ตรวจสอบค่าธรรมเนียมและภาษีบน Booking.com: ให้การตั้งค่า Extranet ตรงกับราคาสุดท้ายที่ผู้เข้าพักต้องชำระ

ผู้เข้าพักแจ้งว่าชำระค่าที่พักผ่าน Booking.com ล่วงหน้าแล้ว แต่แผนกต้อนรับยังพบยอดภาษีค้างชำระ ผู้เข้าพักอีกรายโต้แย้งค่าทำความสะอาดที่ปรากฏซ้ำสองครั้ง ทั้งสองกรณีต้องตรวจสอบราคาก่อนตัดสินใจเรียกเก็บเงิน

การตรวจสอบค่าธรรมเนียม Booking.com นี้ครอบคลุมค่าใช้จ่ายในการเข้าพักที่ผู้เข้าพักเห็นและมีหน้าที่ต้องชำระ ไม่ใช่คู่มือเกี่ยวกับอัตราค่าคอมมิชชันของโรงแรม เป้าหมายคือการกระทบยอดการตั้งค่า รายละเอียดราคาสุดท้ายของการจอง และใบเรียกเก็บเงินของโรงแรม โดยไม่เรียกเก็บเงินรายการเดียวกันซ้ำ

กำหนดเงื่อนไขการจองให้ตรงกันก่อนเปรียบเทียบยอดเงิน

เลือกการจองหนึ่งรายการหรือการค้นหาที่ผู้เข้าพักสามารถทำซ้ำได้ โดยใช้ที่พัก ประเภทและจำนวนห้องพัก แผนราคา วันที่เข้าพัก จำนวนผู้เข้าพัก อายุของเด็กหากเกี่ยวข้อง สกุลเงิน และบริการเสริมที่เลือกให้เหมือนกันทั้งหมด

สำหรับการจองที่มีอยู่แล้ว ให้เก็บเอกสารยืนยันและประวัติการแก้ไขล่าสุดไว้ การตั้งค่า Extranet ในวันนี้อาจต่างจากการตั้งค่าที่ใช้ขณะทำการจอง การค้นหาใหม่มีประโยชน์สำหรับทดสอบการขายในปัจจุบัน แต่ไม่ใช่หลักฐานว่าผู้เข้าพักที่จองไว้ก่อนหน้านี้ยอมรับเงื่อนไขของวันนี้

ตรวจสอบการตั้งค่าค่าธรรมเนียมและภาษีที่เกี่ยวข้องของที่พักใน Booking.com Extranet ตัวเลือกการตั้งค่าที่ใช้ได้อาจแตกต่างกัน จึงควรตรวจสอบข้อกำหนดของค่าใช้จ่ายแต่ละรายการจริง แทนการสมมติว่าทุกบัญชีมีช่องภาษีที่แก้ไขได้เหมือนกัน

สำหรับแต่ละรายการที่เกี่ยวข้อง ให้ระบุจำนวนเงินหรืออัตราร้อยละ ฐานการคำนวณ การรวมอยู่ในราคาหรือเรียกเก็บเพิ่ม ขอบเขตการใช้ วันที่มีผล และผู้รับผิดชอบในการเรียกเก็บ ยืนยันข้อกำหนดท้องถิ่นกับพนักงานหรือที่ปรึกษาที่รับผิดชอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษี การที่แก้ไขการตั้งค่าได้ไม่ได้ยืนยันว่าค่าใช้จ่ายนั้นเรียกเก็บได้ตามกฎหมาย

คำนวณยอดรวมของผู้เข้าพักใหม่จากตัวอย่างค่าธรรมเนียม Booking.com

สมมติว่ามีการจองหนึ่งห้องเป็นเวลาสองคืนสำหรับผู้ใหญ่สองคน ค่าห้องพักอยู่ที่ USD 200 ค่าทำความสะอาดภาคบังคับอยู่ที่ USD 20 ต่อการเข้าพักหนึ่งครั้ง และมีค่าใช้จ่ายท้องถิ่นเพิ่มเติม USD 3 ต่อผู้ใหญ่ที่เข้าเกณฑ์ต่อคืน โดยสมมติว่าผู้ใหญ่ทั้งสองคนมีหน้าที่ต้องชำระ และไม่มีค่าใช้จ่ายอื่น

