การตรวจสอบใบแจ้งหนี้ค่าคอมมิชชัน Agoda: กระทบยอดการจอง การคืนเงิน และเอกสารภาษี

การตรวจสอบใบแจ้งหนี้ค่าคอมมิชชัน Agoda ควรเริ่มก่อนที่ฝ่ายการเงินจะบันทึกใบแจ้งหนี้หรือนัดหมายการชำระเงิน โรงแรมได้รับเอกสารประเภทใดจริง เอกสารครอบคลุมช่วงเวลาใด และยอดเรียกเก็บนั้นถูกหักจากรายการอื่นไปแล้วหรือไม่

คำว่า “ใบแจ้งหนี้ค่าคอมมิชชัน” มักใช้ในความหมายกว้าง แต่ในการตรวจสอบต้องยึดชื่อจริงของเอกสาร Agoda อาจจัดส่งใบสรุปรายการทางการค้า (Commercial Statement) หรือบันทึกค่าตอบแทนระดับการจอง เอกสารเหล่านี้ใช้ประกอบการตรวจสอบได้ แต่ไม่ควรเปลี่ยนชื่อเรียกเป็นใบกำกับภาษีจากผู้ให้บริการโดยไม่ได้ตรวจสอบก่อน

ระบุเอกสาร นิติบุคคล และรอบระยะเวลาให้ชัดเจน

บันทึกชื่อที่พัก นิติบุคคลที่เกี่ยวข้อง ชื่อหรือเลขอ้างอิงเอกสาร สกุลเงิน วันที่ออกเอกสาร ช่วงวันที่ครอบคลุม และเกณฑ์ที่ใช้คัดเลือกการจองเข้ารายการ ตรวจสอบว่าเอกสารนั้นเป็นใบสรุปรายการ ใบแจ้งหนี้ รายการปรับปรุง หรือเอกสารภาษี

สำหรับใบสรุปรายการทางการค้าของ Agoda ชุดการจองที่รวมอยู่ในเอกสารจะอิงวันที่เช็คอิน ไม่ได้ตรงกับเดือนที่โรงแรมรับรู้รายได้หรือเดือนที่ได้รับเงินโอนเข้าธนาคารโดยอัตโนมัติ ให้ใช้ช่วงเวลาที่ระบุในเอกสารเมื่อเลือกรายการมาเปรียบเทียบ การแก้ไขภายหลังจากการยกเลิกหรือการไม่มาเข้าพักอาจปรากฏในรอบถัดไป

ใบสรุปรายการทางการค้าจะส่งให้ผู้ติดต่อของที่พัก แทนการจัดเก็บไว้ในพอร์ทัลพันธมิตร เก็บอีเมลด้านการเงินและไฟล์แนบต้นฉบับไว้ หากสูญหายให้ขอสำเนาผ่านช่องทางช่วยเหลือของ Agoda ที่ได้รับอนุมัติ อย่าดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้ด้านการตลาดที่ไม่เกี่ยวข้องมาใช้แทน

ตรวจสอบว่ายอดนั้นถูกหักกลบไปแล้วหรือไม่

ภายใต้รูปแบบหักกลบยอด Property Collect ของ Agoda ผู้เข้าพักชำระเงินให้โรงแรม และค่าตอบแทนของ Agoda จะถูกหักจากยอดการจองแบบชำระล่วงหน้าที่ Agoda ต้องจ่ายให้ที่พัก กระบวนการนี้ไม่ใช่การชำระใบแจ้งหนี้แยกต่างหากตามปกติ

ดังนั้น ใบสรุปรายการทางการค้าเพียงอย่างเดียวจึงไม่ใช่คำสั่งให้โอนค่าคอมมิชชันตามรายการซ้ำอีกครั้ง ตรวจสอบรายการหักยอดที่เกิดขึ้นแล้วหรือคำสั่งชำระยอดที่ได้รับอนุมัติ ก่อนกำหนดการชำระเงินใด ๆ

แยกการตรวจสอบนี้ออกจากการอธิบายยอดเงินโอนเข้าธนาคาร ประเด็นที่ต้องตรวจสอบในที่นี้คือเอกสารประกอบค่าคอมมิชชันครบถ้วนและถูกต้องหรือไม่ ไม่ใช่เหตุผลที่ยอดเงินฝากรายการหนึ่งแตกต่างจากยอดรวมที่ผู้เข้าพักชำระ

