ระบบวิเคราะห์ข้อมูลโรงแรม: วางแนวทางทบทวนยอดจองที่เปลี่ยนแปลงรายสัปดาห์สำหรับโรงแรมอิสระ

เมื่อนำรายการจองล่วงหน้าของสัปดาห์ที่แล้วมาเทียบกับรายการของสัปดาห์นี้ คุณจะตอบคำถามสำคัญได้ว่า โรงแรมได้รับหรือสูญเสียยอดจองไปเท่าใดสำหรับวันที่ต้องการขายห้องพัก นี่คือยอดจองที่เปลี่ยนแปลง ซึ่งต่างจากการนับจำนวนผู้เข้าพักที่มาถึงในสัปดาห์นี้ หรือการรายงานรายได้จากการเข้าพักที่สิ้นสุดไปแล้ว

การทบทวนรายสัปดาห์ด้วยระบบวิเคราะห์ข้อมูลโรงแรมต้องมีวิธีเปรียบเทียบที่ทำซ้ำได้ คำอธิบายความเปลี่ยนแปลง และการตัดสินใจก่อนถึงวันเข้าพัก เริ่มจากจำนวนห้อง-คืน เพราะการจองหนึ่งห้องเป็นเวลาสามคืนคิดเป็นสามห้อง-คืน ไม่ใช่หนึ่งห้อง-คืน

บันทึกข้อมูลสองครั้งโดยใช้วันเข้าพักชุดเดียวกันทุกประการ

เลือกช่วงวันเข้าพักในอนาคต เช่น 9–22 พฤศจิกายน และกำหนดเวลาทบทวนประจำสัปดาห์ให้คงที่ตามเขตเวลาท้องถิ่นของที่พัก ในการทบทวนทั้งสองครั้ง ให้เลือกวันเข้าพัก ที่พัก ประเภทห้อง สถานะการจอง และนิยามรายได้ให้ตรงกันทุกประการ พร้อมบันทึกเวลาที่เก็บข้อมูล

อย่าเปรียบเทียบมุมมอง 14 วันข้างหน้าของสัปดาห์ที่แล้วกับมุมมอง 14 วันข้างหน้าของสัปดาห์นี้โดยไม่ตรวจสอบวันที่ ช่วงวันที่ที่เลื่อนไปจะตัดบางคืนออกและเพิ่มคืนอื่นเข้ามา ดังนั้นผลต่างจึงไม่ใช่ตัววัดยอดจองที่เปลี่ยนแปลงอย่างชัดเจนสำหรับช่วงเวลาที่กำหนดไว้คงที่

บันทึกข้อมูลตั้งต้นไว้ก่อนที่การจองในสัปดาห์ถัดไปจะทำให้ข้อมูลเปลี่ยน ใช้รายงานเปรียบเทียบที่ระบบรองรับ หรือเก็บไฟล์ส่งออกการจองที่ระบุวันที่และมีรายละเอียดวันเข้าพักที่จำเป็น แดชบอร์ดแบบสดแสดงสถานะปัจจุบัน แต่ไม่สามารถแสดงข้อมูลที่คุณเห็นเมื่อวันจันทร์ที่แล้วได้ด้วยตัวเอง เว้นแต่ระบบจะมีประวัตินั้นอยู่

Smart Order มีระบบวิเคราะห์ข้อมูลโรงแรมที่ให้ข้อมูลการจอง รายได้ห้องพัก และช่องทางการขายสำหรับการทบทวนนี้ บันทึกมุมมองข้อมูลหรือไฟล์ส่งออกที่ระบุวันที่และเปรียบเทียบกันได้ แล้วใช้ผลต่างเพื่อระบุวันที่ที่ต้องใส่ใจ อย่าสับสนระหว่างยอดรวมปัจจุบันที่อัปเดตแล้วกับข้อมูลเปรียบเทียบรายสัปดาห์ที่บันทึกไว้