ค่าทำความสะอาดคือ USD 20 ไม่ใช่ USD 40 ส่วนค่าใช้จ่ายท้องถิ่นคือ USD 3 x ผู้ใหญ่ 2 คน x 2 คืน = USD 12 ยอดทั้งหมดที่ผู้เข้าพักต้องชำระคือ USD 200 + USD 20 + USD 12 = USD 232

จำนวนเงินและสมมติฐานเกี่ยวกับผู้ที่มีหน้าที่ชำระเหล่านี้ใช้เพื่อแสดงวิธีคำนวณเท่านั้น ไม่ใช่อัตราภาษีหรือข้อกำหนดจริงของจุดหมายปลายทางใด

รวมอยู่ในราคาแตกต่างจากเรียกเก็บออนไลน์แล้ว

สมมติว่าคำแนะนำการชำระเงินของการจองยืนยันว่าเรียกเก็บออนไลน์แล้ว USD 220 และต้องชำระที่ที่พักอีก USD 12 ยอดรวมที่ต้องชำระยังคงเป็น USD 232 การชำระค่าห้องพักล่วงหน้าเพียงอย่างเดียวไม่ได้ยืนยันว่ามีการเรียกเก็บค่าใช้จ่ายท้องถิ่นทุกรายการแล้ว

ต่อมา ลองพิจารณาเอกสารยืนยันที่ยอดรวม USD 232 เท่ากันนี้รวม USD 12 ดังกล่าวไว้แล้ว และเรียกเก็บครบทั้งหมดแล้ว การเรียกเก็บเพิ่มอีก USD 12 ที่แผนกต้อนรับจะเป็นการเรียกเก็บซ้ำ จึงต้องอ่านทั้งรายละเอียดค่าใช้จ่ายและคำแนะนำการชำระเงินจริง

อย่าสรุปว่ามีการเรียกเก็บเงินแล้วจากคำว่า “รวมแล้ว” เพียงอย่างเดียว การแสดงราคา การคำนวณค่าใช้จ่าย การเรียกเก็บเงิน และยอดสุทธิที่โอนให้โรงแรมเป็นคนละประเด็นกัน

เมื่อแผนกต้อนรับไม่สามารถอธิบายยอดค้างชำระได้ ให้เริ่มจากเปรียบเทียบรายละเอียดการจองกับใบเรียกเก็บเงินของผู้เข้าพักที่แผนกต้อนรับ Smart Order รวบรวมการจอง รายการค่าใช้จ่าย และการชำระเงินที่บันทึกไว้ให้ตรวจสอบร่วมกันได้ในขั้นตอนการทำงานเดียว ใช้ข้อมูลนี้ระบุยอดที่ยังค้างชำระอย่างชัดเจน แทนการใช้ยอดโอนสุทธิจาก OTA มาแทนยอดรวมของผู้เข้าพัก

ค้นหาการตั้งค่าที่เป็นสาเหตุของยอดต่าง

ค่าธรรมเนียมต่อการเข้าพักถูกนำไปคูณด้วยจำนวนคืน

ตรวจสอบว่าค่าใช้จ่ายนั้นเรียกเก็บครั้งเดียวต่อการเข้าพัก ต่อคืน ต่อคน หรือต่อคนต่อคืน การระบุฐานการคำนวณของค่าทำความสะอาด USD 20 ผิดจะทำให้ผลลัพธ์เปลี่ยนไป แม้จำนวนเงินต่อหน่วยที่แสดงจะดูถูกต้องก็ตาม

