ตรวจสอบภาษีและค่าธรรมเนียมใน Expedia Extranet: ป้องกันยอดที่เรียกเก็บจากผู้เข้าพักและยอดโอนให้โรงแรมไม่ตรงกัน

การจองผ่าน Expedia อาจแสดงยอดรวมของผู้เข้าพักต่างจากยอดที่โรงแรมคาดว่าจะได้รับ โดยไม่ได้มีข้อผิดพลาดเสมอไป แต่ก็อาจมีการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมซ้ำจริงได้เช่นกัน สิ่งที่ยากคือการแยกให้ออกว่าเป็นกรณีใด

การตรวจสอบภาษีและค่าธรรมเนียมใน Expedia Extranet ควรเชื่อมโยงข้อมูลสามส่วนเข้าด้วยกัน ได้แก่ ข้อเสนอที่ขายให้ผู้เข้าพัก การตั้งค่ารายการเรียกเก็บของโรงแรมใน Partner Central และคำแนะนำการชำระเงินหรือการโอนเงินสำหรับการจองนั้น เริ่มจากรายการเรียกเก็บที่มีข้อโต้แย้ง แทนการปรับราคาห้องพักเพื่อให้ยอดตรงกัน

เปิดดูการจองหนึ่งรายการและแยกเส้นทางการรับจ่ายเงิน

เก็บหลักฐานยืนยันการจองและการแก้ไขภายหลังทั้งหมดไว้ ใช้ห้องพัก วันที่ จำนวนผู้เข้าพัก สกุลเงิน และข้อเสนอที่จองชุดเดียวกันตลอดการตรวจสอบ การตั้งค่าปัจจุบันอธิบายการขายใหม่ได้ แต่ไม่ใช่หลักฐานว่าผู้เข้าพักที่จองก่อนหน้านี้ตกลงชำระเท่าใด

ระบุรูปแบบการชำระเงินของการจองนั้นให้ชัดเจน สำหรับ Hotel Collect โดยทั่วไปที่พักจะเรียกเก็บเงินจากผู้เข้าพักตามเงื่อนไขที่ระบุ สำหรับ Expedia Collect Expedia จะเรียกเก็บยอดที่เกี่ยวข้องจากผู้เดินทาง แต่บางรายการอาจยังต้องชำระ ณ ที่พัก ส่วนรูปแบบ Expedia Collect ที่ปรับปรุงใหม่อาจแสดงยอดเงินแตกต่างออกไปอีก อ่านคำแนะนำของการจองและการโอนเงินจริง แทนการถือว่าชื่อรูปแบบการชำระเงินอธิบายรายละเอียดทั้งหมดได้ครบถ้วน

จดคำตอบของคำถามทั้งสามข้อนี้:

• ผู้เข้าพักมีภาระต้องชำระทั้งหมดเท่าใดสำหรับการเข้าพักครั้งนี้ รวมรายการบังคับชำระที่เกี่ยวข้องแล้ว?
• ยอดใดเรียกเก็บแล้วหรือจะเรียกเก็บทางออนไลน์ และยอดใดต้องชำระ ณ ที่พัก?
• บันทึกการจองหรือการชำระบัญชีของ Expedia ระบุว่าโรงแรมมีสิทธิได้รับเงินเท่าใด?

อย่านำอัตราค่าคอมมิชชันทั่วไปมาหักจากยอดรวมของผู้เข้าพัก แล้วสรุปว่ายอดที่เหลือคือยอดโอนที่ถูกต้อง เงื่อนไขสัญญา วิธีจัดการภาษี ค่าธรรมเนียม และรายการปรับปรุงอาจมีผลต่อการคำนวณ

ส่วนต่างที่ไม่ได้หมายความว่าผู้เข้าพักต้องจ่ายเพิ่ม

สมมติว่าเอกสารยืนยันการจองในตัวอย่างระบุยอดชำระออนไลน์ 330 USD และยอดชำระ ณ ที่พัก 18 USD ผู้เข้าพักจึงมีภาระต้องชำระรวม 348 USD ขณะเดียวกัน บันทึกยอดโอนของโรงแรมยืนยันว่า Expedia ต้องจ่ายให้โรงแรม 270 USD สำหรับการจองนี้ตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้

แผนกต้อนรับไม่ควรเรียกเก็บ 60 USD จากผู้เข้าพักเพียงเพราะ 330 USD ลบ 270 USD เท่ากับ 60 USD ส่วนต่างนี้ต้องมีคำอธิบายในเอกสารของผู้ให้บริการที่พักและบันทึกการชำระบัญชี ไม่ใช่สร้างรายการเรียกเก็บจากผู้เข้าพักขึ้นมา ส่วนยอด 18 USD จะเรียกเก็บได้ก็ต่อเมื่อเป็นยอดที่ต้องชำระจริงและยังไม่ได้เรียกเก็บไปแล้ว