แยกรายได้ตามยอดจองออกจากเงินสดรับ

ใช้รายได้ห้องพักตามยอดจองโดยยึดหลักเกณฑ์เดียวกันในการเก็บข้อมูลทั้งสองครั้ง อย่านำเงินมัดจำที่ได้รับ เงินที่ OTA โอนให้ ภาษี หรือบริการเสริมที่เลือกซื้อ มารวมไว้ในข้อมูลเพียงครั้งใดครั้งหนึ่ง รายการเหล่านี้อาจเปลี่ยนแปลงได้โดยที่ความต้องการจองในหน่วยห้อง-คืนไม่ได้เปลี่ยนตาม

นอกจากนี้ ให้ใช้หลักเกณฑ์เดียวกันกับการจองที่ยังไม่ยืนยัน ห้องพักอภินันทนาการ และห้องที่กันไว้สำหรับกรุ๊ป นับโควตาห้องที่กันไว้สำหรับกรุ๊ปและการจองที่ใช้โควตานั้นตามนิยามของรายงาน อย่านับเป็นความต้องการที่เพิ่มขึ้นสองรายการแยกกัน

อธิบายความเปลี่ยนแปลงก่อนสรุปว่าความต้องการสูง

ลองพิจารณาโรงแรมสมมติขนาด 20 ห้องที่ทบทวนช่วงเข้าพักล่วงหน้า 14 คืนแบบกำหนดวันที่คงที่ หากไม่มีห้องปิดให้บริการ จะมีห้องพักพร้อมขายทั้งหมด 280 ห้อง-คืน ภาพบันทึกข้อมูลตั้งต้นแสดงยอดจอง 84 ห้อง-คืน และภาพบันทึกข้อมูลประจำสัปดาห์ถัดไปแสดง 102 ห้อง-คืน

ยอดจองห้อง-คืนที่เพิ่มขึ้นสุทธิเท่ากับ 102 ลบ 84 = 18 อัตราการเข้าพักตามยอดจองเพิ่มจาก 30% เป็นประมาณ 36.4% หรือเพิ่มขึ้นประมาณ 6.4 จุดเปอร์เซ็นต์ นี่คือการเปรียบเทียบสถานะยอดจอง ไม่ใช่อัตราการเข้าพักจริงจากการเข้าพักที่สิ้นสุดแล้ว

สมมติว่าความเคลื่อนไหวของการจองอธิบายได้ว่า มีการจองใหม่ 26 ห้อง-คืน การยกเลิก 10 ห้อง-คืน และจำนวนคืนที่เพิ่มขึ้นสุทธิจากการแก้ไขอีก 2 ห้อง-คืน ดังนั้น 26 ลบ 10 บวก 2 = 18 ตรวจสอบรายการเปลี่ยนแปลงและนิยามของภาพบันทึกข้อมูล เพื่อไม่ให้การแก้ไขรายการเดียวกันถูกนับครั้งหนึ่งเป็นการจองใหม่ และถูกนับซ้ำอีกครั้งเป็นการขยายระยะเวลาเข้าพัก

แยกยอดเพิ่มทั้งหมดออกจากยอดเปลี่ยนแปลงสุทธิ

จำนวนที่เพิ่มเข้ามา 26 ห้อง-คืนแสดงกิจกรรมการขาย ส่วนยอดสุทธิ 18 ห้อง-คืนแสดงว่าสถานะยอดจองดีขึ้นเท่าใดหลังหักยอดที่สูญเสียและรวมผลจากการแก้ไขแล้ว หากมีการยกเลิกมากกว่านี้มาก แม้จะมีการจองเข้ามาคึกคัก สถานะยอดจองก็อาจดีขึ้นเพียงเล็กน้อยหรือกลับลดลงได้

เปิดตรวจสอบรายการต้นทางในมุมมองการจองของแผนกต้อนรับโรงแรม เมื่อความเคลื่อนไหวไม่สามารถอธิบายยอดรวมได้ ตรวจหาการลดระยะเวลาเข้าพัก การเลื่อนการจองเข้าหรือออกจากช่วงวันที่ที่เลือก รายการซ้ำ และการเปลี่ยนสถานะ อย่าสรุปว่าผลต่างในรายงานที่ยังอธิบายไม่ได้คือความต้องการที่พุ่งสูงขึ้น