หากค่าใช้จ่ายคิดตามวันปฏิทิน ให้ตรวจสอบจำนวนวันที่ใช้คำนวณ แทนการใช้จำนวนคืนที่เข้าพักโดยอัตโนมัติ แก้ไขข้อกำหนดจริงผ่านกระบวนการตั้งค่าที่ได้รับอนุญาต อย่าลดจำนวนเงินต่อหน่วยเพื่อกลบข้อผิดพลาดของตัวคูณ

ภาษีหรือค่าธรรมเนียมถูกเพิ่มซ้ำสองครั้ง

ตรวจสอบว่ารายการนั้นรวมอยู่ในค่าห้องพักแล้ว แสดงเป็นค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมของการจอง หรือถูกเพิ่มด้วยตนเองในระบบบริหารจัดการโรงแรมหรือเครื่องมือบริหารจัดการอสังหาริมทรัพย์ ระบุรายการที่ตรงกันให้ได้ แทนการเปรียบเทียบเพียงยอดรวมสุทธิสองยอด

แยกความหมายของการตั้งค่าออกจากรายละเอียดการจองที่แสดงให้ผู้เข้าพักเห็น ป้าย “รวมแล้ว” ที่คล้ายกันในแต่ละระบบอาจไม่ได้อ้างถึงยอดรวมย่อยเดียวกันเสมอไป ให้เปรียบเทียบทั้งจำนวนเงินและบทบาทของรายการนั้นในราคาสุดท้าย

ค่าใช้จ่ายถูกใช้กับผู้เข้าพักหรือห้องพักที่ไม่เข้าเกณฑ์

ตรวจสอบเกณฑ์ผู้ที่ต้องชำระ ช่วงอายุ ข้อยกเว้น ขอบเขตห้องพัก และวันที่ที่มีผล ตามที่ข้อกำหนดท้องถิ่นและการตั้งค่าระบุ อย่าสมมติว่าภาษีทุกรายการใช้กับเด็กทุกคน ห้องพักทุกห้อง หรือทุกคืน

ตรวจสอบด้วยว่าการตั้งค่าเฉพาะห้องแตกต่างจากค่าเริ่มต้นของที่พักหรือไม่ การตั้งค่าที่ถูกต้องของห้องหนึ่งไม่ได้ยืนยันว่าข้อเสนอของอีกห้องผ่านการทดสอบแล้ว

เงินประกันที่คืนได้ถูกนับเป็นค่าธรรมเนียมการเข้าพัก

แยกเงินประกันความเสียหายที่คืนได้ออกจากรายได้ค่าที่พักหรือค่าธรรมเนียมภาคบังคับที่ไม่คืนเงิน ตรวจสอบว่ามีการเรียกเก็บเงินจริง เพียงกันวงเงินไว้ คืนเงินภายหลัง หรือนำไปหักชำระค่าใช้จ่ายที่มีหลักฐานรองรับ

อย่านำเงินประกันที่คืนได้ไปรวมเป็นรายได้ค่าห้องพักเพียงเพื่อให้ตรงกับยอดชำระเงิน การจัดการเงินดังกล่าวต้องเป็นไปตามเงื่อนไขที่ตกลงไว้และกระบวนการบัญชีของโรงแรม

ผู้เข้าพักถูกขอให้ชำระเงินที่เรียกเก็บไปแล้ว

ตรวจสอบคำแนะนำการชำระเงินของการจองและรายการชำระเงินของโรงแรมที่บันทึกไว้ ระบุว่ารายการใด Booking.com เรียกเก็บแล้ว และรายการใดที่คำแนะนำระบุให้โรงแรมเป็นผู้เรียกเก็บ

อย่าใช้ยอดโอนให้โรงแรมที่ต่ำกว่าเป็นหลักฐานว่าผู้เข้าพักต้องชำระส่วนต่าง ค่าคอมมิชชัน ค่าธรรมเนียมผู้ให้บริการ หรือรายการปรับปรุงยอดชำระบัญชี ไม่ได้ถือเป็นภาษีที่ผู้เข้าพักยังไม่ชำระโดยอัตโนมัติ

