1. ยืนยันการจองภายใต้ที่พักที่ถูกต้องใน Agoda Partner Portal
2. เตรียมการเข้าพักของแขกตามรายละเอียดการจองที่ยืนยันแล้ว
3. กั๊กห้องพักเพียงครั้งเดียวหากระบบ PMS โรงแรมยังแสดงว่าห้องว่าง
4. ตรวจสอบประเภทห้องพัก แผนราคาที่ควรเชื่อมต่อ และคำเตือนการเชื่อมต่อที่แสดงอยู่
5. ขอให้ผู้ให้บริการที่รับผิดชอบกู้คืนการจองเดิมเพียงครั้งเดียว
เมื่อเกิดเหตุการณ์ ระบบ PMS โรงแรมไม่ได้รับการจองจาก Agoda ให้เริ่มจากแขกและห้องพักก่อนการเชื่อมต่อทางเทคนิค หาก Agoda Partner Portal แสดงว่าการจองได้รับการยืนยันแล้ว ให้ถือว่าการเข้าพักนั้นมีผลในระหว่างที่ทีมตรวจสอบระบบ PMS โรงแรม
อย่าขอให้แขกจองใหม่ ยกเลิกการจอง Agoda หรือปล่อยให้หลายคนสร้างบันทึกทดแทน ให้ทำตามการตรวจสอบสำหรับโรงแรมทั้งห้าข้อด้านล่างตามลำดับ
1. ยืนยันการจองใน Agoda Partner Portal
เข้าสู่ระบบ Agoda Partner Portal, เลือกที่พักที่ถูกต้องจาก Listings, แล้วเปิด Bookings > Reservations ค้นหาด้วยหมายเลขการจอง Agoda หากจำเป็น ให้ขยายช่วงวันที่และค้นหาด้วยชื่อแขก วันที่เช็คอิน วันที่เช็คเอาต์ และวันที่ทำการจองด้วย
เปิดการจองและยืนยันข้อมูลต่อไปนี้:
- ที่พัก หมายเลขการจอง Agoda และสถานะปัจจุบัน
- วันที่เช็คอินและเช็คเอาต์ ประเภทห้องพัก แผนราคา และจำนวนผู้เข้าพัก
- ราคาสุทธิ คำแนะนำการชำระเงิน นโยบายการยกเลิก และตัวเลือกมื้ออาหาร
- การแก้ไขล่าสุดและคำขอสำคัญของแขก
ตรวจสอบใบยืนยันการจองในอีเมลการจองที่ลงทะเบียนไว้ของที่พักด้วย ชื่อเมนูอาจเปลี่ยนแปลงได้ ดังนั้นหากหน้าจอแตกต่างเล็กน้อย ให้ใช้ฟังก์ชันค้นหาการจองที่แสดงในบัญชีของคุณ
หากไม่พบการจอง ให้ตรวจสอบที่พักและวันที่อีกครั้ง อย่าสร้างการจองจากภาพหน้าจอของแขกเพียงอย่างเดียว หาก Partner Portal ยืนยันการจองแล้ว ให้บันทึกรายละเอียดและดำเนินการต่อ
2. เตรียมการเข้าพักของแขก
การจองที่ยืนยันแล้วต้องมีแผนปฏิบัติงานแม้ว่าจะไม่มีบันทึกในระบบ PMS โรงแรม ตรวจสอบว่าแขกจะมาถึงวันนี้หรือไม่ ห้องนี้เป็นห้องว่างสุดท้ายหรือไม่ และฝ่ายงานแม่บ้าน หรือ แผนกต้อนรับ ต้องได้รับคำสั่งทันทีหรือไม่
ใช้รายละเอียดที่ยืนยันแล้วใน Partner Portal เพื่อเตรียมห้องพักที่ถูกต้องและปฏิบัติตามจำนวนผู้เข้าพัก ตัวเลือกมื้ออาหาร เงื่อนไขการยกเลิก และวิธีการชำระเงินที่จองไว้ อย่าขอให้แขกชำระเงินอีกหากการจองระบุว่า Agoda เก็บเงินแล้ว เก็บข้อมูลการชำระเงินไว้ในระบบที่ปลอดภัยและได้รับอนุมัติ ไม่ใช่ในบันทึกหรือข้อความทั่วไป
ค้นหาในระบบ PMS โรงแรมทั้งหมดก่อนสร้างสิ่งใด ใช้หมายเลขการจอง Agoda นามสกุลแขก วันที่มาถึงและออกเดินทาง และวันที่ทำการจอง รวมบันทึกที่ยืนยันแล้ว รอดำเนินการ ยังไม่ระบุห้อง แก้ไขแล้ว ยกเลิกแล้ว เก็บถาวร และซ้ำซ้อน หากคุณดูแลหลายที่พัก ให้ตรวจสอบว่าการจองไม่ได้ถูกบันทึกไว้ภายใต้โรงแรมอื่น