เมื่อรายการของฝ่ายการเงินไม่ตรงกับประวัติการจอง ให้ใช้ ระบบวิเคราะห์ข้อมูลโรงแรมและการส่งออกข้อมูล เพื่อระบุแหล่งที่มาของการจอง การเข้าพัก และยอดเงินที่บันทึกไว้ Smart Order รวบรวมข้อมูลการดำเนินงานเหล่านี้มาใช้ในการตรวจสอบ ช่วยให้พนักงานค้นหาการเข้าพักที่เกี่ยวข้องกับรายการค่าคอมมิชชันได้สะดวก ส่วนยอดเรียกเก็บจริงของช่องทางยังต้องยึดข้อตกลงและเอกสารต้นทางของ Agoda

ตรวจสอบค่าคอมมิชชัน Agoda ในระดับการจอง

เริ่มจากข้อตกลงจริงของที่พัก ไม่ใช่อัตราที่คัดลอกมาจากโรงแรมอื่น ค่าตอบแทนอาจคำนวณเป็นเปอร์เซ็นต์ของยอดขายอ้างอิง หรือเป็นส่วนบวกเพิ่มจากราคาที่โหลดเข้าสู่ระบบ วิธีคำนวณทั้งสองแบบนี้ใช้แทนกันไม่ได้

ใน พอร์ทัลพันธมิตร Agoda ให้ไปที่การเงิน แล้วเลือกค่าตอบแทนตามสัญญาเพื่อดูรายละเอียดข้อตกลง สำหรับ Agoda Collect ให้เปิดเมนูการจอง รายการจอง เลือกการจองที่ต้องการ จากนั้นไปที่การชำระเงินและราคา แล้วดูรายละเอียดราคา สำหรับ Property Collect ให้ไปที่การเงิน ธุรกรรมทั้งหมด แล้วจับคู่เลขอ้างอิงกับรหัสการจอง ชื่อเมนูอาจแตกต่างกันตามบัญชี

ตรวจสอบตามลำดับต่อไปนี้โดยไม่แก้ไขเอกสารต้นฉบับ:

1. จับคู่ข้อมูลระบุการจองให้ตรงกัน ตรวจสอบที่พัก เลขอ้างอิงการจอง Agoda วันที่ สกุลเงิน และรูปแบบการเรียกเก็บเงิน การใช้นามสกุลผู้เข้าพักเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอ
2. ยืนยันข้อตกลงที่ใช้กับรายการนั้น ตรวจสอบวิธีคำนวณค่าตอบแทนและโปรแกรมที่ได้รับอนุมัติซึ่งมีผลต่อการจอง อย่าคิดว่าอัตราเปอร์เซ็นต์มาตรฐานในปัจจุบันใช้อธิบายธุรกรรมในอดีตได้
3. ตรวจสอบฐานการคำนวณ ระบุยอดเงินที่ใช้คำนวณเปอร์เซ็นต์หรือส่วนบวกเพิ่ม รวมถึงวิธีจัดการภาษีและค่าธรรมเนียมตามสัญญา
4. ตรวจสอบผลลัพธ์ของการจอง เปรียบเทียบการเข้าพักที่เสร็จสิ้น การแก้ไข การยกเลิก การไม่มาเข้าพัก หรือการยกเว้นค่าธรรมเนียม กับผลการคำนวณค่าตอบแทนที่มีหลักฐานรองรับ
5. ค้นหารายการแก้ไขที่เกี่ยวข้อง เชื่อมโยงรายการปรับปรุงแต่ละรายการกับรายการต้นฉบับและรอบที่รายการปรากฏ แยกรายการแก้ไขที่ยืนยันแล้วออกจากรายการที่คาดว่าจะได้รับ
6. ตรวจสอบความครบถ้วนทั้งสองทาง จับคู่ทุกรายการในเอกสารกับการจอง จากนั้นตรวจสอบการจองที่เกี่ยวข้องว่ามียอดเรียกเก็บหรือรายการแก้ไขใดตกหล่นหรือไม่