ตัวเลขเหล่านี้ใช้แสดงเส้นทางการรับจ่ายเงินที่แยกจากกัน ไม่ใช่สูตรคำนวณภาษีของ Expedia หรืออัตราค่าคอมมิชชันมาตรฐาน

เมื่อผู้เข้าพักโต้แย้งยอดค้างชำระ ให้เปรียบเทียบคำแนะนำจาก Expedia กับรายการรับชำระเงินที่โรงแรมบันทึกไว้ก่อนขอให้ชำระเงินอีกครั้ง Smart Order จัดเก็บรายการเรียกเก็บและรายการรับชำระเงินไว้พร้อมกับการจอง ช่วยให้แผนกต้อนรับแยกยอดค้างชำระของผู้เข้าพักออกจากประเด็นยอดโอนที่ฝ่ายการเงินต้องตรวจสอบได้สะดวก

ตรวจสอบย้อนกลับไปยังนิยามของแต่ละรายการเรียกเก็บที่มีข้อโต้แย้ง

ชื่อหมวดภาษีของ Expedia ไม่ตรงกับรายการภาษีของโรงแรม

การจัดกลุ่มภาษีและค่าบริการที่แสดงต่อผู้เดินทางไม่จำเป็นต้องตรงกับบัญชีภาษีของโรงแรมทุกรายการ เปรียบเทียบรายละเอียดการจองทั้งหมด ยอดของผู้ให้บริการที่พัก และบันทึกการโอนเงิน ก่อนเปลี่ยนชื่อหรือเพิ่มรายการเรียกเก็บซ้ำในระบบบริหารจัดการโรงแรม หรือเครื่องมือบริหารจัดการอสังหาริมทรัพย์

ให้ฝ่ายการเงินระบุว่ายอดใดเป็นรายได้ของโรงแรม ภาษี ค่าตอบแทน หรือรายการปรับปรุงอื่นตามข้อตกลงของที่พัก อย่าอธิบายยอดรวมภาษีและค่าบริการทั้งหมดว่าเป็นภาษีที่โรงแรมต้องเรียกเก็บหรือนำส่ง ภาระภาษีในท้องถิ่นต้องได้รับการยืนยันจากผู้รับผิดชอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดของโรงแรม

ค่าธรรมเนียมบังคับของที่พักปรากฏอยู่สองแห่ง

ตรวจสอบว่าค่าธรรมเนียมรีสอร์ต ค่าธรรมเนียมจุดหมายปลายทาง ค่าทำความสะอาด หรือค่าธรรมเนียมบังคับอื่นรวมอยู่ในราคาห้องพักแล้ว ถูกบวกในยอดรวมการจอง หรือต้องชำระแยกต่างหาก ณ ที่พัก จากนั้นตรวจสอบว่าระบบบริหารจัดการโรงแรมได้เพิ่มค่าธรรมเนียมเดียวกันโดยอัตโนมัติอีกครั้งหรือไม่

เปรียบเทียบจำนวนเงิน สกุลเงิน หน่วยที่ใช้คำนวณ กลุ่มผู้เข้าพักที่ต้องชำระ และวันที่มีผล ค่าธรรมเนียมต่อการเข้าพักหนึ่งครั้งไม่ควรเปลี่ยนเป็นค่าธรรมเนียมต่อคืนโดยไม่ทราบสาเหตุ การมีค่าธรรมเนียมรวมอยู่ในยอดรวมไม่ได้พิสูจน์ว่าเรียกเก็บทางออนไลน์แล้ว เพราะการรวมในราคาที่แสดงกับหน้าที่ในการเรียกเก็บเงินเป็นคนละเรื่องกัน

อย่าคาดหวังว่าการอัปเดตราคาห้องพักตามปกติจะแก้ไขรายการเรียกเก็บเหล่านี้ได้ การเชื่อมต่อราคาห้องพักและความพร้อมใช้งานของ Expedia ไม่ครอบคลุมการตั้งค่าค่าธรรมเนียมหรือนโยบายทุกรายการ ตรวจสอบการตั้งค่าที่เกี่ยวข้องใน Partner Central และช่องทางแก้ไขที่รองรับสำหรับรายการเรียกเก็บนั้นโดยตรง