พิจารณารายได้ที่เปลี่ยนแปลงควบคู่กับจำนวนห้อง-คืน

สมมติว่าภาพบันทึกข้อมูลชุดเดียวกันแสดงรายได้ห้องพักตามยอดจองเพิ่มจาก $8,400 เป็น $10,680 โดยใช้หลักเกณฑ์เดียวกัน รายได้ตามยอดจองที่เพิ่มขึ้นสุทธิคือ $2,280 ตัวเลขนี้รวมผลจากการจองที่เพิ่มเข้ามา ถูกนำออก และถูกแก้ไข และอาจรวมการปรับราคาของการจองเดิมด้วย

เมื่อนำ $2,280 หารด้วย 18 จะได้ประมาณ $126.67 ต่อห้อง-คืนที่เพิ่มขึ้นสุทธิ อย่าเรียกตัวเลขนี้ว่าเป็นราคาเฉลี่ยของการเข้าพักที่เพิ่งจองใหม่โดยอัตโนมัติ หากต้องการประเมินราคาของการจองใหม่ ให้ตรวจสอบการจองใหม่เหล่านั้นแยกจากการยกเลิกและความเปลี่ยนแปลงด้านรายได้อื่น ๆ

ตัวเลขทั้งหมดในตัวอย่างนี้มีไว้เพื่อประกอบคำอธิบาย ให้ใช้นิยามห้อง-คืนและรายได้ที่โรงแรมใช้งานจริง พร้อมเก็บรายการที่อธิบายความเคลื่อนไหวนั้นไว้

ใช้ผลทบทวนเพื่อเลือกดำเนินการเฉพาะจุดหนึ่งอย่าง

แยกช่วงวันที่คงที่ออกตามวันเข้าพัก ประเภทห้อง และช่องทาง โรงแรมอาจมียอดเพิ่มรวม 18 ห้อง-คืน แต่ยอดส่วนใหญ่เพิ่มในวันศุกร์ที่ขายดีอยู่แล้ว ขณะที่วันอังคารยังแทบไม่มีการจอง เปอร์เซ็นต์รวมตัวเดียวของทั้งที่พักจะบดบังความแตกต่างนี้

ทบทวนห้องที่ยังเปิดขายและระยะเวลาที่เหลือก่อนถึงวันเข้าพักสำหรับวันที่สำคัญ หากมีข้อมูลย้อนหลัง ให้เปรียบเทียบกับรูปแบบการจองในอดีตที่เกี่ยวข้อง ณ ระยะห่างก่อนวันเข้าพักเท่ากัน อัตราการเข้าพักสุดท้ายของปีก่อนเป็นข้อมูลประกอบ แต่ใช้แทนสถานะยอดจองของปีก่อน ณ จุดทบทวนที่เทียบเท่ากันไม่ได้

ใช้หัวข้อทบทวนสั้น ๆ ต่อไปนี้เพื่อเปลี่ยนข้อค้นพบให้เป็นการตัดสินใจ:

1. ระบุวันที่หรือประเภทห้องที่สถานะยอดจองเปลี่ยนแปลงอย่างมีนัยสำคัญในแง่จำนวนห้อง-คืนจริง ไม่ใช่ดูเพียงเปอร์เซ็นต์
2. อธิบายความเคลื่อนไหวจากการจองใหม่ การยกเลิก การแก้ไข และการเปลี่ยนแปลงที่เกิดจากราคาเพียงอย่างเดียว
3. ตรวจสอบข้อเสนอปัจจุบัน ได้แก่ ราคาห้องพัก ความพร้อมใช้งาน ระยะเวลาเข้าพักขั้นต่ำ เงื่อนไขการยกเลิก และห้องที่ต้องการขายสามารถจองได้จริงหรือไม่
4. เลือกดำเนินการภายในขอบเขตที่ชัดเจน หรือบันทึกการตัดสินใจคงเดิม พร้อมกำหนดจุดทบทวนครั้งถัดไป