หากบันทึกที่ไม่สมบูรณ์มีหมายเลขการจอง Agoda เดียวกันอยู่แล้ว ให้เก็บรักษาบันทึกนั้นและติดต่อฝ่ายสนับสนุน บันทึกที่สองอาจลดคลังห้องพักสองครั้งหรือส่งข้อความถึงแขกที่ขัดแย้งกัน
3. กั๊กห้องพักเพียงครั้งเดียว
หากการจองได้รับการยืนยันแล้วแต่ระบบ PMS โรงแรมยังแสดงว่าห้องพร้อมขาย ให้ปกป้องคลังห้องพักก่อนดำเนินการต่อ โดยเฉพาะเมื่อแขกมาถึงในวันเดียวกันหรือเป็นวันที่ห้องพักใกล้เต็ม
ใช้วิธีที่ได้รับอนุมัติเพียงวิธีเดียว: กั๊กห้องพักที่ถูกต้องชั่วคราวหนึ่งรายการพร้อมบันทึกไว้ หรือสร้างการจองในระบบ PMS โรงแรมด้วยตนเองหนึ่งรายการพร้อมระบุให้ชัดเจนหากนโยบายโรงแรมกำหนด คัดลอกวันที่เข้าพัก ห้องพัก แผนราคา จำนวนผู้เข้าพัก ราคา คำแนะนำการชำระเงิน และเงื่อนไขการยกเลิกให้ตรงกันทุกประการ เพิ่มหมายเลขการจอง Agoda และทำเครื่องหมายบันทึกเพื่อรอการกระทบยอด
อย่าบล็อกห้องเดียวกันแยกกันใน Agoda ผู้จัดการช่องทาง และระบบ PMS โรงแรม มอบหมายให้พนักงานหนึ่งคนยกเลิกหรือรวมรายการควบคุมชั่วคราวเมื่อการจองจากการเชื่อมต่อปรากฏขึ้น
ระบบ channel manager โรงแรม ช่วยให้การจองที่เข้ามาจาก Agoda และความพร้อมใช้งานของห้องพักอยู่ในกระบวนการปฏิบัติงานเดียวกัน
จัดการการจอง Agoda และคลังห้องพักไว้ด้วยกัน
จัดการการจองจากการเชื่อมต่อและความพร้อมใช้งานของห้องพักด้วย Smart Order พร้อมแผนฟรีสำหรับเริ่มต้นใช้งาน
4. ตรวจสอบการเชื่อมต่อห้องพักและแผนราคา
โดยปกติการจอง Agoda ที่เชื่อมต่อแล้วจะผ่านการเชื่อมต่อช่องทางของที่พักเข้าสู่ ระบบ PMS โรงแรม พนักงานโรงแรมไม่จำเป็นต้องระบุว่าระบบต่างๆ แลกเปลี่ยนข้อความกันอย่างไร
ให้เปรียบเทียบประเภทห้องพักที่จองผ่าน Agoda กับห้องพักในระบบ PMS โรงแรมที่ควรรับการจองแทน จากนั้นเปรียบเทียบแผนราคาโดยใช้ฟิลด์ที่มีผลต่อการเข้าพัก ได้แก่ ตัวเลือกมื้ออาหาร นโยบายการยกเลิก จำนวนผู้เข้าพัก วิธีการชำระเงิน และราคาสุทธิ
ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงการปฏิบัติงานล่าสุด ห้องพักหรือแผนราคาอาจถูกเปลี่ยนชื่อ คัดลอก แทนที่ ปิดใช้งาน หรือเชื่อมต่อกับผลิตภัณฑ์อื่นในระบบ PMS โรงแรม ชื่อที่คล้ายกันไม่ได้พิสูจน์ว่าผลิตภัณฑ์ที่ถูกต้องเชื่อมโยงกันอยู่
ตรวจสอบคำเตือนที่แสดงในระบบ PMS โรงแรมหรือผู้จัดการช่องทาง อย่าเปลี่ยนการเชื่อมต่อหลายรายการเพื่อบังคับให้การจองหนึ่งรายการผ่านเข้าไป การเปลี่ยนแปลงในวงกว้างอาจส่งผลต่อการจองในอนาคตและคลังห้องพัก
5. ขอให้กู้คืนเพียงครั้งเดียว
เปิดเคสสนับสนุนหนึ่งเคสกับทีมที่รับผิดชอบขั้นตอนที่ขาดหายไป หากไม่พบการจองใน Agoda Partner Portal หลังจากยืนยันที่พักและรายละเอียดการค้นหาแล้ว ให้ใช้ Need Help ใน Partner Portal หาก Agoda ยืนยันการจองแล้วแต่ไม่พบในระบบ PMS โรงแรม ให้ติดต่อผู้ให้บริการผู้จัดการช่องทางหรือระบบ PMS โรงแรมก่อน
ให้ข้อมูลเคสที่ครบถ้วนเพียงชุดเดียว:
- ชื่อที่พัก หมายเลขการจอง Agoda ชื่อแขก และวันที่เข้าพัก
- สถานะใน Partner Portal และเวลาที่อัปเดตการจองล่าสุด รวมถึงโซนเวลา
- ชื่อห้องพักและแผนราคาของ Agoda และผลิตภัณฑ์ในระบบ PMS โรงแรมที่ควรเชื่อมต่อกัน
- ภาพหน้าจอการจองที่ยืนยันแล้ว ผลการค้นหาในระบบ PMS โรงแรม และคำเตือนที่แสดงอยู่
- รายการกั๊กห้องพักชั่วคราวหรือบันทึกที่สร้างด้วยตนเองไว้แล้ว
สอบถามว่าสามารถกู้คืนการจองเดิมอย่างปลอดภัยได้หรือไม่ หรือโรงแรมควรเก็บบันทึกชั่วคราวที่สร้างด้วยตนเองไว้ ให้ผู้ให้บริการหนึ่งรายดำเนินการกู้คืนหนึ่งครั้ง อย่าขอให้หลายทีมส่งซ้ำหรือสร้างการจองใหม่พร้อมกัน
6. ตรวจสอบผลการแก้ไขก่อนปิดเคส
เมื่อการจองปรากฏขึ้น ให้เปรียบเทียบกับ Agoda Partner Portal ยืนยันว่ามีการจองในระบบ PMS โรงแรมที่ใช้งานได้เพียงรายการเดียว และหมายเลขการจอง Agoda แขก วันที่ ห้องพัก แผนราคา จำนวนผู้เข้าพัก ราคา คำแนะนำการชำระเงิน และสถานะถูกต้อง
ตรวจสอบว่าจำนวนห้องว่างลดลงเพียงครั้งเดียว กระทบยอดรายการกั๊กห้องพักชั่วคราวหรือบันทึกที่สร้างด้วยตนเองโดยไม่สูญเสียการกำหนดห้องพัก เงินมัดจำ บันทึก หรืองานของแผนกต้อนรับ เหตุการณ์จะถือว่าปิดได้ก็ต่อเมื่อการแก้ไขหรือการยกเลิกในภายหลังสามารถอัปเดตการจองเดิมในระบบ PMS โรงแรมได้
แผนกต้อนรับควรสร้างการจอง Agoda ด้วยตนเองทันทีหรือไม่?
ไม่ควร ให้ยืนยันการจอง ค้นหาในระบบ PMS โรงแรมทั้งหมด และปกป้องคลังห้องพักก่อน สร้างบันทึกด้วยตนเองเฉพาะเมื่อยืนยันการเข้าพักแล้ว แขกหรือห้องพักมีความเสี่ยงเร่งด่วน และนโยบายโรงแรมอนุญาตเท่านั้น
การจอง Agoda ที่สูญหายอาจทำให้เกิดการจองเกินจำนวน (Overbooking) ได้หรือไม่?
ได้ Agoda อาจแสดงว่าห้องถูกขายแล้ว ในขณะที่ระบบ PMS โรงแรมและช่องทางอื่นที่เชื่อมต่อยังแสดงว่าห้องว่าง ใช้วิธีปกป้องชั่วคราวเพียงวิธีเดียวและกระทบยอดหลังการกู้คืน
เหตุใดจึงอาจไม่พบการจองเฉพาะในรายชื่อผู้ที่จะเช็คอิน?
การจองอาจอยู่ภายใต้วันที่ ที่พัก สถานะ การกำหนดห้อง ตัวกรองแหล่งที่มา หรือขอบเขตสิทธิ์อื่น ให้ค้นหาในระบบ PMS โรงแรมทั้งหมดก่อนเปิดเคสเพิ่ม
อะไรยืนยันได้ว่าปัญหาได้รับการแก้ไขแล้ว?
มีการจองในระบบ PMS โรงแรมหนึ่งรายการที่ตรงกับ Partner Portal จำนวนห้องว่างเปลี่ยนแปลงเพียงครั้งเดียว รายการควบคุมชั่วคราวได้รับการกระทบยอดแล้ว และการเปลี่ยนแปลงในอนาคตยังเชื่อมโยงกับการจองเดิม
ข้อมูลสำหรับฝ่ายสนับสนุนทางเทคนิค
ฝ่ายสนับสนุนทางเทคนิคอาจต้องตรวจสอบ Request API หรือความครอบคลุมในการดึงข้อมูล รหัสข้อความและการตอบกลับการจัดส่ง รวมถึงบันทึกที่ถูกปฏิเสธหรืออยู่ในคิวกักกัน พนักงานโรงแรมเพียงให้หมายเลขการจอง Agoda เวลาที่ทำการจองและเวลาเข้าพักพร้อมโซนเวลา ชื่อห้องพักและแผนราคา ภาพหน้าจอ และข้อความแจ้งข้อผิดพลาดที่แสดงตามจริง ผู้ให้บริการควรเป็นผู้ตีความบันทึกการเชื่อมต่อระบบและเลือกวิธีการกู้คืน