เมื่อทำขั้นตอนเหล่านี้แล้ว จึงรวมยอดรายการที่มีหลักฐานรองรับแยกตามสกุลเงิน ยอดรวมอาจดูถูกต้องทั้งที่มีการจองหนึ่งรายการตกหล่น และอีกรายการปรากฏซ้ำสองครั้ง

แยกการคืนเงินให้ผู้เข้าพักออกจากการแก้ไขค่าคอมมิชชัน

สมมติว่าการจองหนึ่งมีฐานคำนวณค่าคอมมิชชันตามข้อตกลง 400 ดอลลาร์สหรัฐ และค่าตอบแทน 15% หรือ 60 ดอลลาร์สหรัฐ ตัวเลขเหล่านี้เป็นตัวอย่างของข้อตกลงแบบเปอร์เซ็นต์ ไม่ใช่อัตราทั่วไปของ Agoda

สมมติว่าภายหลังมีการแก้ไขการจอง และ Agoda ยืนยันฐานคำนวณค่าคอมมิชชันใหม่เป็น 300 ดอลลาร์สหรัฐ โดยใช้อัตราเปอร์เซ็นต์เดิม ค่าตอบแทนที่มีหลักฐานรองรับจึงเป็น 45 ดอลลาร์สหรัฐ หากบันทึกยอดเดิม 60 ดอลลาร์สหรัฐไว้แล้ว การลดยอด 15 ดอลลาร์สหรัฐที่ได้รับการยืนยันจะอธิบายส่วนต่างนี้ได้

การคืนเงินให้ผู้เข้าพัก 100 ดอลลาร์สหรัฐเพียงอย่างเดียวไม่ได้ยืนยันผลลัพธ์ดังกล่าว ก่อนอื่นต้องตรวจสอบว่าการคืนเงินทำให้ยอดที่ใช้คำนวณค่าคอมมิชชันเปลี่ยนไปตามข้อตกลง และการแก้ไขนั้นได้รับการยอมรับแล้ว การคืนเงินเพื่อรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้า การยกเลิกบางส่วน และการยกเว้นค่าธรรมเนียม อาจส่งผลแตกต่างกัน

หากคาดว่าจะมีรายการแก้ไข 15 ดอลลาร์สหรัฐแต่ยังไม่ปรากฏ ให้ระบุไว้เป็นรายการปรับปรุงที่รอดำเนินการ แทนการสร้างใบลดหนี้ขึ้นเอง เมื่อรายการดังกล่าวปรากฏในเอกสารหรือบันทึกการเงินรอบถัดไป ให้จับคู่กลับไปยังการจองเดิมและปิดรายการค้างเพียงครั้งเดียว

ตรวจสอบ ประวัติการจองของแผนกต้อนรับ เพื่อดูข้อตกลงจริงกับผู้เข้าพัก และตรวจสอบ บันทึกการชำระเงินของโรงแรม เพื่อดูการคืนเงินที่โรงแรมดำเนินการ การคืนเงินให้ผู้เข้าพัก การปรับปรุงค่าตอบแทนของ Agoda และการชำระยอดผ่านธนาคารยังคงเป็นคนละเหตุการณ์ แม้จะเกี่ยวข้องกับการเข้าพักเดียวกัน

ตรวจสอบหลักฐานภาษีโดยไม่ถือว่าใบสรุปรายการให้คำตอบทั้งหมด

ภาษีฝั่งผู้ให้บริการต้องตรวจสอบแยกต่างหาก

ตรวจสอบว่ามีการแสดงภาษีของผู้ให้บริการหรือไม่ ใครเป็นผู้ออกเอกสาร รายละเอียดผู้รับเอกสาร ข้อมูลการจดทะเบียนที่เกี่ยวข้อง ฐานภาษี สกุลเงิน และเลขอ้างอิงรายการแก้ไขประกอบ หากมี

