой штраф, который по-прежнему подлежит оплате. Исключайте ошибочно учтённые ночи проживания только в рамках соответствующих операционных и бухгалтерских процедур.

В системе управления отелем указан возврат, но его выполнение не подтверждено

Найдите идентификатор фактического возврата или корректировки. Заметка в бронировании или одобрение руководителя не подтверждают движение денег. Назначьте ответственного за незавершённое действие и не оформляйте повторный возврат, пока не выяснен статус первого запроса.

Ожидаемая выплата по-прежнему рассчитана по первоначальной сумме

Сравните последнее решение по штрафу с актуальными инструкциями по перечислению средств. Выясните, ожидается ли обновление платформы, устарела ли запись отеля или сумма действительно оспаривается. Не скрывайте расхождение, изменяя доход исключительно ради совпадения с банковским поступлением.

Поступление на банковский счёт меньше суммы списания с карты

Проверьте комиссии за обработку платежей, состав пакета транзакций и сроки зачисления. Успешное списание 90 EUR и чистое поступление на банковский счёт 88,20 EUR могут объясняться отдельно подтверждённой комиссией 1,80 EUR. Это отличается от уменьшения Expedia согласованной суммы, причитающейся отелю.

Перед закрытием убедитесь, что запись понятна человеку, который не занимался этим случаем. Она должна объяснять окончательный статус, сохранённый или отменённый штраф, поступление отелю, возврат или корректировку и состояние расчётов по банковскому счёту. Если один из этапов не завершён, зафиксируйте следующее действие, а не отмечайте всё бронирование как завершённое.

Часто задаваемые вопросы

Всегда ли отмена бронирования Expedia Collect означает отсутствие выплаты отелю?

Нет. При отмене штраф может сохраняться или быть полностью отменён. Проверьте условия бронирования, согласованное исключение и актуальные платёжные инструкции.

Должен ли отель напрямую возвращать гостю оплату номера, полученную Expedia?

Для оплаты номера, полученной Expedia, используйте применимую процедуру возврата Expedia. Отдельно обрабатывайте платежи за услуги на месте, полученные отелем, и избегайте повторных возвратов.

Приравнивается ли штраф за незаезд к доходу от номера при фактическом проживании?

В соответствии с учётной политикой отеля учитывайте классификацию штрафа и занятые номеро-ночи раздельно. Удержанный штраф не означает, что гость проживал в отеле.

Почему итоговая сумма в системе управления отелем отличается от суммы к выплате со стороны Expedia?

Проверьте схему расчётов, одобренные изменения, удержания и отдельные начисления. Обновлённая модель Expedia Collect может показывать полную сумму для путешественника, тогда как расчёт выполняется согласно инструкциям по перечислению средств.

Какие подтверждения нужны бухгалтерии для закрытия отменённого бронирования?

Подтверждённый результат бронирования, решение по штрафу, пересмотренные платёжные инструкции, проверенные поступления и корректировки, а также сверенное банковское зачисление либо назначенный ответственный за его сверку. Одного статуса отмены недостаточно.