แก้ไขการขายปัจจุบันโดยไม่เปลี่ยนเงื่อนไขที่ยืนยันแล้ว

บันทึกการตั้งค่าที่ผิดและขอบเขตที่ได้รับผลกระทบก่อนแก้ไข ระบุระบบที่เชื่อมต่อซึ่งควบคุมค่านั้น เพื่อไม่ให้การอัปเดตภายหลังนำข้อผิดพลาดเดิมกลับมา

1. ขออนุมัติจำนวนเงิน ฐานการคำนวณ วิธีจัดการภาษี และวันที่มีผลที่ถูกต้อง
2. แก้ไขเฉพาะการตั้งค่านั้นผ่านช่องทางที่ระบบรองรับ โดยไม่ลบค่าใช้จ่ายที่ไม่เกี่ยวข้อง
3. เปิดการตั้งค่าที่บันทึกไว้อีกครั้ง แล้วทำการค้นหาแบบผู้เข้าพักซ้ำโดยใช้ห้องพัก วันที่ และจำนวนผู้เข้าพักเดิม
4. ตรวจสอบรายละเอียดราคาในขั้นตอนสุดท้ายของการจอง ไม่ใช่เพียงราคาเด่นที่แสดงในผลการค้นหา
5. ตรวจสอบการจองและใบเรียกเก็บเงินของโรงแรมที่เกิดขึ้น ผ่านการทดสอบที่ได้รับอนุญาตหรือการจองจริงที่เหมาะสม

หากเกี่ยวข้อง ให้ทดสอบซ้ำด้วยระยะเวลาเข้าพักหรือองค์ประกอบของกลุ่มผู้เข้าพักที่ต่างออกไป เพื่อตรวจสอบตัวคูณหรือเกณฑ์ผู้ที่ต้องชำระ ตรวจสอบตลาดและสกุลเงินที่ใช้ในกรณีเดิมด้วย เพราะการแสดงราคาอาจแตกต่างกันตามตลาดของผู้จอง

จัดการการจองที่มีอยู่แล้วแยกต่างหาก หากเอกสารยืนยันก่อนหน้านี้ไม่ตรงกับการตั้งค่าปัจจุบัน ให้ระบุเงื่อนไขที่ใช้บังคับและกระบวนการแก้ไขให้ชัดเจนก่อนติดต่อหรือเรียกเก็บเงินจากผู้เข้าพัก อย่าเรียกเก็บค่าธรรมเนียมใหม่โดยไม่แจ้ง หรือรับปากคืนเงินก่อนที่จะระบุความรับผิดชอบได้ชัดเจน

เก็บบันทึกการตรวจสอบราคาให้พนักงานกะถัดไปใช้งานต่อได้

บันทึกรายละเอียดการเข้าพักที่ใช้ทดสอบ การตั้งค่าเดิมและที่แก้ไขแล้ว รายละเอียดราคาสุดท้าย ผู้เรียกเก็บแต่ละยอด เวลาทดสอบ และพนักงานผู้อนุมัติ เก็บเฉพาะข้อมูลผู้เข้าพักที่จำเป็นเท่านั้น

ใช้ระบบวิเคราะห์ข้อมูลโรงแรมและการส่งออกข้อมูลเพื่อค้นหาการจองอื่นที่ได้รับผลกระทบ แล้วตรวจสอบทีละรายการ ความคลาดเคลื่อนในการจองหนึ่งรายการไม่ได้ยืนยันว่าการจองทุกรายการในเดือนนั้นผิดทั้งหมด

ปิดงานเมื่อข้อเสนอปัจจุบันคำนวณได้ถูกต้อง และกรณีผู้เข้าพักแต่ละรายที่พบมีแนวทางแก้ไขที่มีหลักฐานรองรับ หรือมีการมอบหมายผู้รับผิดชอบติดตามต่อแล้ว จากนั้นฝ่ายการเงินจึงสามารถตรวจสอบค่าคอมมิชชันและบันทึกภาษีแยกต่างหาก โดยไม่เปลี่ยนส่วนต่างของยอดโอนให้กลายเป็นค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมของผู้เข้าพักที่อธิบายไม่ได้