ค่าผู้เข้าพักเพิ่มเติมถูกเข้าใจผิดว่าเป็นภาษี

หากส่วนต่างเกี่ยวข้องกับจำนวนผู้เข้าพัก ให้เปรียบเทียบจำนวนผู้ใหญ่และอายุเด็กกับราคาที่จองไว้ ตรวจหาค่าผู้เข้าพักเพิ่มเติมหรือค่าเข้าพักสำหรับเด็กก่อนแก้ไขอัตราภาษี และตรวจสอบด้วยว่าแพ็กเกจที่เลือกรวมอาหารสำหรับทุกคนหรือเฉพาะผู้เข้าพักตามจำนวนที่ระบุ

เรื่องนี้สำคัญเมื่อการค้นหาสำหรับผู้ใหญ่สองคนแสดงราคาถูกต้อง แต่ห้องเดียวกันกลับมีราคาสูงขึ้นเมื่อเพิ่มเด็ก ส่วนต่างอาจเกิดจากองค์ประกอบของผู้เข้าพักหรือสิทธิรับอาหาร ไม่ใช่การตั้งค่าภาษีที่ผิดพลาด

ส่วนต่างของยอดโอนเกิดจากสกุลเงินหรือรอบบัญชีที่ต่างกัน

เปรียบเทียบยอดในสกุลเงินที่ใช้เรียกเก็บจริง แทนยอดประมาณการที่แปลงสกุลเงินขณะค้นหา จากนั้นยืนยันว่าการชำระบัญชีครอบคลุมการจองนี้ รวมถึงการแก้ไข การยกเลิก หรือรายการปรับปรุงที่เกี่ยวข้อง

ไม่ควรนำยอดโอนที่ครอบคลุมหลายการจองไปเปรียบเทียบกับยอดรวมของผู้เข้าพักเพียงการจองเดียว ใช้รายงานและการวิเคราะห์ของโรงแรมเพื่อตรวจสอบรายได้จากการจองและบันทึกช่องทางที่ตรงกัน แล้วกระทบยอดกับรายละเอียดการชำระบัญชีของ Expedia โดยตรง ยอดรวมในรายงานเพียงอย่างเดียวไม่สามารถยืนยันการนำส่งภาษีของ Expedia ได้

แก้ไขการตั้งค่าโดยไม่สร้างข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงินเพิ่ม

เมื่อระบุรายการเรียกเก็บที่ผิดพลาดได้แล้ว ให้แก้ไขเฉพาะจุดดังนี้:

1. เก็บการตั้งค่าเดิมและตัวอย่างที่แสดงผลลัพธ์ผิดพลาดไว้ บันทึกจำนวนเงินที่ควรเรียกเก็บ หลักเกณฑ์การคำนวณ ขอบเขตการใช้ และวันที่มีผล
2. ขออนุมัติจากฝ่ายรายได้หรือฝ่ายการเงินที่เกี่ยวข้อง สำหรับภาษี ให้ยืนยันข้อกำหนดที่ใช้บังคับ แทนการเลือกอัตราที่ทำให้ยอดรวมตรงกัน
3. อัปเดตรายการเรียกเก็บผ่านช่องทางแก้ไขที่ได้รับอนุญาต หากมีระบบอื่นควบคุมรายการนี้ ให้แก้ไขที่ต้นทางด้วย เพื่อไม่ให้การอัปเดตครั้งถัดไปนำข้อผิดพลาดเดิมกลับมา
4. เปิดรายการที่บันทึกไว้อีกครั้ง แล้วทดลองค้นหาในมุมผู้เข้าพักด้วยเงื่อนไขเดิมจนถึงหน้ารายละเอียดราคา ตรวจสอบทั้งราคารวมและยอดที่ต้องชำระ ณ ที่พัก
5. ตรวจสอบการจองที่ยืนยันแล้วและได้รับผลกระทบแยกต่างหาก ดำเนินการคืนเงินหรือเรียกเก็บเพิ่มเติมผ่านกระบวนการจัดการการจองที่เหมาะสม อย่าแทนที่รายการเรียกเก็บที่ตกลงกันไว้ด้วยการตั้งค่าปัจจุบันโดยไม่แจ้งให้ทราบ

การตรวจสอบจะเสร็จสมบูรณ์เมื่อส่วนต่างทุกรายการมีเหตุผลที่ระบุชัดเจนและมีหลักฐานตรงกัน ยอดรวมของผู้เข้าพักควรอธิบายได้ การเรียกเก็บ ณ ที่พักต้องไม่ซ้ำกับรายการที่ชำระล่วงหน้าแล้ว และฝ่ายการเงินควรอธิบายที่มาของยอดโอนได้โดยไม่ต้องปรับยอดค้างชำระของผู้เข้าพักเพื่อปกปิดส่วนต่าง