สำหรับวันอังคารที่ยอดจองต่ำและมีความต้องการใหม่เข้ามาน้อย ให้ตรวจสอบก่อนว่าข้อจำกัดหรือราคาที่ไม่เปิดขายกำลังขัดขวางการขายอยู่หรือไม่ ก่อนตัดสินใจลดราคา ส่วนวันศุกร์ที่ห้องกำลังเต็มเร็ว ให้ทบทวนความต้องการที่เหลือและราคา แทนนำข้อเสนอของวันอังคารไปใช้กับทั้งโรงแรม ตัวเลขยอดจองที่เปลี่ยนแปลงเป็นสัญญาณให้ตรวจสอบเพิ่มเติม ไม่ใช่คำสั่งให้ขึ้นหรือลดราคาโดยอัตโนมัติ

หากการตัดสินใจทำให้ราคาหรือความพร้อมใช้งานในช่องทางเปลี่ยนไป ให้ดำเนินการผ่านขั้นตอนการทำงานของ channel manager โรงแรมที่ได้รับอนุมัติ และตรวจสอบข้อเสนอที่ได้รับผลกระทบ บันทึกสิ่งที่เปลี่ยนแปลงไว้ เพื่อให้การทบทวนครั้งถัดไปแยกผลจากการดำเนินการของคุณออกจากการยกเลิกหรือการจองที่ไม่เกี่ยวข้องได้

สำหรับโรงแรมขนาดเล็ก จำนวนจริงมีความสำคัญเป็นพิเศษ เพราะการจองเพียงหนึ่งห้องในหนึ่งคืนก็อาจทำให้เปอร์เซ็นต์เปลี่ยนอย่างเห็นได้ชัด อย่ามองว่าการจองขนาดใหญ่เพียงรายการเดียว การเลื่อนกำหนดงานอีเวนต์ หรือการคืนโควตาห้องกรุ๊ป เป็นแนวโน้มที่ต่อเนื่องโดยไม่ตรวจสอบบริบท

หากไม่ได้เก็บภาพบันทึกข้อมูลของสัปดาห์ที่แล้วไว้

ตรวจสอบว่าระบบรายงานเก็บข้อมูลเปรียบเทียบสถานะยอดจองที่ระบุวันที่ หรือมีประวัติการจองเพียงพอที่จะสร้างข้อมูลนั้นขึ้นใหม่อย่างถูกต้องหรือไม่ รายการจองที่สร้างขึ้นเมื่อสัปดาห์ที่แล้วเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอ เพราะอาจไม่ครอบคลุมการยกเลิกการจองเก่า การแก้ไข และสถานะยอดจองตั้งต้น

หากไม่มีหลักฐานดังกล่าว ให้ระบุว่าไม่มีข้อมูลยอดจองที่เปลี่ยนแปลงย้อนหลัง และเริ่มบันทึกข้อมูลฐานตั้งแต่ตอนนี้ คุณยังสามารถทบทวนความพร้อมใช้งานปัจจุบันและกิจกรรมการจองใหม่ได้ แต่ไม่ควรนำเสนอตัวเลขเหล่านั้นว่าเป็นยอดจองที่เปลี่ยนแปลงสุทธิรายสัปดาห์ที่ผ่านการตรวจสอบแล้ว

บันทึกตัวกรองของวันนี้ เวลาเก็บข้อมูล จำนวนห้อง-คืน รายได้ห้องพักตามยอดจอง และการตัดสินใจ ในการทบทวนครั้งถัดไป ให้เปรียบเทียบวันเข้าพักชุดเดิมอีกครั้ง และอธิบายผลต่างก่อนเลือกดำเนินการครั้งใหม่ วิธีนี้ช่วยสร้างกิจวัตรรายสัปดาห์ที่ใช้งานได้จริง โดยไม่ต้องสร้างแดชบอร์ดที่ใหญ่เกินความจำเป็นหรือสมมติว่ามีข้อมูลย้อนหลังที่ขาดหายไป