อย่าสรุปว่าไม่มีภาระภาษี ได้รับการยกเว้น หรือมีสิทธิขอคืนหรือเครดิตภาษี เพียงเพราะใบสรุปรายการไม่มีบรรทัดภาษี ให้นักบัญชีของโรงแรมกำหนดวิธีปฏิบัติและหลักฐานที่จำเป็นสำหรับนิติบุคคลและพื้นที่นั้น รวมถึงภาษีที่โรงแรมต้องคำนวณเองหรือหักและนำส่ง

หากเอกสารไม่ใช่หลักฐานที่ใช้ได้สำหรับรายการภาษีที่ต้องการบันทึก ให้ระบุหลักฐานที่ขาดและขอคำชี้แจงที่เหมาะสม อย่าแก้ไขไฟล์แนบของ Agoda หรือสร้างใบแจ้งหนี้จากผู้ให้บริการในนามของ Agoda

ใบแจ้งหนี้ค่าที่พักของผู้เข้าพักเป็นเอกสารอีกประเภทหนึ่ง

บิลของผู้เข้าพักโรงแรมเกี่ยวข้องกับบริการที่พัก ส่วนบันทึกค่าตอบแทนของ Agoda เกี่ยวข้องกับบริการจัดจำหน่าย ยอดเงินโอนสุทธิหลังหักค่าคอมมิชชันไม่ได้กลายเป็นมูลค่าที่พักของผู้เข้าพักโดยอัตโนมัติ

ใช้ยอดขายที่เรียกเก็บจากผู้เข้าพักตามที่เกี่ยวข้อง และกระบวนการออกเอกสารที่ข้อกำหนดท้องถิ่นกำหนด อย่าส่งไฟล์ต้นทุนผู้ให้บริการที่เป็นความลับของโรงแรมให้ผู้เข้าพักแทนใบแจ้งหนี้ค่าที่พัก

รายการปรับปรุงอาจต้องตรวจสอบภาษีแยกต่างหาก

การแก้ไขค่าคอมมิชชันไม่ได้ทำให้รายการภาษีที่เกี่ยวข้องทั้งหมดได้รับการจัดการโดยอัตโนมัติ เชื่อมโยงเอกสารต้นฉบับกับรายการแก้ไขที่ได้รับการยอมรับ แล้วให้ฝ่ายการเงินบันทึกในรอบและใช้วิธีปฏิบัติที่ถูกต้อง

เก็บหลักฐานเดิมไว้และอธิบายการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นภายหลัง อย่าลงวันที่เอกสารของผู้ให้บริการย้อนหลังเพื่อบังคับให้ยอดในรอบที่ปิดบัญชีแล้วตรงกัน

อนุมัติยอดที่มีหลักฐานรองรับ พร้อมรายการข้อยกเว้นที่ชัดเจน

อนุมัติชุดรายการและยอดเงินที่จับคู่แล้ว พร้อมแยกรายการเอกสารที่ขาด การจองที่ไม่ถูกต้อง ฐานการคำนวณที่อธิบายไม่ได้ รายการปรับปรุงที่รอดำเนินการ หรือหลักฐานภาษีที่ยังไม่ยุติไว้ต่างหาก

หากส่วนต่างอยู่ฝั่ง Agoda ให้ระบุรหัสที่พักและรหัสการจอง เลขอ้างอิงและรอบของเอกสาร หลักเกณฑ์ตามข้อตกลง ยอดที่คาดหมายและยอดที่บันทึก สกุลเงิน และหลักฐานการแก้ไขหรือรายการปรับปรุง อธิบายรายการที่โต้แย้งให้ชัดเจน แทนการขอให้ทีมช่วยเหลือตีความบัญชีแยกประเภททั้งหมดของโรงแรม

ก่อนชำระเงินหรือเคลียร์บัญชี ให้ตรวจสอบว่ายอดใดถูกหักกลบหรือชำระไปแล้ว ก่อนใช้วิธีปฏิบัติทางภาษีใด ให้ตรวจสอบเอกสารและข้อกำหนดท้องถิ่น การตรวจสอบจะเสร็จสมบูรณ์เมื่อทุกยอดเงินมีแหล่งอ้างอิง และข้อยกเว้นที่ยังเหลือทุกรายการมีผู้รับผิดชอบ ไม่ใช่เมื่อเปลี่ยนชื่อทุกไฟล์เป็น “ใบแจ้งหนี้” แล้ว